投资有限公司合同管理办法

1 15 四川路桥怡达投资有限公司 合同管理办法 讨论稿 四川路桥怡达投资有限公司 2016 年 6 月 2 15 四川路桥怡达投资有限公司 合同管理办法 讨论稿 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为规范公司合同管理 防范与控制合同风险 保障公司合法权益 根据 中华人民共和国合同法 及有关法律 法规的规定 结合公司合同 管理的实际情况 制定 四川路桥怡达投资有限公司合同管理办法 以 下简称 办法 第二条第二条 本办法所称合同是指公司与自然人 法人 其他组织之间设 立 变更 终止民事权利义务关系的协议 包括公司对外签订或出具的具 有法律约束力的一切协议 协定 会议纪要 备忘录 声明书 承诺书 订单 招标书 投标书以及其他类似法律文件 也包括这些文件的补充文 件 但劳动合同除外 第二章第二章 合同分类合同分类 第三条第三条 为规范合同管理 便于建立台帐 归档管理 清晰查阅 本 办法结合实际情况对所有合同进行分类管理 第四条第四条 结合公司管理与项目管理特点 将合同分为以下九个类别 总承包类 ZB 监理类 JL 科研类 KY 设计类 SJ 征迁类 ZQ 咨询类 ZX 办公类 BG 财务类 CW 其它类 QT 协议 类 XY 等十个类别 第三章第三章 合同的谈判与订立合同的谈判与订立 第五条第五条 关于合同对方的确定 应按照本公司招标管理办法进行选择 并严格执行国家与广东省的相关法律法规及相关规定 第六条第六条 合同的协商与谈判 一 合同经办部门或人员应按照公司利益 就合同所涉及的交易 3 15 事项与对方充分协商 力争达成对公司最为有利的成果 二 合同条款必须完整齐备 覆盖交易的整个流程和各个节点 尤其是必须在充分预判各种可能出现情况的基础上建立切实有效的风险防 范与应变处理机制 避免公司的日常经营活动受到不良影响 第七条第七条 合同的订立是指双方当事人就合同条款达成协议的法律行为 订立合同 必须主体和客体合法 确定 双方意思表示一致 内容合法 主要条款齐备 权利义务明确 责任分明 并应符合法律规定的形式 在 协商 订立合同过程中 应坚持自愿 平等 诚实信用原则 防止发生缔 约过失 第八条第八条 合同应具有以下主要内容 一 当事人的名称或者姓名 住所 电话 传真 联系人或经办人 员 二 合同标的简介 三 合同标的数量 四 合同标的质量 五 合同的价款或酬金 含支付或收取方式 六 详细的费用组成 七 合同的履行期限 地点和方式 八 违约责任 九 解决争议的方法 根据有关交易的具体情况 合同还应该包括其他相应的条款 使双方 权利义务关系得到全面 准确的界定 避免在履约中产生分歧或发生纠纷 第九条第九条 对与同一家单位签定的需按项目分摊费用的合同 原则上应 按项目分别签定合同 4 15 第十条第十条 除零星采购等即时清结者外 合同均应采取书面形式 国家 有关部门推行示范文本的 可采用或参考使用该文本 对于不能采用 示 范文本 而自行拟定的合同文本 应由甲 乙方双方共同讨论起草合同 第四章第四章 合同的审查与审批合同的审查与审批 第十一条第十一条 签订合同前 合同经办部门应详细了解对方的主体资格 签约代表的身份与授权范围 资质许可 经营范围 资信情况 从业经验 履约能力 对方资信不明的 可要求对方提供有效担保 并签订担保合同 明确担保责任 第十二条第十二条 合同主要条款形成后 合同经办人员应将合同草案报本部 门负责人初审 对于权利义务关系比较复杂的合同 还应由公司行政部联 系有关律师进行审查 第十三条第十三条 合同经办人员应按合同审批流程 权限划分 合同立项会 签的要求送相关部门会签 呈送公司常务副总经理 总经理或董事长审批 第五章第五章 合同的签订合同的签订 第十四条第十四条 公司董事长作为公司的法定代表人 代表公司对外签订重 大的合同 并根据 四川路桥怡达投资有限公司章程 的规定 授权公司 高级管理人员对外签订其他合同 除董事长和董事长授权的总经理或常务 副总经理外 任何他人无权代表公司签订合同 第十五条第十五条 完成合同立项会签审批流程后 由公司董事长或授权的总 经理或常务副总经理签字 加盖公章 一般应请对方单位先行在合同上签 字 盖章 严禁未按审批程序签订 履行 变更或解除合同 严禁持有盖 章的空白合同 第十六条第十六条 对在自然灾害 抢险等紧急情况下发生的先履行 后补签 5 15 的合同事宜 须及时告知公司主管领导 并及时补签 合同立项会签表 报相关领导审签同意后 再签订合同 第六章第六章 合同的履行 变更和解除合同的履行 变更和解除 第十七条第十七条 