办公室工作实务PPT课件.ppt

范宁2016年4月26日 办公室 工作实务 2020年3月23日 1 2020 3 23 办公室是组织和单位中为领导工作服务的综合性办事机构 我国的各级各类机关 团体 企业等组织和单位中都设有为领导工作 机关工作和员工服务的办事机构 这一些机构统称为办公室 第一节概述 2 2020 3 23 一 办公室机构的设置 办公室是各级领导机关的一个组成部分 是从属于机关并为机关工作服务的 它的设置 组织形式和人员配备 都是根据机关行政管理工作的实际需要来考虑 适应实际工作需要 是办公室机构设置的总原则 3 2020 3 23 一 凡独立单位必须设置办公室机构 所谓独立单位 是指能独立行使一定权力的实体单位 主要有 各级党政机关 各类群众团体 企事业单位 由于它们都是独立的工作单位 都有办公室工作任务 因此都需要设立为之服务的办公室机构 4 2020 3 23 二 我国办公室机构现状 从纵的方面看有五个层次 即 中央 省 市 县 乡 从横的方面看 各级办公室机构又可分属于党委 人大 政府 政协 群众团体 企事业单位等众多系统 5 2020 3 23 单位业务的不同 办公室机构的设置 名称和职能也有一些差异 层次性与系统性结合 纵向和横向交叉 构成了覆盖全国的立体网络状的办公室机构的布局 6 2020 3 23 二 办公室职能和地位 一 办公室基本职能 主要作用 参谋助手 综合协调 督促检查 后勤保障 主要职能 参与政务 管理事务 提供服务 主要任务 办文 办会 办事 7 2020 3 23 办公室具体日常工作主要有 1 调查研究和文稿起草 2 公文办理和管理 3 印章管理 4 信息管理 5 督查督办 6 政府信息公开7 会务工作 8 2020 3 23 8 机要保密管理 9 提案议案办理 10 信访工作管理 11 日常事务管理 12 档案管理 13 后勤管理14 制度管理 15 办公室自身建设 9 2020 3 23 二 办公室在机关内的地位 1 中心地位 1 机关运转中心 2 信息网络中心 3 对外联络中心 10 2020 3 23 2 枢纽地位 办公室在一个机关中 是沟通上下 协调左右 联系各方 保证机关工作正常运转的枢纽 如果把一单位比作一个人的话 那么 领导层 决策机构是大脑 业务股室 执行机构是四肢 办公室则是中枢神经系统 11 2020 3 23 3 窗口地位 办公室是一个单位的总进出口 处于联络站的地位 一般与外界的联系 都首先要经过办公室 外界对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌 思想作风 管理水平与工作效率等 本单位领导得到外界的各种信息 一般也是靠办公室这个 窗口 12 2020 3 23 第二节主要日常工作 办公室作为单位的综合管理部门 其日常工作非常繁杂 同时由于每个单位的业务不同 办公室的工作内容也有所差异 下面主要介绍党政机关办公室最基本的几项日常工作 13 2020 3 23 一 公文办理和管理 公文办理包括收文办理 发文办理和整理归档 公文传递传输也是公文办理的重要环节 14 2020 3 23 一 公文办理的主要特点 1 系统性 2 实践性 3 服务性 4 严肃性 5 程序性 6 时效性 15 2020 3 23 二 收文办理 收文办理是指对收到公文的办理过程 包括签收 登记 初审 承办 传阅 催办 答复等程序 16 2020 3 23 1 签收由文书部门负责来文签收 注意事项 1 来文封号是否与签收簿编号相符 2 信封和密封条有无拆封和破损现象 3 限时送达的急件是否超过规定期限 17 2020 3 23 2 登记领导亲启件送领导本人亲自启封 密件送机要人员启封 其他件由文书人员启封 注意事项 1 是否错发 2 有否缺页少份 3 封内有文件清单的对照检查 有回执单的签名后将回执单退回 18 2020 3 23 登记是建立文件的账目 其作用是 1 便于管理和保护文件 防止丢失 2 便于查找和检索 3 便于统计和催办 4 便于运转中交接 在登记时根据需求填附收文办理单 19 2020 3 23 3 初审初审是收文机关对公文内容 格式等进行审核 决定是否接受办理 初审的重点有以下方面 1 是否应当由本机关办理 2 是否符合行文规则 3 文种 格式是否符合要求 4 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商 会签 20 2020 3 23 4 拟办拟办是指按照来文的内容和要求提出初步的处理要求 1 拟办的作用 及时准确地将来文送给有关领导和部门处理 供领导批办时参考 提高办文时效 21 2020 3 23 2 收文类型及其拟办 