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公文撰写基础知识 重庆建筑工程职业学院师承燕 公文撰写规范 公文是机关应用文的主体 在应用文写作中占有举足轻重的地位 在各级党政机关 企事业单位 人民团体中具有广泛的使用价值和运用前景 公文既是各级党政机关 企事业单位和人民团体进行管理的重要工具 又是任何一个单位实现领导集团意图和指挥意志的重要手段 为指导和规范全党和全国的公文工作 中共中央办公厅于1996年5月3日发布了 中国共产党机关公文处理条例 以下简称 条例 国务院于2000年8月24日发布了 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 国家质量技术监督局还发布了 中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 以下简称 格式 以上两个法规性文件和一个国家级标准 是各级机关 企事业单位和人民团体在公文工作中必须遵循的准则 规范性既是公文的特点也是制发公文的要求 它指的是 公文内容必须符合党和国家的法律 法规 方针 政策及有关规定 公文格式 行文程序等均须按照 条例 办法 格式 等法规的统一规定处理 从写作的角度看 公文的这一特点主要体现为体式的规范性 从公文文种的使用到文面形式和各种附加标识的确定 党和国家都有明确具体的规定 甚至用 国家标准 予以规范 这在整个写作领域中是独一无二的 公文写作采用规范的体式 目的是维护公文的严肃性 保证公文的准确 完整 统一 有效及正常运转 约定俗成在公文写作中探索和总结的一些已被公认的原则和规律 法定使成我国最高权力机关已经确定或明文规定的有关公文从制作 运转到管理的若干标准 公文撰写常用规范 一 规范使用数字 公文写作离不开数字 数字与一些量词结合 用以表示人和事物的数量 目前我国通用的数字 大写汉字小写汉字阿拉伯数码 数字在公文写作中的运用 不但是一个严肃细致的工作作风问题 也是一个运用方法问题 数字运用得当 有利于提高公文写作的质量 运用得不好 由于公文是办理公务的一个文字工具 其后果是不堪设想的 新 办法 第二十五条规定 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 撰写公文时数字的运用 一般掌握以下几点 阿拉伯数字的用法 公文中使用的数字 凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方 均应使用阿拉伯数字 在表示数量 长度 高度 面积 体积 重量时 要使用阿拉伯数字 汉字数字的用法 在公文撰写中 有些地方又不能不使用汉字 成文日期行政机关公文要使用小写汉字表示成文日期 如 二 一一年三月八日 党的机关可以使用阿拉伯数码表示成文日期 如 2011年3月8日 部分结构层次序数新 办法 第二十五条规定 公文中的结构层次序数 第一层 一 第二层 一 第三层 1 第四层 1 数字作为词素构成定型的词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩的语句时 就使用汉字 如 一国两制 二个基本点等 成语 缩略语 百年树人 四不像等 邻近两个数字 一二三四五六七八九十 并列连用用以表示概数 如一二月 三四天 五六种等 二 规范使用名称 同一名称在同一篇文稿中不止一次出现时 力求名词划一 防止前后不统一的现象发生 运用同类名称时 注意排列次序 同级党政领导职务一起连用时 一般情况下应以党委负责人在前 行政负责人依次在后的排列 同级机关一起连用 按照各自的法律地位和使用的习惯 使用简称 要按一般习惯用法去写 不要随意生造 各种事物名称连用时 要注意相互之间的概念属类 不要把相互不包含的不同概念排列在一起 如 职工 工人 市民 工人 学生 三 规范运用标点符号 目前各类文章通用的16种标点符号 在公文写作中基本都可以用到 只是感叹号 问号 省略号用得少一些 应注意标点点在格内 逗号 顿号 句号 分号 冒号 问号 感叹号等 均应占一格而且要点在四分之一格的地方 引号 括号 书名号 原则上两端均应各占一格 要注意标点应尾随文后 原则上每行第一格内不得有标点 这是由鲁迅先生最早倡导的 遇有回行的情况时 逗号 顿号 分号 冒号 句号 感叹号等标点符号 一定要尾随文后 点在文末框线的近处 引号 括号 书名号的一部分也不得回行 公文撰写的基本要求 一 