会计从业资格考试《会计电算化》知识点：第四章 第2节 数据的输入与编辑.doc

百度出品：会计考试神器，扫码下载！海量免费资料，真题，模拟题，任你练！会计从业考试，会计初级职称，会计中级职称，一网打尽！官方QQ群：318549896第2节数据的输入与编辑大纲要求：根据2014年新考试大纲的要求，本节应重点掌握以下内容：1、掌握数据输入与编辑的常用方法考点：1、数据输入与编辑的常用方法知识点1：数据的输入考点1：数据的手工录入Excel允许向单元格中输入各种类型的数据：文字、数字、日期、时间、公式和函数。输入进单元格的这些数据称为单元格的内容。输入操作总是在当前单元格内进行，所以首先应该选择单元格，然后输入数据。数据在单元格和编辑行同时显示。 对于编辑含有少量数字或文字内容的单元格，最简单的方法是选中该单元格直接输入数据。编辑输入含有长内容或复杂公式的单元格时，最好先单击单元格，然后再单击编辑栏，在编辑栏中进行编辑输入。如果选中的单元格内已有教据，则该数据显示在编辑栏中。若输入新数据，则原数据将被覆盖。数据输入结束，以按回车键或用鼠标激活其他单元格确认。单元格内的数据经确认后才能按规定的格式将结果显示在单元格内1在单个单元格中录入数据选定目标单元格，录入所需的数字或文本(1)输入数字数值包括0到9组成的数字和特殊字符：+ 一 ( )， $ % Ee中的任意字符。数值在单元格内靠右对齐对于数值的书写格式，Excel规定：单元格中以默认的通用数字格式可显示的最大数字为99 999 999 999，如果超出此范围，则自动在单元格中改为以科学计数法显示当单元格中显示一串#号时，表示此格的列宽不够显示此数字。可调整列宽，以正确显示此数正数的前面不必带“+”号，Excel会自动把加号去掉负数的“一”号必须有，用圆括号括起来的数也代表负数输入真分数时应在前面用0和一个空格引导，如“0 1/2”公式中出现的数值，不能用圆括号来表示负数，不能用千分号“，”分割千分位，不能在数字前用货币符号“$”(2)输入文本Excel中的文本通常是指字符或者是数字和字符的组合。任何输入到单元格内的字符集只要不被系统解释成数值、公式、日期、时间、逻辑值，则Excel 一律将其视为文本。默认方式下，文本在单元格内靠左对齐一个单元格内最多可以存放32 000个字符如果输入的文本全部由数字组成，比如邮政编码、电话号码等，为了避免被Excel误认为是数值型数据，则在输入时先输入英文的单引号“”，再输入数字，以区别数值型数据和数字组成的文本型数据。例如输入数字文本“110”，应输入：110确认后单元格中显示“110”，靠左对齐。(3)输入日期和时间一般情况下，日期的年、月、日之间用“”或“一”分隔，输入：年月日或年一月一日。在编辑栏中总是以年一月一日形式显示，在单元格中的默认显示格式为：年一月一日。如输入“10/1”，确认后单元格显示“10月1日”，编辑栏显示“2000 - 10 -1”；输入“2000/10/1”，确认后单元格显示“2000 - 10 -1”编辑栏显示“2000 - 10 -1”时间的时、分、秒之间用冒号分隔，如8：30:45。若用十二小时制键入时间，要在时间后面留一空格并键入A或P（大小写均可），表示上午或下午。例如，键入“3：30 P”，单元格内将显示为：“3：30PM”，编辑栏内则显示“15: 30: 00”。若在同一单元格中键入日期和时间，应在其间用空格分隔。日期、时间在单元格内靠右对齐。如果输入的形式不对或者日期、时间超过了范围，则所输入的内容被判断为文字型数据，向左靠齐(4)单元格数据的超长处理对于单元格中的文本，当字符长度超过单元格宽度时，Excel允许该文本覆盖右边相邻的空单元格完整显示；如果右边相邻的单元格中有内容，就只能在自身的单元格宽度内显示部分内容，没有被显示的内容仍然与被显示的内容一起属于该单元格，在编辑栏中看到的是该单元格中的完整内容。若要使全部内容在原宽度内全部显示出来，可以选择单元格格式中的自动换行功能。【任务导入】在单元格中输入各种数据是日常工作中最重要的内容，如何输入日期？如何输入电话号码？如何输入身份证号？远通公司会计部王芳想通过练习熟练这些最基本的日常应用。【具体任务】输入如表4 -1所示的各单元数据【操作步骤】2多个单元格中快速录入完全相同的数据选定单元格区域，在当前活动单元格或者对应的编辑栏中录入所需的数字或文本，通过组合键“Ctrl+ Enter”确认录入的内容【任务导入】工作中有时需要在工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据，远通公司会计部王芳正在寻找办法解决这一问题。【具体任务】在A1 - A6单元格中快速输入“会计电算化”文本内容。