办公用品及办公设施设备管理规定

1 标准编号 XZ 01 2011 重庆 有限公司 版 次 A 办公用品及办公设备管理规定实施日期2012 年 5 月 20 日 办公用品及办公设施设备管理规定 1 范围 本标准规定了公司办公用品 办公设施设备的管理内容与方法 本标准适用于公司的办公用品 办公设施设备的使用 申请和报销等 2 职责 行政部负责对办公用品 办公设施设备的管理工作 各部门按照此管理规定配合开展办公用品 办公设施设备的管理工作 3 管理内容及方法 3 1 分类 3 1 1 办公用品分为易耗品 耐用品 专用品 包括促销礼品 奖品等 公用品 3 1 2 办公设施分为 办公设备与耗材 数码产品及配件 电脑整机及配件 通讯产品 电器和办公 家具 3 2 办公用品的管理 3 2 1 办公用品的申请 3 2 1 1 易耗品每月 25 日 如遇休假顺延 申请一次 各部门填写好 办公用品申购表 由部门经 理 行政部签字审核后 交行政部制定统一办公用品购置计划 并填写 办公购置计划表 如遇特殊 情况需临时领用 需经部门经理和行政部批准后另行申请 3 2 1 2 耐用品每季度末的 25 日 如遇休假顺延 申请一次 申请程序同 3 2 1 1 3 2 1 3 专用品的申请根据部门实际情况申请 申请程序同 3 2 1 1 3 2 1 4 涉及到公用品的 由行政部统一提出申请 申请程序同 3 2 1 1 3 2 2 办公用品的购买 3 2 2 1 办公用品的购买原则上指定一家定点购买 并对价格进行严格核实 遵循质优价廉 节约成 本 满足需要为原则 3 2 2 2 行政部根据部门提出的计划汇总后 上报总经理批准后购买 3 2 2 3 办公用品的一次性采购金额在 1 万元以上的 原则上需签订购销合同 Q DY L XZ 08 2011 1 3 2 3 办公用品的领用 3 2 3 1 领用时间 每月的第一周 3 2 3 2 各部门根据 办公用品领用表 指定专人到行政部领取办公用品 并在单据上签字 3 2 3 3 每周三可以办理临时领用 领用人在 办公用品领用表 上签字 3 3 办公设施设备的管理 3 3 1 办公设施设备的申请 办公设施的申请购买原则上由部门提出 填写 办公设施设备申购单 报分管领导 行政部 总 经理审批后 由行政部安排采购员负责购买 3 3 2 办公设施设备的购买 采购员通过询价购买办公设施设备 原则上至少询价三家 并将三家的报价附后 选择最优一家 购买 办公设施设备的采购金额在 1 万元以上的 原则上需签订购销合同 3 3 3 办公设施设备的领用 领用时 由行政部通知部门专人领取 并在 办公设施设备领用单 上签字 3 4 库房管理 3 4 1 购买相关物品后 行政部人员办理入库手续 办理时应仔细检查物资型号 外观等情况 确认 与 办公用品购置计划表 或 办公设施设备申购单 内容核对无误后并经主管领导确认方可入库 3 4 2 行政部人员应按使用部门建立台帐 台帐内容须明细购置时间 出入库时间 首次配置部门及 其他必要信息 3 4 3 物品出库时 领用人员需在相关领用单上签字确认 3 4 4 物品出库后 行政部人员须在 1 个工作日内完成台帐更新工作 3 4 5 各部门负责人员应建立部门低值易耗品领用登记台帐 行政部每月对各部门的领用原始记录进 行检查 核实 并将相关费用划归到各个部门 3 4 6 各部门调出或离职人员 离开岗位时 其使用的办公用品中的耐用品 专用品及办公设施设备 由行政部负责收回 行政部负责对调出或离职人员的回收物品进行调配 4 记录 a 办公用品申购计划表 b 办公用品购置计划表 c 办公用品领用表 c 办公设施设备申购单 d 办公台账 编制 校对 审核 批准 发送部门 份 数 1 办公用品申购计划表 部门名称 年 月 日 申请人 部门经理 行政部 序号办公用品名称规格型号单位数量备注 1 办公用品购置计划表 时间 经办人 行政部负责人 总经理 序号办公用品名称 申请 部门 规格 型号 单位数量单价金额备注 1 办公用品领用表 部门名称 序号办公用品名称规格型号单位数量领用时间 领用人签 名 备注 1 办公设施设备申购单 请购 部门 请购人时间 需要 时间 单价 不同供应商报价 序号物品名称 规格 型号 品牌请购原因单位数量公司核价备注 部门经理意见 分管