安排值班工作ppt课件.ppt

第三章办公室日常事务处理 任务三安排值班工作 任务三安排值班工作 知识目标 掌握值班工作的内容和要求技能目标 能够编制值班安排表和正确填写值班记录 任务三安排值班工作 会说会写会做事会做人 1 含义值班 是指单位为了保证办公室正常的工作秩序 确保信息畅通 杜绝 空岗 脱岗 现象 在节假日 双休日及正常下班后 安排专人负责处理有关事务的方式和制度 作为单位窗口的办公室 通常要负责组织安排或参与值班工作 一般地来说 单位是实行兼职轮流的值班制度 一 值班的含义与分类 会说会写会做事会做人 2 分类 1 综合值班 即负责处理本单位各项事务的值班 如大中型单位的总值班室 2 专项值班 即只负责处理某一项事务的值班 如单位内部各职能部门的值班 会说会写会做事会做人 1 固定值班 即由专门人员负责的值班 如秘书机构的日常值班 2 轮流值班 即由不同部门 不同职务的人员交替担任的值班 如节假日值班 会说会写会做事会做人 2 分类 1 永久性值班 单位专门设立的值班室 2 临时性值班 针对某一项任务在某一段时内进行的值班 在某些单位和专业部门 还设立专职人员组成的常设值班室 昼夜轮班值守 会说会写会做事会做人 2 分类 二 编制值班表 1 列出值班时限和具体值班时间 2 按照要求填入值班人员姓名 3 标明值班的地点 4 标明负责人姓名或带班人姓名 5 须用简明的文字标明值班的工作内容 6 标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名 会说会写会做事会做人 某集团公司国庆放假值班表 会说会写会做事会做人 值班表 会说会写会做事会做人 值班表 三 值班工作的内容 会说会写会做事会做人 1 负责信息沟通和通讯联络 接受并登记紧急文件 临时性的会议通知 会说会写会做事会做人 2 负责公务接洽和来访接待 会说会写会做事会做人 外来人员登记表 会说会写会做事会做人 来访接待记录表 编号 值班人 会说会写会做事会做人 3 处理突发事件确保安全 2 具体办理 如立即向领导报告 接受领导指示 迅速部署工作 或就近组织人员抢救抢险 或依靠邻近单位或部队 或保护事故现场 或配合保卫部门搞好工作 有时为将损失减小到最低程度 在领导人未批示前可采取临时应急措施 会说会写会做事会做人 4 做好值班记录保持工作连续 值班记录主要包括值班登记及值班日志 值班登记主要对外来的信函 电报 反映情况 外来的电话等 进行认真登记 让接班人员保持工作的连续性 值班日志是将值班过程中接收的任务及完成情况 收到的各方面的信息及处理情况 备忘事项等 在有固定格式的本册上记载下来 以便与其他值班人员交流和事后查考 值班日志 会说会写会做事会做人 值班工作视频 会说会写会做事会做人 四 值班工作的要求 会说会写会做事会做人 四 值班工作的要求 1 热情服务 照章办事值班人员不仅要为领导服务 为上级服务 为单位内部各部门和下级服务 为客户服务 在服务中 对待每一项工作都要做到严肃认真 不能轻率处理每件事 不能放过收到的信息中的每个疑点 更不能越权办事 2 问明情况 做好记录无论什么时候接到的电话 不论事情大小 都要问明情况 如来电者姓名 单位 职务 职业 来电时间 反映情况的内容等 并一一认真做好记录 有条件的还可配备录音电话 会说会写会做事会做人 5 值班工作的要求 3 重要情况 及时报告所谓重要情况 是指突然发生的重大事件 重大灾害 重大事故等 或者是需要上司立即知道 决策 采取措施 亲临现场处理的问题 凡属此类情况 值班人员要及时报告相关领导 并迅速按领导指示承办 4 完成工作 办理交接一些能在值班时间内处理好的事务 当班人员尽量处理完 上一班的值班人员应把值班情况 特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚 并按照规定的时间 程序做好交接工作 以保证值班事务的连续性 会说会写会做事会做人 案例 据 中国青年报 4月30日报道 H省A市委近日向全市发出通报 对擅自离开工作岗位造成工作严重失职的原市政府副秘书长P 免去其市政府副秘书长 市政府办公室党组副书记 市政办公室正处级督察员职务 调离市政府办公室 会说会写会做事会做人 案例 据了解 在防治某重大疫情的严峻形势下 身为防治重大疫情指挥部综合住处组负责人的P 却撤离工作岗位长达5小时之久 4月26日下午 P主持召开了有关部门相关人员会议后 未按要求及时把会议情况反馈给指挥部 又应约与一个体老板等人在某大酒店吃晚饭 然后又到歌厅唱歌 在此时间内 市重大疫情指挥部多次电话与其联系 都没能联系上 会说会写会做事会做人 思考与分析 1 从工作职责角度分析其免职的原因 2 非常时期 秘书人员应该如何作为 会说会写会做事会做人 案例视频 会说会写会做事会做人 课堂实训 国庆节期间 公司将按照国务院的有关规定 放假7天 为了加强国庆期间公司的安全保卫工作 公司安排了值班 10月6日 轮到办公室高山秘书值班 到午夜时分 高秘书忽然接到保卫的电话 说有一个自称是张总亲戚的陌生男子要找张总 说有急事要找张总 高秘书接到电话后该怎么做 会说会写会做事会做人 课堂实训 天地公司高秘书接到保卫电话后 他应该这么做 课堂实训 请根据下面的案例 模拟做一份值班记录元旦上午 大草原畜牧科技公司 秘书小李在公司值班 他共接待和处理了这几件事 A 天山乳业公司张秘书来电话联系 该公司王总拟于元月三日上午登门拜访 大草原 陈总 小李请示陈总同意并定好时间后 以电话答复了 天山 张秘书 B 公司部分员工推选三位代表给送来一封联名信要求公司为他们加工资 小李热情地接待了他们并将信收下 诚恳地表示第二天一上班就会送给总经理办公室孙主任 一定给大家一个明确的答复 代表们高兴地走了 C 街道办事处来人 要求各单位加强元旦春节防火工作 并要求各单位一位主管领导元月4日上午10时到办事处参加安排部署此项工作的会议 经小李电话联系 因公司主管安全工作的赵副总上午去南山