烟酒管理制度

河南风尚实业有限公司 行政资料 烟酒管理制度 一 目的一 目的 为规范公司烟酒管理 对业务招待需要发生烟 酒 茶 水果 点心等的 采购 保管 领用 盘点的程序化 特制定本制度 二 适用范围 二 适用范围 用于公司及各部门对外工作的必要招待 三 权责三 权责 公司招待所用的烟酒等由财务部负责采购 行政部负责保管 采用内部回 避管理 采购人不得兼任保管 保管人不得自己领用 如遇特殊情况需报总经 理核准 四 申购 入库 流程四 申购 入库 流程 1 由行政部根据上月烟酒领用和库存情况 于每月 25 日前提出下月的采购 计划 并填写 烟酒采购申请表烟酒采购申请表 附表 附表 1 1 上报总经理审批 2 烟酒每月的大致库存情况可参考如下 少于此量可申请采购 序号香烟库存数量白酒库存数量 1 软中华 5 条茅台 2 箱 2 苏烟 5 条五粮液 2 箱 3 硬中华 5 条剑南春 2 箱 4 黄金叶 5 条 20 元 海之蓝 3 箱 5 红酒 2 箱 河南风尚实业有限公司 行政资料 6 泸州头曲 3 箱 3 财务部采购人员对市场烟酒价格做出调查后 提供三个及以上烟酒供应 商的信息 由行政部经理挑选其中一家作为公司烟酒供应商 4 采购人根据 烟酒采购申请表 于 2 个工作日内采购公司招待烟酒 5 采购回来的烟酒必须当天入库 并获得保管人开具的 烟酒入库单烟酒入库单 附表 附表 2 2 如遇特殊情况 保管人不在或无法返回公司 采购人对已经采购但 未入库的烟酒负保管责任 遗失或损坏都由采购人负责赔偿 6 采购的烟酒经核实无误后 行政部保管人办理入库手续登记台账由行政 部经理复核签字 7 采购人持 烟酒采购申请表 烟酒入库单 烟酒发票按财务报销 程序报销 五 保管五 保管 1 行政部对烟酒负责保管工作 确保账实相符 2 烟酒保管人员必须建立烟酒台账 烟酒入库 出库应如数登记 注明领 用人 领用用途 数量等 做到账物相符 3 保管人凭 烟酒采购申请表 入库 保管人认真清点数量 品类 开具 入库单 一式三份 保管人一份 采购人一份 备存一份 月底汇总交 于财务部经理留存备查 4 采购回的烟酒存放在公司的储藏室内 做好防霉防潮工作 六 领取及使用六 领取及使用 烟酒的领用由需要领烟酒的部门经办人提出申请 并完整填写 烟酒领用烟酒领用 单单 附表 附表 3 3 由部门经理审核 主管副总审批后 方可在行政部办理领用 手续 河南风尚实业有限公司 行政资料 1 1 烟酒的级别分类 烟酒的级别分类 类别品名级别类别品名级别 茅台 A 软中华 A 五粮液 B 苏烟 B 剑南春 C 硬中华 C 海之蓝 D 黄金叶 D 红酒 E 酒 泸州头曲 F 烟 注 1 由于啤酒不为常用酒 且保质期较短 一般不做库存和级别区 分 有需要可申请临时采购 部门经理负责审核 主管副总审批 2 2 烟酒领用参考标准 烟酒领用参考标准 招待对象级别备注 贵宾 A 贵宾 B 重点客户 C 员工活动 业务招待 D 贵宾 E 工程现场业务 F 招待贵宾时由使用 部门经理审核 报 总经理审批后按 A B E 级别领用烟 酒 3 3 剩余烟 酒等的退还 剩余烟 酒等的退还 对于领用的烟 酒等未使用或者剩余的 领用人 必须在 24 小时内退还保管人 并办理 剩余烟酒退还单剩余烟酒退还单 附表 附表 4 4 签字确认 七 库存盘点七 库存盘点 河南风尚实业有限公司 行政资料 行政部每月 1 3 日 对上月烟 酒 礼品等管理情况 入库 领用 退还 等 进行检查 并对库存烟 酒等进行盘点 汇总登记在 月度盘点登记表 上 报送主管副总 总经理检查 八 检查标准及记录八 检查标准及记录 1 烟酒领用单 禁止涂改 对于登记错误进行涂改的 须有相关责任部 门经理签字确认 2 申购 领取及使用 退还必须严格按流程执行 3 各项签字必须严格执行 禁止代签 九 本制度经公司总经理审批后执行 九 本制度经公司总经理审批后执行 河南风尚实业有限公司 行政资料 附表附表 1 1 烟酒采购申请表烟酒采购申请表 编 号 年 月 日 申请部门申请人申请日期 序号名称品类库存量采购数量预算单价合计 预计总金额 主管副总 审核 总经理 审批 附表附表 2 2 烟酒入库单烟酒入库单 编 号 年 月 日 序号名称品类单价数量级别采购编号备注 采购人 保管人 复核人 河南风尚实业有限公司 行政资料 附表附表 3 3 烟酒领用单烟酒领用单 编 号 年 月 日 领用部门领用人领用日期 招待对象招待人数领用标准 领 用 物 品 内 容 序号名称品类数量备注 部门经理 审核