办公资源管理规定（试行）

编号 编号 CA A01 CX 041 2015CA A01 CX 041 2015 批准 徐平批准 徐平 办公资源管理规定 试行 办公资源管理规定 试行 20152015 年年 6 6 月月 3030 日日 发布发布 20152015 年年 6 6 月月 3030 日日 实实 施施 中国第一汽车集团公司中国第一汽车集团公司 发布发布 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 1 页页 共共 22 页页 前言前言 为规范集团公司办公资源管理 有效控制费用支出 切实厉行勤俭节 约 提升办公效率 支撑公司经营发展 制定本规定 本规定依据一汽集团 管字 2014 283 号 关于调整集团公司办公室 党委办公室有关职责的通 知 集团公司办公场所公共安全规定 CA A01 CX 025 2003 有关规定编 制 是集团公司管理体系文件之一 本规定由集团公司办公室 党委办公室提出 归口并负责解释 本规定主要起草人 杜克 周铭禹 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 2 页页 共共 22 页页 1 适用范适用范围围 本规定适用于集团公司各职能部 全资子公司办公资源管理 办公效率 提升工作 控股子公司 参股子公司可结合本单位实际情况 制定相关规定 报集团两办备案 2 术语术语和定和定义义 2 1 办公资源 是指辅助办公所需的相关资源 具体包括办公用品 办公家具 办公设备 办公设备耗材及办公区域 2 2 办公用品 是指日常工作中辅助完成工作任务的物品 工具和消耗品 办 公用品按种类分为非消耗类办公用品和消耗类办公用品 按用途分为个人 办公用品和业务办公用品 2 2 1 非消耗类办公用品 是指达不到固定资产标准的 可重复使用的物品 如 订书器 计算器 剪刀 文件盘 格尺等 2 2 2 消耗类办公用品 是指用过以后不能回收重复使用的物品 如 笔类 橡皮 笔记本 便签纸 胶带类 订书钉 曲别针等 2 2 3 个人办公用品 是指员工个人在日常工作中为辅助完成工作所必须使 用的办公用品 2 2 4 业务办公用品 是指在开展具体业务工作时所需要使用或发放的相关 办公用品 与员工个人办公用品无关 2 3 办公家具 是指办公区域里为辅助办公所配备的桌 椅 柜等家具类物品 2 4 办公设备 是指办公区域里为辅助办公所使用的设备 如复印机 包括具 备打印功能的网络复印一体机 扫描仪 传真机 投影仪 电话机等 不含 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 3 页页 共共 22 页页 计算机及打印机 2 5 办公设备耗材 是指办公设备所使用的消耗类材料 如硒鼓 墨粉 墨盒 复印纸等 2 6 办公区域 是指办公楼内人员日常开展工作的地点及各功能区域 具体 包括 办公室 敞开式办公区 文件档案存放室 区 会议室 大型多功能报 告厅 更衣室 区 及其他辅助功能区 3 职责职责 3 1 集团公司办公室 党委办公室 以下简称 两办 职责 3 1 1 集团公司办公资源的归口管理部门 3 1 2 负责制定集团公司办公资源配备标准 费用定额 3 1 3 负责制定集团公司办公资源管理制度及流程 3 1 4 负责审核 汇总集团公司各职能部办公资源所涉及年度费用预算 3 1 5 负责集团公司各职能部申请新增或更新办公家具 办公设备的审批 采购 验收 发放及现有办公家具 设备的盘点 调拨 维修及报废 3 1 6 负责集团公司各职能部办公区域整体规划 配置及维修维护工作 3 1 7 负责集团公司各职能部办公区域安全 消防设施的配备与维护 3 1 8 负责配合第三方审计单位对集团公司各职能部办公区域维修项目进行 审计 决算 3 1 9 负责相关费用的报销 结算 3 2 集团公司各职能部 以下简称 各职能部 职责 3 2 1 负责编制本部门办公资源所涉及年度费用预算 3 