公司内部信息管理

公司内部信息管理公司内部信息管理 第二条第二条 管理分工和内容 1 综合信息系统由总经理办公室负责 主要范围为国家 地方法律法规 政策文件 国家 地方社会经济 科技发展动态 本公司及企业经营管理 公司 整体规划 计划及有关综合统计汇总信息 材料 公司订阅的图书 报刊 杂志 资料 2 行政信息系统 由综合办负责 主要范围为地方政府 上级企业文件 指示 公司各类公文 来函电记录 办公用品功能和市场价格 车辆运行 维修 及消耗情况 3 人事信息系统 由综合办负责 主要范围为国家 地方劳动人事 工资 福利 社会保障政策 人才市场信息 人事 工资档案 以及人员培训 考核 考勤等人事执行情况 4 财务信息系统 由财务部负责 主要范围为国家财务 会计 税收 利 率 汇率制度 政策 公司上级 本部和下属企业财务报表 资金使用状况 国 家通用的会计 审计 税收惯例 准则 公司融资 社会资金走向 金融 货币 财政信息 5 其他信息系统 根据实际情况可由各部门建立 第三条第三条 信息处理程序 公司信息处理流程包括信息的收集 加工 存储 使用等几个环节 第四条第四条 信息收集渠道 1 公司内部各部门已有的生产 经营 管理活动所记载的 2 公司外部公共图书 情报信息机构收集的 3 通过社会调查 外出考察获得的专题信息 第五条第五条 信息媒体 1 统计报表 2 报纸 期刊 3 年鉴 4 书籍 5 原始记录和文件 第六条第六条 信息的加工 信息加工方式有 1 筛选 围绕公司的中心工作 参考价值大 有前瞻性和启发作用的原则 进行选择 2 鉴别 核实和查证 去伪存真 衡量效用 3 分类 按公司需要分类 4 综合 对信息进行定性定定量分析 对其进行编辑和研究 第七条第七条 信息的存储 1 建立信息档案 2 信息存储电子化 即通过运用计算机信息管理系统技术 第八条第八条 信息的使用 1 为领导决策服务 即信息自下而上的传递 提供决策依据 素材 2 为公司各部门日常经营管理事务服务 即信息自上而下的传递 3 为公司各部门日常经营管理事务服务 由各个信息系统自行使用信息或 上下传递 4 为公司协调工作服务 即信息平行的传递 5 为特定的咨询问题服务 6 为适应管辖区的政府及相关部门需要服务 7 为公共关系目的服务 第九条第九条 公司领导及业务系统需要其它部门提供的信息 可与综合办联系 综合办安排相关部提供信息 第十条第十条 信息的反馈 1 建立信息反馈机制 评估信息管理效果 效率 改进信息管理作业 2 建立信息管理保密制度 制定信息管理流程的权限和责任体制 3 信息系统需要投资 耗费人力 公司建立信息系统需要在完备性 先进 性 现代化 适用性 效果间权衡 4 信息系统建立本着一次规划 分步实施原则 高起点计划 逐步由小到 大实现现代化 正规化 第三章第三章 客户信息管理客户信息管理 第十一条第十一条 客户的定义 1 公司客户为与公司有业务往来的供应商和经销商 2 公司有关的财务 广告 公关等协助机构 可列为特殊的一类客户 第十二条第十二条 客户信息管理 1 公司销售部负责公司所有客户信息的汇总 整理 2 公司建立客户档案 并编制客户一览表供查阅 3 客户档案的建立 1 每发展 接触一个新客户 均应建立客户档案户头 2 客户档案适当标准化 规范化 摸清客户基本信息 如客户名称 法 定代表人 地址 邮编 电话 传真 经营范围 注册资本等 4 客户档案的更新 修改 1 客户单位的重大变动 与本公司的业务交往 均须记入客户档案 2 对客户单位的重大变动事项 与本公司的业务交往 均须记入客户档 案 3 积累客户年度业绩和财务状况报告 第十三条第十三条 业务员与客户接触的重大事项 均须报告销售部经理 不得局限 在业务人员个人范围内 第十四条第十四条 调离公司时 不得将客户资料带走 其业务部门会同信息部将其 客户资料接收 整理 归档 第十五条第十五条 客户信息查阅权限 未经总经理同意不得随意调阅客户档案 第十六条第十六条 客户管理 1 接待客户 按公司对外接待办法处理 对重要的客户按贵宾级别接待 2 与客户的信函 传真 长话交往 均应按公司各项管理办法记录在案 并整合在客户档案内 3 对一些较重要 未来将发展的新客户 公司要有专业人员与之联系 并 建立联系报告相关表单 4 负责与客户联系的员工调离公司时 应由公司销售部及时通知有关客户 指派其它员工顶替调离员工迅速与客户建立联系 第四章第四章 对外信息的披露对外信息的披露 第十七条第十七条 收集到的信息应在公司信息发布平台上共享 确实有保密要求的 应标明密级 信息题目与发布时间 信息发布部门 以备查询和考核 第十八条第十八条 信息披露要适时 适度 规范 有效 有分寸和恰到好处 不能 过早 过晚 过度 过分 第十九条第十九条 要建立稳定 可靠 可控的信息披露渠道 第二十条第二十条 其它信息的发布 1 凡经公司领导 部门认定的可供对外传播的信息 均可披露 公司责成 信息部建立信息披露范围清单 2 供披露的信息须经各级领导初审 终审后才可按确定口径 传播媒介 发布方式传播 3 公司各级密级的信息 未经特许和专门程序 不得对外发布 第二十一条第二十一条 信息披露程序 1 对外信息发布由信息部拟订计划或申请报告 2 报经总经理审核批准 3 通过一定渠道向外发布 4 各部门向上级主管上报公司材料 按各部门管理程序办理 第二十二条第二十二条 外部来访和信息发布 1 凡外面来访均由行政部接待和安排 2 重大采访活动 行政部应自始至终陪同 详作记录或摄影 录像 3 如有稿件外部媒体发表 须在发表前由董事会秘书阅稿 经同意才可播 发 第二十三条第二十三条 负面信息的处理 1 凡因公共传媒中有误导本公司的信息 均应立即发布正确信息予以澄清 2 对非公开或有密级的信息 需要向外披露或者失密 应采取对策 控制 信息传播范围 减少损失 3 对于媒体或其它渠道传播的公司负面信息 综合办及时向公司总经理报 告 并实施应急预案 报经董事秘书同意后采取相应的措施消除负面信息的影响 第六章第六章 附则附则 第二十五条第二十五条 本制度经公司总经理批准后执行 第二十六条第二十六条 本制度自发布之日起执行