公司实行合同事宜经办部门负责制 合同经办人员应本着 重合同 守信誉 的原则 负责代表公司严格履行合同 防止我方违约 并积极督促对方履行合同 维护公司权益 确保合同实际履行和全面履行 第十八条第十八条 合同经办人员应严格按照合同条款约定的支付方式 根据 乙方合同任务的完成情况办理支付 每次支付须填写 支付审核表 按 程序交相关部门及公司各级领导审核 关于总承包合同 监理合同费用的 支付方式与程序另行约定 第十九条第十九条 合同履行完毕的标准 应以合同条款或法律规定为准 没 有合同条款或法律规定的 一般应以物资交清 工程竣工并验收合格 价 款结清或无遗留交涉手续为准 第二十条第二十条 合同经办人员除具体负责公司的履行事宜外 还必须主动 积极地跟踪对方的履行情况 防范履约风险 在合同履行过程中 如果发 生双方无法控制的情况 使双方任何一方不可能或不能合法履行其合同义 务时 或根据法律导致双方解除合同而不再继续履行时 应在法律规定或 合理期限内 双方协商完善变更 解除合同的手续 第二十一条第二十一条 合同的变更或解除 必须采用书面形式 口头形式一律 无效 变更 解除合同的协议在未达成或未批准之前 原合同仍有效 仍 应履行 第二十二条第二十二条 因变更 解除合同而使当事人的利益遭受损失的 除法 律允许免负责任的以外 均应承担相应的责任 并在变更 解除合同的协 议书中明确规定 6 15 第七章第七章 合同履行的监督合同履行的监督 第二十三条第二十三条 合同经办部门的负责人 承担监督合同履行的直接责任 第二十四条第二十四条 公司合同经办人员 根据公司领导的授权或指示 对具 体合同的履行情况进行监督检查 第二十五条第二十五条 公司财务部门从财务管理角度对合同的支付情况实施跟 踪监督 并按照合同约定办理费用结算手续 发现异常情况应及时报告公 司领导 对于不符合合同约定条件的支付请求 财务部门应拒付并说明理 由 第八章第八章 合同纠纷的处理和责任合同纠纷的处理和责任 第二十六条第二十六条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷时 由合同 经办部门和经办人负责处理 各有关部门应给予协助 第二十七条第二十七条 发生合同纠纷后 应先通过协商方式解决 对经协商仍 无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷 由总经理办公会决 定采取诉讼或仲裁措施 诉讼 仲裁案件由公司合同经办人员根据公司领 导的指示统一办理案件审查 登记 委托律师 起诉 应诉等事宜 第二十八条第二十八条 对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的 应签订书面 协议 由双方代表签字并加盖双方公章或合同专用章 第二十九条第二十九条 对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书 有关主管机 关或仲裁机关的调解书 仲裁书 在正式生效后 经办部门应派专人负责 该文书执行的跟踪或履行 第三十条第三十条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书 仲裁 决定书或判决书的 承办人应及时向主管负责人汇报 经协商无效者 可 向人民法院申请强制执行 第三十一条第三十一条 合同经办人员及经办部门的负责人 依照本办法的规定 7 15 承担合同管理 监督 审查责任 若在合同订立 履行 变更 解除 管 理等过程中存在明显失职 违反本办法或者公司领导的指示 以权谋私 损公肥私等行为 导致公司蒙受经济损失的 应按照公司相关规定承担相 应的责任 第九章第九章 合同的编号与保管合同的编号与保管 第三十二条第三十二条 计划合同部设定合同管理人员 负责所有合同资料的汇 集 分类 归档 保管 建立合同台帐等工作 第三十三条第三十三条 公司合同应由各经办部门负责合同的编号 报表填制并 按以下规则进行编号 不同合同或协议的编号不得重复 ZK 号 合同序号 如 01 合同类别拼音缩写 如 ZB 总承包 项目名称 如 XX XX 第三十四条第三十四条 所有合同 在签署后应由经办部门向公司财务部门报送 副本一份 第三十五条第三十五条 公司计划合同部建立合同档案与合同管理台帐 各经办 部门应向合同部门提供相应资料 一 建立合同档案应附资料 1 合同正本或副本 2 对方 企业法人营业执照 和资质等级证明等资料的复印件 3 对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份 证明 4 