工程项目合同管理规定

公公 司司 标标 准准QHSEW010 2013QHSEW010 2013 长长 岭岭 炼炼 化化 岳阳工程设计有限公司岳阳工程设计有限公司 工程项目合同管理规定工程项目合同管理规定 第第 1 1 页页 共共 8 8 页页 孙旱年肖远祥李代玉匡晓辉 编编 制制校校 对对审审 核核批批 准准 发发 布布 日日 期期实实 施施 日日 期期 1 1范围范围 本标准规定了工程项目合同的签订 发送 履行 归档 借阅等管理要求 以确保公司 工程项目合同的规范管理和履行 本标准适用于工程设计 工程总承包 工程监理等工程项目合同的管理 也适用于技术 服务 技术咨询 技术转让 技术协作等工程项目合同的管理 对项目的分包工程项目合同 可参照执行 2 2引用文件引用文件 产品有关要求评审程序 QHSEP014 2013 3 3法定代表人授权委托代理人 法人委托代理人 法定代表人授权委托代理人 法人委托代理人 3 1 凡对外签订的各类工程项目合同 必须有法定代表人或法人委托代理人签字或盖章 3 2 工程项目合同文本的签订代表由法定代表人授权的委托代理人担任 称为工程项目合 同签署委托代理人 3 3 法人委托代理人的人选 由公司董事长或总经理 法定代表人 批准授权 由法律顾问 依照法定程序负责统一办理法人委托代理人授权委托证书 3 4 法人委托代理人必须在取得授权委托证书后 并根据授权权限和授权范围进行工作 无证或超越范围和权限者所签订的工程项目合同视为无效工程项目合同 3 5 除重大工程建设总承包项目合同和国家重点大型工程建设项目设计合同由法定代表人 公司总经理 签署外 其他工程项目合同可按授权范围与授权权限的法人委托代理人签 署 详见附录A 4工程项目合同管理工程项目合同管理 工程项目合同管理包括工程项目合同签订阶段和工程项目合同履行阶段的管理 4 1 工程项目合同的签订 4 1 1工程设计 包括设计分包 工程总承包及技术服务类工程项目合同的签订 4 1 1 1 对外签订工程项目合同 不含工程监理项目合同 的业务归口部门为公司经营 部 4 1 1 2 公司经营部市场开发人员 或工程项目合同经办人 根据项目情况负责组织有关 部门和专业室的专业人员参加工程项目合同的洽谈 起草和签订工作 其中工程项目合同中 第第 2 2 页页 共共 8 8 页页 QHSEW010 2013QHSEW010 2013 有关技术条款 包括技术要求 设计原则 设计保证值 资料提供目录及进度等 或技术附 件由项目经理 或指定人 负责组织起草 工程项目合同中的有关商务条款 包括工程项目 合同条款 费用计算 定价 支付方式 支付分期及商务赔偿等 由工程项目合同经办人按 照规范工程项目合同文本的要求及相关人员的意见负责起草 最后由工程项目合同经办人根 据业主要求及各方面的意见编制工程项目合同草案 4 1 2工程监理项目合同的签订 4 1 2 1 对外签订工程监理项目合同的业务归口部门是监理公司 4 1 2 2 根据项目情况 监理公司负责组织有关部门和项目总监理工程师 以下简称总 监 参加工程项目合同的洽谈 起草和签订工作 其中工程项目合同中有关技术条款 包括 技术要求 资料提供目录及进度 或技术附件由项目总监 或指定人 负责组织起草 工程 项目合同中的有关商务条款 包括工程项目合同条款 费用计算 定价 支付方式 支付分 期及商务赔偿等 由监理公司市场拓展人员 或工程项目合同经办人 根据洽谈结果负责起 草 4 1 3 工程项目合同签订通用规定 4 1 3 1 对外签订的工程项目合同 必须采用书面形式 通过信函 传真等书面形式就工 程项目合同的主要条款达成的协议 可以视为书面工程项目合同 草案 但必须在事后补 办正式书面工程项目合同 4 1 3 2 在工程项目合同签订之前 必要时双方应出示法定代表人证书或法定代表人授权 委托证书 以及工商行政管理部门颁发的营业执照副本 银行资信证明或提供担保书 担保 者必须是能够承担相应的经济责任 具有法人资格的经济实体 4 1 3 3 工程设计 工程承包 工程监理工程项目合同以及技术服务类等工程项目合同或 协议在签订前必须按 产品有关要求评审程序 规定进行评审 4 1 3 4 工程总承包合同的最终评审级别为公司总部 4 1 4 工程项目合同的签署 4 1 4 1 对工程项目合同双方协商一致和确认的工程项目合同文本 由双方法定代表人或 法人委托代理人按相应的授权范围和权限签署 4 1 4 2 工程项目合同 不含工程监理项目合同 