2 2 负责按照办公资源管理流程配合两办办理相关审批手续 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 4 页页 共共 22 页页 3 2 3 负责本部门所需办公用品 办公设备耗材在预算额度范围内采购 验 收 保管 领用审批 发放及日常使用管理 3 2 4 负责本部门办公家具 办公设备的日常使用管理及新增 更新 维修 报废等需求的申请 3 2 5 负责本部门所用办公区域日常使用管理及维修事项的申请 配合维修 3 2 6 负责相关费用的报销 结算 3 3 各子公司办公资源归口管理部门职责 是本单位办公资源的归口管理部门 具体职责参照集团两办职责执行 制定本单位办公资源相关管理规定 3 4 集团公司经营控制部 以下简称 经控部 职责 负责各职能部办公资源所涉及年度费用预算的审批及预算使用审定 3 5 集团公司采购部 以下简称 采购部 职责 3 5 1 负责建立办公资源采购平台 并定期更新维护资源信息 种类 型号 价格及供应方信息 3 5 2 负责协助两办进行办公资源采购 维修的招 投标工作 3 5 3 负责建立第三方审计平台 选择指派第三方审计单位对各职能部办公 区域维修项目执行审计 决算 3 6 集团公司财务管理部 以下简称 财务部 职责 3 6 1 负责各职能部相关费用的报销操作 3 6 2 负责建立 维护各职能部办公设备固定资产台账 4 工作内容和要求工作内容和要求 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 5 页页 共共 22 页页 4 1 办公用品管理 4 1 1 两办根据员工工作中办公用品普遍需求及各类办公用品采购价格等现 实情况 制定各级人员个人办公用品费用定额 新入职员工配备 离职须返 还物品 消耗类办公用品领用及非消耗类办公用品更新等相应标准 4 1 1 1 个人办公用品人均定额 标准 单位 元 人 年 集团公司董事长 党委书记 总经理 党委副书记 副总经理 纪委书记 总会计师 一汽股份董事会成员 经 营层成员 监事会主席 董事会秘书 集团公司总法律顾问 总经理助理 书记助理 副总师 集团公司职能部 正职 集团 股份所属二级子公司党政 第一负责人 集团公司其他高级经理 高级专家 集团公司职能部高级经理助理 二级经理 含专家 专业技术 与管理人员 生产操作岗位人员 据实报销 150120 4 1 1 2 新入职员工配备 新入职员工配备个人办公用品 所发生费用从其所 在单位当年办公用品费用预算中支付 不另外因此增加预算 具体配备标准 如下 序号序号名称名称数量数量规格规格序号序号名称名称数量数量规格规格 1中性笔 黑 2支14告示贴 N 次贴 1包 2中性笔 红 1支15胶棒 或胶水 1个 3中性笔 蓝 1支16双面胶1卷 4铅笔2支17透明胶1卷 5荧光笔1支18长尾夹1盒 6剪刀1把19文件盘1个 7铅笔旋笔刀1个20档案盒1个 8订书器1个21文件夹1个 9订书钉1盒22L 袋10个 10起钉器1个23直尺1把 11笔筒1个24工作卡套1个 12计算器1个25橡皮1块 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 6 页页 共共 22 页页 13笔记本2本26回形针1盒 4 1 1 3 离职返还 如有员工离职 须交还年度内领取的非消耗类办公用品 4 1 1 4 消耗类办公用品领用 员工日常领用消耗类办公用品 应视其使用需 要及消耗程度 在不超其个人当年费用定额标准内按需领取 4 1 1 5 非消耗类办公用品领用 非消耗类办公用品原则上按每人一份配备 最短使用期限为 1 年 如确因损坏等原因无法继续使用的 可给予报废更换 并计入其个人办公用品当年费用定额 如超过最短使用期限 但功能尚且完 好 符合使用标准的 则不可给予更换 4 1 1 6 员工自身应遵守勤俭节约的基本原则 提高自身勤俭意识 爱护公司 财物 合理 规范 