会计档案整理办法

1 会计档案整理办法会计档案整理办法 一 会计档案的归档范围 会计档案的归档范围 主要 包括本单位形成的会计凭证 会计账簿 财务报告等会计核 算专业材料及银行存款余额调节表 银行对账单 本单位的经费预算 财务收支计划 调资定级 财务制 度 财务政策管理文件材料 纳入文书档案立卷 不纳入会 计档案归档范围 会计档案移交清册 会计档案销毁清册 会计档案案卷 目录 归入全宗卷 二 会计档案的分类 会计档案共分为四类 即 1 会计凭证类 2 会计账簿类 3 财务报告类 4 其他类 主要包括银行存款余额调节表 银行对账 单 以及其他应当保存的会计核算专业材料 二 会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永 久 定期 5 25 两种 永久保管的会计档案主要有 本单位形成的财务决算报 告 税收年报 决算 财政总预算 2 除上述外 其余会计凭证 会计账簿 财务报告等均属 定期保管 详见 财政总预算 行政单位 事业单位和税收 会计档案保管期限表 附件 1 已实现会计电算化采用磁带 磁盘 光盘 微缩胶片等 介质存储会计账簿 报表的 除以打印在纸介质上的账簿 报表为主要会计档案保存外 保存在其它介质上的会计凭证 账簿 报表也应作会计档案 其保管期限与纸介质的同类档 案相同 对于因升级换版 新购而停止使用的会计核算软件 系统 应作为会计档案永久保存 四 会计档案的整理 一 会计凭证的整理 凭证按月 按记账分类和编号 顺序进行整理 折叠整齐 加具凭证封面 装订成卷 每卷 厚度不超过 2 5 厘米 二 会计账簿整理 按照账簿种类整理立卷 具体方 法是 1 订本账在原装订本正面贴上 会计帐簿封面 购附 件 2 2 活页或卡片账页 先去掉空白页 并依次编定页号 再装订并贴上 会计帐簿封面 3 账页较少 可先将保管期限相同的几种账簿依次排 3 列 并统编页号 再用卷内目录写明每种账的名称 页号 最后装订并贴上 会计帐篷封面 4 封面项目及填写要求 封面设置单位名称 题名 保管期限 年度 案卷号 1 单位名称填写全称或规范简 称 如 云阳县教委 2 题名按组卷不同 分别填写 现金出纳帐 银行存款帐 总帐 明细帐 日记帐 3 保管期限填写 15 年或 25 年 4 年度和案卷号均填写阿 拉伯数字 三 财务报告的整理 对财务报告的整理 应分不同 保管期限 分别立卷 其步骤为 1 按文书立卷的方法填写卷内目录 写明每种财务报 告的名称 页号 并按要求填写备考表 2 装订 装订的顺序为 卷内目录 卷内文件 备考 表 3 加制财务报告封面 见附件 3 封面设置单位名称 题名 保管期限 年度 案卷号 件数 页数等项目 1 单位名称填写全称或规范简称 2 题名填写财务决算或 会计月 季报表 3 保管期限填写永久或 10 年或 5 年 4 年度 案卷号 件数 页数均用阿拉伯数字填写 四 会计其他类的整理 类似财务报告的整理 略 4 五 会计档案的装盒 一 凭证 用凭证盒装 凭证盒式样见附件 5 每 盒装一卷 凭证盒背脊设置有全宗号 目录号 年度 月份 案卷号 保管期限等项目 均采用阿拉伯数字填写 二 账簿 财务报告 其他类 用会计档案盒 见附 件 6 7 装 每盒装一卷 档案盒正面第一栏空白处填写 单位名称 正面 背脊均设置全宗号 目录号 类别 年度 案卷号 保管期限 1 全宗号 目录号采用阿拉伯数字填写 2 类别 栏分别填写 账簿 财务报告 其他类 背脊处的书写位置较窄 可写小点 要与 类别 二字一 样横写 不能竖排 3 年度 案卷号 保管期限与各自封面填写相同 六 会计档案的排列 根据立档单位性质和会计档案不 同类型 分别按下列方式排列 1 单一会计类型的立档单位 会计档案的排列方式 永久保管的财务报告 按年度顺序依次排列 定期保管的账 簿 财务报告按年度顺序一起依次排列 凡没有按此要求办凡没有按此要求办 理的 理的 从从 19991999 年起 按该办法进行排列年起 按该办法进行排列 档案一直没有整理档案一直没有整理 5 的 可从单位成立年度起依该办法排列 的 可从单位成立年度起依该办法排列 即将保管期限 即将保管期限 2525 年的会计账簿 年的会计账簿 1515 年的会计账簿 保管期限年的会计账簿 保管期限 1010 年的报表进年的报表进 行合并排列 例如某单位的会计档案排列为 行合并排列 例如某单位的会计档案排列为 19991999 年年 2525 年年 的会计账簿 的会计账簿 1515 年的会计账簿 保管期限年的会计账簿 保管期限 1010 年的报表依次年的报表依次 排完后 再排排完后 再排 20002000 年年 2525 年的会计账簿 年的会计账簿 1515 年的会计账簿 年的会计账簿 保管期限保管期限 1010 年的报表 依次类推 年的报表 依次类推 定期保管的凭证按年 度顺序依次排列 保管期限为 5 年的会计档案 可不系统排 列 2 有两种以上会计类型或财会部门的立档单位 会计 档案的排列方式 对每一会计类型或财会部门的会计档案都 各自按照单一会计类型的立档单位会计档案的排列方式排列 3 企业会计档案的分类排列办法仍按国家档案局 1991 年印发的 工业企业档案分类试行规则 国档发 1991 20 