销售管理制度完整版本

销售管理制度销售管理制度 一 目的一 目的 1 持续提高各业务板块销售队伍的专业化水平 简化销售业务 流程 扩大市场销售网络 创建健康 安全 高效的市场品牌形象 以快捷 真实 诚信为素质基础的专业销售团队 2 规范企业销售管理 销售人员的市场行为符合国家法律 法 规要求 遵循市场规则和公司内部规章制度 市场策略制定和产品 价格定位无违法现象 切实保障消费者合法权益 3 完成或超额完成股份公司战略目标所赋予的销量和利润指标 加强企业销售管理 掌握重点客户并建立长期销售合作合同 建立 稳定的市场销售网络 为股份公司的持续发展提供利润支持 维持 销售增长率为同行业较高水平 4 不断改善营销工作流程 提高资金安全 简化操作程序 降 低销售成本 使各项销售业绩数据信息真实 二 定义及适用范围二 定义及适用范围 2 1 适用范围 本制度适用于医药公司 股份公司及分子公司 两票制 应 在本规定权限内制定实施细则 第一节第一节 商务管理办法商务管理办法 一 商业的定义和分类一 商业的定义和分类 1 11 1 商业的分类 商业的分类 对销售我公司产品的商业单位按经销商 以下称一级经销商 与分销商 以下称二级分销商 进行分类细致管理 并对一级经销 商与二级分销商具体定义与级别划分如下 1 1 11 1 1 一级经销商 一级经销商 指与公司直接发生货款往来的商业客户 统称为一级经销商 分为 A 级 B 级和 C 级三类客户 A A 级客户 级客户 年销售我公司产品 300 万元以上 有较大的区域销 售分销辐射能力和发展潜力 是公司发展战略联盟和建立长期合作 伙伴关系的重点目标客户 B B 级客户 级客户 年销售公司产品 100 万以上 300 万以下 具备一定 的发展潜力 是除 A 级客户以外 做当地区域销售分销及终端覆盖 主力军 为销售网络建设需要由公司直接发货的一些中小型客户 主要是私有商业 或者大公司下属分公司 子公司客户等 C C 级客户级客户 年销售公司产品 100 万以下 对局部区域终端进行 覆盖和配送的纯销型客户 设置一级经销商的原则上为商业公司证照齐全 符合 GSP 管理 规范 并能提供相关经营 合法手续 调拨能力强 辐射面广 实力 强 资信能力强 信誉好 1 1 21 1 2 二级分销商 二级分销商 指与公司没有直接发生货款往来 而是通 过一级经销商供货 主要承担区域市场分销职能和终端覆盖配送的 商业客户 统称为二级分销商 A 设置二级分销商的原则为一级经销商未能覆盖的 同时对 销售终端市场有较大辐射能力的商业客户 选择的二级分销商必须 具有较强的终端销售网络 B 未列入公司一 二级商业客户的其他销售我公司产品的商 业公司称为 三级商业 在条件成熟的情况下可以转化为公司一 二级商业 1 2 商业开户流程 1 2 1 新开发的一级经销商与公司建立业务合作关系前应办理 开户申请手续 经公司批准后 公司授权委托 法人授权委托书 附件一 省区经理或商务经理与商业单位签订当年的 购销协议 书 附件四 及 药品质量保证协议 附件五 上报公司商 务部备案执行 1 2 2 计划新开发的一级经销商由省区经理或商务经理进行提 出合作意向 双方就经营产品 规格 供货价格 回款周期等达成共 识后 商业公司提供加盖公司红章 药品经营企业许可证 营 业执照 药品经营质量管理规范证书 企业法人代码证书 税务登记证 等相关手续后 由省区经理或商务经理填写 新开 户商业申请审批表 附件二 后上报 经公司审批同意后与其签 订购销协议书及药品质量保证协议 正式开展业务 1 3 商业费用 1 3 1 财务汇款手续费用 月度凭商业公司单据回公司报销 1 3 2 销售流向费用 年度凭商业公司单据回公司报销 1 3 3 其他费用 特殊情况的费用单独申请 经批准后按照财 务管理规定核销 1 4 商业销售流向管理 1 4 1 