节省使用相关办公用品 4 1 2 预算编制 4 1 2 1 各职能部综合管理室负责下一年度本部门办公用品费用预算的编制 年度办公用品费用预算包括员工个人办公用品费用预算和业务办公用品费 用预算 4 1 2 2 员工个人办公用品费用预算 各级人员数量 个人办公用品人均定额 标准 4 1 2 3 业务办公用品费用预算需根据本部门上年度业务办公用品实际使用 量 并结合下年度工作计划及具体业务量 形成预算说明 制定费用预算 4 1 3 预算审核 审批 4 1 3 1 预算审核 各职能部预算编制完成后 须报送两办综合管理室进行审 核 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 7 页页 共共 22 页页 4 1 3 2 预算审批 各职能部预算经两办综合管理室审核通过后 须报送经控 部预算管理室进行审批 4 1 4 办公用品采购及保管 4 1 4 1 各职能部综合管理室应根据本部门年度预算和实际需要情况 合理 使用资金 对办公用品有计划地进行按需采购 所有办公用品必须从集团采 购平台指定供货商处采购 4 1 4 2 采购办公用品前 各职能部综合管理室须填写 职能部门费用预算使 用审批单 报送经控部 经控部审定通过后 方可在审定额度内 执行采购 4 1 4 3 为提高工作效率 保证员工及时领用所需办公用品 各职能部综合管 理室可采购少量常用种类办公用品作为备用 备用的办公用品应指定专人 管理 妥善存放和保管 4 1 5 相关费用结算 报销 办公用品采购完成后 各职能部综合管理室应及时结算费用 并取得相 关费用报销凭证 按 职能部财务工作手册 的相关规定 到财务部完成报销 手续 各职能部综合管理室负责对取得的发票真伪查询 保证原始凭证的真 实性 合法性 并将查询结果以电子邮件形式发送财务部 财务部在办理报 销时进行复核 核对拟报销的费用报销手续是否完备 4 1 6 办公用品领用审批及发放 4 1 6 1 领取办公用品须填写 办公资源领用审批单 经相关领导签字 审批 将审批单送交本部门综合管理室 涉及企业负责人领取办公用品的审批单 送交两办综合管理室 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 8 页页 共共 22 页页 4 1 6 2 各职能部综合管理室接收审批单后 确认累计办公用品费用是否超 过年度预算或人均领用额度 符合领用标准的 可发放 4 1 6 3 各职能部综合管理室负责留存审批单 并对本部门所发生的办公用 品领用情况进行登记管理 4 2 办公家具及办公设备管理 4 2 1 办公家具配备标准 两办根据工作中对办公家具的实际需求及采购价格等现实情况 制定 各级人员 各功能区域办公家具配备标准如下 4 2 1 1 集团公司董事长 党委书记 总经理 党委副书记 副总经理 纪委书 记 总会计师 一汽股份董事会成员 经营层成员 监事会主席 董事会秘书 办公室办公家具总价不得超过 5 5 万元 额度内配备 名称配备数量规格标准 主台 副台办公桌 推柜 1 套 1 规格样式 主台 3200W 1100D 760H 带前挡板 桌面有走线口 真皮防滑面 副台 1700W 650D 760H 带可锁抽屉或柜门 推柜 600W 500D 650H 3 或 4 层可锁抽屉 底部带刹车轮 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保油漆 主台 面厚度 30mm 40mm 其他板材厚度 18mm 25mm 3 颜色纹理 棕红色实木花纹 办公椅1 把 1 规格样式 750W 700D 1200H 带头枕 固定式扶 手 底座为带轮五星脚 2 功能 带气压高度调节 带倾仰调节 3 材质 高密度海绵填充 真皮包面 扶手及底座椅腿 五星脚为实木材质 4 颜色 黑色 实木部分为棕红色 书柜1 组 1 规格样式 3000W 450D 2000H 