号 执行 七 会计档案的编号 编目 一个单位的会计档案分三 个部分排列 编三个通号 永久的财务报告 会计凭证从单 位成立起多年编拉通编号 保管期限保管期限 2525 年的会计账簿 年的会计账簿 1515 年的会计账簿 保管期限年的会计账簿 保管期限 1010 年的报表保管期限年的报表保管期限 1010 年的报表 年的报表 原则上从原则上从 19991999 年起合并排列 并从年起合并排列 并从 1 1 开始多年编通号 开始多年编通号 6 档案一直没有整理的 可从单位成立年度起依该办法进行编档案一直没有整理的 可从单位成立年度起依该办法进行编 号 号 每一部分编制一本案卷目录 给定一个目录号 一本目 录内的案卷号最多不超过三位数 凡超过三位数 重新从 1 开始编 对排列就绪的每一部分档案 依次编定案卷 号 永久保管的案卷编制一式三份案卷目录 定期保管的案 卷编制一式两份案卷目录 会计档案案卷目录 凭证 会计档案案卷目录 凭证 年度案卷号案卷标题张 数 保管 期限 会计 经办人 备注 1991 1 1 月份会计凭证 1 5 号 100 15 陈 XX 2005 100 1 月份会计凭证 7 12 号 8015 李 XX 八 会计档案的鉴定 对保管期满的会计档案 档案部 门应及时会同财会部门 根据会计档案保管期限的规定和会 计档案的实际价值 对保管期满的会计档案的保管期限进行 重新认定 鉴定会计档案采取直接鉴定法 即逐卷 册 逐件 逐页鉴定 对保管期满应予销毁的会计档案 由档案 部门和财会部门进行终审鉴定 提出鉴定销毁意见 双方都 7 认为确无保存价值的 才能作出销毁结论 认定意见不一致 时 应当缓销 对其中尚未了结的债权债务 以及对历史遗留问题有重 要参考价值的原始凭证 如工资花名册 干部 职工离 退 休 退职方面的有关凭据 涉及土地征用 房屋维修 固定 资产等财产买卖单据 涉外事务和对私改造的凭证 罚没赃 款 赃物 产权赔偿和重大经济案的原始凭证 均应抽出 另行立卷 由档案部门保管到确无继续保存必要时 再予以 销毁 九 单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止的 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案的管理 属 全民所有制单位的 由终止单位按规范整理后交同级档案馆 管理 其他单位 交业务主管部门或财产所有者代管 无业 务主管部门或业务主管部门 财产所有者不便代管的 交有 关档案馆代管 8 附件附件 1 财政总预算 行政单位 事业单位和财政总预算 行政单位 事业单位和 税收会计档案保管期限表税收会计档案保管期限表 保管期限 序 号 档案名称财政 总预算 行政单位 事业单位 税收 会计 备注 一会计凭证类 1 国家金库编送的各种报表及 缴库退库凭证 10 年10 年 2各收入机关编送的报表10 年 3 行政单位和事业单位的各种 会计凭证15 年 包括 原始凭证 记 账凭证和传票汇总表 4 各种完税凭证和缴 退库凭 证 15 年 缴款书存根联在销号 后保管 2 年 5 财政总预算拨款凭证及其他 会计凭证 15 年 包括 拨款凭证和其 他会计凭证 6农牧业税结算凭证15 年 二会计账簿类 7日记账15 年15 年 8总账15 年15 年15 年 9 税收日记账 总账 和税收 票证分类出纳账 25 年 9 10明细分类 分户账或登记簿15 年15 年15 年 11现金出纳账 银行存款账25 年25 年 12 行政单位和事业单位固定资 产明细账 卡片 行政单位和事业单位 固定资产报废清理后 保管年 三财务报告类 13财政总预算永久 保管期限备注 序 号 档案名称 财政 总预算 行政单位 事业单位 税收 会计 14行政单位和事业单位决算10 年永久 15税收年报 决算 10 年永久 16国家金库年报 决算 10 年 17 基本建设拨 贷款年报 决 算 10 年 18 财政总预算会计旬报 3 年 所属单位报送的保管 2 年 19 财政总预算会计月 季度报 表 5 年 所属单位报送的保管 2 年 20 行政单位和事业单位会计月 季度报表 5 年 所属单位报送的保管 2 年 21 税收会计报表 包括票证报 表 10 年 电报保管 1 年 所属 税务机关报送的保管 3 年 四其他类 22会计移交清册15 年15 年15 年 23会计档案保管清册永久永久永久 24会计档案销毁清册永久永久永久 注 税务机关的税务经费会计档案保管期限 按行政单位会计档 案保管期限规定办理 10 附件 2 实例 图 1 会计帐簿封面 单位名称 档案局 题 名 明细帐 保管期限 15 年 年度 2005 案卷号 50 11 附件 3 实例 财务报告封面 单位名称 档案局 题 名 财务决算 保管期限 永 久 年度 2005 案卷号 35 共 2 件 25 页 13 附件 4 会计其他类封面 单位名称 题 名 保管期限 年度 案卷号 15 附件 5 实例 全宗号 0012 目录号 4 案卷号 120 年 度 2005 月 份 9 凭证号 20 35 会 计 档 案 凭 证 立档单位 时间 年 月 日至 年 月 日 本月共 册 本盒是第 册 凭证自 号至 号共 张 保管