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第四章确定会展服务商 展览场地的选择确定会展承建商确定会展物流服务商会展旅游的代理服务 第一节展览场地的选择 一 展览中心概况 一 我国展览中心的建设现状 现代化展览中心兴起不完全统计 从1998年到2003年间 全国新建的展览面积在1万平米以上的现代化展览中心达30多个 全国展览馆数量及增长情况 我国展览中心发展中存在的问题 缺乏准确规模定位重复建设问题规划布局不合理 我国展览中心的发展趋势 展览场馆建筑规模大型化展览场馆功能综合化展览场馆智能化水平趋高政府继续加大对展览中心建设的投入 二 现代化展览中心的特征 规模宏大设施齐全智能化规划设计 以人为本 经济实用政府支持 世界展览中心的发展趋势 数量在增加规模在扩大现代化水平更高小型的展览场馆在消失 三 展览中心的设计过程 市场需求调研对举办过的展览项目分经济领域 展会规模和举办周期等因素进行分析对展会观众分专业客户和最终客户进行结构分析和需求分析确定展览中心面积及功能分区专家论证 四 展览中心的规划设计原则 市场空间大周边交通基础配套设施发达外部直达各展览场地中心内部交通便捷展览场地灵活可分展厅的同等价值性轴向对称 利于方向辨别展厅设计体量比例适中服务和休息场所均匀分散建设采用分期扩建保证经济效益 低成本 注重生态保护 二 会展场馆的选择 展馆形象展馆性质展馆展厅大小及调整的可能性展馆的配套设施水平展馆的规定是否公平合理展馆对外交通是否方便展馆的展期安排 三 会展场馆的基本配置 一 公共设施会场设施电梯公共广播卫生设施公共照明 二 租赁设施 空气开关箱中央空调信息点视听设备 四 配套服务的设施设备 停车场餐饮商务中心小卖部公共通讯设备 五 增值配套 展会查询热线网站建设导展 导会设施智能卡出入管理系统 新慕尼黑展览中心展馆介绍 重庆展览中心 中国国际展览中心 上海世贸商城 上海新国际博览中心 上海新国际博览中心 上海展览中心 上海展览中心 第二节确定会展承建商 案例与分析 即将参加MODERNLIFE礼品展的北京某服装服饰有限公司的总经理最近一直在为展台搭建的事犯愁 他指着桌上堆着的几十封花花绿绿联系业务的信函告诉记者 这都是展览公司发给他的 他已经谈了几家 价格倒是挺好商量 可是对他们的业务能力不了解 真不知道该信谁 到底选哪一家呢 这个问题其实许多参展商也深有同感 光是北京地区就有1700多家展览公司 在国际展览中心从事搭建服务的企业就有350多家 其中皮包公司有之 胡建乱干的也不在少数 为了减少参展的风险 参展商可以考虑选择主场搭建商为其搭建展台 当然首先要进行充分的比较之后再作出决定 以保证展会成功 选择主场搭建商 主场搭建商就一定值得信任吗 总经理陷入了困惑 展位承建商的选择 展位承建商的技术室内设计与装潢技术工程结构知识制图和模型方面的知识照明 给排水 电子机械方面的知识图片和表格的布置展架展具 施工材料和展台施工的知识 展位承建商的选择 与办展机构或参展商的沟通对于展位设计目的的理解展位的艺术表现 表达主题和形象展位设计的功能性 展位承建商的选择 价格是否合理是否熟悉展览场地及其设施是否能够提供展位维护保养服务 指定展位承建商的方法 一个展会可以选定一个或几个展位承建商来为参展商提供展位搭建服务 标准展位的最低配置有三面围板 展位楣板和常规照明 有的还设桌子 椅子 普通电源 甚至地毯 空地展位可以根据参展商的需要搭建成各种形状 但是对承建商的设计和承建能力要求较高 指定展位承建商的方法 招标公开招标选择招标两阶段招标 第三节确定展会物流服务商 确定展会物流服务商 导引案例案例一 展品运输中的包装问题案例二 赴俄运输展品的失败分析 案例一和二分别阐述的是物流服务中哪个环节的问题 参展商和组展商应当从中吸取什么教训 确定展会物流服务商 会展运输代理商是组办方为方便参展商而为其准备的备选服务项目 参展商可以自行选择 参展商也可以自主安排货物的运输 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 一 运输管理联络运输代理成员中必须有会说流利的英语 德语 法语和展览会举办国家或地区的主要语言的人 运输代理必须在展览会设立全套办公设施 或在合理的距离设立办公设施 必须具备联络用的国际电话 传真 电子邮箱等 运输代理必须提供详细 有效的邮政地址 