实施PDCA方法提高体系运行有效性

实施实施 PDCA 方法提高体系运行有效性方法提高体系运行有效性 内容简介 王厚和 PDCA 方法是科学管理的工作方法 是开展各项活动的工作程序 ISO 9001 标准自 2000 版开始 直到目前的 2008 版 都建立了以过程为基础的质量 管理体系模式并引入 PDCA 方法 明确指出 PDCA 方法可适用于所有过程 并提供了 PDCA 方法模式和含义 ISO 9001 标准从贯标理念上 提供了八项质量管理原则及科学管理指导思想 在操作方法上 提供了实用的 PDCA 方法 实践证明作为一个组织 从质量管 理体系的建立 运行 修改 换版 新版标准的转换及持续改进质量管理体系 的有效性 按照 PDCA 方法实施 均取得了显著效果 对实现组织的质量方针 和质量目标 提高产品和服务质量 提升质量管理体系运行水平 满足顾客要 求 增强顾客满意 起到重要保证作用 同时也推动了市场的发展 下面结合工程设计行业质量管理体系的实施 谈一下对运用 PDCA 方法的做 法和体会 1 P 策划阶段 是以顾客要求和组织的方针为依据 确立质量目标和过程 进行全面 系统指导和决策 策划工作应对过程的实施 检查 处置和改进阶段 做出全面安排并提出要求 使各个阶段按照策划的安排运作 1 1 满足顾客与设计产品有关的要求 是策划阶段的重要输入内容 1 1 1 工程设计阶段的划分 要满足顾客的要求 根据设计合同要求 工程项目特点 规模 技术复杂程度和重要性 按照 建筑工程设计文件编制深度规定 的要求 确定设计阶段的划分 民用建筑 工程设计阶段 一般分为方案设计 初步设计 施工图设计三个设计阶段 对 于技术要求简单的小型工程 可以在方案设计审批后 直接进入施工图设计 具体设计阶段的划分 还要按照顾客的要求确定 有的工程项目规模较大 由于建设工期紧迫 顾客要求简化设计阶段 不再 审批初步设计 这时应在设计合同中做出不做初步设计的说明 在方案设计审 批后 直接进入施工图设计阶段 为了确保方案设计与施工图设计阶段的衔接 组织应适当提高方案设计深度 在方案设计审批后 应加强施工图设计前的技 术准备工作 相反 有的工程项目虽小 由于顾客对项目的标准 规模 投资严格控制审 批 仍然要求三个阶段设计 组织应予以满足要求 1 1 2 设计项目计划安排的依据是设计合同的要求 对三个设计阶段 应分别编制设计项目计划安排 按照设计合同要求进行控 制 对每个设计阶段控制进度 应列出组织不能控制的客观因素 如审批时间 等 对每个设计阶段进度控制 包括 主专业供图 各专业互提资料 设计 计算 绘图 设计评审 验证 确认活动 时间 方式和人员 以及出图 交 付均应做出明确安排 各个专业根据控制进度 还应制订施工图作业计划 在 市场环境下 有些项目在设计周期压缩得比较短的情况下 应合理安排设计力 量 确保各设计阶段按期完成 1 1 3 确定执业人员职责和权限 做到尽职尽责 设计上岗人员执业资格 应符合国家关于注册建筑师和注册结构工程师执业 资格及管理工作规定要求 确保各级设计岗位人员 按照各级岗位人员职责 权限规定要求执业 对于设计上岗人员的策划和实施要保持三个一致 a 策划的设计上岗人员包括工程设计负责人 各专业负责人 验证人 设计 人 应与本组织规定的 设计岗位人员资质名册 保持一致 b 上岗人员应与各设计阶段图标栏中相应岗位的签署 计算书封面签署保持 一致 c 工程设计负责人 大中型项目 小型项目分别由一级 二级注册建筑师担 任 结构专业负责人 大中型项目由一级注册结构工程师担任 分别与图纸 加盖的一级 二级注册建筑师和一级注册结构工程师执业专用章保持一致 在市场环境下 顾客可以根据设计的需要 选择设计室 项目设计负责人或方 案创作人 在长期的设计实践中 一些责任心强 设计水平高 优质 诚信服 务的设计人 具有较好的信誉 受到顾客的青睐 