机关档案管理办法

1 档案管理实施细则 试行 档案管理实施细则 试行 第一章第一章总总 则则 第一条第一条 为加强档案工作管理 妥善保管 利用好档 案 为机关各项工作做好服务 根据 中华人民共和国档 案法 天津市档案管理条例 及 天津市药品监督管理 局档案管理实施细则 的有关规定 结合我局实际情况 制定本细则 第二条第二条 凡机关各科室在工作中形成的具有查考利用 价值的各种文件材料 须按规定 统一管理 任何科室和 个人不得将其据为己有 凡调离机关的工作人员必须在交 结清档案文件资料后调离 第二章第二章 档案工作的组织管理档案工作的组织管理 第三条第三条 局机关对档案工作实行统一集中管理 档案 室暂设在办公室 配置专门人员负责 各科室须配备兼职 人员负责本科室文件材料管理 归档整理及上缴工作 第四条第四条 本机关档案受上级主管部门领导及同级档案 行政管理部门的监督与指导 第三章第三章 文件材料归档范围文件材料归档范围 第五条第五条 凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价 值的文件材料均属归档材料范围 包括机关在工作活动中 形成的公文 电报 薄册 图表 书稿 照片 录音 录 2 像 盘片 实物等各种门类和各种载体 具体有以下四个 方面 一 上级机关的文件材料 1 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文 件 以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规 性文件 2 上级机关召开的执行的会议主要文件材料 3 上级机关领导视察 检查本系统 本机关工作时的 重要批示 讲话 题词 照片 留言和具有重要保存价值 的录音 录像等材料 4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本 5 上级机关转发本机关的文件 包括报纸 刊物转载 二 本机关政务活动中形成的文件材料 1 以局名义召开的工作会议 专业会议的整套文件材 料 包括会议安排 通知 议程主席团名单 开幕词 工 作报告 讲话材料 经验材料 技术材料 会议总结 会 议纪录 会议简报 决定 纪要以及先进集体 个人名单 和先进事迹等以及照片 录音 录像材料等 2 本局党组会议 局长办公会议和局务会议形成的文 件材料 包括会议记录 纪要 决议 决定等文件材料 3 本机关制定的工作条例 章程 制度 规定 办法 3 细则等文件材料 4 局印发的 包括转发及其它机关联合颁发的 各种 正式文件的签发稿 印制稿 重要文件的修改稿 5 本机关的请示与上级机关批复文件 下级机关的请 示与本机关的批复文件 6 本机关及其各部门形成的工作计划 规划 方案 总结 重要工作报告 调研材料 7 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料 包括计算机盘片等 8 本机关编印的情况反映 简报 信息等刊物的定稿 和印件 9 本机关形成的财务报表 凭证 账薄 审计等文件 材料 10 局党组 机关党组 团支部 工会和内部组织机 构在工作活动中形成的重要文件材料 11 内容重要的人民来信 来访材料 领导的批示和 本机关处理人民来信 来访形成的记录 调查处理报告等 有关材料 12 局领导在公务活动中形成的重要信件 电报 电 话记录 会议文件及从上级机关带回的与本机关工作有关 的文件材料 13 本机关及上级机关批准的有关土地征用以及基本 4 建设 设计 招投标 施工 竣工等整套文件材料 14 本机关成立 合并 撤销 更改名称 启用印章 及其组织简则 人员编制等文件材料 15 本机关历史沿革 大事记 年鉴 反映本机关重 要活动事件的剪报 声像材料 荣誉奖励证书 有纪念意 义的凭证实物和展览照片 录音 录像等文件材料 16 本机关干部任免 调配 培训 聘任审批方案 党员 团员 干部 工人名册 报表 安全保卫 保密以 及职工录用 转正 定级 调资 退休 退职 离休 复 员 转业 评残 抚恤 死亡等工作及干部奖惩等文件材 料 17 本机关办理的干部 工人的转移工资 行政 党 团 工会组织介绍信及存根 18 本机关财产 物资 档案等交接凭证 清册 19 本机关与有关机关单位鉴定的各种合同 协议书 等文件材料 20 本机关外事活动中形成的重要材料 包括 请示 报告 计划 考察总结 重要简报 会议纪要 记录 录 像材料 有参考价值的材料 互赠礼品清单 工作来往文 件等 21 各种普查工作中形成的文件材料 22 按有关规定应归档的死亡干部档案材料 5 三 本机关行政业务形成的文件材料 1 批准药品零售经营企业开办 许可证项目变更 年 检 换证有关申报 审查材料及批件 2 批准医疗器械经营企业开办 许可证项目变更 年 检 换证有关申报 审查材料及批件 3 有关反映药品及医疗器械不良反应的有关重要材料 报告等 4 市场监督检查中形成的执法文书及有关证明 