《登记会计账簿》PPT课件.ppt

2020 3 24 1 第四章 会计账簿 第一节会计账簿的设置 2020 3 24 2 本章预览 内容提示 阐述 设置和登记会计账簿的基础知识学习要求 设置和登记会计账簿的意义和种类 各类账簿的格式和内容 3 运用登记账簿的方法和规则及对账和结账的要求和方法等方面的知识和技能 第一节会计账簿的设置第二节会计账簿的登记第三节对账和结账 第一节会计账簿的设置 2020 3 24 3 第一节会计账簿的设置 一 会计账簿的设置1 会计账簿的基本构成簿 记事 记账的册子账簿 是以会计凭证为依据 对全部经济业务进行全面 系统 连续 分类地记录和核算的簿籍 是由专门格式并以一定形式联结在一起的账页所组成 第一节会计账簿的设置 2020 3 24 4 记录在凭证上的会计信息是分散的 只有经过加工整理后的信息 才能集中 准确地反映企业发生的经济业务 为了把会计凭证中的会计信息进行归类和系统的管理 就必须设置和登记会计账薄 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 5 填制记帐凭证 审核凭证 记账 记账后 就可以在账簿中全面 连续系统的反映和监督经济业务 为管理提供全面 完整 系统的会计核算资料 在企业的会计实务活动中 每发生一笔经济业务 要先根据原始凭证填制记帐凭证 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 6 会计账薄 简称账薄 是由具有一定格式 相互联系的若干帐页所组成 以会计凭证为依据 用以全面 系统 序时 分类记录各项经济业务的簿籍 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 7 设置和登记账簿的作用 一 提供较全面 系统的会计信息 并为会计报表的编制提供依据 二 确保财产物资的安全完整 及各项资金的合理使用 三 提供经营成果的详细资料 为财务成果的分配提供依据 四 提供会计分析的参考资料 为会计检查提供依据 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 8 设置账簿作为会计核算方法的重要内容之一 应遵循下列三项原则 一 确保全面 系统核算各项经济业务 为经营管理提供系统 分类的会计核算资料 二 在满足实际需要的前提下 应尽量节省人力 物力 三 账簿格式要求简明实用 提供经营管理所需的各项指标 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 9 会计账薄的分类 按用途分类 序时账薄分类账薄备查账薄 按形式分类 订本式账薄活页式账薄卡片式账薄 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 10 序时账薄 又称为日记账 是对各项经济业务按其发生时间的先后顺序 逐日逐笔连续进行登记的账薄 为了加强货币资金的管理 通常设置现金日记账和银行存款日记账 为了简化手续 其他项目一般不再设置特种日记账 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 11 序时帐按照其记录内容的不同 又分为普通日记账和特种日记账 通常将每天发生的经济业务 按照经济业务发生的先后顺序 编制成会计分录 登记到普通帐簿中 而对于某些比较重要的经济业务 则按发生的先后顺序登记到特种日记账中 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 12 分类账薄 又称为分类账 是全部经济业务按总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账薄 下面 我们来看以下分类账的几种形式 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 13 账簿按形式分类 可以分为订本式账簿 活页式账簿和卡片式账簿 订本式账簿又称订本账 是在账簿启用前 就把若干顺序编号的账页装订在一起的账簿 订本账的账页序号和总数是固定的 不能增减 主要适用于总分类账和现金 银行存款日记账 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 