前台 岗位职责

前台岗位职责前台岗位职责 岗位名称岗位名称前台岗位编号岗位编号BJXZ001 所在部门所在部门行政部直接上级直接上级行政主管 管理权限管理权限前台行政事务直接下级直接下级无 任职资格任职资格 学 历大专及以上学历 专 业文科类专业 工作经验一年以上工作经验 技能和素质技能和素质 1 具备基本的商务接待礼仪知识和技巧 接受过相关的培训 2 熟练操作 Windows 及办公软件 如 Word Exel 及 PPT 3 良好的组织 沟通 协调及表达能力 4 工作主动 热情 耐心 细致 5 具备良好的自我管理控制能力 6 具有较强的保密意识 岗位职责岗位职责 1 接转电话 2 来客来访接待 3 收发传真及时准确 4 收发信函快递 5 饮用水管理 6 票务管理 7 酒店预定 8 考勤管理 9 会议室管理 10 办公环境管理 11 办公用品的管理 12 名片印刷 13 办公区域的输出设备维护 14 与物业联系工作 前台岗位工作流程 操作标准 前台岗位工作流程 操作标准 编号编号工作内容工作内容操作标准操作标准 1及时礼貌的接转电话 声音清晰明亮 铃声响三声内接起电话 用语 您好 海量数据公司 请问找哪位 请稍等 2来客来访接待 客人来访时 主动问 您好 请问您找哪一位 是否有预约 获悉 被访问人后 请问您贵姓 并做好相应记录 并领引来访者会议室 等待 通知被访者 准备茶水招待 3收发传真及时准确 接收传真时 问清收件人及发件人 收到传真后快速准确的转交给收 件人 遇到收件人不在 传真为急件时 应立即电话通知收件人 发 送传真时 准确传达所要发送的收件人 应在传真发送完毕后与对方 确认 4收发信函快递 收到要发送的快递 应注意信息填写完整 准确 收到信函 快递时 应注意是否为本单位快件 签字确认后立即转交给收件人 对收发快 递应做好电子存档记录 以便查询追踪及月末结帐 月末及时准备的 做好相关费用统计核算 5饮用水管理 注意饮用水的贮备量 及时订水 每次订水量为 2 桶 每次结 15 桶水 款 价格为 12 元 桶 6 票务管理 确认订票人的身份信息及订票要求 联系票务公司 及时准确的为同 事预定飞机票及火车票 7酒店预定 确认入住客人的名字 身份证信息 抵达时间 入住房间类型及天数 后 酒店联系预定 确认预定成功后 通知入住客人酒店的名称 地 址及保留时间等相关信息 8考勤管理 准确记录每天员工考勤 病假 事假 年假 培训及出差等做好相应 的记录 做到有依有据 月底及时准确统计考勤 统计结果应该及时 与本来反馈以便修改及确认 9会议室管理保持会议室室内环境的整齐卫生 使用前后的照明控制 10办公环境管理 定期维护并检查办公环境中有无需维修的家具及办公设备 遇到有损 坏的 及时向行政主管申请报修 11办公用品的管理 统计所需办公用品的种类及数量 询价 申购 并做好入库记录 员 工领用时 做好相关的出库台帐及领用记录 需领用人签字 12名片印刷 员工邮件提出印刷名片申请 行政主管同意 与对方确认名片信息 准备传达给印刷公司 确保名片信息无误 将印好的名片发送给员工 13 办公区域的输出设备维 护 对办公区域的电话 传真机 打印机等每月定期维护检查 有问题及 时向行政主管申请维修 14与物业联系工作办公区域的维修维护联系 水 电 空调的维修维护管理 行政人事工作流程行政人事工作流程 编号编号工作内容工作内容操作流程操作流程 1社会保险每月明细报表 北京总部 25 日以后打印社保月报 统计核算员工社保明细 与月报 数据必须保持一致 外地办事处 数据由人事外包公司提供 广州办 