四 同级机关和非隶属机关的文件材料 1 同级机关和非隶属机关印发的非本机关主管业务但 需要执行的法规性文件 2 有关部门对本机关工作检查形成的重要文件 材料 3 同级机关和非隶属机关与本机关联系 协商工作的 重要来往文件 第六条第六条 不归档文件材料范围包括以下四个方面 一 上级机关的文件材料 1 上级机关任免 奖惩非本机关工作人员的文件 2 上级机关普发供参阅 不需办理的文件材料 3 上级机关发来供工作参考的抄件 信息等材料 4 上级机关征求意见未定稿的文件材料 二 本机关的文件材料 6 1 无查考利用价值的事务性 临时性文件 2 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 3 一般性文件的历次修改稿 重要规范性文件 定稿 除外 铅印文件的历次校对稿 主要领导人亲笔修改稿和 负责人签字的最后定稿除外 4 从正式文件 电报上摘录的供工作参阅的非正式材 料 5 部门有关人员外出学习 开会向领导汇报材料 6 无保存价值的信件 7 机关内部互相抄送的文件材料 8 外单位到本机关出差或办事的介绍信 证明信等 9 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关 的文件材料 10 为参考目的从各方面收集的文件材料 第四章第四章 归档文件的整理归档文件的整理 第七条第七条 归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件 正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为 一件 转发文与被转发文为一件 行政审批事项中 申请 审查资料及批件为一件 简报 信息等参阅材料一期为一 7 件 会议记录以每次会议为一件 案件以处理结论材料为 一件 调查证明材料为一件 举报揭发材料为一件 个人 交待材料为一件 表彰 任免登记表凡不作为文件附件的 一人 一单位 一页 含一页 以上的 一人 一单位 为一件 介绍信及存根可多人为一件 第八条第八条 文件 包括正式发文和其它应归档材料 定 稿如果与正本内容一致 并且没有修改笔迹 可以只将公 文处理单和定稿中有领导亲笔批示的一页附在正本之后归 档 定稿可不归档 第九条第九条 文件整理要遵循文件的形成规律 保持文件 之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 文件整理的质量要求是要保持归档文件齐全完整 从 整体上 归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌 从个体上 一份文件 一个事由其内容完整无缺 已破损 的文件予以托裱 修复 应永久 长期保存的文件 用易 于褪变材料书写的 如 用铅笔 圆珠笔 纯兰墨水 复 写纸 传真等书写印制的 要予以复制 并将复制件附于 原件后一并归档 整理归档文件材料所使用的书写材料等要符合档案保 护要求 第十条第十条 文件整理的分类原则是 局机关归档文件采 取保管期限 年度 机构进行分类 一个全宗内只允许 8 采用一种分类方法 第十一条第十一条 文件排列原则是 归档文件以件为单位 在分类方案的最低一级类目内 同一事由按照时间 重要 程度顺序或按事由具有的共同属性排列 在一份文件中 正本在前 定稿在后 正文在前 附 件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文 在后 复文在前 来文在后 批件在前 申请 审查资料 在后 会议文件 统计报表 简报 信访件形成的材料可分 别集中排列 有关同一年度 同一问题的文件 如关于同 一问题的补充通知 更正通知 关于同一个的任免通知 可以排列在一起 同一份文件的不同稿本 按正本 定稿 草稿的顺序排列 收文处理单排在文件之前 发文的发文 单放在正本之后 不同年度 不同保管期限的文件一般不得放在一起 但跨年度的请示与批复 放在复文年 没有复文的 放在 请示年 跨年度的规划放在针对的第一年 跨年度的总结 放在针对的最后一年 跨年度的会议文件放在会议开幕年 非诉讼案件放在结案年 声像材料应用文字标出摄像或录音的对象 时间 地 点 中心内容和作者 第十二条第十二条 文件装订的一般要求是 归档文件按件装 9 订 永久和长期保管的 要去掉金属物 页数较少的文件 可选用无酸信封角套封或塑料曲别针 也可用不锈钉 页数 较多的文件仍可用棉线采取三孔一线装订方法 装订前要 去掉金属物 短期文件可不拆除金属物 直接归档 大于 A4 纸的文件折叠成 A4 纸大小 第十三条第十三条 文件编号方法是 归档文件要逐件编号 在文件首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容 文件 首页无法加盖归档章的要另附白纸 填写文件题名后加盖 归档章 编号要写明全宗号 年度 保管期限 件号 机 构 盒号 