内部沟通控制程序

内部沟通控制程序 1 目的 规定内部沟通的程序 方法和内容 确保 内部不同层次和职能之间得到有效的相互沟通和协调 促 进工作高效进行 保证公司的方针政策得到贯彻和实施 确保质量管理体系有效运行 2 范围 适用于公司上下 级之间 同级人员之间 部门之间及会议 文件请求 汇 报 告知等质量管理体系过程的沟通 3 职责 3 1 行政 部负责内部沟通有效性的管理 3 2 副总经理负责内部沟 通的领导 主持召开公司总经理办公会议和生产经营会议 并负责总 3 3 各部门负责人负责本部门对外和对内的沟通 工作 主持召开部门协调会议和本部门的内部会议 将本 部门的工作部署传达给员工 回复员工的工作请示 汇报 将本部门的重大或特殊情况和问题向副总经理汇报 由副 总经理向总经理报告并回复 保持部门与部门之间的沟通 与配合 3 4 品质技术部经理负责主持召开品质技术会议 并负责会议决议 决定的编审 3 5 生产部经理负责主持 召开生产会议 并负责会议记录及会议决议 决定的编审 3 6 销售部经理负责主持召开销售财务会议 并负责会议 记录及会议决议 决定的编审 3 7 行政部主任负责主持 召开行政人事会议 并负责会议记录及会议决议 决定的 编审 3 8 行政部主任负责总经理办公 扩大 会议记录拟 制工作 4 程序 4 1 文件 信息沟通 4 1 1 文件沟通 本公司可 以通过文件的形式传达上级方针政策和精神 安排和布置 工作 通报工作情况 表彰有关部门和人员 从而达到沟 通的目的 文件的制定 签发执行 文件控制程序 4 1 2 信息沟通 各部门负责的重大事项 活动应提前做好 上下沟通 各部门信息的报送填写 内部沟通单 4 2 会议沟通 4 2 1 会议类型 4 2 1 1 大型会议 本 公司召开的全体员工会议 如 动员大会 表彰大会等 4 2 1 2 例行会议 在固定时间召开的办公 生产会议 如 总经理办公 扩大 会议 生产 经营会议 部门例会会议 等 4 2 1 3 临时会议 工作过程中为保证工作顺利开展 而召开的临时性会议 如 抗台准备会议 4 2 1 4 专题会 议 针对某问题专题召开的会议 如 营销 技术 企管 等工作会议 经济分析会议 新产品鉴定会议等 4 2 2 会议管理 4 2 2 1 大型会议 根据公司具体情况而 定 一般为年终或年初召开 由行政部制定会议计划至少 于会议召开前一个月通知各部门 4 2 2 2 例行会议 根 据本文件规定时间召开 由行政部准备会议场地并提前一 天通知会议参加人员 4 2 2 3 临时会议 专题会议 由 会议召集部门至少提前一天制定会议计划并通知行政部 行政部准备会议场地并通知会议参加人员 4 2 3 生产经营会议 4 2 3 1 会议时间 每月召开一次 在每月的 8 日上午 10 00 时召开 遇节假日或特殊情况顺 延 4 2 3 2 参会人员 副总经理 财务部经理 品质技 术部经理 市场部经理 生产部经理 行政部主任 技术 科主管 品质科主管 副总经理认为需要参加的人员 4 2 3 3 会议内容 a 汇报 总结上月生产情况以及本月 生产计划安排 研究解决生产部门不能自行解决的重大问 题 b 汇报 总结上月新产品研发 产品改进等情况 讨论分析存在的问题 研究决定改进措施 以及需要进行 协调的问题 c 汇报 总结上月产品质量等情况 讨论 分析存在的问题 研究决定改进措施 以及需要进行协调 的问题 d 汇报 总结上月市场销售等情况 并对市场状 况进行分析 以及提出需要协调的问题 e 汇报 总结上 月财务工作等情况 如应收款 货款回收等问题 以及需 要协调的问题 f 汇报 总结上月行政人事等情况 以及 提出需要协调的问题 g 通报公司领导层做出的公司经营策略 人事变动等重大 决定 4 2 3 4 会议由副总经理主持 会议记录人员由副总经理 指定 会后形成会议记录并上报总 经理 如因故错开需补 开 4 2 4 生产部例会 4 2 4 1 会议时间 每月召开一 次 在每月 7 日上午 10 00 时召开 遇节假日或特殊情况 顺延 4 2 4 2 参会人员 副总经理 生产部经理 各车间 主任 生产部经理认为需要参加的人员 4 2 4 3 会议内容 a 汇报 总结 上月生产进展情况 以及本月生产计划 协调 调度 平衡生产进度 研究解决车间不能自行解决 的重大问题 b 听取生产车间主任对本车间上月生产情 