盖亚集团档案管理办法.docx

盖亚集团档案管理办法 目 录1. 总 则22. 档案管理范围与类目设置23. 档案类目编号设计44. 档案管理职责分工55集团各门类档案的归档要求76集团档案的借阅制度97. 集团档案库房制度138. 集团档案保密制度 149集团档案销毁制度 14附：集团档案类目设置及归档范围盖 亚 集 团档案管理办法 一、 总 则 （一） 为加强盖亚集团公司（以下简称集团公司）档案工作建设，进一步提高档案的管理水平，更好地为集团公司的发展和经营管理服务，根据中华人民共和国档案法，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁发的企业档案管理规定等有关企业档案工作的规定，制定本办法。 （二）档案工作是管理工作的组成部分，是维护集团公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项专业技术工作。 （三）集团公司的档案，是指集团公司在生产、经营和管理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种文件材料（包括不同的载体形式）。 （四）档案工作坚持集中统一的管理原则。 （五）本办法适用于盖亚集团公司和旗下各子公司二、档案管理范围与类目设置 （一）本规定涉及董事会及股东类、法务及审计类、行政管理类、经营管理类、业务类、产品类、工程类、财务类、人力资源类、实物档案类、电子档案类、注册信息及内部刊物等十二类档案资料的收集归档、使用管理的内容和程序。（二）集团及子公司代码设置1、盖亚房地产开发有限公司 GY2、兴安盟企业发展促进会CJH3、维德物业管理有限责任公司WW 4、盖亚电信厅 DX 5、乌兰浩特市盖亚小额贷款有限公司 XD （三）类目设置 1、一级类目：盖亚集团的档案共设置合同类、会议类、制度类、法律事务、计划类、销售类、资产管理类、产品类、工程类、财务类、人力资源类、实物档案类、电子档案类、注册信息及内部刊物等十二个一级类目。（具体类目设置详见集团档案类目设置及归档范围。 2、二级类目设置、三级类目设置详见集团档案类目设置及归档范围。三、档案类目编号设计（一）编号原则1、 一级类目的编号一律采用阿拉伯数字，其表示为：1.董事会及股东类2.法务及审计类3.行政管理类4.经营管理类5.业务类6.产品类7.工程类8.财务类9.人力资源类10.实物档案类11.电子档案类12.注册信息及内部刊物2、 二、三级类目采用阿拉伯数字隶属编号。3、 集团及子公司代码、类目与年份之间均采用“ ”圆点间隔号断开。4、 分类号与案卷流水号之间采用“”（横杆）符号连接。5、案卷流水号与卷内流水号之间用“”符号连接。（二）类目标识的确定1、一般档案类其编号说明。X XX X XX 卷内流水号 案卷流水号 年 号 二级类目 一级类目集团及子公司代码例如： 盖亚集团董事会会议文件 GY01012014 - 01/01 兴安盟企业发展促进会在职人员档案 QC09042014 0101 四、 职责分工（一）档案管理部门 盖亚集团综合事务部下设集团档案管理部门。负责拟定集团档案管理制度，督促检查制度的落实情况，指导各子公司及相关部门的档案管理工作。（二）档案管理部门岗位职责1集团档案管理部门负责人（由集团综合事务部部长兼任）岗位职责：a、 负责档案主管部门工作的领导b、 负责组织档案管理制度的拟定c、 档案管理工作的检查、监督和指导d、 对集团总部档案管理工作负有管理责任。2.集团档案管理部门主管岗位职责：a、 负责集中、统一管理本集团的全部档案；b、 指导、检查、监督、协助子公司及相关部门档案管理员做好各门类档案的形成、立卷、归档，按时完成档案的接收、移交工作；c、 负责盖亚集团档案管理制度的拟定；d、 对接收入库的各门类档案进行分类、整理、编制多种检索工具，为集团各项工作服务；e、 熟习室藏档案内容。开发档案信息资源，热情、准确、及时地为利用者提供档案调阅及档案的催还工作；f、 负责向领导提供需销毁档案清册，经批准后参加监销工作；g、 负责盖亚集团档案库房的建立、管护工作,维护档案的完整、系统与安全；h、 负责集团档案管理网络的建立,并对相关人员进行业务培训和监督指导；i、 部门领导交办的其它工作。