成为一些重要工程设计的最 佳人选 1 1 4 严格接口管理 明确专业之间接口方式 规定职责分工 确保沟通到位 主专业 工艺 总图 建筑专业 向其它各专业提供图纸 资料 各专业向 主专业反提资料及各专业之间互提资料和附图 电子版 应按照 专业间互 提资料作业指导书 要求 进行职责分工 提供专业 对所提供资料的准确性 接受资料专业 对其资料的适用性 应分别由本专业审核人进行评审 1 2 策划工作是具有全局性的高智能活动 从事策划工作人员 对于工程项目设计投标要求 合同要求及各类工程项目 设计过程比较熟悉 具有对内 对外 顾客 供方 施工方 审批主管部门 组织与技术接口的协调能力 具有相关专业基本技术知识和对各专业的沟通能 力 设计策划人员 对于各专业上岗人员的执业资格 设计能力 技术特长了 如指掌 能够把握用人的正确导向 设计策划工作由组织的技术负责人 主管 技术院长 总工 设计室主任 主任工 设计负责人担任 在组织的体系文 件中 赋予他们承担生产组织和技术管理 指导方面的职责和权限 1 3 策划工作应体现事先指导的原则 1 3 1 确定工程项目的质量目标和要求 根据组织的质量目标并分析工程项目 特点和实际条件 提出适宜的指导性意见 包括设计创优要求 采用新技术 新结构 新材料 新设备的要求 对资源综合利用 节能 节水 节材 节地 的要求以及生态 环保 景观的要求或指导性意见 1 3 2 对一些重点 大型工程 具有纪念性要求或城市重要地段 主干道等景 观要求高的项目 应对构思方案的概念设计提出指导性意见 确保设计理念的 先进性 1 4 策划工作应是层层深入 步步深化 逐步达到细化与完善 工程项目总体设计策划要求确定后 各专业由专业负责人和审核人围绕专业 性问题 展开本专业的深入详细策划 制定具体措施 作为总体策划的支撑 确保总体策划要求的落实 1 5 策划工作应体现动态管理 策划工作随着设计活动的进展 在有变化的情况下 策划的输出应予以更新 在设计过程中 顾客要求发生变化 如工程规模 标准 使用功能及要求完成 日期的变化 应对策划有关内容进行修改 每次修改前 对顾客提供的变更文 件 组织应进行评审 就变更事宜 双方形成协议或合同补充文件 作为修改 的依据 在工程项目设计过程中 如有设计岗位人员发生变化 设计策划文件应及时 修改并再次批准后实施 1 6 策划工作应提供资源保证 a 设备设施保证 计算机及网络设施 计算机应用软件 建立信息网络系统 实现远距离工程设计图纸 电子文件传递技术 为设计人员具有更高的知识眼 界和水平创造条件 b 信息资源保证 组织应不断积累各类工程设计产品信息 建立历年获奖优 秀设计项目库 方案竞赛 中标方案等优秀设计方案库 各类工程设计数据库 为设计工作提供知识营养 为满足顾客要求和提高各类工程设计水平 构筑高 起步的台阶 c 确定过程有效控制必需的文件 如程序文件 作业指导书 服务规范等 d 人力资源保证 根据组织的产品性质和要求 应具有符合国家规定的各类 执业资格的专业技术人员 保持在岗人员技术知识更新 从教育 培训 技能 和经验等方面 使从事影响工程设计产品要求符合性工作的人员 具有所需要 的能力 e 工作环境应确保工程设计产品符合要求 所需要的工作环境及有利于设计 人员发挥才干和成长的环境 1 7 如有设计外包情况 按标准 4 1 和 7 4 采购条款要求 对组织与外包方技 术接口 双方互提有关图纸 数据 资料进行控制 建立接口手续和记录要求 的规定 对双方相互提供的图纸 数据 资料的准确性 适用性 双方都要分 别进行评审 组织对外包设计产品的验证与接收日期 方式 做出安排和要求 1 8 设计策划输出的方式一般为 设计大纲 或 设计计划 对重点 大 型项目还应编制 专业设计大纲 经审批后实施 2 D 实施阶段 按照策划的要求实施过程 是过程有效运行的保证 2 1 确保设计输入的准确性 