出差及报销管理规定

出差及报销管理规定 出差及报销管理规定出差及报销管理规定 政策制定行政部审 批高颖睿 政策编号AD 02生效日期2015 年 3 月 10 日 一一 总则总则 为了有效控制差旅费用的支出 提高各类人员的办事效率 特制订本制度 本管理规定适用于盛拓传媒旗下盛拓时代 北京 信息技术有限公司 北京皓辰网域 网络信息技术有限公司 北京泡泡信息技术有限公司 联合商情 北京 广告有限公司 联合商情 北京 广告有限公司广州分公司 联合商情 北京 广告有限公司上海分公司 及北京盛拓泡泡广告有限公司的所有正式员工因公司业务需要到北京市以外之地方办理公 务者 二二 出差审批出差审批 1 出差人员均需提前 3 天填写 出差申请单 注明出差地点 事由 天数 所需资金 经部门总监复核后 再按 审批权限 规定报送相关权限的领导审批后方可执行 其 中 1 万元以上的境内差旅费以及境外出差差旅费需由主管总经理 主管副总裁 EVP 或 CEO 共同审批后方可出差 2 经理级及以下员工出差 须由部门总监或主管副总裁审批 高级经理级及以上人员 出差 须由主管副总裁审批 副总裁级出差 须由 CEO 审批 3 所有员工境外出差一律由 CEO 或 EVP 审批 未审批前不得产生相关机票等费用 否 则因此产生的成本由责任人承担 4 若遇情况紧急且具有审批权限的领导不在时 须电话请示并在 出差申请单 中注 明 待回程后补办签批手续 三 差旅费报销范围 差旅费报销范围 1 交通费 包含以下内容 1 出差人往返城市间交通费 保险费 购票手续费 因公的行李托运费 2 差旅城市市内交通费 2 住宿费 3 客户或合作伙伴招待费用 4 其他本规则未列明但因公的费用 5 说明 境外出差如果是厂商邀请的 报销目的国机场餐费和目的国境内交通费 如 果是公司自费的 报销住宿费 交通费和上网费 出差及报销管理规定 一 交通安排及标准一 交通安排及标准 1 员工出差时 应根据路程远近和时效要求选择直接 安全的交通工具 并在 出差 申请表 中预先说明 1 商务车标准 公路 级别标准 CEO 自驾车 带司机 其他各级别管理人员及员工自驾车 带司机 使用本条必须先提前申请 原则上不推荐 2 火车标准 卧铺 级别标准 各级别管理人员及员工硬卧 3 火车标准 高铁 动车 级别标准 各级别管理人员及员工二等座 4 飞机标准 注 注 1 如乘超标准座舱或座位 差额部分自行解决 公司将不予报销 2 在时间不紧急的情况下 员工出差应选择以上交通工具中价位最经济的交通工 具出行 3 出差线路需选择直接和经济的线路 无正常理由绕道 公司不报销绕道的任何 费用 4 飞机票提请前三天统一由公司行政部门负责订票 特殊情况自行订票必须书面 说明原因并报部门总监签字批准 如不提前三天定票 票面值高于全价 6 折以 上的部分 公司不给予报销 由个人承担 5 出差期间的公务交通费用出差期间的公务交通费用实报实销 发票背后需注明 级别标准 各级别管理人员及员工一律经济客舱 出差及报销管理规定 起止地点 公共交通车除外 私事交通费用一律不得报销 二 二 住宿标准住宿标准 1 员工出差应入住公司在当地的签约酒店 各地签约酒店见附件 若没有签约酒店 应选择距离办公地最近且符合公司住宿标准的宾馆 凭出差地的住宿发票报销住宿费 用 发票超标按标准报 发票未达标按发票实报 2 出差地区分类 出差地区出差地区分类分类 一类地区 北京 上海 天津 重庆及各省会城市 沿海地区经济特 区城市 国内地区国内地区 二类地区一类地区以外的其它地区 发达国家美国 加拿大 日本 南韩 新加坡 巴西 欧洲各国 国外地区国外地区 一般国家除发达国家之外的其它国家 港澳台地区港澳台地区香港 澳门 台湾 2 出差地没有与公司签约酒店的按以下标准执行 国内地区 单位 元 国内地区 单位 元 国外地区 单位 美元 国外地区 单位 美元 人员级别人员级别 一类地区一类地区二类地区二类地区 港澳台地区港澳台地区 发达国家发达国家一般国家一般国家 总监级以上 人员 500400 1000 港币以 内 200 美元以 内 150 美元以 内 其他人员 300250 800 港币以内 150 美元以 内 100 美元以 内 3 住宿报销相关说明 1 两人同性别一起出差 只能按 1 人住宿费用标准报销 3 人一起出差 按 2 人 标准报销 以此类推 不同职位人员可按两人中高职位员工的报销标准额度报 销 2 出差人员由接待单位接待 一律不予报销住宿费 住在亲友家的 每日补贴 100 元 3 出差人员入住出差地签约酒店 需提前与当地行政相关人员联系预定 并在入 住酒店办理手续时告知酒店办理人员为签约酒店 享受签约价格 