3、集团档案部门项目专职资料员a、接受集团档案室档案主管档案业务方面的监督、指导；b、负责收集、整理、保管本项目重要基建文件，并形成电子目录，按照规定及时向集团档案室做好移交工作；c、负责工程竣工档案的监督、编制并参与报建，对各专业施工图纸的保管与发放工作；d、负责监督和检查各参建单位工程资料的形成、积累和立卷工作。4、集团档案管理部门兼职档案管理员（由各公司或相关部门文秘或助理担任）a、兼职档案员要热爱档案工作，工作积极、认真、负责，熟悉本部门业务；b、兼职档案员依据各部门档案归档范围的要求，负责管理、收集本部门的文件资料，力求使本部门文件保持齐全、完整。c、兼职档案员应随时对已阅办的文件及时进行收集整理，对所收文件进行登记、检查完整情况，按规定时间向档案管理部门主管移交。d、个人不得擅自带走和销毁文件，不得长期保存原件和积压文件。e、因工作外出，应指定他人负责代理工作，工作调动时，要办理文件交接手续。f、兼职档案员在做好本部门文件资料归档工作的同时，还要做好本部的资料积累工作（包括实物档案以及领导外出开会带回的有保留价值的文件材料），及时集中移交档案室保管。g、各位员工作为各种档案资料的第一经手人，应认真妥善保存工作中形成的各种档案资料，及时做好向专兼职档案管理员移交工作。五、档案归档要求（一）档案归档要求通则1、集团的文件资料是伴随集团的开发、经营活动及其管理工作而形成的，它是真实记载和反映集团各项活动的原始记录。每位经理、员工都有义务和责任及时将日常工作中形成的文件资料交于专、兼职档案管理员，由其向档案主管部门移交。2、集团在日常运作中，要遵循经营管理、工程建设等各项工作和文书处理的程序进行收集、整理、预立卷归档。3、每一年度各公司及相关部门由专职或兼职档案员对在各项活动中产生的管理性文件材料进行收集整理，经部门负责人审核后，于次年三月底之前填写一式二份移交清册向集团档案室移交；存本部门的文件资料于次年四月底之前完成组卷工作。 （二）工程类档案（基建档案）归档要求1、工程类档案是集团档案全宗的重要组成部分，它包括工程建设的前期、设计、施工、竣工等阶段过程中形成的具有保管价值的文字、图纸、照片等材料。2、工程类档案由工程部与各项目公司负责，具体工作由工程部专职或兼职档案员完成，集团档案室档案主管提供业务指导。3、工程类档案在项目结束后按每个阶段进行收集。4、工程类档案整理工作在项目竣工后，按阶段将项目所形成的文字材料和图纸（包括照片、底片、录像和磁盘、光盘）加以整理、进行分类组卷，组成保管单位，填写保管期限，由负责人员审核后，三十天到三个月内移交集团档案室归档。5、工程类档案保管期限按国家有关规定进行划定，所有项目工程类档案均由集团档案室保存。（三）电子档案类归档要求1、归档的电子材料必须原版、原件。2、归档的电子材料要齐全、完整。照片、录音、录像、应说明时间、地点、事由、人物、摄影者。照片与底片的影像要相符。特别重要的照片无底片时也应归档。采用数码相机拍摄的照片，经筛选后，将电子版及文字说明一并移交。填写移交目录一式两份，双方在移交目录上签字。（四）实物类档案归档要求1、奖品实物档案一般应同时有批准单位要求填报的表格、批复等文字材料，此类材料按文书材料归档。实物上未表明获奖名称的，应附说明，内容包括获奖单位、获奖时间、 获奖名称及颁奖单位。2、印章归档时应附印模一式两份。并分别由移交人、接收人签字。2、物品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、收受时间、地点、事由、赠送人、接收人。清单一式两份。3、发现认为有保留价值的、能反映集团发展历程的物品，经档案室认定后即可归档。六、 档案借阅制度（一）凡需借阅档案者，均须填写文件借阅申请单，经各级领导签批后方能借阅。（二） 文件原件借阅由申请部门负责人档案管理部门主管综合事务部部长确认后交于档案室；其它类文件借阅、复印由申请部门负责人档案管理部门主管确认后交于档案室；查阅会计档案必须有财务部负责人确认；秘密、机密、绝密文件查阅由副总级以上人员审核确认。（三）借阅档案的经办人必须是本集团员工。（四）按照集团保密制度相关要求，档案室入档时盖印确认的秘密、机密、绝密文件严禁带出档案室且不得随便复印。合同类文件原件一般情况下不予外借。会计档案原件不予外借。