【操作步骤】(1)选定A1 - A6区域(2)在编辑栏中录入“会计电算化”(3)按组合键“Ctrl+ Enter”确认录入的内容。则A1 - A6单元格中自动显示“会计电算化”字样。3在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据相关设置完成后，在相应的单元格输入数据时，只需要输入不重复的数字部分，系统会在输入的数字前自动加上重复部分。【操作步骤】(1)选定某区域：如A1 - A6(2)右击设置单元格格式(3)数字自定义工作组G/通用格式(4)录入不同部分的内容4在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据可将工作簿中多张工作表组合成工作组。在目标单元格，如同按照在单个单元格中录入数据的方法录入相关数据；在一个单元格区域，如同按照在单张工作表的多个单元格中录入相同数据的方法录入相关数据。【操作步骤】(1)单击工作表名称(2)按Ctrl或Shift再单击需要成组的其他工作表名称(3)在某一单元格或一个区域中录入内容(4)成组的工作表中都会显示相同内容完成数据录入后，可采用以下方法取消工作组：(1)单击所在工作簿中其他未被选中的工作表标签（即组外工作表标签），如果该工作组包含工作簿中的所有工作表，则只需单击活动工作表以外的任意一个工作表标签。(2)指向该工作簿任意一个工作表标签，单击右键，从弹出的快捷菜单中选定“取消组合工作表”【任务导入】工作中有时需要在不同工作表的相同单元格中快速录入完全相同的数据，远通公司会计部王芳正在抓紧时间练习。【具体任务】在sheet1- sheet3工作表的Al单元格中，同时输入123数据。【操作步骤】(1)按住ctrl键分别选择“sheet1，sheet2、sheet3”工作表(2)在A1单元格中输入123，则三张工作表的A1单元格中都为123【经典例题】如想在A2单元格中得到分数3/4，则下列输入正确的是（ ） A 3/4B 0 3/4C # 3/4D % 3/4【答案】B1111111111111111111111111111111111111111111考点2：单元格数据的快速填充1相同数据的填充某单元格的内容需要复制到其他单元格时，通常可点击该单元格右下角的填充柄，鼠标箭头随之变为黑十字形，按住鼠标左键向上下左右的任一方向拖动，然后松开鼠标左键，该单元格的内容即被填充到相关单元格【任务导入】填充柄是Excel中非常有用的一个功能，它可帮助我们实现数据的快速输入，当设置了一个非常复杂的计算公式后，其他相类似的计算只要通过拖动填充柄就解决了，非常好用的一个功能，远通公司会计部王芳想赶紧试一下。【具体任务】在sheet1工作表的A1 - A6单元格中，利用填充柄功能快速输入“电算化”数据。【操作步骤】(1)选中A1单元格，输入“电算化”数据(2)拖动A1单元格右下角的填充柄，到A6单元格2序列的填充序列是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。Excel可以自动填充日期、时间和数字序列，包括数字和文本的组合序列。利用Excel中的“填充柄”功能可以快速而又方便地完成这类有序数据的输入，而不必一一重复地输入这些数据【操作步骤】(1)在需要输入序列的第一个单元格中输入序列第一个数或文本内容，紧接第二个单元格输入序列第二个数或文本内容；(2)选中上述两个单元格，点击第二个单元格右下角的填充柄，按住鼠标左键拖动，在适当的位置释放鼠标，拖过的单元格将会自动进行填充。3填充序列类型的指定利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，等差序列、等比序列、日期序列、自动填充拖动填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现“自动填充选项”按钮，单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型或工具栏中的填充工具等差序列【任务导入】工作中的各种表格经常需要填制序号，人员太多的情况下手工填制太麻烦，影响工作效率，远通公司会计部王芳发现了一种快速生成序列号的好办法。【具体任务】在sheet1工作表的A1 - A5单元格中，输入等差数列“1、3、5、7、9”数据。【操作步骤】(1)在A1单元格中1，在A2单元格中3。(2)选中A1 - A2单元格，拖动A2其右下角的填充柄，到A5单元格。