在报销时按 照签约价格报销 如入住签约酒店未提前与当地行政相关人员联系预定导致实 际入住价格高于签约价格的 高出部分由个人承担 公司只按照签约价格予以 报销 出差及报销管理规定 4 出差人员住宿费标准原则上按规定标准执行 有新闻媒介采访 会见地方政府 官员 和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况 在总经理 允许的前 提下 可按实报销 5 各级别人员在各自的标准内实报实销 实际发生金额或发票金额低于标准金额 按发票金额报销 6 同行员工应尽量入住同一酒店 所有员工不论级别均应入住标准房间 两人以 上出差且同性别的员工必须合住同一房间 公司总经理以上人员出差 可单独 住宿 三 就餐费用 三 就餐费用 员工境内出差就餐费用如果属于第四条招待费用按照公司招待费的流程执行 如果属于个人就餐费用 不予报销 境外出差餐费每人每天报销标准如下 国外地区国外地区 港澳台地区港澳台地区 发达国家发达国家一般国家一般国家 100 港币以内30 美元以内20 美元以内 四 招待费用 按公司招待费的流程执行 四 招待费用 按公司招待费的流程执行 四四 费用报销费用报销 1 酒店费用报销须同时提供明细消费清单 且只能报销住宿费用 在酒店发生的洗衣 费 房间酒吧费 个人早 午 晚餐费 健身费等涉及个人费用内容 均不属报销范 围 2 凡与原 出差申请单 规定的地点 天数 人数 交通工具不符的差旅费不予报销 因特殊原因或情况变化需改变路线 天数 人数 交通工具的 需经总经理 财务总 监签署意见后方可报销 3 出差借款时 本着 前帐不清 后账不借 的原则 延误工作责任自负 特殊情况 由 CEO 特批 对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的 追究财务经办人及负责 人的责任 4 下列费用准许凭发票报销 因公务之长途电话费 上网费 传真费 需提供明细单据 因公务在当地租车费用 5 所有交际应酬费用的报销按公司相关规定执行 出差及报销管理规定 6 由对方邀请并提供交通和食宿条件的公司不再报销该费用 7 本制度中没有明确可以报销的费用项目不予报销 8 所有外币支付报销以人民币结算 结算之汇率是以财务部所指定汇率 若有实际外 币对换证明或银行信用卡对账单除外 五五 出差流程出差流程 1 1 出差审批出差审批 1 员工出差前先填写 出差申请单 按本规定签批 2 2 申请借款申请借款 1 如需借款 员工可以根据已获批准的 出差申请单 申请借款 申请借款需填写 借款单 并按要求签批 3 3 交通 酒店预订交通 酒店预订 1 员工出差预订机票 火车票和酒店 机票原则上只能在公司签约售票机构预订 并争取最低折扣 2 员工须妥善保存交通费票根 由于个人原因遗失 损毁者 报销时相应交通费用 自理 4 4 报销差旅费报销差旅费 1 出差返回公司 3 天内 报销人员填列 差旅费报销单 经主管领导签字后交到 行政部进行审核 财务部依据审核后的票据审核报销 按财务要求整理票据 签批后 办理报销 2 如有借款 报销人员需在报销单据上注明借款金额 如有特殊情况暂时不能还款 应做出说明并在差旅费报销之后即到财务部履行还款 销账手续 3 各部门审核人员要仔细审核出差人员的差旅报销票据 如果有超标的或超期的一 定要在 差旅费报销单 上注明 4 财务部应认真核对员工出差申请及所有报销凭证 确保报销金额无误 单据合法 齐全 且费用报销单上的预支款项金额与借款单相符 不符合财务报销制度的票据一 律不得报销 第五章第五章 附则附则 第一条本制度解释权归行政部 监督执行权归行政部 第二条本制度自颁布之日起正式执行 出差及报销管理规定 行政部 2015 年 3 月 2 日 出差及报销管理规定 附件一 出差申请单出差申请单 部门 出差人姓 名 职务 费用承担部门 出差天数共计 天同行人 出发时间返回时间 出差地 点 交通方式公路 铁路 航空 往返交通 费 市内车费 交通 预计交通费 用 其他交通 费 预计费 用合计 预选宾馆名称 预计住 宿费用住宿 预计住宿单日费用 其他 预计其 他费用 预计出差费用 合计 出差事由 必须详细填列 如拜访客户 需列出客户名称 如未提前 3 天提交出差申请或预定票务 请说明原因 申请人签字 日期 部门总监签字 同意 不同意 日期 网站总经理签字 同意 不同意 日期 EVP 签字 同意 不同意 日期 CEO 签字 同意 不同意 日期 需行政部门代订项目 请填写 去程票务机票 航班号 火车票 车次 共 张 返程票务机票 航班号 火车票 车次 共 张 酒店预定 酒店 入住日期 年 月 日至 年 月 日 出差及报销