合同立项及费用会签程序文件 5 补充合同 会议纪要 往来函电 6 预算等其它重要资料 8 15 二 建立合同管理电子台帐应包括以下内容 1 合同名称 2 合同主体 3 合同分类 4 合同金额 5 合同支付金额 各期支付金额 累计支付金额 未支付金额 6 合同履行情况 有无违约 争议 诉讼等情况及合同履行完毕的 时间 7 其他应当记载的重要内容 第十章第十章 合同的保密合同的保密 第三十六条第三十六条 合同经办人员 部门负责人以及其他合同事务参与人员 必须严格保守公司与合同有关的秘密信息 尤其是各种招投标信息 谈判 对策信息和纠纷处置方案信息 违反此项义务的应依照有关法律法规和公 司制度承担责任 构成犯罪的由公司移送司法机关处理 第十一章第十一章 附则附则 第三十七条第三十七条 本办法自下发之日开始执行 由四川路桥怡达投资有限公司 计划合同部负责解释 附件 1 合同分类基本情况说明 2 领导审批权限表 3 合同管理流程 4 合同立项会签表 5 合同变更审批表 6 法定代表人授权委托书 7 合同 协议 支付审核表 9 15 附件 1 合同分类基本情况说明 合同分类合同分类适用合同基本类型适用合同基本类型代码代码主要承办单位主要承办单位 1 施工总承包类施工合同及补充合同 ZB 计划合同部 工 程技术部 2 监理类施工监理合同 JL 计划合同部 工 程技术部 3 科研类因科研项目而签订的合作合同 KY 工程技术部 质 检部 4 设计类勘察设计类等合同 SJ 计划合同部 工 程技术部 5 咨询类咨询 环评 水保等合同 ZX 计划合同部 6 协议类无具体金额的协议 XY 归口部门 7 其它类除以上工程类未包括的合同 QT 归口部门 8 征迁类土地征用及征迁补偿类合同 ZQ 综合办公室 9 办公类办公环境 设备建立等相关合同 BG 综合办公室 10 财务类财务审计 贷款等合同 CW 财务资金部 附件 2 领导审批权限表 合同类别合同类别审批领导审批领导 短期投资 长期股权 债权投资报股东会审批 预算内总经理 固定资产 预算外董事长 预算内总经理 列入资本性支 出类合同 基建支出 预算外董事长 单次 200 万元以下 含 200 万元 总经理 单次 200 万元以上 500 万元以下 总经理 向董事长报备 预算内 单次 500 万元以上 含 500 万元 董事长 列入费用性支 出类合同 预算外报股东会审批 合同起草 经办部门与法律顾问初审 合同立项审批 经营层授权 合同签署 合同盖章 合同履行 合同履约监督 合同编号 附件 3 合同管理流程图 N Y Y N Y N Y 是否通过审查 是否通过审查 是否办理授权 附件 4 四川路桥怡达投资有限公司四川路桥怡达投资有限公司 合同 协议 立项会签表 合同名称 合同编号 号合同分类 甲方名称 乙方名称 经办部门 立项意见 1 合同主要内容 立项理由或依据 2 合同费用 费用核定的依据 3 其他相关内容等等 经办人签名 日期 部门负责人签名 日期 综合办公室意见 工程技术部意见 计划合同部意见 质检部意见 财务资金部意见 分管领导意见 签名 日期 总工程师 副总经理 意见 签名 日期 总经理意见 签名 日期 董事长意见 签名 日期 说明 1 本表后应附合同原件及相关资料 2 会签表格式可根据合同金额等具体情况进行修改 附件 5 四川路桥怡达投资有限公司四川路桥怡达投资有限公司 合同变更审批表合同变更审批表 合同名称 合同编号 号合同分类 甲方名称 乙方名称 经办部门 意见 变更内容及说明 需写明原合同名称 编号 金额 已收支金额及变更后合同金额 并说明变更情况 经办人签名 日期 部门负责人签名 日期 综合办公室意见 工程技术部意见 计划合同部意见 质检部意见 财务资金部意见 分管领导意见 签名 日期 总工程师 副总经理 意见 签名 日期 总经理意见 签名 日期 董事长意见 签名 日期 说明 1 本表后应附合同原件及相关资料 2 会签表格式可根据合同金额等具体情况进行修改 附件 6 四川路桥怡达投资有限公司四川路桥怡达投资有限公司 法定代表人授权委托书 格式法定代表人授权委托书 格式 委托人 法定代表人 职 务 四川路桥怡达投资有限公司董事长 受托人 职 务 四川路桥怡达投资有限公司XXX 现委托上列受委托人四川路桥怡达投资有限公司合同 金额 在人民币 XX 万元以内 的签约代表人 或 现委托上列受托人四川路桥怡达投资有限公司与 公司所订 合同的签约代表人 委托授权有效期限 自 年 月 日至 年 月 日 委托人 受托人 年 月 日 附件 7 四川路桥怡达投资有限公司四川路桥怡达投资有限公司 合同合同 协议协议 支付审核表支付审