等比数列【任务导入】工作中也会经常用到等比数列，远通公司会计部王芳想练习如何快速生成等比数列【具体任务】在sheet1工作表的A1 - A5单元格中，输入等比数列“1、3、9、27. 81”数据【操作步骤】(1)单击起始单元格A1，输入1(2)选取功能区“开始”页签中“填充”命令，选取“序列”菜单命令(3)在“序列”对话框中，进行设置(4)单击“确定”按钮，在A1 - A5单元格中，生成“1、3、9、27、81”数据输入标准文字序列标准文字序列是指系统预置的一些常用文字序列。比如星期一到星期日，一月到二月等。【任务导入】远通公司会计部王芳在工作中经常要制作工作计划的表格，如何能快速地生成星期几、月份这样的数据呢？【具体任务】在sheet1工作表的A1 E1单元格中，输入文字数列“星期一、星期二、星期三、星期四、星期五”数据【操作步骤】(1)在A1中输入“星期一”(2)拖动填充柄到E1输入自定义文字序列若实际工作中经常使用的文字序列在标准序列中没有，就需要自定义文字序列了【任务导入】实际工作中会经常使用一些文字序列，这些序列没在标准序列中，远通公司会计部王芳如何把它们放入标准序列中呢？【具体任务】自定义文字序列“会计一班，会计二班，会计三班，会计四班”【操作步骤】(1)单击“文件”菜单，单击“选项”菜单(2)单击“高级”菜单(3)单击“编辑自定义列表”按钮，输入序列。单击“添加”按钮。新序列会添加到列表中。(4)自定义序列设置好，便可像自动生成标准序列一样生成自定义序列了【经典例题】文本序列不需要定义就可直接使用（ ） 【答案】错考点3：导入其他数据库的数据Excel可以获取SQL Server、ACCESS等数据库的数据，实现与小型数据库管理系统的交互。知识点2：数据的编辑考点1：数据的复制和剪切1数据的复制和粘贴Excel中，可以使用“粘贴”命令粘贴复制的内容，还可以使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容。数据的复制和粘贴可使用快捷键“Ctrl+C”和“Ctrl+V”2数据的剪切与粘贴数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。数据的剪切可使用快捷键“Ctrl+X”【经典例题】下列能够完成数据粘贴功能的操作是（ ） A Ctrl + X B Ctrl + C C Ctrl + V D Ctrl + A 【答案】C 考点2：数据的查找和替换查找与替换是编辑处理过程中经常要执行的操作使用“查找”命令可以在工作表中迅速找到那些含有指定内容的单元格。Ctrl + F使用“替换”命令可以在查找的同时自动进行替换，用新的内容替换搜索的内容。Ctrl + H1查找和替换特定数据如果只需要查找，单击“查找下一个”逐个查找或单击“查找全部”一次性全文查找；如果需要替换，单击“替换”逐个替换或单击“全部替换”一次性全部替换在“查找”命令对话框中还有几个选项，涵义如下区分大小写：如果没有选择此项，则认为大小写字母是一样的区分全半角：对应于中文系统的选项，如果没有选择此项，则认为全角和半角的字母、字符是一样的。单元格匹配：查找指定的字符串为全部内容的单元格，忽视指定的字符串为局部内容的单元格2选中包含公式的单元格依次单击“编辑”、“查找和选择”、“公式”，选中工作簿中所有包含公式的单元格3替换格式对于替换文字和被替换文字均可设置相应的格式。进行相应格式设置后单击确定回到“查找与替换”对话框，单击“全部替换”即完成对内容和格式的批量替换【任务导入】有些时候，对表格中的一些重要数据想要突出显示，远通公司会计部王芳可通过哪些方法实现此操作呢？【具体任务】 将sheet1工作表中数据20用红色粗体突出显示【操作步骤】(1)单击“查找和选择”按钮，选择“替换” (2)输入查找内容和替换内容20。单击“替换为”后的“格式”按钮 (3)选择字形“加粗”、颜色“红色”。单击“确定”按钮(4)单击“全部替换”按钮知识点3：数据的保护考点1：保护工作簿Excel可以为重要的工作簿设置保护，限制进行相应的操作。这分为两种方式。一种是保护工作簿的结构和窗口。另一种是设置工作簿密码。1限制编辑权限限制编辑权限主要是保护工作簿的结构和窗口。工作簿被保护后相关操作都不可进行。如果要撤销保护工作簿，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作簿”，输入正确的密码后可撤销保护。结构：勾选此复选框后，禁止在当前工作簿中插入、删除、移动、复制、隐藏或取消隐藏工作表，禁止重新命名工作表。窗口：勾选此复选框后，当前工作簿的窗口按钮不再显示，禁止新建、放大、缩小、移动或分拆工作簿窗口，【全部重排】命令也对此工作簿不再有效【任务导入】远通公司会计部王