收文类型从行文关系上有上行文 下行文 平行文 从发文目的上有阅件和办件 对不同类型的来文 应根据本机关的实际情况提出不同的拟办意见 22 2020 3 23 拟办原则和方法 对上级机关的来文 均应送机关领导 同时提出办理意见 阅件应注明建议阅读范围 如 请 局长及 处阅 办件应注明建议办理的部门 如 请 局长阅示 建议由 处牵头阅处 对其他机关的来文 重要公文送机关领导 一般公文可直接送有关部门阅办 如 请 处阅处 23 2020 3 23 5 批办批办是机关领导行使权力 履行职责的公文处理环节 24 2020 3 23 6 承办是指机关有关部门根据拟办和批办意见对文件 主要是办件 进行具体的办理 承办部门首先要确定具体承办人 交待任务 要求和期限 承办人应准确领会文件精神和领导意图 提出建议方案或直接草拟复文 进入发文程序 按程序送领导批示或签发 25 2020 3 23 7 催办是指对办件根据时限要求 对承办情况进行督促和检查 防止文件积压 加速文件运转速度 催办分对内催办和对外催办两个方面 催办工作应做到 紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 26 2020 3 23 8 注办是指对文件的承办情况和结果所作的说明 一份文件办毕 承办人员应在收文处理单的处理结果栏注明办复情况 处理形式 和复文文号 如果是电话或口头答复 应注明时间 地点 电话 受话人等 并签上自己的名字 27 2020 3 23 三 发文办理 交办 草拟 部门审核 内部会签 办公室审核 机关领导签发 登记 缮印 外部会签 封发 归档 28 2020 3 23 四 涉密公文的传输 涉密公文应当通过机要交通 邮政机要通信 城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递 通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输 29 2020 3 23 涉密公文的传递 机要交通 负责中央发给各省 区 市 和中央各部门的涉密公文 省军级单位工作中异地往来的绝密级公文等的传递 邮政机要通信 负责不经过机要交通传递的其他绝密级公文和机密级以下公文的传递 城市机要文件交换站 负责本机关与其他机关之间机密级以下公文的传递 机关机要收发人员 负责本机关重要紧急公文的传递 30 2020 3 23 涉密公文的传输 涉密公文应当 通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输 涉密公文禁止通过普通传真 普通邮政 快递 互联网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输 31 2020 3 23 五 公文的归档 需要归档的公文及有关材料 应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定 及时收集齐全 整理归档 32 2020 3 23 归档原则 两个以上机关联合办理的公文 原件由主办机关归档 相关机关保存复制件 机关负责人兼任其他机关职务的 在履行所兼职务过程中形成的公文 由其兼职机关归档 33 2020 3 23 六 公文管理 公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标 在公文形成 传递 运转 存储 利用 整理归档 清退销毁等环节中所进行的规划 组织 控制 监督 保管 整理 统计 提供服务的职能活动 34 2020 3 23 1 公文管理的作用 1 有利于确保国家秘密安全 2 有利于充分发挥公文效用 3 为公文运转提供保障 35 2020 3 23 2 公文管理的基本要求 1 统一管理 2 安全保密 3 有效利用 4 完善制度 36 2020 3 23 3 公文管理的主要内容 1 公文密级管理 公文确定密级前的管理 公文确定密级后的管理 公文密级变更和解除的管理 37 2020 3 23 2 公文印发传达管理公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行 需要变更的 应当经发文机关批准 涉密公文公开发布前应当履行解密程序 公开发布的时间 形式和渠道 由发文机关确定 38 2020 3 23 3 公文翻印复制汇编管理 一是行为上要审批 二是管理上要严格 三是形式上有标记 39 2020 3 23 4 公文撤销和废止管理公文撤销和废止管理 是指公文制发机关 上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规对已经过时 