况的汇报 对重要的问题和需要协调的问题作出决议 决 定 c 不定期的对生产形势进行综合分析或专题分析 对生产计划完成情况进行总体评价 对需要改进项目提出 纠正和预防措施建议 d 对生产人员及其他人员进行安 全生产 文明生产和均衡生产及遵守工艺纪律 搞好质量 控制 确保产品质量的教育 e 安排工作 沟通思想 交流经验 表彰先进 总结经验教训 提出整改措施 f 生产部经理认为需要传达 汇报 研究 协调的其他事项 4 2 4 4 会议由生产部经理主持 会议记录人员由生产 部经理指定 会后形成会议记录并上报副总经理 如因故 错开因补开 4 2 5 品质技术例会 4 2 5 1 会议时间 每月 召开一次 在每月的 4 日上午 10 00 时召开 遇节假日或 特殊情况顺延 4 2 5 2 参会人员 副总经理 管理者代 表 品质技术部经理 品质科科长 技术科科长 以及品 质技术部经理认为需要参加的人员 4 2 5 3 会议内容 a 汇报 总结 上月新产品研发 产 品改进 产品质量等情况 讨论分析存在的问题 研究决 定改进措施 b 传达行业动态和国家有关质量方面的法 律 法规和政策 讨论和决定实施办法 c 传达顾客对 本公司产品质量和服务质量的反馈和要求 讨论和决定满 足要求的措施 d 听取检验人员对产品进货 过程和最终检测的执行情况 及生产现场质量控制情况的汇报 对重要的问题和需要协 调的问题作出决议 决定 e 不定期对产品质量进行综 合分析或专题分析 对质量方针和质量目标执行情况进行 总体评价 对需要改进项目提出纠正和预防措施建议 f 积极配合生产等部门 对质量人员和其他人员进行质量意 识 工作知识和方法的教育培训 g 安排工作 沟通思 想 交流经验 总结经验教训 提出整改措施 i 品质科 科长和技术科科长认为需要传达 汇报 研究 协调的其 他事项 j 讨论技术革新 技术交流 技术协作和工艺 改进等技术工作长远规划和技术改造规划 k 讨论解决 生产中关键和重大产品的技术 质量问题 4 2 5 4 会 议由品质技术部经理主持 会议记录人员由品质技术部经 理指定 会后形成会议记录并上报副总经理 如因故错开 需补开 2 6 销售 财务会议 4 2 6 1 会议时间 每月召开一次 在每月的 4 日上午 10 00 时召开 遇节假日或特殊情况顺 延 4 2 6 2 参会人员 总经理 副总经理 市场部经理 财务部经理 以及总经理认为需要参加的人员 4 2 6 3 会议内容 a 汇报 总结 上月市场销售 资金回笼 公司库存情况 讨论分析销售工作中存在的困难 研究决 定改进措施 沟通思想 交流经验 总结经验 提出整改 措施 b 制定销售措施 计划 c 协调销售和财务部 门的帐务 d 市场部经理认为需要传达 汇报 研究 协调的其他事项 4 2 6 4 会议由市场部经理主持 会议 记录人员由市场部经理指定 会后形成会议记录并上报总 经理 如因故错开需补开 4 2 7 行政人事会议 4 2 7 1 会议时间 每季度召开一次 在每季度首月的 5 日上午 10 00 时召开 遇节假日或特殊情况顺延 4 2 7 2 参会人员 副总经理 行政部主任 人事专员 行 政专员 以及副总经理认为需要参 加的人员 4 2 7 3 会 议内容 a 汇报 总结上季度行政人事的工作情况 讨 论其中存在的问题解决方案 b 协调与其他部门间的本 部门不能够处理的问题 c 讨论行政人事工作改进点和 相关需求 4 2 7 4 会议由行政部主任主持 会议记录人 员由行政部主任指定 会后形成会议记录并报副总经理 如因故错开需补开 4 2 8 临时会议 公司 职能部门 各生产车间负责人当需 要传达上级方针政策和精神 动员和布置全公司的工作时 应在必要时召开公司 生产车间员工会议 就国家有关的 法律 法规和政策 就顾客对本公司的产品和服务要求 公司 部门 生产车间对有关的事项的决议 决定 与广 大员工进行沟通和交流 以求得广大员工的理解和支持 公司各部门经理可决定召开公司会议 会议由召集部门负 责作 会议记录 并保留存档 4 3 会议的准备 所有会议主持人和召集单位与会人员都 应分别作好有关准备工作 包括拟好会议议程 提案 汇 报总结提纲 发言要点 工作计划草案 决议决定草案 通知与会人等 4 4 其它沟通方式 4 4 1 各部门之间应 就需要互相协助办理或与顾客相关的事项 可以通