与公司签订购销协议书的一级经销商必须提供月度销售 流向 原则上是由商业公司提供的网上电子流向查询平台 由公司 商务部专人 专项负责提取 未提供专项网上电子流向查询平台 的 由商业公司指派专人 专项邮箱 需要商业公司盖章确认 按 月度 时间要求发至公司专项指定邮箱 未有电子查询的商业销售 流向必须按月打印出来加盖公司红章 1 4 2 加盖商业公司红章的销售流向单由商务经理或省区经理 签名确认后上交公司商务部 如发现销售流向单虚假情况 责任由 商务经理或省区经理承担 省区年度第一次出现流向单虚假现象 查实商业公司所为 处罚商务经理或省区经理 1000 元 如查 实为商务经理或省区经理参与或指使虚假销售流向 给予开除处分 并追究其法律责任 省区第二次销售流向单出现虚假情况 无 论什么缘由给予商务经理或省区经理给予开除处分 并追究其法律 责任 1 4 3 商业销售流向单需有一级经销商销售至相应的二级分销 商 其他未签约商业 终端的流向 即要明确货物出处的流向 如有 医院终端从非一级经销商购进核销佣金费用 必须提供该商业销售 给该医院的销售凭证及销售流向单为核销依据 1 4 4 销售流向单打印周期为整月度 月 1 日 月 30 或 31 日 销售流向单必须是单位台头齐全 客户名称 日期 销售 数量 库存数量 产品批号 有商业单位的盖红章确认 纸质的销售 流向单应按公司要求进行整理装订与编号后于次月 5 日前上交至商 务部 此项工作要求涉及到佣金费用核算及商务经理或省区经理的 纯销指标的绩效考核 所以必须按照公司要求 时间节点提交 迟 交一天扣罚 100 元 1 4 5 商务专员每月 5 日前根据各商业公司网上流向平台和公 共邮箱导出上月的电子流向及提交的纸质流向 统计 汇总整理后 销售流向汇总统计表 附件六 发给商务经理或省区经理进行 复核 确认 每月 7 日商务部将省区复核后的销售流向提交至销售 部 销售部审核后每月 16 日之前按照销售流向审核的费用额度计 划报财务部复核 1 4 6 各区域代理商次月必须完成上月所有报销手续的递交 1 5 商业客户档案管理制度 1 5 1 省区必须建立完整的一级经销商商业客户档案资料 一 级经销商的商业客户档案由商务经理或省区经理负责建立 管理及 更新 公司商务部建立电子版本备案存档 1 5 2 商务经理或省区经理要详尽 清晰 真实填写 商业客户 档案表 附件三 并予以妥善保管 如新增商业单位 必须完 成对新增商业 商业客户档案表 附件三 的填制 如原商业单 位信息发生变化 例如商业变更地址 停业或关键人物 业务员更换 等 商务经理或省区经理必须及时更新商业客户档案表并上报公司 存档更改 1 5 3 如发生省区负责人员离职 晋升或转岗现象 在办理工 作移交时必须将此商业客户档案表原件交接给接市场的相应人员 1 6 相关工作流程 文件与表单 三 销售发货 开票 回款管理办法三 销售发货 开票 回款管理办法 3 1 发货的分类 公司发货分为资信发货 预付款发货两大类 资信发货是指公司先为客户发货 客户在收到货物一定时间后 在约定时间之内向公司支付货款 允许客户未支付的最大货款额度 即为该客户的资信额度 允许客户收货后最晚支付货款的期限为客 户的资信周期 客户先将货款支付到账我公司后再予发货的为预付 款发货 3 2 发货的要求 3 2 1 在与一级经销商签订年度购销协议书的基础上 原则上 每一笔发货前仍要签订公司统一版本的 购销合同 附件九 但是如果商业没有特殊要求 可以季度签订合同 特殊情况先申请 审批 批准后补签购销合同 3 2 2 商务部根据各省区商务经理每周二至周五发送的 发货 申请单 附件十 及购销合同 再结合各省区商业单位的回款情 况 对照商业资信备案汇总表及购销协议书中的相关约定等 进行 初审 初审后交由商务部经理审核 如超资信的需提交分管领导审 批批准后 在每周二至周五登录发货系统制作发货单 