不适当或者有错误的公文 宣布撤销和废止的行为 40 2020 3 23 公文被撤销的 视为自始无效 公文被废止的 视为自废止之日起失效 41 2020 3 23 5 公文清退销毁管理涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁 42 2020 3 23 1 清退清退是指文秘部门按照有关规定和要求 定期和不定期地对办理完毕的公文特别是涉密公文 进行清点 核对 收缴 退归原发文机关或由其指定的单位 43 2020 3 23 2 销毁销毁是指对不具备归档和存查价值的公文 含电子公文和音像文件 进行毁灭性处理 销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续 确保不丢失 不漏销 个人不得私自销毁 留存涉密公文 44 2020 3 23 6 公文移交管理公文移交管理是指机关合并 撤销和机关工作人员离岗离职时 有关单位按照规定对公文的相应管理 45 2020 3 23 机关合并时 全部公文应当随之合并管理 机关撤销时 需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门 工作人员离岗离职时 所在机关应当督促其将暂存 借用的公文按照有关规定移交 清退 46 2020 3 23 7 发文立户管理发文立户管理 是指对申请列为党委 政府发文单位的相关条件 资格进行审查 并对已立户单位进行后续管理的过程 新设立的机关应当向本级党委 政府的办公厅 室 提出发文立户申请 经审查符合条件的 列为发文单位 机关合并或者撤销时 相应进行调整 47 2020 3 23 二 督查督办 督查督办 是指办公室按照领导机关的意图和领导的指示 把有关事项交给有关单位或部门办理并督促落实的工作 是保证政令畅通 提高工作效率的重要手段 是领导活动的重要辅助 也是办公室一项基础性工作和最基本的职能 48 2020 3 23 习近平对全国党委秘书长会议的批示 崇尚实干 狠抓落实是我反复强调的 如果不沉下心来抓落实 再好的目标 再好的蓝图 也只是镜中花 水中月 希望各级党委办公厅 室 更好地发挥基本职能作用 投入更大的力量 采取更有力的措施推动中央精神的贯彻落实 确保中央政令畅通 决策落地生根 49 2020 3 23 一 督查工作的分类 督查工作可分为决策督查和专项督查 决策督查是指对上级机关及本级机关做出的各项重要决策和重大工作部署的执行情况进行的督促检查 专项督查是指对某专项工作的督促检查 如领导重要指示 人大代表 政协委员的建议 提案办理的督促检查等 50 2020 3 23 二 督查工作的内容 1 领导的重要工作部署落实情况的督促检查 2 上级机关公文承办和运转的督促检查 3 本机关公文运转情况的督促检查 4 对本机关召开的各种会议的决策事项的督办检查 5 对议案 提案 建议的督办检查 51 2020 3 23 6 对信访案件的督促检查 7 领导批示的督促检查 8 对新闻媒体批评的督促检查 9 对所属单位的日常工作及执行情况的督促检查 10 对领导临时交办事项的督促检查 11 对上级办公室建议列为督促检查事项的督促检查 52 2020 3 23 三 督查工作的程序 1 确定督查事项 领导机关的重大决策 重要工作部署作出后 办公室要及时提出督查工作建议 就督查的内容 方法 时限等拟定方案 报经领导批准后实施 53 2020 3 23 2 下达督查通知 以办公室的名义下达督查任务 提出督查要求 有些督查件 领导已有了明确的批示意见 可直接按照领导批示 转承办单位办理 需要几个部门或单位共同办理的 应明确牵头单位 如各承办单位之间有分歧的 办公室应进行协调 必要时可请有关领导出面协调 54 2020 3 23 3 组织督办 办公室应按照督查通知要求 对立项的事项进行督查 应做到 一般事项定期督办 重要事项重点督办 紧急事项跟踪督办 必要时可直接派人或组成督查组进行督促检查 55 2020 3 23 4 结案 督查事项有了结果 承办单位应及时向办公室作书面汇报 经办公室初步审核 并经领导审阅同意后 即可结案 如果办理结果不符合要求 办公室应向承办单位提出建议 或退回重办 补办 56 2020 3 23 5 反馈督查情况 督查件结案后 办公室要本着 事事有结果 件件有回音 的原则 进行反馈 属上级机关交办的事项 要做专题报告 督查件涉及面较大 内容较重要的可以编发简报 分送有关领导和单位 本单位领导交办的事项 可将承办单位的办结汇报直接呈送领导阅示 57 2020 3 23 6 进行情况通报 上级机关办公室要定期对有关单位的工作落实情况进行通报 表扬先进 批评落后 58 2020 3 23 