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保油漆 透明 玻璃门 板材厚度 18mm 25mm 3 颜色 棕红色实木花纹 整体风格与办公桌一致 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 9 页页 共共 22 页页 衣柜1 组 1 规格样式 2100W 650D 2150H 双开滑道拉门或 对开门 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保油漆 板材 厚度 18mm 25mm 3 颜色 棕红色或实木原色花纹 与办公室风格一致 鞋柜1 个 1 规格样式 900W 400D 1100H 双开门 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保油漆 板材 厚度 18mm 25mm 3 颜色 棕红色或实木原色花纹 与办公室风格一致 沙发1 套 1 规格样式 1 1 3 组合 三人位长沙发 2400W 1000D 950H 单人位 1050W 1000D 950H 2 材质 高密度海绵填充 真皮面 3 颜色 灰白色 棕色或黑色 茶几1 张 1 规格样式 1400W 700D 450H 2 材质 台面采用玻璃或 E1 级中密度纤维板贴木皮 玻璃台面厚度 10mm 12mm 木质台面厚度 20mm 25mm 桌腿可为 E1 级中密度纤维板贴木皮或金属材质 环保 油漆 3 颜色 棕红色或实木原色花纹 与办公室风格一致 洽谈桌1 张 1 规格样式 2000W 1000D 750H 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保漆面 桌面 厚度 25 mm 30mm 3 颜色 棕红色实木花纹 整体风格与办公桌一致 洽谈椅 大 2 把 1 规格样式 750W 650D 1000H 无头枕 带固定扶 手 底座为带轮五星脚 2 材质 高密度海绵填充 真皮包面 扶手及底座椅腿 五星脚为实木材质 3 颜色 黑色 实木部分为棕红色 洽谈椅 小 4 把 1 规格样式 600W 600D 1000H 无头枕 带固定扶 手 底座为弓形脚 2 材质 高密度海棉填充 真皮包面 底座弓形腿为金 属材质 3 颜色 黑色 金属部件为黑色或电镀亮银色 其他 总费用额度内 按需配备 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 10 页页 共共 22 页页 4 2 1 2 集团公司总法律顾问 总经理助理 书记助理 副总师 集团公司职 能部正职 集团 股份所属二级子公司党政第一负责人 集团公司其他高级 经理 高级专家办公室办公家具总价不得超过 3 5 万元 额度内配备 名称配备数量规格标准 主台 副台 办公桌 推柜 1 套 1 规格样式 主台 2000W 950D 750H 带前挡板 桌面有走线口 真皮防滑面 副台 1350W 650D 650H 带可锁抽屉或柜门 底部带刹车 轮 推柜 600W 500D 650H 3 或 4 层可锁抽屉 底部 带刹车轮 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保油漆 主 台面厚度 25mm 30mm 其他板材厚度 18mm 25mm 3 颜色花纹 棕红色实木花纹 办公椅1 把 1 规格样式 620W 620D 1200H 带头枕 扶手 底座为带轮五星脚 2 功能 带气压高度调节 带倾仰调节 3 材质 高密度海棉填充 真皮包面 底座椅腿为金 属材质 4 颜色 黑色 金属部件为电镀亮银色 书柜1 套 1 规格样式 2300W 450D 1900H 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保油漆 透 明玻璃门 板材厚度 18mm 25mm 3 颜色 棕红色实木花纹 整体风格与办公桌一致 沙发1 套 1 