14 活页式账簿又称活页账 是把若干张零散的账页 根据业务需要 自行组合成的账簿 采用活页账 可以根据需要随时将空白账页加入账簿 主要适用于各种明细帐 账簿按形式分类 可以分为订本式账簿 活页式账簿和卡片式账簿 第一节会计账簿的概述 2020 3 24 15 2020 3 24 16 五 会计账簿的启用 1 启用新的会计账簿时 应在账簿的扉页上填制 账簿启用表 和 经管账簿人员一览表 有的合称 账簿启用及交接表 详细填明 企业名称 账簿名称 账簿编号 账簿页数 如为活页账应在装订成册后写明页数 和启用日期等 填明会计主管人员 记账人员姓名 加盖公章 由会计主管人员和记账人员签章 2 记账人员更换时 应在主管会计监督下办理交接手续 在表内注明交接日期 移交人和接管人双方都应签章 以明确责任 2020 3 24 17 1 为了保证账簿记录的准确性 必须根据审核无误的会计凭证 及时地登记各种账簿 登记账簿时 应将会计凭证的日期 编号 摘要 金额等逐项登记入账 做到数字准确 摘要简明清楚 登记及时 2 账簿登记完毕 应在 过账 栏内注明账簿的页数或作出 符号 表示已登记入账 以免重登 漏登 也便于查阅 核对 并在记账凭证上签名或盖章 3 为了使账簿记录清晰 防止涂改 记账时必须用钢笔和蓝 黑墨水或规定使用的圆珠笔书写 不能使用铅笔或不合规定的圆珠笔登账 红色墨水只能在结账划线 改错和冲账时使用 2020 3 24 18 4 各种账簿必须按事先编写的页码 逐页 逐行顺序连续登记 不得隔页 缺号 跳行 如不慎发生此种情况 应在空页或空行处用红色墨水对角划线注销 并注明 作废 字样 同时由经手人员会计机构负责人 会计主管人员 在更正处盖章 对各种账簿的账页不得任意抽换和撕毁 以防舞弊 5 摘要 栏内的说明 应简明扼要 文字要规范 金额 栏的数字应与账页上标明的位数对准 各账户结出余额后 应在 借或贷 栏内写明 借 或 贷 没有余额的账户在 借或贷 栏内写 平 字 在 余额 栏内写 0 6 每一账页登记完毕 应在账页的最末一行加计本页发生额及余额 并在摘要栏内注明 过次页 同时在新账页的首行记入上页加计的发生额和余额 并在摘要栏内注明 承前页 以便对账和结账 7 账簿记录发生错误时 不得括 擦 挖补 随意涂改或用退色药水更改字迹 应根据错误的情况 按规定的方法进行更正 2020 3 24 19 启用账簿的规则 账簿是会计核算的重要档案资料 因此 要确保其合规和完整 账簿启用或交接时 必须填制 账簿启用表 或 账簿使用登记表 使用的账簿 要保证页号连续 不能跳页 缺页 2020 3 24 20 登记会计账簿的基本要求 登记账簿必须按规定的方法 依据审核无误的记账凭证进行登记 登记账簿一般要遵循下列原则 将会计凭证日期 编号 业务内容 金额等资料逐项记入账内 确保数字准确 清晰 登记及时 登记完毕 要在会计凭证上签名或盖章 并注明已经登账的符号 登账要用蓝黑或黑色墨水书写 不得用圆珠笔或铅笔书写 特殊情况时 如冲销记录 允许使用红色墨水记帐 账簿中书写的文字或数字上面要留适当距离 不应满格书写 一般应占格长的1 2 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 21 登账的规则 登记账簿必须按规定的方法 依据审核无误的记帐凭证进行登记 登记账簿一般要遵循下列原则 账簿要按页次顺序填写 不得跳行 隔页 如遇上述情况要注明 有余额的帐户应在 借或贷 栏内注明 借 或 贷 字样 没有余额应写 平 字 结转下页时应结出本页合计数及余额 并在摘要栏注明 转次页 在次页的摘要栏内注明 承前页 字样 如果因记账凭证错误而导致帐簿登记错误 应按更正后的记账凭证登记 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 22 登账的规则 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 23 登账的规则 如果不小心出现跳行或隔页 需要注明 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 24 登账的规则 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 25 