7 搞好立卷归档 对督查活动形成的文件 资料必须收集齐全 按公文处理的规范要求 定期移交档案部门保存和管理 59 2020 3 23 三 值班工作 值班是办公室工作中最常见的也是最基础性的工作 值班工作细而琐碎 但并不意味着这项工作简单 值班工作无小事 再细而小的环节都要把握好 容不得任何一次疏忽大意和一丝侥幸心理 60 2020 3 23 一 通知事项的办理 通知事项一般有电话通知和书面通知两种 办理程序是 1 接收 1 接电话通知 一要认真记录 对于重要信息要再次核对 二要问清来话人姓名 身份及电话 三是通话结束后立即认真梳理 整理电话记录 2 接收书面通知 书面通知一般由政务网 传真 电报 领送等方式接收 接收书面通知要及时 收取后要及时阅读来文内容 61 2020 3 23 2 送阅 迅速将电话记录和书面通知进行登记 呈相关领导或主要领导签批 3办理 根据领导批示及时办理 需要机关其他部门办理的 应尽快送交相关部门 办理完结后记录办理情况 并做好归档 对有需上报落实情况的通知 要按时上报 62 2020 3 23 二 做好值班记录 值班记录是对值班工作当中发生的事项 办理情况进行记录 便于对值班工作有据可查 做好工作的衔接 减少遗漏和失误 值班人员交接班时要对尚未完成的工作或需要继续跟踪的情况进行交接 接班人员要对各项工作详细了解 避免领导或上级部门询问时出现一问三不知的现象 63 2020 3 23 三 请假 主要领导因事外出的 要填写请假报告单 并及时呈报上级领导机关批准后 向单位领导汇报 方可外出 领导因事无法参加会议活动时 应及时向会议活动的组织单位报告并说明请假理由 然后根据反馈的情况再做处理 64 2020 3 23 四 需要注意的事项 1 在收到有关信息情报后 要及时办理 决不能加以截留或耽搁 有重要情况发生 但领导正在开会或联系不上领导要根据信息的紧急程度和领导事先的嘱咐 千方百计将情况传送出去 2 领导需参加会议活动时 要在会议活动临近时做出提醒 以免领导忙于其他工作 出现迟到或者旷会的被动局面 65 2020 3 23 四 印章管理 印章有私人印章和组织印章之别 组织印章称为公章 公章是按照法定的规格 外形 尺寸和样式刻制 标明机关或单位法定名称的印章 是一个机关或单位的标志和象征 66 2020 3 23 一 印章的作用 1 权威作用 印章是机关 单位权力的象征和职能的标志 具有一定的权威性 一份文件一经盖上机关 单位或单位领导人的印章 就表示已经受到该机关 单位的认可并正式生效 在其职权范内所发布的命令 指示 规定 制度等 就会发挥效力 所属单位和人员就要服从 执行照办 67 2020 3 23 2 证明作用 各种各样的文件证件 只有加盖公章后才能生效 才能表明某个机关或单位对此负有责任 人们才会相信它的效力 68 2020 3 23 3 标志作用 任何一个机关或单位的印章 都标明这个机关或单位的法定名称 使人一目了然地看出其性质 级别和职权范围 69 2020 3 23 二 印章的制发 印章是在机关被正式批准成立后 由上级机关持证明信 到当地公安部门指定的刻章单位刻制 再由使用机关或单位派专人到上级机关领取印章 并由上级机关发文正式启用 公章具有法定权威性 严禁伪造公章或使用伪造公章 违者将受到法律的惩处 70 2020 3 23 三 印章的使用与管理 1 建立健全印章的使用与管理制度 2 加强用印管理 严格审批手续 未经相关领导批准 不得擅自使用单位印章 3 做好用印登记 内容包括 用印时间 用印部门或个人 用印事由 用印数量 用印批准人 用印经手人 监印人等 登记册要妥善保存 以便日后核查 4 印章的保管要按照规定办理 应指定专人保管 印章应存放在安全 有保密设施的地方 做到专柜保管 随用随取随锁 71 2020 3 23 四 印章的停用与缴销 机关或单位撤销 更名或因其他原因而停用印章时 应由印章颁发机关及时收回封存或销毁 特殊情况 如机构被撤销 但善后工作需要继续使用印章时 要指定有关机关或单位或专人妥善保管使用 待善后工作结束后及时将印章收回 并印发印章停用或作废的通知 72 2020 3 23 五 会务工作 会议从筹备到善后 有一系列会议服务工作 会务工作做得好坏 是影响会议质量和会议效果的重要因素 73 2020 3 23 一 会前工作 1 方案的拟定和审批 根据召开会议的内容和目的 确定会议名称 主题 形式 时间 地点 日程 议程 出席领导 参加人员等 同时制订会议文件资料准备 典型发言 颁奖 新闻报道 会场布置 安全 交通 供电 卫生防疫 会议经费预算 任务分工等方案 报领导审定 重要会议报上级机关审批 74 2020 3 23 2 会议筹备 1 下发会议通知 2 