规格样式 2100W 900D 800H 三人位长沙发 2 材质 高密度海绵填充 布面 耐磨耐脏 3 颜色 深蓝色 黑色或灰色 茶几1 张 1 规格样式 1200W 600D 450H 2 材质 台面采用玻璃或 E1 级中密度纤维板贴木皮 玻璃台面厚度 10mm 12mm 木质台面厚度 20 mm 25mm 桌腿可为 E1 级中密度纤维板贴木皮或金属 材质 环保漆面 3 颜色 棕红色或实木原色花纹 与办公室风格一致 洽谈椅 小 2 把 1 规格样式 600W 600D 1000H 无头枕 带固定 扶手 底座为弓形脚 2 材质 高密度海棉填充 真皮包面 底座弓形腿为 金属材质 3 颜色 黑色 金属部件为黑色或电镀亮银色 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 11 页页 共共 22 页页 4 2 1 3 集团公司职能部高级经理助理 二级经理 含专家 专业技术与管理 人员 生产操作岗位人员敞开式办公区办公家具平均不得超过 0 6 万元 人 额度内配备 名称配备数量规格标准 卡位桌 落地柜 立式杂物柜 1 套 人 1 规格样式 台面 1600W 1500D 750H 1200H 带屏 风隔板 带外置走线槽 桌面有走线口 带键盘托架 带吊书架 落地柜 420W 580D 725H 3 层可锁抽屉 双 开门立式杂物柜 600W 600D 1200H 2 人共用 每人 1 门 2 材质 屏风隔板为铝型材框架 金属面板 表面烤漆 台面板基材为 E1 级刨花板贴 0 7mm 防火板 整体厚度 25mm 30mm 落地柜及杂物柜均为钢质材料 钢板厚度 0 8 1 0mm 键盘托架为 PVC 材质 走线槽及吊书架为 金属材质 环保油漆 3 颜色 主体为银灰色 柜门及装饰条为一汽蓝 办公椅1 把 人 1 规格样式 620W 620D 960H 无头枕 带扶手 底 座为带轮五星脚 2 功能 带气压高度调节 带倾仰调节 3 材质 成型泡棉填充 坐垫为麻绒布面 靠背为网布 底座椅腿为金属材质 4 颜色 黑色 金属部件为电镀亮银色 洽谈桌1 张 20 人 1 规格样式 1600W 800D 750H 2 材质 台面板基材为 E1 级刨花板贴 0 7mm 防火板 环保油漆 桌面厚度 25 mm 30mm 桌脚为金属材质 3 颜色 实木原色花纹 整体风格与办公区一致 金属 部分为银灰色带一汽蓝条 洽谈椅4 把 洽谈桌 1 规格样式 610W 600D 820H 带固定扶手 底座为 X 形脚 可翻转式坐垫 2 材质 靠背及坐垫为成型泡棉填充填充 麻绒布面 底座 X 形腿为金属材质 3 颜色 黑色或一汽蓝色 金属部件电镀亮银色 4 2 1 4 文件档案存放区配备 名称配备条件配备数量规格标准 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 12 页页 共共 22 页页 文件柜 办公区域文 件存放使用 依据业务需 求数量 1 尺寸 不超 1900H 950W 450D 2 颜色 灰色烤漆 3 材质 主体冷轧钢板 柜门冷轧钢板或玻璃 环保油漆 4 款式 上下两节四开门或一体式双 四开门 档案柜 办公区域文 件存放使用 依据业务需 求数量 1 尺寸 不超 2000H 1000W 500D 2 颜色 灰色烤漆 3 材质 主体冷轧钢板 环保油漆 4 款式 对开式卷帘门 档案密集架 档案馆 室 专用 依据业务需 求数量 依据业务需要 场地空间及具体设计确定 4 2 1 5 会议室配备 名称配备条件配备数量规格标准 整体会议桌 大中型商务会议 室 100 普通大型会议室 60 1 套 间 1 规格样式 具体尺寸规格依据会议室 实际格局 面积确定 参考值 会议桌 长度为会议室空间长度 50 65 宽度 为会议室空间宽度 25 35 2 功能 桌面设置集成插座 可安装麦 克孔 大型商务会议室可配备桌面升降 屏 3 材质 桌面基材采用 E1 级中密度纤 