充分性 适宜性 2 1 1 功能和性能要求 是设计产品要求的具体化 是设计产品的灵魂 功能性即建筑工程项目的使用性能 包括建筑工程用途 规模 能力和相应 的各种指标要求及建筑美学要求 如建筑面积 层数 跨度 高度 医疗建筑 的门诊人次 住院床位 体育场馆座位 图书馆藏书册数 中小学校班次等均 属于能力指标 建设部于 1998 年发布了 工程设计文件质量特性和质量评定实施细则 下 简称 实施细则 按工程类别不同 分别具有七个质量特性 即功能性 安全性 经济性 可信性 可实施性 适应性 时间性 七个质量特性具体内 容 笔者在 质量春秋 2000 年第 11 期 做好设计输入确保设计质量 一文中 做了阐述 工程项目功能要求 在顾客提供的设计任务书等设计基础资料中得到体现 作为设计依据使用 组织收件后 经项目设计负责人组织各专业负责人进行验 证 如有不适用情况 向顾客提出解决 经验证后转入设计输入内容 验证的目的是确保文件和资料的有效性 适用性和齐全性 a 有效性 提供文件 资料应加盖提供单位公章或负责人签字 工程地形图 和地质勘察报告 应由具有国家批准资质的工程地质勘察单位完成 b 适用性 避免接受过时 作废文件资料 c 齐全性 必备文件资料 提供齐全 2 1 2 组织应建立执行法律 法规 条例 设计标准 规范 规程及设计软件 有效版本目录 经批准后实施 进行有效控制 随着上述文件的换版 升版 局部修订和补充 旧版作废 及时修订有效版本目录并再次批准 以保持现行 修订状态 作为设计输入的依据 2 1 3 为设计提供成熟 有效的以前类似设计信息及最新的设计改进成果和信 息 2 1 4 上一个设计阶段的确认意见 作为下一个设计阶段的输入 2 2 设计输出图纸 文件应对照设计输入内容进行验证 使其满足设计输入 要求 2 2 1 确保设计输出产品满足设计深度要求 a 方案设计文件应满足编制初步设计文件的需要 应包括设计说明 总平面 图 建筑平面 立面 剖面图 设计委托或合同中规定的透视图和模型等 对于投标方案设计文件深度 应满足设计招标书要求 b 初步设计文件应满足主管部门和建设方对初步设计文件审批的需要 满足 编制施工图设计文件的需要 包括设计说明 设计图纸及初步设计概算 c 施工图设计文件应满足设备材料采购 非标准设备制作和工程施工 安装 的需要 包括设计说明 各专业全套施工图设计图纸及施工图预算 委托时 d 初步设计和施工图设计文件 在有关专业设计说明书中应包括建筑防火篇 建筑节能篇 根据工程性质需要 如医疗建筑 热能动力站房等项目 需要编 制建筑环保篇 设计图纸中应包括主要设备 材料表 为采购 施工和服务提 供必要的信息 各专业应具备完整齐全的计算书 不对外 内部使用并归档 2 2 2 设计输出应引用产品接收准则 包括设计规范 标准 施工质量验收规 范 标准 以对后续的工程采购 施工 安装过程确保符合设计要求 提供控 制依据 2 2 3 设计输出应具有对设计产品安全和正常使用所必需的产品特性 包括防 火 抗震设防 防爆 防雷电 防洪水 防辐射 防腐蚀 防污染及劳动安全 生产等设计内容 3 C 检查阶段 依据策划要求 对过程和产品进行监视和测量 为过程 和产品有效运行提供评定的依据 根据策划的要求进行监视和测量 检查策划目标完成的效果 检查过程的业 绩和有效性并报告结果 设计评审 设计验证 设计确认及设计输出文件的批 准 属于工程设计产品监视和测量活动 3 1 设计评审的作用是提高设计产品满足要求的能力 提高识别存在问题并 提出改进措施的能力 设计评审按设计阶段进行 包括方案设计评审 初步设计评审和施工图设计 评审 以会审 会签方式进行 在设计评审中 充分发挥组织整体科技优势 和综合实力作用 在长期的工程设计实践中 造就了一批在某些项目方面具有 特长的建筑专家和专业技术专家 如建筑防火 节能 抗震 地基 洁净 环 保 