日记账是根据业务发生的日期顺序逐笔登记的 它可以用来连续记录全部经济业务的完成情况 也可以用来连续记录某一类经济业务的完成情况 第二节会计账簿的登记 日记账是由有规定格式的帐页装订成册的 不能抽换帐页的称为订本式账 日记帐有两种格式 多栏式和三栏式 最常用的是三栏式 2020 3 24 26 现金日记账是专门用于记录现金收付情况的特种日记帐 通常由出纳人员根据审核后的现金收款凭证 现金付款凭证 逐日逐笔登记 现金日记帐的主要格式有三栏式和多栏式 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 27 现金日记账一般采用三栏式 在同一帐页上设 借方 贷方 和 余额 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 28 借方栏一般根据现金收款凭证登记 贷方栏根据现金付款凭证登记 对于从银行提取现金的业务 根据银行存款存款付款凭证登记现金日记账的借方栏 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 29 银行存款日记账是专门用于记录银行存款收支情况的特种日记帐 银行存款日记账也是由出纳人员逐日逐笔填制的 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 30 银行存款日记账的借方栏一般根据银行存款收款凭证登记 贷方栏一般根据银行存款付款凭证登记 但是 对于现金存入银行或从本单位其他存款帐户转入本存款帐户的银行存款的业务 只根据现金付款凭证或本单位其他存款账户的银行存款付款凭证登记借方栏 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 31 总分类账是按照总分类帐户分类登记全部经济业务的帐簿 在总分类帐中 应按会计科目的编码顺序分设帐户 并为每个账户留若干页 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 32 总分类账一般采用借方 贷方和余额三栏式的订本帐 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 33 明细分类账是按照明细分类账户详细记录某一经济业务的账簿 根据需要 可以分别为二级科目或明细科目开设帐户 分类管理各账户详细资料 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 34 明细分类账又分为三栏式明细账 数量金额式明细账和多栏式明细账 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 35 三栏式明细账适用于只需进行金额核算而不需要进行数量核算的债权 债务结算科目 数量金额式明细账适用于既要进行金额核算 又要进行实物数量核算的各种财产物资科目 多栏式明细账适用于只记金额 不记数量 而且在管理上需要了解其构成内容的费用 收入 利润科目 明细账的设置和登记 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 36 五 登记错误的复正 会计记录错误 经常遇到的差错种类很多 其主要表现在 记账凭证汇总表不平 总分类账不平 各明细分类账户的余额之和不等于总分类账有关账户的余额 银行存款账户调整后的余额与银行对账单不符等 2020 3 24 37 在实际工作中常见的会计记录错误有以下几种 会计原理 原则运用错误 这种错误的出现是指在会计凭证的填制 会计科目的设置 会计核算形式的选用 会计处理程序的设计等会计核算的各个环节出现不符合会计原理 原则 两则 两制 规定的错误 例如 对规定的会计科目不设 不应设立的却乱设 导致资产 负债 所有者权益不真实 对现行财务制度规定的开支范围 标准执行不严等 记账错误 主要表现为漏记 重记 错记三种 错记又表现为错记了会计科目 错记了记账方向 错用了记账墨水 蓝黑墨水误用红水 或红水误用蓝黑墨水 错记了金额等 2020 3 24 38 会计记录错误查找的方法 在日常的会计核算中 发生差错的现象时有发生 如发现错误 一是要确认错误的金额 二是要确认错在借方还是贷方 三是根据产生差错的具体情况 分析可能产生差错的原因 采取相应的查找方法 