维板贴高级实木皮 防虫 防腐 强度 高 钢性好 不变形 比重合理 达到 国际钉力测试标准 环保油漆 4 颜色 深棕红色实木花纹 整套产品 木材纹理 颜色基本一致 移动式组合 会议桌 普通中小型会议 室 60 依据会议室面积 规格配备 N 张组 合 1 规格样式 1800W 800D 750H 桌 脚带刹车轮 2 材质 台面板基材为 E1 级刨花板贴 0 7mm 防火板 环保油漆 桌面厚度 25 mm 30mm 桌脚为金属材质 3 颜色 实木原色花纹 金属部分为银 灰色带一汽蓝条 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 13 页页 共共 22 页页 会议椅 1 大中型商务会议 室 100 普通大型会议室 60 依据会议室需求 数量 1 规格样式 600W 600D 1000H 无 头枕 带固定扶手 椅脚为独立 4 分腿 式设计 2 材质 高密度海棉填充 真皮包面 底座椅脚为金属材质 3 颜色 黑色 金属部件为电镀亮银色 会议椅 2 普通中小型会议 室 60 依据会议室需求 数量 1 规格样式 500W 500D 920H 无头 枕 扶手 底座为弓形脚 2 材质 成型泡棉填充 坐垫为麻绒布 面 靠背为网布 底座弓形腿为金属材 质 3 颜色 黑色或一汽蓝色 金属部件为 电镀亮银色 会议椅 3 普通中小型会议 室 60 依据会议室需求 数量 1 规格样式 610W 600D 820H 带固 定扶手 底座为 X 形脚 可翻转式坐垫 2 材质 靠背及坐垫为成型泡棉填充填 充 麻绒布面 底座 X 形腿为金属材质 3 颜色 黑色或一汽蓝色 金属部件为 电镀亮银色 4 2 1 6 大型多功能报告厅配备 名称配备数量规格标准 会议桌 依据面积 规格配备 N 张组合 1 规格样式 1800W 600D 750H 桌面下设置单层 隔板 可放置物品 2 材质 E1 级中密度纤维板贴木皮 环保油漆 板 材厚度 18mm 25mm 3 颜色 深棕红色实木花纹 会议椅依据需求数量 1 规格样式 联排式设计 无头枕 带固定扶手 扶 手中有隐藏式写字板 椅背后带座位编号及网兜 可 翻转带回弹装置坐垫 2 材质 高密度成型泡棉填充 阻燃防污布包面 扶 手为实木材质 椅脚为金属材质 3 颜色 暗红色 金属部件为黑色 4 2 1 7 更衣室 区 配备 名称配备数量规格标准 更衣箱依据人员规划数量配备 1 尺寸 不超 1900H 400W 500D 2 颜色 灰色或一汽蓝烤漆 3 材质 冷轧钢板 4 款式 立式单开门 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 14 页页 共共 22 页页 4 2 1 8 供员工个人办公使用的办公家具原则上按每人一套配备 所有办公 家具最短使用期限为 10 年 如确因损坏等原因无法继续使用的 可给予更 换 如超过最短使用期限 但功能尚且完好 符合使用标准的 则不可给予 更换 员工离职须交还所有配备个人使用的办公家具 办公人员发生变更时 如原有家具具备正常使用功能 符合办公条件 则继续使用 不可给予重新 配备 4 2 1 9 员工自身应爱护公司财物 合理 规范使用相关办公家具 4 2 2 办公设备配备标准 两办根据工作中对办公设备的实际需求等现实情况 制定各级人员 各 功能区域办公设备配备标准如下 4 2 2 1 常用办公设备配备标准 配备区域设备名称配备数量 电话机2 部 彩色复印 打印 扫描 传真一体 机 1 台 碎纸机1 台 冰箱 小型 1 台 集团公司董事长 党委书记 总经理 党委副书记 副总经 理 纪委书记 总会计师 一 汽股份董事会成员 经营层成 员 监事会主席 董事会秘书 办公室 直立式冷热饮水机1 台 电话机1 部 集团公司总法律顾问 总经理 助理 书记助理 副总师 集 团公司职能部正职 集团 股 份所属二级子公司党政第一负 责人 集团公司其他高级经理 高级专家办公室 直立式冷热饮水机1 台 电话机1 