智能化等领域方面的专业技术专家 他们掌握本专业技术领域 国内外现 代先进技术信息及发展趋势 将各专业学术带头人的智慧 经验体现在工程设 计项目上 避免个人水平对外 确保组织设计资质水平不发生偏离 设计评审负责人 执行图纸审核岗位的签署 确保评审意见和改进措施的落 实 严格执行施工图会审 会签制度 验证各专业技术接口的实施情况 对于所 有工程项目都要实施施工图设计会审 由项目设计负责人主持 各专业负责人 参加进行施工图会审 对于重点 大型及管线复杂工程实施会审后 对建筑总 平面图 公艺专业 建筑专业各层平面图进行会签 3 2 设计验证是设计输出成果 满足设计输入各项要求的重要保证 3 2 1 设计验证应严格对照设计输入内容进行 按照各专业校正 审核作业 指导书要求实施 设计校正 审核是设计验证的基本要求和方法 每项工程设计必须做到 经 验证后 对验证记录中的校正 审核意见 设计人 制图人逐条填写修改意见 并签字 表示对校正 审核意见的认可 及时对照校审意见认真修改图纸 计 算书 纠正到位 验证人复核修改无误后 在图纸签字栏和计算书封面上签字 代表某阶段或最终设计产品达到合格状态 对验证出问题的修改 正是对设计 工作中产生的不合格 进行纠正 处置和改进活动 3 2 2 对于重点 大型 复杂的工程计算 除执行校正 审核外 还应采用 变换方法进行计算 实施计算结果的对比复核 或采用类比法进行验证 与已 证实的类似设计进行比较 以确保建筑材料 节点构造 营造做法先进 经济 合理 使设备专业系统设计 管网布置 设备选型达到高效节能 技术先进 性能价格比合理 技术经济性能与指标达到优化程度 3 2 3 评定设计项目质量等级 初步设计和施工图设计成果 经设计评审和设计验证后 由各专业审核人 按照 实施细则 规定要求 评定各专业设计质量等级 院总工根据各专业设 计质量等级 评定整项工程设计质量等级 同时检查是否达到策划的质量目标 等级和要求 3 2 4 对外包设计产品 按照规定的验证方式和要求 由组织的项目设计负责 人和有关专业负责人及组织的技术负责人 对外包方提供的最终设计产品 进 行验证和接收 3 3 实施设计确认 确保设计产品满足规定的或预期使用的要求 也是对设 计成果质量和水平的再提升 3 3 1 设计行业把顾客或政府主管部门对方案设计 初步设计审批和施工图审 查作为设计确认 上一个阶段设计产品的确认意见 作为下一个阶段的输入内 容 经过各个方面主管部门审查 从行业管理角度提出一些有价值的评审意见 遵照国家 行业和地方发布的法律 法规 条例及设计规范 标准提出审查意 见和要求 为完善设计做到与时俱进 对建筑工程项目施工图设计文件的审查 是代表政府建设主管部门进行监督 和审查 经审查合格后 作为工程许可施工和工程竣工验收的必要条件 3 3 2 对确认意见中需要采取补充 修改的内容 应逐项落实 针对方案设计 和初步设计审批文件提出的意见 项目设计负责人组织各专业负责人逐项落实 并得到审批部门和顾客的认可 在下一个设计阶段成果中落实 对施工图审查 意见 通过对 修改意见整改情况回复表 回复意见或通过设计更改解决 3 3 3 设计更改文件是设计产品重要组成部分 与施工图设计文件具有同等效 力 因此无论是由顾客要求的更改 施工方要求的更改 由顾客提出要求设计 更改文件 及设计原因更改 应对设计更改进行评审 验证 确认并批准 评 审还应评价更改部分对设计产品组成部分 各个专业和已交付设计产品的影响 设计更改工作 各专业应同时进行 避免由于更改专业不全 导致更改后专业 之间新增碰漏现象 4 A 处置阶段 依据检查结果 采取纠正和预防措施 是持续改进过程绩 效的推动力 4 1 C A 两阶段紧密相联 针对检查结果 处置 改进工作不可怠慢 对设计验证出不合格的处置 必须紧跟实现 犹如运动员接力赛跑一样 最 后一棒不跑到终点 全项比赛丧失成绩 