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 海关手续展会组织机构和代理共同为展会设立临时免税进口手续 对于汽车之类的展会 运输代理还需要担保或交保证金 与海关商妥现场工作的时间和期限 参展商有义务向运输代理提供全套准确的相关文件 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 搬运操作运输代理必须熟悉现场 拥有合适设备和有经验的搬运工运输代理要在现场或附近安排仓储地空箱应当存放在现场或附近 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 二 报关代理的工作准则联络展前客户联系单证办理及通知 国际展览运输协会对会展运输代理的工作准则 最佳运输现场支持展后处理 国内运输代理 来程运输回程运输指定国内运输代理时的注意事项运输时间要提早安排 交箱日期 办理手续日期 发运日期 抵达目的地日期 到达会展场馆日期 回运日期等 运输线路和方式为参展商安排最佳运输线路和方式 国内运输代理 包装要求费用问题保险 海外运输代理 运输方式有关文件明确告知参展商提供各种文件的具体时间1 关于展品和相关物品的证明和文件2 运输单证 包括装运委托书 装箱单 集装箱配装明细表 提单 运费结算单等3 海关单证 报关函 报关单 清册 进口许可证 发票等4 保险单证 海外运输代理 海关报关1 ATA形式一种准许货物免税暂时进口的报关制度2 保税形式3 再出口形式4 进口形式 会展运输注意事项 全部或部分展品未及时运到展品因包装不好而破损缺少单证包装箱出现问题运输方式导致的问题巡回展的运输 案例分析 中国厦门外轮代理有限公司 中国厦门外轮代理有限公司是经国家交通部 外经贸部批准的从事国际运输船舶代理和国际货运代理业务的企业 公司秉持 以人为本 提供完美服务 以诚为先 谋求共同发展 的经营理念 经过多年发展 与世界上一百八十多个国家和地区的客户建立了密切的业务联系 将国际经贸和航运领域的知名品牌 PENAVICO 的美誉传播到世界各地 现公司已形成集船舶代理 客货运代理 空运代理 租箱代理 国际集装箱运输为一体的海 陆 空代理服务体系 成为中国东南沿海最大的国际船舶代理企业 知名的国际货运代理企业和专业化综合物流提供商 案例分析 中国厦门外轮代理有限公司 厦门外代会展项目部系由厦门外代国际货运有限公司和厦门外代报关行有限公司联合成立的专业会展物流服务提供商 2002年厦门外代取得国家外经贸部批准的国际展览品运输报关许可证 成功代理了 第五 六届中国投资贸易洽谈会 第六 七届台交会 全球展品运输 报关代理 成为厦门地区首屈一指的全方位 专业展品物流服务商 外代会展项目部可以为展商提供一站式服务 项目部就整个参展过程建立项目负责人制度 紧密联系组委会以便双方能够及时 方便的沟通 协调 保证信息的畅通 各项工作的顺利进行和对外联络的一致性 以下是展品物流配送流程说明 展品配送流程示意图 第四节会展旅游代理服务 会展旅游代理服务 会展人士的旅游目的商务考察休闲观光 会展旅游代理服务 展览旅游的运营模式不能独立于展览活动之外 展览旅游的运营模式可以简单概括为以人为核心 以展览活动为基础 既为展览活动的旅游属性服务 又进行游 购 娱等外围活动以及外围观展游客的组织 会展旅游代理服务 市场化不够外部环境亟待改善重硬件轻软件 重展轻会国际品牌的会展少对会展旅游业缺乏科学研究 会展旅游代理服务 旅行社业 景点方面为参展者提供的产品稍显不足 展览业与旅游业在把握 引导和满足客源的多种需求商合作欠佳 目前越来越多的以旅行社业为主导的大型旅游集团进入展览旅游市场 一些大型的旅游集团如上海锦江 中青旅 春秋旅行社等已经加入了国际会展组织 开发会展旅游市场 会展旅游代理服务 旅行社进入展览旅游市场的产品策略在服务上 将展览期间的酒店 接送 餐饮等基本服务做成主体产品 将其他配套服务及产品做成菜单 由客户根据需要灵活选择 在形式上 旅游产品应广泛采取半包价 小包价等形式 中短线为主 组团灵活 在内容上 主要是投资考察游等专项旅游产品 短平快的城市周边游 会展旅游代理服务 整体促销旅游业和展览业联合起来 实现会展旅游的整体促销 会展旅游代理服务 组团服务旅行社应同会展公司分工协作 旅行社安排应既有集体活动又有分散活动 可以随时根据情况改变行程 临时增减内容 帮助参展团提高工作效率 提高参展的附加值