部 人 碎纸机1 台 20 人 传真机1 台 20 人 集团公司职能部高级经理助理 二级经理 含专家 专业技 术与管理人员 生产操作岗位 人员敞开式办公区 大型彩色网络复印机 带打印 扫描功能 1 台 20 人 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 15 页页 共共 22 页页 直立式冷热饮水机1 台 20 人 投影仪1 台 实物投影展台1 台 投影幕布1 块 电子白板1 块 大中型商务会议室 100 普通大型会议室 60 大型多功能报告厅 麦克 音箱等音频扩音设备 依据主会议桌座位数 会议室格局 面积配 备 投影仪1 台 投影幕布1 块普通中小型会议室 60 普通白板1 块 要求 选择配备办公设备时 须依据配备地点 用途及具体功能需求 参照集团采购平台办 公设备名录 合理匹配选择设备规格 尺寸 型号及性能参数 禁止过度配置 4 2 2 2 特种办公设备配备标准 业务部门所需特种办公设备 部门专用 按需配备 设备名称配备单位 叠图机产品研发部门专用 工程复印机资料 文件管理部门专用 晒图机工程技术文件下发部门专用 装订机文件 档案管理部门专用 去湿机文件 档案管理部门专用 配备标准 例 点钞机财务部门专用 4 2 2 3 空调机配备标准 从节能 环保角度考虑 已安装中央空调的办公区域 统一使用中央空 调 不予配备分体式空调 未安装中央空调的办公区域 可视需要安装分体 式空调或一托 N 式空调 配备标准如下 规格标准可安装面积 分体式空调 1P 20 分体式空调 1 5P 20 30 分体式空调 2P 30 40 分体式空调 2 5P 40 50 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 16 页页 共共 22 页页 分体式空调 3P 50 60 分体式空调 5P 60 100 专用恒温恒湿空调机机房等特殊区域 4 2 3 预算编制 各职能部综合管理室负责下一年度本部门新增 更新办公家具及办公 设备费用预算的编制 预算编制需根据本部门现有办公家具 设备使用情况 及实际工作需求 形成预算说明 明确需新增 更新办公家具及设备种类 数量 制定费用预算 4 2 4 预算审核 审批 4 2 4 1 预算审核 各职能部预算编制完成后 须报送两办综合管理室进行审 核 汇总 4 2 4 2 预算审批 各职能部预算经两办综合管理室审核 汇总 统一形成整 体预算后 报送经控部预算管理室进行审批 4 2 5 办公家具 设备新增或更新 4 2 5 1 各职能部需新增或更新办公家具 设备时 须填写 办公资源领用审 批单 完成本部门相关领导审批 会签后 送交两办综合管理室 4 2 5 2 两办综合管理室确认申请项目在年度计划和预算额度内 完成相关 审批后 统一实施采购 验收及发放 所有办公家具 设备必须从集团采购 平台指定供货商处采购 4 2 5 3 两办综合管理室负责留存审批单 并对配备情况进行登记管理 4 2 6 相关费用结算 报销 办公家具 设备采购完成后 两办综合管理室应及时结算费用 取得相 关费用报销凭证 按 职能部财务工作手册 的相关规定 到财务部完成报销 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 17 页页 共共 22 页页 手续 经办人员负责对取得的发票真伪查询 保证原始凭证的真实性 合法 性 并将查询结果以电子邮件形式发送财务部 财务部在办理报销时进行复 核 核对拟报销的费用报销手续是否完备 4 2 7 日常管理 4 2 7 1 两办综合管理室负责定期对各职能部现有办公设备进行盘点 并对 配备情况实行登记管理 4 2 7 2 各职能部现有办公家具 设备使用需求发生变化 需进行部门间配备 调整时 须由两办综合管理室统一进行调拨 并将达到固定资产标准的办公 设备的调拨情况报送财务部 配合财务部完成固定资产台账的变更 4 2 7 3 