一般情况下由主管副总经理签署 重大 的 复杂的项目由公司总经理签署 工程监理项目合同一般情况下由主管副总经理签署 重 大的 复杂的项目由公司总经理签署 4 1 4 3 所有工程项目合同都在工程项目合同形成过程中经评审 会议评审或书面评审 使顾客的各项要求得到满足后 各级签署人方能签字 经签署后的工程项目合同一律加盖公 司的工程项目合同专用章 使用单位的行政公章或其他公章为无效工程项目合同 4 1 4 4 如果工程项目合同双方都认为有必要进行公证或鉴证时 可履行公证或鉴证手 续 4 1 4 5 工程项目以外的技术转让 技术服务等工程项目合同的签订 QHSEW010 2013QHSEW010 2013 第第 3 3 页页 共共 8 8 页页 公司向顾客转让技术的技术转让 技术服务工程项目合同由相应业务归口部门组织签 订 签署人一般为法人委托代理人 内部审查应有主体专业室 信息技术中心 软件销售及 服务 技术发展部 专利或专有技术 主管部门签署意见 由主管副总经理或其委托人 审查批准 4 1 5 工程项目合同编号 4 1 5 1 设计工程项目合同 GCSJ SJ 年号 序号 4 1 5 2 技术服务工程项目合同 GCSJ FW 年号 序号 4 1 5 3 技术咨询工程项目合同 GCSJ JSZX 年号 序号 4 1 5 4 技术转让工程项目合同 GCSJ JSZR 年号 序号 4 1 5 5 技术协作工程项目合同 协议 GCSJ JSXZ 年号 序号 4 1 5 6 总承包工程项目合同 GCSJ ZCB 年号 序号 4 1 5 7 总承包分包工程项目合同 GCSJ ZCB FB 年号 序号 4 1 5 8 总承包采购工程项目合同 GCSJ ZCB CG 年号 序号 4 1 5 9 设计分包工程项目合同 GCSJ SJFB 年号 序号 4 1 5 10 监理工程项目合同 GCSJ JL 年号 序号 4 1 5 11 监理合作工程项目合同 GCSJ JLHZ 年号 序号 编号示例 GCSJ SJ 2010 001 单位名称 工程设计 当年度工程项目合同流水编号 工程项目合同类别 设计工程项目合同 工程项目合同签订年份 4 1 6 工程项目合同格式 4 1 6 1 设计工程项目合同尽可能使用建设部 国家工商行政管理局规定的文本或我公司 规定的设计工程项目合同格式 但也允许工程项目合同双方针对具体项目在主要原则 条款 不违背上述文本的条件下 采用双方协商一致认可的工程项目合同格式 4 1 6 2 技术转让 技术服务和设计前期工作等工程项目合同可参照有关技术咨询 技术 服务工程项目合同格式执行 4 1 7 工程项目合同份数 设计 设计分包 监理等工程项目合同文本正本2份 甲乙双方各执1份 副本4份 甲 乙双方各执2份 总承包工程项目合同文本正本4份 副本12份 也可根据双方的需要确定 监理工程项目合同 技术服务 技术转让 技术咨询类工程项目合同文本正本2份 甲 乙双方各执1份 副本4份 甲乙双方各执2份 第第 4 4 页页 共共 8 8 页页 QHSEW010 2013QHSEW010 2013 4 1 8 工程项目合同文件的归档 咨询 设计 总承包 设计分包等工程项目合同的正本由经营部归档保管 总承包分包 工程项目合同正本由工程管理部归档保管 经营部负责备案 总承包采购工程项目合同由采 购部归档保管 经营部负责备案 监理工程项目合同由监理公司归档保管 所有工程项目合 同归档时应检查工程项目合同文件资料是否齐全 应包括工程项目合同底稿 工程项目合同 评审表及评审记录 工程项目合同正文及其附件 设计任务单 格式见附录B 工程项目 合同文件发送记录以及与工程项目合同签订相关的其他资料 4 2 工程项目合同的履行 4 2 1 工程项目合同文件内部发送 工程项目合同生效后 应及时按下表发送各有关单位 发送部门和单位 合同类别 档 案 室 财 务 部 经 营 部 项 目 管 理 部 技 术 发 展 部 监 理 公 司 设计工程项目合同正本 1 份 副本 1 份 副本 1 份PFD 文本 技术服务 技术咨询工程项目 合同 正本 1 份 副本 1 份 副本 1 份PFD 文本 前期工作项目合同正本 1 份 副本 1 份 副本 1 份PFD 文本 技术协作工程项目合同 协议 正本 1 份 副本 1 份 副本 1 份PFD 文本 总承包工程项目合同正本 1 份 副本 1 份 副本 1 份PFD 文本 设计分包工程项目合同正本 1 份 副本 1 份 副本 1 