表格处理软件Excel.ppt

第6章表格处理软件Excel 学习要求 了解电子表格的基本功能和应用领域 电子表格的操作特点 掌握电子表格的基本编辑操作 公式和常用函数的使用 相对引用和绝对引用 自动填充 内容 格式 公式等的复制 移动和粘贴 图表创建和相关设置 以及数据的分类统计 筛选 排序及数据透视表的建立 主要内容 6 1Excel简介6 2创建和编辑工作表6 3公式和函数6 4图表6 5数据管理和分析6 6格式化工作表与工作簿管理 6 1Excel简介 6 1 1运行和退出Excel 启动Excel2003主要有三种方式 从Windows开始菜单启动Excel2003 利用桌面上的快捷图标启动Excel2003 通过打开Excel文档启动Excel 关闭退出Excel2003主要方式 双击Excel2003工作窗口标题栏最左端的控制菜单按钮 选择 文件 退出 命令 注意 如果在退出Excel2003时文档没有保存 Excel会自动弹出对话框 询问是否需要保存文件 如果确定 对于新建文件出现 另存为 对话框 进行保存 如果是对老文件修改则直接以老文件名保存 6 1 2Excel2003的窗口介绍 1 工作区窗口 工作区窗口是Excel2003的主要工作区 在性质上属于文档窗口 Excel2003允许同时打开多个工作簿 各占用一个窗口 每一工作簿下最多不能超过255张表 工作区窗口中包括工作表工作区和工作表标签 工作表工作区工作区 workspace 统指位于 编辑 栏与 标签 栏之间的区域 表格的编辑主要在这一区域内完成 工作区内包括行头 列头和单元格 每个单元格由行号和列标来定位 其中行号位于工作表的左端 顺序为数字1 2 3 等 该数字的最大值为65536 列号位于工作表的上端 顺序为字母A B C 等 最右边的列号为IV 加亮的单元格表示当前的活动单元格 工作表标签工作表标签位于工作簿窗口底部 依次为Sheetl Sheet2 Sheet3 加亮的标签指出了当前的工作表 新建的工作簿一般包含3张工作表 但用户可按需增减 最多可达255张工作表 标签左方设有标签滚动钮 可使标签左右滚动显示 2 单元格编辑栏 单元格编辑 栏一般位于 工具 栏的下方 自左至右依次由 名称 框 工具按钮和 编辑 栏三部分组成 当某个单元格被激活时 其单元格的地址 例如A1 即在 名称 框出现 此后用户输入的数据 将在该单元格与 编辑 栏中同时出现 按钮为 输入 按钮 用于确认输入单元格的内容 按钮为 取消 按钮 用于取消本次输入的内容 fx 按钮为 插入函数 按钮 仅在向单元格输入公式和函数时使用 6 1 3工作簿 工作表和单元格 工作簿是计算和储存数据的文件 一个工作簿中可以包含若干张有内在关联的工作表 Excel2003中的工作簿是以文件形式存放在磁盘上其扩展名为 XLS 1 工作簿与工作表Excel2003首次启动后进入工作簿窗口 默认情况下Excel2003的一个工作簿中有3个工作表 一个工作簿可以包含多个工作表 这样可使一个文件中包含多种类型的相关信息 默认当前工作表为Sheetl 用户可以用这个空白的工作表建立自己的工作表 也可根据实际情况增减工作表和选择工作表 2 单元格 区域单元格是组成工作表的最小单位 当单击某单元格时 该单元格的轮廓线会变为粗轮廓线高亮度显示出来 则这个单元格叫做 当前单元格 或 活动单元格 这个单元格的列和行号被显示在 名称 框中 区域是连续的单元格 用 左上角单元格 右下角单元格 表示 为区域运算符 如A2 A9表示起于A2止于A9的八个单元格 这样的连续8个单元格称为一个区域 6 2创建和编辑工作表 6 2 1数据输入 1 选取单元格 教材P128 单元格的选取是单元格操作中的常用操作 它包括单个单元格选取多个连续单元格选取多个不连续单元格选取2 输入数据 教材P129 在工作表中用户可以输入两种数据 常量和公式 当激活某个单元格后 可以从键盘直接输入常量数据 包括文本型 数值型和日期时间型数据 当激活某个单元格后 先输入一个等号 再输入公式 则是用这个公式计算的结果填入该单元格在Excel中 输入文本 输入数值 输入日期时间数据3 自动输入数据 教材P129 自动填充 等差 等比数列等数据序列的填充 6 2 2单元格的基本操作 P130 1 插入一整行或一整列的单元格2 插入单元格3 删除单元格4 移动单元格中数据5 复制单元格中数据6 清除单元格中数据 6 3公式和函数 6 3 1使用公式 公式是对单元格中数值进行计算的等式 通过公式可以对工作表数值完成各类数学运算 如进行加法或乘法计算 在默认状态下 公式从等号 开头 由常量 单元格引用 函数和运算符等组成 1 运算符运算符是公式组成的元素之一 运算符是一种符号 用于指明对公式中元素进行计算的类型 如加法 减法或乘法 在Excel中包含4种类型的运算符 即算术运算符 比较运算符 连接运算符和引用运算符 P132 2 创建公式在单元格中创建公式的方法是 先选中单元格输入 