发货指令 填写发货合同 商务总监对发货单和发货指令进行审核后签字 库 管收到发货指令每周周二至周五安排物流发货 含随货同行单 每次发出的货物签收回执单由储运部委托物流公司协助盖章收回提 交给储运部 储运部按月清理统计回执单收回情况 确保回执单 100 收回并装订 存档 保管 为确保 12 月 31 日购货商业单位收到公司发货 商务部通知省 区经理在 12 月 20 日后不在申请发货 储运部督促物流公司在 12 月 31 日前必须将 12 月 20 日之前 包括 12 月 20 日 的发货送到 商业公司并签收完成 随货同行单必须在 1 月 20 日前返回公司储 运部 由于物流公司造成的送货不及时 随货同行返回不及时和数 量有差异的将根据运输协议处罚 3 2 3 公司产品不得低于公司规定的供货价发货 特殊情况需 要上报领导批准后方可交商务部按照工作流程发货 3 2 4 公司发货原则直发一级经销商 不发给个人 特殊情况 需上报公司批准后执行 商务经理或省区经理不留库存 除申请 批准后少量的样品外 销售人员不允许以私人名义到各级商业客户 借货 商业公司未经我公司书面授权 向销售人员提供的货物 钱 款 均由商业公司自行承担 与我公司无关 货物一经发出 无质 量和包装等问题的 不允许退货 货运过程中出现的破损 短少部 分 凭货物运输部门及商业公司的有效合法证明 经由商务经理或 省区经理申请得到批准后 公司给予换货 补货或买出报销的方式 处理 经销商不得自行从货款中扣除 如出现未经公司工作流程批 准的退 换货的行为 所造成的账目不符及经济损失由辖区内负责 的省区经理或商务经理全权负责 3 2 5 省区经理或商务经理及商务部专员必须建立 商业进 销 存汇总表 附件十一 随时了解 关注商业公司销售状况 以保证销售工作有序 良性 健康运行 3 3 发票的管理 3 3 1 根据新的 GSP 要求 货票需同行 在发货当天即开出发 票邮寄到对方商业公司或省区商务经理 福建两票制需填报 发票 申请表 附件十二 申请 按照发票申请工作流程经批准后开具 发票 3 3 2 发票开具直接邮寄到商业公司后 由省区经理或商务经 理负责收回商业公司签收的 发票签收确认书 附件十三 后 及时提交给商务部相关人员登记备案 商务部按月清理统计发票回 执单收回情况 确保回执单 100 收回并装订存档保管 3 3 3 已开具邮寄给商业公司的发票 由于商业公司保管不当 造成丢失后补开发票产生的相关税费由商业公司负责承担 3 3 4 公司开具增值税票后 商业公司应按照购销协议书或购 销合同中约定条款要求进行回款 3 4 物品 样品的管理 3 4 1 管理目的 为了明确公司物品 样品的合理申请和领用 明晰申请审批工 作流程 制定本管理规定 3 4 2 适用范围 本公司发出的所有物品 样品 3 4 3 具体管理办法 商务部根据各部门负责人签字所提交的 物品 样品申请审批 表 附件十四 交由财务部审核样品预算及金额后 由财务审 核人员及商务总监签字确认派发样品 如每次药品各规格合计总盒 数在 20 盒以内的申请 由医药公司商务总监根据实际情况进行最 终审核 签字即可 如每次药品各规格合计总盒数在 20 盒 样品数 40 盒的申请 由医药公司副总经理根据实际情况 进行最终审 核 签字即可 超过 40 盒由股份公司总经理审批签字 审核 批准 后申请审批表交由商务部制作发货指令 库管收到指令后发货 股 份公司财务部每月根据样品申请审批做记账 入帐处理 回款的管理 3 5 1 管理目的 为了明确公司回款工作流程及回款过程中各岗位工作职责及要 求 特制定本管理规定 3 5 2 适用范围 我公司向商业公司发出货物的所有回款 3 5 3 回款流程 见下图 商业款项电汇后省区商务即传递 回款清单 附件十五 至 商务部专员 待财务部报送 销售回款日报表 附件十六 后 商务部专员在 