便于缩短查找差错的时间 减少工作量 查找错误的方法有很多 常用的几种方法有 顺查法 又称正查法 顺查法是按照账务处理的顺序 从原始凭证 账簿 编制会计报表全部过程进行查找的一种方法 即首先检查记账凭证是否正确 然后将记账凭证 原始凭证同有关账簿记录一笔一笔地进行核对 最后检查有关账户的发生额和余额 这种检查方法 可以发现重记 漏记 错记科目 错记金额等 这种方法的优点是查的范围大 不易遗漏 缺点是工作量大 需要的时间比较长 所以在实际工作中 一般是在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法 2020 3 24 39 逆查法 又称反查法 这种方法与顺查法相反 是按照账务处理的顺序 从会计报表 账簿 原始凭证的过程进行查找的一种方法 即先检查各有关账户的余额是否正确 然后将有关账簿按照记录的顺序由后向前同有关记账凭证或原始凭证进行逐笔核对 最后检查有关记账凭证的填制是否正确 这种方法的优缺点与顺查法相同 所不同的 是根据实际工作的需要 对由于某种原因造成后期产生差错的可能性较大而采用的 抽查法 抽查法是对整个账簿记账记录抽取其中某部分进行局部检查的一种方法 当出现差错时 可根据具体情况分段 重点查找 将某一部分账簿记录同有关的记账凭证或原始凭证进行核对 还可以根据差错发生的位数有针对性地查找 如果差错是角 分 只要查找元以下尾数即可 如果差错是整数的千位 万位 只需查找千位 万位数即可 其他的位数就不用逐项或逐笔地查找了 这种方法的优点是范围小 可以节省时间 减少工作量 2020 3 24 40 偶合法 偶合法是根据账簿记录差错中经常遇见的规律 推测与差错有关的记录而进行查找的一种方法 这种方法主要适用于漏记 重记 错记的查找 漏记的查找 重记的查找 记反账的查找 错记账的查找 2020 3 24 41 在实际工作中 错记账是指把数字写错 常见的有 数字错位 数字错位是指应记的位数不是前移就是后移 即小记大或大记小 如把千位数变成了百位数 大变小 或把百位数变成千位数 小变大 例如 把 记成 大变小 把 记成 小变大 如果是大变小 在试算平衡或者总账与明细账核对时 正确数字与错误数字的差额是一个正数 这个差额除以 后所得的商与账上错误的数额正好相等 查账时可以遵循 差额能够除以 所得商恰是账上的数 可能记错了位 错误的性质大变小 2020 3 24 42 如果是小变大 在试算平衡或者总账与明细账核对时 正确数与错误数的差额是一个负数 这个差额除以 后所得商数再乘以 得到的绝对数与账上错误恰好相等 查账时应遵循 差额负数除以 商数乘以 的数账上有 记账错误可以查 错误是由小变大 2020 3 24 43 错记 错记是在登记账簿过程中的数字误写 对于错记的查找 可根据由于错记而形成的差数 分别确定查找方法 查找时不仅要查找发生额 同时也要查找余额 一般情况下 同时错记而形成的差数有以下几种情况 第一种 邻数颠倒 邻数颠倒是指在登记账簿时把相邻的两个数字互换了位置 如 错记 或把 错记 如果前大后小颠倒为后大前小 在试算平衡时 正确数与错误数的差额是一个正数 这个差额除以 后所得商数中的有效数字正好与相邻颠倒两数的差额相等 并且不大于 可以根据这个特征在差值相同的两个邻数范围内查找 2020 3 24 44 如果前小后大颠倒为前大后小 在试算平衡或者总账与明细账核算时 正确数与错误数的差额是一负数 其他特征同上 在上述情况下 应遵循 差额能除以有效数字不过 可能记账数颠倒 根据差值确定查找 2020 3 24 45 第二种 隔位数字倒置 如 记成 记成 等等 这种倒置所产生的差数的有效数字是三位以上 而且中间数字必然是 差数以 除之所得的商数必须是两位相同的数 如 商数中的五个数又正好是两个隔位倒置数字之差 如 误记 元 差数是 以 除之则商数为 两个倒置数 与 的差也是 于是可采用就近邻位数字倒置差错的查找方法去查找账簿记录中百位和个位两数之差为 的数字 即 与 与 与 与 与 与 与 与 八组数 便可查到隔位数字倒置差错 2020 3 24 46 错账的更正一 错账查找方法 1 首先检查试算平衡表本身 2 然后检查分类账内试算不平衡的账户 3 通过以上检查 试算表仍不能平衡 则可能是过账错误 查找错账的方法主要有两种 除2法 除9法 除2法检查 将试算中借方 贷方金额相减的差额除以2 