份PFD 文本 监理工程项目合同正本 1 份 副本 1 份正本 1 份 副本 3 份 注 1 档案室正本1份存档用 其他单位为工程项目合同副本或复印件 2 总承包工程项目合同应通过项目管理部发送到项目经理及设计经理手中 由经营部提供PFD 文本 4 2 2 工程项目合同的履行 4 2 2 1 工程项目合同一经签订就具有法律效力 由项目经理或项目总监或指定的项目负 责人负责组织履行工程项目合同中我方应履行的各项条款 完成我方规定承担的责任和义 务 4 2 2 2 工程项目合同经办人是公司在该工程项目合同方面的联系人 在工程项目合同签 订阶段 负责组织洽谈 起草 评审工程项目合同等 在工程项目合同执行阶段 负责合同 的交底 负责检查工程项目合同执行情况 组织 会同项目经理或设计经理 费用控制人员 或概算工程师和财会人员 项目总监 工程项目合同结算和催收 参与工程项目合同纠纷的 处理等 4 2 2 3 经营部工程项目合同管理人员应定期或不定期检查工程项目合同执行情况 每月 对工程项目合同执行情况进行跟踪检查考核和汇总 及时向各业务归口部门的工程项目合同 经办人或主管副总经理反映执行情况 QHSEW010 2013QHSEW010 2013 第第 5 5 页页 共共 8 8 页页 4 2 2 4 在工程项目合同履行过程中 顾客提出委托变更条件等情况时 须按有关规定进行 工程项目合同变更评审 通过评审后的工程项目合同变更及补充协议或条款应告知相关业务 部门 并连同评审记录在经营部 或监理公司 归档保存 4 2 2 5经营部工程项目合同管理人员每月应按附录C组织填报 工程项目合同跟踪月报表 QHSEW010 T02 定期向各业务部门工程项目合同经办人通报工程项目合同执行情况 必要时报公司主管副总经理 4 3 工程项目合同纠纷的处理 4 3 1 一旦发生工程项目合同纠纷或需中止工程项目合同 工程项目合同经办人应及时向 部门领导或主管副总经理报告 尽可能与对方协商解决 4 3 2 如协商不成 确需申请仲裁或提起诉讼解决的工程项目合同纠纷 要报请主管副总 经理或公司总经理批准 指派专人 必要时可外聘社会法律顾问 与有关部门人员共同参加 仲裁或诉讼活动全过程 并提供以下材料的原件或复印件 a 项目工程项目合同文本及附件 与工程项目合同有关的信函 书证 传真 图表 记录和音像资料等 b 有关违约的证据材料 c 其他与处理工程项目合同纠纷有关的资料 4 3 3 工程项目合同纠纷经协商达成一致意见时 应订立书面协议 由双方专门授权的代 表签字并加盖双方工程项目合同专用章 4 3 4有关处理工程项目合同纠纷的文书 例如协议书 调解书 仲裁议定书 判决书等 在签字盖章生效后 应复制若干份 送交与此有关的部门收存 4 3 5 工程项目合同纠纷处理文书 在规定时限届满尚未执行或尚未执行完毕的 经营部 工程项目合同管理人员应立即报告主管副总经理 及时采取相应措施 4 4 工程项目合同文件的借阅和归档 4 4 1 本公司对外签订的工程项目合同 均属公司经营秘密 直接关系公司经济利益 必 须妥善保管 4 4 2 确因工作需要查阅工程项目合同及有关资料文件者 须经营部 或监理公司 主任 同意 借阅工程项目合同文本或有关资料时 一律办理借阅手续 一般情况下 只借阅工程 项目合同副本或复印件 4 4 3 与工程项目合同无关人员 不得查阅工程项目合同和与工程项目合同有关的资料文 件 4 4 4 凡借阅工程项目合同或相关资料 必须保守秘密 不得将工程项目合同内容泄露给 无关人员 更不能向外单位人员泄露 以维护公司的经济利益 4 4 5 工程项目合同文本所规定的责任义务履行完毕并已结清全部费用后 由经营部 或 监理公司 工程项目合同管理人员负责整理保存 4 5 附则 第第 6 6 页页 共共 8 8 页页 QHSEW010 2013QHSEW010 2013 本规定与上级有关法律 法规相抵触时 按上级规定执行 附录附录A A项目工程项目合同签署范围表项目工程项目合同签署范围表 附录附录B B设计任务单设计任务单 QHSEW010QHSEW010 T01 T01 附录附录C C工程项目合同跟踪月报表工程项目合同跟踪月报表 QHSEW010QHSEW010 T02 T02 附录 A 项目工程项目合同签署范围表 项 目 类 别工程设计 工程承包 设计前期及技术服务类工程项目合同设计分承包 工程项目 合同 设计工程投资额 或监理 工程投资额 万元 3000 监理类 2000 500