1 个工作日内完成明细分解 如果商业回款的方式为 承兑 则省区经理或商务经理需提前将 回款清单 发送给商务部 专员 由商务部专员结合省区商业台账 登记回款明细后 回执于 财务部审核 入账 3 6 相关工作流程与表单 购销合同 发货申请单 发货申请审批工作流程 商业进 销 存汇总表 发票申请表 发票申请审批工作流程 发票签收确认书 物品 样品申请审批工作流程 物品 样品申请审批表 回款清单 销售回款日报表 四四 退 换货管理制度 系统工作流程 退 换货管理制度 系统工作流程 4 1 目的 为规范退货药品的控制性管理 防止不合格品流入市场 4 2 依据 根据 GSP 及其附录的规定制定本程序 4 3 适用范围 适用于对销货退回 进货退出药品管理的全过程 4 4 责任者 验收员负责销货退回药品的质量验收 质管部负责销货退回药 品的质量监控 商务总监负责退货药品的管理 4 5 操作程序 4 5 1 销后退回药品的管理 A 客户拒收退回药品 a 申请 由商务经理在千方百剂系统中调出原销售单据 录 入销售退货相关信息 系统生成销后退货通知单 商务总监审核同 意后 通知仓库收货员收货 b 收货 收货员凭商务总监审核同意的 销后退货通知单 收货 核对无误后 在千方百剂系统中 销后退回收货记录 中录 入运输方式 发运地点 运输单位 到货测定温度 冷链运输药品填 写 收货数量 拒收数量 并签字 填写 销后退回请验单 通 知验收员验收 c 验收 验收员在千方百剂系统中签收 销后退回请验单 凭 销后退回请验单 对照实物 按进货验收管理制度逐批验收 验收后 录入验收结果相关信息 保存 系统自动生成销后退回药 品验收记录 在千方百剂系统中填写 销后退回验收入库通知单 通知库管员入库 d 入库 库管员在千方百剂系统中签收 销后退回验收入库 通知单 凭 销后退回验收入库通知单 对照实物及验收结论将 药品存放到相应货位 并填写相应货位信息 系统自动生成 销售 退货单 通知商务总监审核 销售退货单 过账 系统自动生 成销后退回药品台账 商务总监通知开票员打印 销售退货单 并将 销售退货单 至少交库管员 财务部各一联 有电子监管码 的药品 库管员必须扫码退货入库并上传中国药品电子监管网进行 电子监管码核注核销 B 客户验收合格后退回药品 a 如有下列现象存在的药品不允许退回 1 包装被污染的药品 2 过期药品 3 降价处理药品 4 距有效期不足 6 个月的 5 客户仓储不当造成质量问题的 b 客户验收合格后退回药品 存在财务结算问题进行如下处 理 1 包装被污染和过期药品由省区经理或商务经理到客户处拍照 照片需能看清楚 品名 规格 产品批号 有效期至 数量 及不合格 事项 过期 包装破损 污染 并由客户出具证明 证明需注明 品名 规格 产品批号 有效期至 数量 及不合格事项 省区 商 务经理将照片及客户证明上报公司批准后 由财务进行相应客户账 务核销处理 客户将相应不合格药品代为销毁 不得将以上不合格 药品退回公司 2 降价处理药品和距有效期不足 6 个月 非药品质量原因不 得退回 否则扣除省区经理 商务经理相应金额费用做为公司补偿 造成公司重大损失的 由第一负责人负责赔偿 3 客户仓储不当造成质量问题的药品 造成公司不能获得回 款的 由省区经理或商务经理负责赔偿 c 因质量问题退回的药品 商务部应协助质管部门向供货单 位查询追溯 查明不合格原因 分清责任 如果为我方责任 按客 户拒收退回药品流程执行退回 如果为客户责任 按省区经理或商 务经理负责赔偿执行 d 未经公司同意 客户自行退回的药品 公司收货员先行收 货 等公司指令处理 e 其它原因退回 1 申请 由省区经理或商务经理在千方百剂系统中调出原销售 单据 录入销售退货相关信息 系统生成销后退货通知单 商务总 监审核同意后 打印 销售退货申请单 报医药公司主管领导 质管部经理审批同意后 