再从分类账中查找与商数相同的金额 通过检查记账凭证确定是方向记错 还是单方漏过或重过 再行改正 2020 3 24 47 除9法检查 如果用 除2法 不能找到错误 则说明过账时将金额过错 这种错误一般采用 除9法 将借 贷方差额除以9 如能除尽则可以查找出两种错误 一种可能是属于相邻两位数码倒置错误 如将23误成32 另一种可能是数字移位错误 即某数扩大或缩小10倍 或小数点点错 2020 3 24 48 例1 用9除尽后 其商是一位数的 很可能是100以内的一个数字前后两位数字颠倒所致 如发现的差错数是81 它除以9的商数是9 差错可能再 90 与 09 误记 0与9之差是9 又如发现的差错数是72 除以9商是8 可能发生在相邻两位数之间差为8数字上 如 91 与 19 或 80 与 08 9与1 8与0之间之差都是8 2020 3 24 49 差数法 根据双方差额直接查找错账 例 若借方漏记400000 则借方合计295000 贷方合计695000 双方差额为400000 即可根据400000这个数字直接查找错账 除二法 以双方差额除以2 根据商数查找错账 例 若借方80000记入贷方 则借方合计615000 贷方合计775000 双方差额为160000 160000 2 80000 即可根据80000这个数字去查找错账 2020 3 24 50 除九法 以双方差额除以9 根据商数特征查找错账 例 若4985颠倒为4958 则借方合计695000 贷方合计694973 双方差额为27 27 9 3 特征 求得的商数为被颠倒两数之差 本例为8 5 3 即可根据商数的这一特征去查找错账 2020 3 24 51 例2 若已发现的差错是198 297 这类用9除后的商为循环的自然数 如22 33 时 则可肯定是记账时将与商相同的数扩大或缩小了10倍 本例为22错记为220或相反 330错记为33或相反 4 不影响试算平衡错误的方法重记或漏记一项会计分录 会计分录中错用了会计科目 这种错误该如何更正呢 2020 3 24 52 更正错账的规则 如果发现账簿记录有错误 应按规定的方法更正 更正错误的方法有三种 一 划线更正法 二 红字更正法 三 补充更正法 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 53 一 划线更正法 适用范围 在结账之前 发现账簿记录有文字或数字错误 而记账凭证无错误 2020 3 24 54 更正方法 第一步 将错误的文字或数字划一条红线注销 但必须使原有字迹仍可辨认 第二步 在划线上方用蓝字填写正确的文字或数字 并由记账人员在更正处盖章 注意 对于错误的数字 应当全部划红线更正 不得只更正其中的错误数字 对于文字错误 可只划去错误的部分 2020 3 24 55 更正错账的规则 一 划线更正法 又称红线更正 当发现账簿记录有错误时 而其所依据的记账凭证没有错误 则将错误的文字或数字用一条红线注销 再在同一行上方用蓝字或黑字填写上正确的文字或数字 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 56 3 具体作法 将原账簿记录上的错误的文字 数字全部用一条红线划掉 并使原来的字迹仍然清晰可见 然后在红线上方空白处用蓝黑墨水笔做出正确的记录 并由更正人员在更正处盖章 例 材料账簿 摘要 一栏中 入库甲材料500Kg 3 23误为乙材料 3 32元正确更正 入库乙材料500Kg 3 32元入库乙材料500Kg 3 32元 甲 3 23 甲 23 错误更正 2020 3 24 57 二 红字更正法 适用范围 登记账簿后 发现记账凭证中的应借 应贷会计科目或者金额上有错误 2020 3 24 58 更正方法 1 记账以后 发现记账凭证的会计科目和记账方向有错误 金额无错误 更正 第一步 用红字填制一份与原来科目 借贷方向和金额相同的记账凭证 据以登记账簿 冲销原有错误的账簿记录 第二步 用蓝字重新填制一份正确的记账凭证 登记账簿 2020 3 24 59 例 生产车间领用甲材料780元 填制凭证时将应借科目误记为管理费用 并已登记入账 已登记的记账凭证为 转字第12号借 管理费用780贷 原材料 甲材料780记账凭证更正如下 1 转字第62号借 管理费用780贷 原材料 甲材料780 2 