社保明细不放入北京社保明细表 每月第一个工作日需发送给深圳朱 亚楠 北京社保明细报表需在月初统计完毕发送给财务 2核对每月人事外包帐单 每月月初人事外包公司将发送当月的社保对帐单 需要核定无误后确 认 两日内核对完毕 3电费管理 物业公司在月底将会提供电费缴费通知单 核对无误后向物业公司索 取发票 详细填写付款通知单 支出凭单 行政主管签字 扫描电 费发票及付款通知单 支出凭单 发费用申请邮件 主送行政主管 抄送财务及出纳 行政主管邮件同意 递交票据给财务室 4IP 电话费管理 IP 电话公司在 10 日后将发送上一月的 IP 电话费发票及纸质及电子版 的电话详单 收到以上材料后 填写付款通知单 行政主管签字 扫 描发票及付款通知单 发费用申请邮件 贴上整理出来的电话详单 要求 筛选 10 分钟的长途电话 分国内和国际长途 单独列 出 10 分钟的电话 形成一个新表 分析 10 分钟电话 a 列出是分 公司和办事处的固话及手机 b 通话时间 10 分钟且不是分公司和办事 处的固话及手机的 主送行政主管 抄送财务及出纳 主管邮件回 复同意 递交票据给财务室 5快递费用统计及结算 将快递发件底单与快递公司的底单核对 索取发票 整理快递明细报 表 邮件申请费用 主送行政主管 抄送财务及出纳 主管邮件回 复同意 递交票据给财务室 6行政部公司费用报销 将上一月产生的费用整理到公司费用报销表 邮件申请费用 行政主 管邮件回复同意 填写费用报销单 粘贴票据 行政主管签字 递交 给财务室 7员工考勤 月底最后一天发邮件询各办事处员工的病假 事假 年假及培训出差 的时间及地点 主送本人 抄送其直属领导 将北京总部员工及各 办事处员工的考勤数据准确统计到考勤报表 主送行政主管 抄送财 务王姐 每月上班第一天将上一月尹懿 侯勇 施明 徐羽飞的考勤数据另外 形成报表 发送给深圳公司朱亚楠 8固定资产管理 固定资产领用人邮件申请领用固定资产 主送直属领导 抄送行政人 事总监 行政人事主管 行政助理 直属领导及行政人事总监邮件 同意 办理固定资产领用出库记录 经办人签字 领用人签字 财务 签字 更新固定资产电子表 9员工入职手续办理 用人部门通知办理入职手续 用人部门提供联系人姓名及联系方式 邮件通知对方需提供的入职材料 纸质材料存档 更新电子档案信息 记录 开通公司邮箱 印刷名片 办理社保增员 10人事外包费用管理 月初核对帐单无误后 邮件申请费用 主送行政主管 抄送行政总监 财务及出纳 邮件确认同意 填写付款通知单 行政主管签字 递交 给财务室 每月 10 日前办理完毕 11社会保险变更 新入职员工提交材料 社保增员 北京地区的行政助理办理 每月 5 25 日 外地办事处的联系外包公司 填写 外包启动资料表 增员 发 送给人事外包专员 离职员工办理减员 社保减员 北京地区的行政助理办理 每月 5 25 日 外地办事处的联系外包公司 填写 外包启动资料表 减员 发 送给人事外包专员 12打印社保月报 社会保险月报打印时间为 25 日以后 医疗保险月报打印时间为次月 5 日以后 13工商年检 登陆北京市工商局网站 下载空白的年检报告书 填写相关信息 确 保准确无误 根据纸质年检报告书的内容进行网上填写申报 填写完 毕后加盖公章 根据网上提示到指定的工商所提交加盖公章的年检报 告书 营业执照副本原件 资产负债表及损益表 工商所加盖年检戳 14 公司通讯录更新 当新入职及离职员工时 将员工的固定电话 分机号 手机号 公司 邮箱及 MSN 的帐户信息在公司通讯录里添加 删除 发送全体员 工 提醒更新 15招聘管理 从招聘