集团内查阅会计档案要按规定办理手续，上级机关或外单位需要查阅的，要经董事长批准，且派专人陪同阅看。 （五）借阅期限：属于一般性文件，不得超过2天；秘密、机密、绝密性文件，不得超过1天。预计归还日期到期后应立即归还；如需再借，应办理续借手续，档案主管负责对到期档案催回。（六）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，档案室须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，及时报告综合管理部，对其进行相应的处理。 （七）外单位借阅档案，必须经档案室主管领导批准后，由与外单位接洽部门的秘书负责到档案室办理借阅手续。（八）借阅档案到期不归还、档案室电话催促超过三次及档案归还时发生以下情况时，档案室将上报行政办公室对事件当事人及其部门领导做出相关处罚。 1、档案资料损坏，尚可修补，处罚 100元；2、一般性档案资料损坏，无法修补，处罚200元；3、秘密、机密的档案资料损坏，无法修补，处罚 300 元；4、档案室催促三次以上未办理续借手续不归还档案，处罚100元；5、一般性档案资料丢失，处罚200元；6、秘密、机密的档案资料丢失，处罚300元并报上级领导给予相应处理；（九）绝密档案损坏或丢失，上报最高领导给予相应处理；（十）流程借阅人填写文件借阅申请单文 件 借 阅 流 程 图写清文件编号、文件名称、原/复印件、份数、借阅用途、密级程度、借阅原因、借阅人、借阅部门、借阅日期、归还日期 借阅部门主管领导签字绝密文件查阅董事长（或授权人）签字认可查阅会计档案，需有财务部负责人签字认可借阅原件带出档案室的文件需由综合事务部部长签字查阅、复印原件的由档案管理部门主管签字认可持签字齐全的借阅单到档案室借阅档案管理员在文件目录中查找该文件的编号,将文件编号写在借阅单上已到借阅预计归还日期,档案室电话催促归还文件借出后,档案室依照借阅单在文件借阅登记表上及电子版借阅未归还目录中登记如需续借,找出原文件借阅申请单在续借栏内填写续借时间及续借人 文件归还时检查是否完整无损，完好无损,档案室在实际归还日期中写明归还日期,注销其借阅手续不完整,交还借阅人修补完整后,再归还档案室, 若确认丢失，档案室将根据档案借阅制度上报行政办公室做出相关处罚档案室将归还文件整理归档（十一）借阅申请表盖亚集团档案借阅申请单 编号：申请部门： 申请人： 申请时间：文件名称：原件印件份数页数12345需求类型： 借出 复印 查阅借阅理由：部门主管领导意见： 签字： 日期：主管副总意见： 签字： 日期：档案主管部门领导意见：总经理意见： 签字： 日期：计划归还时间： 年 月 日 签字：实际归还时间： 年 月 日 归还签字：档案管理员是否根据总经理意见进行办理注：1、各部门在办理借阅前请先致电档案室，确信所需文件已存档，方可填写借阅单。 2、档案室在相关领导意见明确后方可接收办理。 3、如借阅文件较多，可另附页，写明文件名称及原编字号等。 4、到期借阅不归还、未办理续借手续者、档案管理员电话催促超过三次的，行政部将视情况作出处理。七、档案库房制度（一）档案库房是集团的机要重地，全体人员都要高度重视，切实做好安全、防范工作。 (二)库房重地，非工作人员一律不准随便入内，如工作需要，经相关主管人员同意后方可入内。（三）档案库房内禁止吸烟，也不准堆放易燃易爆物品及与档案无关的物品。（四）做好库房每日温湿度记录，温湿度超过规定时，应采取有效措施加以控制（温度控制在14 - 24，相对湿度控制在50% - 65%）。（五）定期检查霉变情况，如发现蛀虫、霉菌要及时处理。（六）定期检查、整理库存档案，发现有破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。（七）库房工作人员除查或整理档案外，一律不准在库房内办公，离开库房时要关好门窗，切断电源。（八）库房内的档案柜（橱）要严格遵照有关规定的要求排列，不得随意变动。（九）库房内外应配齐足够的消防器材，并根据要求定期检查更换。（十）库房内要保持清洁、整齐、采用炽灯光源，挂好窗帘，避免阳光直射，达到八防（防火、防盗、防虫咬霉变、防潮、防光、防尘、防有害气体、防高温）要求。（十一）定期做好清洁工作。