通知仓库收货员收货 2 收货 收货员凭商务总监审核同意的 销后退货通知单 及 销售退货申请单 收货 核对无误后 在千方百剂系统中 销后 退回收货记录 中录入运输方式 发运地点 运输单位 到货测定温 度 冷链运输药品填写 收货数量 拒收数量 并签字 填写 销 后退回请验单 通知验收员验收 3 验收 验收员在千方百剂系统中签收 销后退回请验单 凭 销后退回请验单 对照实物 按进货验收管理制度逐批验收 验收后 录入验收结果相关信息 保存 系统自动生成销后退回药 品验收记录 在千方百剂系统中填写 销后退回验收入库通知单 通知库管员入库 4 入库 库管员在千方百剂系统中签收 销后退回验收入库 通知单 凭 销后退回验收入库通知单 对照实物及验收结论将 药品存放到相应货位 并填写相应货位信息 系统自动生成 销售 退货单 通知商务总监审核 销售退货单 过账 系统自动生 成销后退回药品台账 商务总监通知开票员打印 销售退货单 并将 销售退货单 至少交库管员 财务部各一联 有电子监管码 的药品 库管员必须扫码退货入库并上传中国药品电子监管网进行 电子监管码核注核销 4 5 2 购进退出药品的管理 A 与供货方联系取得同意后 由采购员在计算机系统中录入 药品购进退出通知单 报商务总监审核同意后 通知库管员根 据 药品购进退出通知单 找到需要退出品种批号的库位 进行 药品下架 并移至退货区 在千方百剂系统中填写 购进药品退出 库复核记录 发货的相关信息 仓库复核员根据 购进药品退出库 复核记录 发货记录核对相关药品无误后 填写 购进药品退出库 复核记录 复核记录相关信息 千方百剂系统自动生成 购进药品 退出记录 及 采购退货单 B 商务总监审核 采购退货单 后 通知开票员打印 采购 退货单 并在千方百剂系统中执行过账后 将 采购退货单 至 少交库管员 财务部 客户 随货同行联 各一联 C 复核员将复核后购进退出药品及 采购退货单 客户联交 药品交运输单位或供货方 有电子监管码药品 复核员需进行退货 出库扫码 并上传中国药品电子监管码系统进行电子监管码核注核 销 D 对于不合格药品的退货 包装不合格药品经质管部确认后 可按以上程序直接退回供应商 对外观质量不合格或怀疑假劣药品 则应经质管部确认后 由质管部报当地药品监督管理局 然后办理 退货手续或作报损销毁处理 4 5 3 支持性文件 退货药品管理制度 退 换货工作流程 退退 换换货货工工作作流流程程流流程程 仓仓库库分分管管部部门门领领导导财财务务部部商商务务部部专专员员商商务务部部 库库管管省区 商务经理商商务务部部专专员员商商务务经经理理财财务务部部 退换货申请 退货 初审 做单 发货 指令 审核 批示 确认是否开 票 回款 发货 收货 入账 结束 否 五 冲 窜货管理制度五 冲 窜货管理制度 公司严格控制货物的流向 严禁市场跨区域窜货 保障市场 有序 健康运转 如有发生窜货行为 将严格按本办法执行 窜 货处理流程如下 5 1 被窜方将发现窜货的品名 批号 箱号上报商务部 商务 部根据批号 箱号查出何处货物 5 2 被窜方举证及将书面申请上报商务部 举证方式 购买 窜货或提供商业流向 举证及认定数量 处方 OTC 第三终端同 一批号 箱号 10 盒认定为一件 10 盒以下不作处理 5 3 商务部收到书面申请及被窜方的举证后 查实后三个工 作日内通知窜货市场 5 4 窜货方自查被窜方提供的箱号 批号的药品的流向 申 述期五个工作日 超过此时限 认 定窜货方默认窜货行为 如窜货方或被窜货方对举证结果有 异议 可委派本方市场商务人员 经商务部批准 到对方市场查 证 所有费用支出由公司最终认定窜货方或谎报窜货方承担 5 5 商务部根据双方提供的举证对窜货行为进行定性及窜货 数量的认定 商业调拨 跨省或夸区域的异地商业之间的调拨行为 必须 采取先行报备制度 经公司批准同意后方可 窜货 除商业调拨以外