内容方面 要同制文机关的职权范围相一致 不可越权行文 要充分体现党和国家的方针 政策和法规要求 符合公务活动的客观规律 材料 情况要真实 观点要统一 重点内容要突出 要合乎保密要求 二 词章方面 结构要合理 层次要清楚 遣词用句要准确 语言要庄重 平实 论理要合乎逻辑 用语要符合语法 三 形式方面 要符合党和国家规定的公文体式 如公文名称 格式 行文关系等 坚持一文一事制度 正确使用汉字和标点符号 使用数字 简称用语等要规范化 篇幅要简短 力求言简意赅 公文撰写的基本技能 一 公文主题的提炼明确表达意图 从材料中提炼切合题意的基本观点 提炼观点要着眼于全局 提炼观点要具有预见性 超前性 发展性 提炼观点要采用比较的方法 使其具有辩证性 二 撰写公文如何做到 短小精悍 丢掉 怕 字 一些公文写得长 与 怕 有关 向上行文 生怕陈述的理由不充分 交待的根据不充足 生怕有些关键的提法不能引起领导的注意 因此就 多多益善 本可以一处着墨就行了的 非要多处用墨 结果造成语言反复重叠 向下行文 生怕下级不明白 理解不透 就反过来掉过去地讲道理 致使语言累赘 不要 八面照顾 避繁就简 繁 主要指现象拼凑 事实罗列 缺乏概括 也就是通常讲的 流水账 简 主要是指要注意综合分折 寻求规律 讲究概括 显示本质 厚积薄发 所谓 厚积 是指占有材料要多 撰写工作总结 报告或写一篇情况通报 简报 事先必须占有材料 在此基础上形成主旨 主旨一旦形成之后 具体起草的时候又必须对占有的材料进行筛选 把那些具有代表性 即说明问题本质 的材料精选出来 写进公文里去 摒弃 套话 套话就是没有什么实际意义的话 它有损于公文的实用性 不是不能用套话 而是反对千篇一律的套话 因为不仅会把公文写 死 了 而且占去宝贵的篇幅 舍得删除 草稿完成后 要通过修改 把那些可用可不用的字 词 特别是句子删掉 删除叠床架屋的用语 化冗长的句子为短小精悍的句子 总之 要字斟句酌 力求精炼 以少胜多 三 公文用语要庄重平实 庄重 即庄严郑重 平实 即言之有理 言之有物 语言朴素无华 表意真真切切 不能 雾里看花 也不能 水中望月 使用书面语言使用标准语言切忌滥用文学语言 公文处理方面若干问题 公文管理机构 条例 第五条 办法 第七条 规定 各级党政机关的办公厅 室 是公文处理的管理机构 主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作 文秘部门或专职人员主要职责 条例 办法 规定 公文由文秘部门或专职人员统一收发 审核 用印 归档 销毁 文件的制发 撰写 核稿 签发 校对 缮印 监印 封发 发文流程 ppt收文的处理 签收 登记 分办 拟办 批办 传阅 承办 催办 文件的管理 平时归卷 年终立卷 查阅 归档 加密公文的处理 正确确定密级 在规定的保密期限内按规定的范围发放 登记 传阅 保管 一切密件的誊抄 印制都要指定专人 确定专点印刷 对超过印制规定和作废的部分要监督销毁 密件应由机要通信部门递送 绝密文件内部传阅 接交都要有一定的手续 应指定专人办理 尽量减少接触人员 个人不得长时间保存秘密公文 对因工作需要而借用的秘密公文 要及时进行清退 公文的稿本 草稿 是公文的原始稿件 供修改 讨论 审批用 按成熟过程可分为一稿 二稿 三稿 修改稿 讨论稿 征求意见稿等 定稿 即最后完成稿 它是文件的标准稿本 是印制正本的依据 正本 具有标准格式并签署或盖章 副本 亦称抄本 是正本的副本或复制本 主要供参阅 备查用 存本 指留存的正本 备工作查考用 试行本 或暂用本 一些法规性文件 在内容尚不成熟时 先以试行本 暂行本 发行并试用 公文的拟办 拟办 是指文秘部门对来文如何处理所提出的初步意见 供机关领导人或有关负责人定夺 拟办的意见似请示或建议 拟办 栏签署的内容 一是阅知类 即只写明请某某领导同志阅知 不提出任何具体意见 二是阅示类 即只要求某某领导同志给予批示 但不提出具体要求 三是建议类 即不但要写明文件的传阅对象 还提出一些有关意见 四是评议类 即不但写出评论性意见 还提出相应建议 公文的批办 批办 是机关或部门领导人对公文应如何处理所做的批示 公文的承办 承办 包括对上级指示的贯彻执行 本级机关公文的下达 下级机关的请示 报告的处理 这里讲的 承办 既含办文 又包括办事 通过公文形式完成承办的是办文 以其他形式完成的是办事 公文的归档 文书部门将办理完毕的文件经过整理 移交给档案室保管 称作归档 把这项工作作为一项制度执行下来 叫做归档制