号 再在单元格中输入相应的公式 最后按回车键或单击 单元格编辑 栏中的 按钮 将公式计算的结果填入选中的单元格中3 使用公式时出现的错误信息使用公式计算时 若有错误会产生一个错误信息代码 以提示用户 常见的有以下几类 如后表所示 P133 表6 2公式计算时显示的错误信息代码 6 3 2使用函数 Excel中提供了大量的内置函数 为用户对数据进行运算和分析带来极大方便 这些函数包括财务 日期与时间 数学与三角函数 统计 查找与引用 数据库 文本 逻辑 信息等 函数使用形式为函数名称 参数1 参数2 其中参数可以是常量 单元格 区域 公式或其他函数 例如函数AVERAGE C2 G10 表示求C2到G10之间的一个矩形区域中所有数值的平均值 MAX B2 D6 F7 H12 表示求B2到D6和F7到H12两个不连续矩形区域中单元格数值的最大值 除了直接输入函数以及函数的参数外 还有另外两种使用函数的方法 1 自动求和 P134 2 使用粘贴函数输入 P134 6 3 3单元格引用及公式的复制与填充 公式的复制和填充可以避免大量重复输入公式的工作 复制公式时 若在公式中使用单元格和区域 应根据不同的情况使用不同的单元格引用 1 相对引用假定单元格D2中的公式为 B2 C2 如果将D2单元格中的公式复制到D3单元格 则D3单元格中的公式会自动由 B2 C2变为 B3 C3 这种对单元格的引用会随着公式所在单元格位置的改变而改变的引用叫做相对引用 2 绝对引用在复制或移动单元格时 如果不希望其的公式中引用的单元格发生变化 则需要使用绝对引用 绝对引用要在单元格的列号和行号前都要加一个美元符号 例如 将D2单元格中的公式 B2 C2改为 B 2 C 2 则将它复制到D3单元格中时 公式将保持不变 即D3单元格中的公式也为 B2 C2 这种在复制或移动单元格到目的地 源单元格中的公式中的运算符和操作数 原来引用的单元格 都不变的引用 称为绝对引用 3 混合引用在一个公式中既有相对引用又有绝对引用的引用称为混合引用 在使用混合引用时 一定要弄清楚哪些引用是固定不变的 哪些引用是随公式所在位置的改变而改变的 4 引用其它工作表中的单元格如果需要引用工作簿中的单元格 比如Sheet2的B6单元格内容与Sheet1的A4单元格内容相加 其结果放入Sheet1的A5单元格中 则在Sheet1的A5单元格中输入公式 Sheet2 B6 Sheet1 A5 即在工作表名与单元格引用之间用感叹号 分开 6 4图表 6 4 1创建图表 在Excel中 图表可以分为两类嵌入图表 图表和工作表放在同一工作表 独立图表 图表单独放在一个工作表中 嵌入图表和独立图表都与建立它们的工作表数据相链接 当改变了工作表中的数据时 这两种图表都会随之更新 使用图表向导创建图表 P136 步骤1 图表类型步骤2 图表源数据步骤3 图表选项步骤4 图表位置 6 4 2编辑图表 6 5数据管理和分析 6 5 1创建数据清单 在Excel2003中可以通过创建一个数据清单来管理数据 所谓数据清单 就是以数据库的方式去管理数据 当数据被组织成一个数据清单之后 就可以被查询 排序 筛选以及分类汇总 数据清单包含相关数据工作表中的数据行 清单中的列被看成是数据库的字段 清单中的列标题被看成是数据库的字段名 清单中的每一行被看成是数据库中的一条记录 因此数据清单一般具有这样的特征 数据整齐 由行列组成规则的表 每列构成一个字段 第一行是字段名 该列中数据类型相同 在数据清单中没有空行出现 6 5 2数据排序 在数据清单 一系列带有标记且包含类似数据的行 中 针对某些列的数据可以用 数据 菜单中的 排序 命令来重新组织行的顺序 用户可以选择数据和排序次序 或建立和使用一个自定义排序次序 1 简单排序2 多条件排序 6 5 3数据筛选 P140 选择 数据 筛选 命令可以对清单中的指定数据进行查找等工作 一个经筛选的清单仅显示那些包含了某一特定值或符合条件的行 暂时隐藏其他行 在 筛选 命令的级联菜单中 Excel2003还提供了 自动筛选 和 高级筛选 两个命令来控制筛选数据 自动筛选 命令能满足大部分需求 当需要更复杂的条件来筛选清单时 则需使用 高级筛选 命令 1 自动筛选 自定义自动筛选 2 高级筛选 6 5 4分类汇总报表 下面以求不同性别学生测试成绩的平均成绩为例说明分类汇总功能 具体步骤如下 1 首先进行分类 将同性别同学记录放在一起 可通过 性别 字段排序来实现 2 选择 数据 分类汇总 命令 打开如图6 28所示的 分类汇总 对话框 3 单击 确定 按钮 得到分类汇总后的结果如图6 29所示 6 5 5数据透视图表 6 6格式化工作表与工作簿管理 6 6 1单元格格式 可以根据需要设置单元格中数据的格式 如字体格式 数字格式 对齐方式 单元格的边框等 设置单元格格式最基本的方法是通过菜单打开 单元格格式 对话框 选择相应的选项卡进行设置 还有可以通过工具栏上的按钮进行设置 启动Excel2003