处置 改进阶段不完成 整个过程未 完成循环 因此 对存在问题的处置率必须达到百分之百 防止不合格品的转 序 4 2 主管部门应每季度或半年定期进行信息汇总分析 提出相应的纠正和预 防措施 4 2 1 技术质量部门对设计评审 设计验证 设计确认记录的分析 由于设计 原因产生的设计更改分析 主管部门对施工图设计文件审查意见 存在的设计 问题 的分析 施工图设计交底质量反馈信息分析 设计质量抽查信息分析等 4 2 2 市场经营部门对工程回访 与顾客沟通服务反馈信息 顾客满意度调查 结果 施工现场服务记录 调研活动反馈信息及业务损失分析 4 2 3 主管体系部门对质量方针贯彻情况 质量目标 完成目标值和要求的实 现率分析 对质量管理体系内审报告 外审报告 管理评审报告 纠正和预防 措施的实施情况及其有效性分析 应特别关注外审报告对组织提出的要求 针对产生的不合格项和体系中存在 的薄弱环节 及时分析原因 采取纠正和预防措施 4 2 4 组织应通过 C 阶段监视和测量取得的信息和数据 采用适当的统计技 术工具进行数据分析 找出具有倾向和规律性问题 快速寻找影响质量问题的 原因 为质量管理体系改进 准确决策提供可靠依据 5 PDCA 方法的特点 5 1 PDCA 方法操作简捷 得心应手 效果显著 5 1 1 PDCA 方法的工作程序理念 逐步深入组织的全员 全过程 提高员工 的质量意识和工作素质并规范工作行为 强调按策划要求实施 从而提高了实 施过程的系统性和严肃性 5 1 2 早在贯彻全面质量管理时期 很多单位在设计 生产 施工现场 开展 群众性的 QC 小组活动 他们针对组织的方针 目标 紧密结合工作的实际 在繁荣建筑创作 工程设计创优 实施科技进步 名牌战略 提高方案中标率 开拓市场方面精选活动课题 采用并实施 PDCA 方法 已有比较长久的经历和 实践经验 所取得的活动成果 反映在组织的业绩提高上 使提高工作效率和 改进产品 服务质量取得显著效果 同时为组织培养了运用 PDCA 方法的骨干 力量 为组织体系 过程采用 PDCA 方法运行奠定了基础 5 2 PDCA 方法的应用具有广泛性 5 2 1 PDCA 方法适用于产品 服务 质量管理体系所有过程 体现了螺旋式 上升 动态循环和持续改进的原则 从组织的整个体系运行 最高管理者 各 个职能部门质量职责 权限的实施 工程项目设计全过程的实施及每个上岗执 行人员所实施的过程 形成无数个大大小小不同的 PDCA 循环并形成网络上一 级的循环 是下一级循环的输入和依据 下一级循环是上一级循环的具体落实 和支撑 a 质量方针 质量目标经过 PDCA 循环运作过程是一个大循环 每年组织的 质量目标从制定或修订 分解到各个部门和工程项目实施 半年或内审时进行 审查完成情况 年终实施考核改进 各职能部门 工程项目各自形成小的循环 形成大环带小环 小环推动大环的局面 每完成一次循环的结果 都有增值 为组织获得质量 经济和社会效益添砖加瓦 b 质量管理体系及过程实施 PDCA 循环的结果 促使员工善于发现改进的机 会和提出改进措施 提高体系的适宜性 充分性和有效性 提高过程能力 不 断完善自我改进机制 c 工程设计产品实现 PDCA 循环的结果 使设计质量和水平得到提升 不断 为顾客提供精品设计成果 做到始于顾客要求 终于顾客满意 d 内部审核的思路和方法 采用 PDCA 循环方法 使内审检查清单的编制和 所列审核条款内容及审核路径体现 PDCA 循环运作 使纠正措施的有效性逐步 达到最好状态 使质量管理体系逐步走向成熟 5 2 2 在组织质量管理体系内 有的 PDCA 循环处于交叉运行 同一个岗位 由于处于不同过程的不同阶段 往往处在同时交叉状态 例如 作为组织的产 品检验人员 执行产品检验 对于组织的大环 是处在 C 阶段 对于他所在的 检验部门的循环 是处在实施阶段 5 2 3 PD