八、档案保密制度（一）集团档案材料都是集团的宝贵资源，任何个人不得私自占有，不得擅自外传，任何人不得擅自携带外出。（二）严格遵守密级档案的管理规定，按档案性质分类，定期检查保密情况，发现问题应及时向领导汇报妥善解决。（三）报废或过期的机密材料，不得随意乱放、乱丢，应统一存放，经鉴定后送交指定的地点销毁。（四）集团的机密级档案借阅或复印，必须经相关部门经理或总经理同意，填写档案借阅单复印申请单后办理。机密档案因工作需要携离集团，亦须经上述领导批准同意。（五）凡员工调动时（调离本岗位、调离集团或退休），须将其所承办或借阅的档案移交完毕后，方能调离。（六）对违反保密规定造成失密、泄漏事故者，应报请集团领导查明原因，根据情节轻重给予教肓或行政处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。对执行保密规定作出成绩的人，报请集团给予行政奖励。九、档案销毁制度（一）销毁档案必须慎重从事，需要销毁的档案必须造具清册提出销毁报告，先经档案管理部门鉴定，再经综合事务部部长审定，待批准后送到指定地点销毁并报区档案局备案。（二）档案销毁后由销毁人、鉴定人同时签名，并注明销毁日期，销毁清册应存档备查。（三）销毁工作每五年进行一次。（四）根据档案内容不同保管期限分为: 永久(20年以上)长期（5年至20年）短期（1年至5年）临时（1年以下）四种。十、本规定自领导批准之日起发布执行。附件：集团档案类目设置及归档范围20盖亚地产档案类目设置及归档范围一级类目二级类目三级类目归 档 范 围保管期限代号名 称代号名 称代号名 称HY会议文件按会议类型设置1. 会议相关文件（会议纪要、会议记录、会议追踪表、会议议程、会议签到单等）长期短期ZD制度文件制度名称设置1. 外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函长期短期2. 公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）HT合同类 范 合同范本按合同名称设置1. 公司合同范本按合同名称设置2 已签订合同FW法律事务相关文件按案例名称设置1. 判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等2. 诉状、答辩状、代理词等长期3. 证据材料长期4. 授权委托书长期SJ审计文件1本公司年度财务情况审计报告永久2本公司关于财经违纪的专题报告长期短期1. 本公司领导任期主要经济指标审计材料长期 JY经营管理类JC经营决策1. 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等长期JH计划按部门名称设置1. 各部门工作计划短期按个人姓名设置1 个人工作计划XS产品销售 DC 市场调查报告等 1. 市场调查报告及调查所得材料等。2 市场预测方面的报告、计划、分析等长期1. 产品销售计划及其编制依据材料长期2. 有关销售策略以及考核等文件材料长期JL销售记录1 产品销售记录、台帐、统计表。短期YH用户档案 按用户名设置1. 用户资料(包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等)长期 ZC资产管理BG办公设备1. 购置、验收、调试文件长期2. 本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等3. 使用维修文件4. 旧设备处理文件GD固定资产1. 关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：(设备除外 ) 长期2. 固定资产登记表、清单等长期3. 千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料长期CG物资采购1. 物资供应,采购计划,物业合同,采购合同等长期KG仓库保管1. 存货管理文件材料。长期2. 验收入库文件短期3. 物资发放凭证。短期4. 废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。短期CP产品类按种类或型号设置1. 包含产品从开发、设计、工艺、加工制造、检验和产品评优的全过程短期GC工程类按工程项目或建筑项