准备会议材料 3 布置会场 安排会场的座次 4 安排住宿 就餐 5 印制会务手册 内容包括议程 日程 参会人员名单 分组情况 房号 电话号 就餐安排 乘车安排等 75 2020 3 23 6 制作证牌 包括座位牌 代表证 工作证 车辆通行证 奖状 证书 文件袋等 如召开选举性会议 准备选票 选票箱 封条等 并准备填写选票用笔等物品 7 勘察会议参观点 会议安排有参观内容的 要提前联系 现场勘察 合理确定行车路线 落实陪同 汇报人员和参观路线 76 2020 3 23 8 其他工作 根据会议需要 协调交通管理部门做好交通疏导工作 协调信访 公安部门制订 落实预案 协调新闻单位做好会议新闻报道工作 协调供电部门做好会议期间用电保障 协调医院和防疫部门做好会议期间的医疗卫生工作 77 2020 3 23 3 会前检查和彩排预演 会议召开前 对会议准备工作进行检查 调度 确保各项工作落实到位 确保大会按时顺利召开 有表彰议程和领导接见议程的会议 要提前组织有关人员预演 78 2020 3 23 4 会议签到 1 检查工作人员就位情况 报到完毕后 汇总情况 向会议主持人报告 对没有到会人员进行催促 2 发放文件 资料 包括各种会议文件及出席证 列席证 房卡 餐证等 79 2020 3 23 3 会议开始前 引导与会人员入座 制止无关人员进入会场 4 宣布会议纪律 开会时要关闭手机或静音 进入会场不准吸烟 不准随意走动 不准交谈喧哗 涉密的会议强调有关保密纪律 5 会议有候会人员的 安排候会人员在指定地点等候 确保会议衔接紧密 有序 80 2020 3 23 二 会中服务 1 会议开始后 巡视会场 维持秩序 预防突发情况 确保会议顺利进行 2 会议期间应安排专人值班 搞好会中服务 3 根据会议需要安排有关人员做好会议简报和讨论记录工作 4 对会议到会情况进行检查 对旷会人员进行统计 会后整理登记通报 81 2020 3 23 三 会后工作 1 会议结束后 疏导人员 检查会场 清退会议室 接待室等 2 对需要收回的会议文件 在会议结束时及时如数收回 3 将形成的所有会议文件整理归档 4 结算会议费用 5 会议结束后 对会议组织过程进行总结 82 2020 3 23 六 信访工作 信访 是人民来信和来访的简称 具体指公民 法人和其他组织采用书信 电话 网络 走访等形式 向行政机关或其他社会组织反映情况 提出意见 建议和要求 依法应当由有关行政机关或组织处理的活动 信访工作 是有关组织或部门对来信来访进行分析研究 调查核实 恰当处理的一系列活动 83 2020 3 23 一 信访工作具体任务 受理本地区 本系统和上级领导机关交办的来信来访问题 综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题 及时向有关领导部门和负责人反映 以作为决策的依据 并提出解决问题的意见和建议 84 2020 3 23 二 信访工作的意义 是联系群众的重要纽带 民主监督的重要保证 安定团结的重要措施 反馈信息的重要渠道 85 2020 3 23 三 信访办理的原则 属地管理 分级负责 谁主管 谁负责 依法 及时 就地解决 信访人应到依法有权处理的本级或上一级机关设立的接待场所提出 86 2020 3 23 下列情况不予受理 1 已经或依法应当通过诉讼 仲裁 行政复议等法定途径解决的 或属于各级人大 法院 检察院职权范围内的信访事项 2 对跨越本级和上一级机关提出的来访事项 3 来访事项已经受理或正在办理的 87 2020 3 23 4 对处理 复查 意见不服 未提出复查 复核 请求 而到上级机关走访 5 对处理 复查 意见不服 无正当理由超过规定期限未请求复查 复核 的 6 已经审核认定办结或已经复查复核终结备案的 88 2020 3 23 四 信访办理期限 1 受理 有关行政机关不能当场答复 应15日内书面告知信访人是否受理 2 办结 信访事项应当自受理之日起60日内办结 延期禁超30日 3 复查 可自收到书面答复起30日内请求原办理机关上一级机关复查 4 复核 信访人不服的 可自收到复查答复起30日内请求复查机关的上一级机关复核 复核机关应自收到请求30日内提出复核意见 89 2020 3 23 五 来信办理 1 接收拆封前 要认真核对 以免拆错 拆封时要注意保护信封的完整 随信寄来的证件 和贵重物品 要逐一清点登记 妥为保管 装订时 信纸与信封一并装订 上级机关和其他部门附转办单转来的信件 转办单 信封要与原信一并装订 装订后 在信的右上方空白处盖收信日戳 90 2020 3 23 2 阅信要认真理解和掌握来信者的意图 要求及反映情况的各个过程 91 2020 3 23 3 登记在来信登记簿上进行登记