各职能部现有办公家具 设备需要进行维修时 须及时向两办综合管 理室提出维修申请 由两办综合管理室确认情况后 统一安排维修 4 2 7 4 各职能部现有办公设备因老化 损坏等因素无法修复继续使用 且资 产残值为零时 须向两办综合管理室提出报废申请 两办综合管理室视实际 情况 作报废处理 并将达到固定资产标准的办公设备的报废情况报送财务 部 配合财务部完成固定资产台账的注销 4 3 办公设备耗材管理 4 3 1 预算编制 4 3 1 1 各职能部综合管理室负责下一年度本部门办公设备耗材费用预算的 编制 4 3 1 2 预算编制需根据本部门现有办公设备数量 结合上年度设备耗材使 用量及下年度业务量需求 形成预算说明 明确需求设备耗材种类 数量 制定费用预算 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 18 页页 共共 22 页页 4 3 2 预算审核 审批 4 3 2 1 预算审核 各职能部预算编制完成后 须报送两办综合管理室进行审 核 汇总 4 3 2 2 预算审批 各职能部预算经两办综合管理室审核通过后 须报送经控 部预算管理室进行审批 4 3 3 办公设备耗材采购 4 3 3 1 各职能部综合管理室应根据本部门年度预算和实际需要情况 合理 使用资金 对办公设备耗材有计划地进行按需采购 所有办公设备耗材必须 从集团采购平台指定供货商处采购 4 3 3 2 采购办公设备耗材前 各职能部综合管理室须填写 职能部门费用预 算使用审批单 报送经控部 经控部审定通过后 方可在审定额度内 执行 采购 4 3 4 相关费用结算 报销 办公设备耗材采购完成后 各职能部综合管理室应及时结算费用 并取 得相关费用报销凭证 按 职能部财务工作手册 的相关规定 到财务部完成 报销手续 各职能部综合管理室负责对取得的发票真伪查询 保证原始凭证 的真实性 合法性 并将查询结果以电子邮件形式发送财务部 财务部在办 理报销时进行复核 核对拟报销的费用报销手续是否完备 4 3 5 办公耗材发放及使用 4 3 5 1 各职能部综合管理室负责对本部门所配备办公设备的耗材使用情况 进行日常管理 对设备耗材的采购 使用消耗情况进行登记管理 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 19 页页 共共 22 页页 4 3 5 2 员工自身应遵守勤俭节约的基本原则 提高自身勤俭意识 爱护公司 财物 合理 规范 节省使用相关办公设备耗材 4 4 办公区域管理 4 4 1 办公区域配备标准 4 4 1 1 办公室配备标准 集团公司董事长 党委书记 总经理办公室使用面积不超过 80 平方米 含会议室 休息室 卫生间 下同 党委副书记 副总经理 纪委书记 总会计师 一汽股份董事会成员 经 营层成员 监事会主席 董事会秘书办公室使用面积不超过 60 平方米 集团公司总法律顾问 总经理助理 书记助理 副总师 集团公司职能 部正职 集团 股份所属二级子公司党政第一负责人办公室使用面积不超过 40 平方米 集团公司其他高级经理 高级专家办公室使用面积不超过 30 平方米 不得另设仅供个人使用的接待室 休息室 卫生间 4 4 1 2 集中办公区配备标准 集团公司职能部高级经理助理 二级经理 含专家 专业技术与管理人 员原则上采取敞开式集中办公 不单独配置办公室 集中办公区规划面积按 使用面积人均不超过 6 平方米配备 仍在原有旧办公楼办公 受房间结构等影响 不能集中办公的 高级经 理助理 二级经理 含专家 办公使用面积不超过 18 平方米 专业技术管理 人员办公使用面积不超过 6 平方米 4 4 1 3 其他功能区配备标准 使用面积 不超过 办办公公资资源管理源管理规规定 定 试试行 行 版本版本 修改状修改状态态 1 0 第第 20 页页 共共 22 页页 会议室 区 3 平方米 人 含公用会议室 部门会议室 大型多功能报告 厅 培训室 接待洽谈区 1 平方米 人 含公用接待