转字第63号借 制造费用780贷 原材料 甲材料780 2020 3 24 60 账簿记录更正如下 原材料管理费用制造费用 1 780 1 780 3 780 2 780 2 780 3 780 2020 3 24 61 2 记账以后 发现记账凭证和账簿记录的金额有错误 而且所记金额大于应记金额 但记账凭证中应借应贷科目并无错误 更正 按照正确金额与错误金额之间的差额 用红字金额填制一张记账凭证 据以登记入账 冲销其多记部分的金额 2020 3 24 62 例 某企业以银行存款购买厂部办公用品2000元 填制凭证时误记为20000元 并已登记入账 已编记账凭证如下 1 银付字第23号借 管理费用20000贷 银行存款20000账簿记录如下 管理费用银行存款 1 20000 1 20000 2020 3 24 63 记账凭证更正如下 2 银付字第67号借 管理费用18000贷 银行存款18000 2020 3 24 64 账簿记录更正如下 管理费用银行存款 1 20000 1 20000 2 18000 2 18000 2020 3 24 65 更正错账的规则 二 红字更正法 又称红字注销 当发现账簿记录有错误时 先用红字金额填制一张与原凭证完全相同的记账凭证 并据以用红字登记入账 以冲销原错误的记账 然后再用蓝字做一张正确的凭证 据以用蓝字登记入账 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 66 三 补充登记法 适用范围 记账以后 发现记账凭证中应借 应贷科目无错误 但所记金额小于应记金额 更正方法 将应记金额与实记金额之间的差额用蓝字填制一张记账凭证 据以登记入账 加以补充 2020 3 24 67 例 企业收到光明工厂偿还材料款计30000元 填制凭证时误记为3000元 并已登记入账 已编记账凭证如下 1 银收字第24号借 银行存款3000贷 应收账款3000 账簿记录如下 银行存款应收账款30003000 2020 3 24 68 更正 再用蓝字编制一张记账凭证 银收字第68号借 银行存款27000贷 应收账款27000 账簿记录更正如下 银行存款应收账款300030002700027000 2020 3 24 69 更正错账的规则 三 补充登记法 又称蓝字补记 当发现账簿记录所记金额小于应记的正确金额 而没有其他错误时 只需将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原凭证借贷方向相同 会计科目相同的记账凭证 以补记少记金额 第二节会计账簿的登记 2020 3 24 70 第三节对账和结账 一对账 核对账目 1意义及作用 对账簿记录所作的核对工作 主要作用是为了保证账证 账账 账实相符 从而使会计信息真实可靠 为编制会计报表提供真实可靠的会计信息 2对账工作的主要内容及方法 1 账证核对 核对抽查或逐笔核对 2 账账核对 总账互相核对方法 编制总分类账户发生额对照表总账与所属明细账核对编制明细分类账户发生额明细表日记账与分类账核对逐笔核对或核对本期发生额 余额会计账与业务账核对逐笔核对或核对本期发生额 余额 2020 3 24 71 3 账实核对 财产物资账存与实存核对 财产清查 4 内外账目核对核对范围 无实物形态存在的债权 债务及存款项目作法 A一方向另一方送对账单或双方互送对账单 B接到对方送达的对账单后 与有关账户记录逐笔勾对 并清理未达账项 其中 银行送达的存款 借款对账单与银行存款 借款账户核对 往来单位送达的对账单与应收 应付款账户核对C编制余额调节表 消除未达账项的影响基本作法 在双方余额的基础上 各自加 减 对方已入账而本方未入账的金额 即 本方账面余额 对方已作入账 本方未入账金额 对方对账单余额 本方已作入账 对方未入账金额 增加减少 增加减少 2020 3 24 72 1比一比 60 30 50 40 2你有的我也得有 加 加 3哇 我们平等了 甲 乙 只要 加上你有我没有的 或者 减去我有你没有的 我们就会完全一样 问题 这2种方法中你认为第 种好还是第 种好 余额调节表 2020 3 24 73 一 账证核对将账簿记录与会计凭证相核对 二 账账核对 1 总分类账中 全部账户的借方余额合计数应同贷方余额合计数相符 2 总分类账中 现金 银行存款 账户的余额数应同相对应的日记账余额