全宗号编写以档案馆确定的编制代号书写 前面标注 X 后面以四位阿拉伯数字标注 如 X0018 文件形成年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如 1978 归档文件保管期限的符号 永久用 Y 长期用 C 短期用 D 编写 文件件号的排列顺序号编写 件号以包括室编件号和 馆编件号 分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制 室编件号的编制方法为 在分类方案的最低一级类目 内 按文件排列顺序逐件编号 件号应在同一年度内 同 一机构的一个保管期限内从 1 开始逐件流水编号 不能 重复 如一个事由涉及几份文件 要按照重要程度或时间 10 顺序排列后 对每份文件都要一一进行编号 档案盒的排列顺序号 盒号包括室编盒号和馆编盒号 室编盒号由档案部门编制 以不超过三位 含三位 阿拉 伯数字标注 馆编盒号按进馆要求编制 以不超过五位 含五位 阿拉伯数字标注 第十四条第十四条 编目的方法是 归档文件依据分类方案和室 编件号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录 归档文件 应逐件编目 多机关联合发文的 只对本机关编目 无本 机关的只对第一责任者编目 件号填写按照第七条的要求编制 责任者为制发文件的组织或个人 即文件的发文机关 或署名者 文号 即文件的发文字号 题名 即文件标题 没有标题或标题不能客观反映内 容的 要自拟标题 标题字数不得超过 48 个字 其中每个 标点符号占半个字 自拟标题的外加 号 日期 即文件的成文日期 以 8 位阿拉伯数字标注 月 日 是一位数的在一位数前面加 0 如 20010101 20011231 页数编写要登记每一件归档文件的实际页数 文件中 有图文的页面为一页 以文件原有页码为序 无页码的文 11 件要编制页码 阅办单超过一页的要编页码 页数要计算 在内 备注为填写文件需要说明的情况 盒内文件目录置于盒内 文件前面 对盒内文件逐件登记 归档文件目录封面设置 全宗名称 年度 保管期限 全宗号 目录号 填写全宗 名称使用全称 目录号按保管期限各自流水编号 如 Y1 C1 C2 D2 其中 Y C D 分别表示永 长 短 归 档文件目录要编制目录索引 置于目录前面 其内容包括 年度 机构 起止件号 所在页数等项 第十五条第十五条 装盒 即将归档文件按件号顺序装入档案 盒 并填写档案盒盒脊 封面及备考表 备考表置于盒内文件之后 备考表项目包括盒内文件 情况说明 整理人 检查人 日期 全宗号 保管期限 年度 件数等项 盒内文件情况说明 说明盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 第十六条第十六条 档案盒封面应标明全宗名称 盒脊设置全 宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号 第十七条第十七条 按文件整理要求 机关各处室每年六月底 前将上年度办理完毕 需归档的文件材料进行整理 经本 处室负责人审核签字 第五章第五章档案保管期限档案保管期限 12 第十八条第十八条 档案的保管期限分为永久 长期 短期三 种 长期为 16 年至 50 年 短期是 15 年 永久性保管文件包括 本机关制定的法规性文件 处 理重要问题形成的文件材料 召开重要会议的主要文件材 料 重要的请示 报告 总结 综合统计报表 机构演变 机关领导人任免的文件材料 直属上级机关颁发的属于本 机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料 长期性保管文件包括 本机关一般工作问题文件材料 一般会议的主要文件材料 直属上级机关颁发的属于本机 关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料 下级机关报 送的重要的工作总结 报告和统计报表等文件材料 短期保管的档案其确定原则为 凡是较短时间内对本 机关有参考价值的文件材料 列为短期保管 它主要包括 本机关一般事务性的文件材料 上级机关和同级机关颁发 的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 下级机关 报送一般性工作总结 报告和统计报表等文件材料 第六章第六章 档案的借阅管理档案的借阅管理 第十九条第十九条 凡本机关各科室人员因工作需要查阅本机 关档案时 要经档案管理人员同意后方可查阅 并需办理 借阅手续 归还案卷时应按原样交回 档案室检验后办理 注销手续 借阅档案的人员 应提出档案的年份 作者或 文件标题 13 第二十条第二十条 档案原则上不允许借出档案室 如必须借 出时 需经办公室主任批准后方可借出 借阅期限不得超 过三天 如需延长 须经档案管理人员同意并办理续期手 续 第二十一条第二十一条 借阅党组会议记录 局长办公会议记录 有关