固定资产导入说明

固定资产数据导入方法固定资产数据导入方法 一 目的 为了各单位更好的使用 U850 固定资产模块 尽快的做好新软件的衔接和实施工作 特此编 写了固定资产数据的导入方法详细说明 指导固定资产数据的初始建帐工作 二 数据来源 由于各单位的固定资产管理特点不同 所以各单位的固定资产数据的格式也不相同 但大体 上分为如下几种情况 1 原有固定资产管理部门使用的固定资产台帐管理系统 该系统是由原机电部组织编写开 发的 在许多单位一直在延续使用 该系统数据台帐比较清楚 由于资产管理部门的管理特点不 同 所以 该资产管理部门的台帐没有固定资产折旧信息 如果使用该数据作为新建帐数据的依 据 必须将固定资产折旧费数据补充完整 2 有些单位原来使用不同版本固定资产软件的 这类型的单位固定资产数据比较全面 可 以采用一定的接口将数据转换成 U850 所需要的固定资产格式 然后依据 U850 固定资产模块提 供的统一接口将数据引入系统 3 以清产核资的数据为准 清产核资时的数据具有折旧费和原值等财务数据信息 必须在 补提从 2002 年 1 月到见帐日期的折旧和固定资产增减情况后才能够引用 4 只有固定资产卡片的单位 可以考虑直接录入卡片数据 或着先将固定资产数据分别录 入到 EXCEL 文件中 再整理成导入数据所要求的格式 才能够引用 三 原则与数据准备 固定资产模块导入数据对固定资产数据的个数有严格的要求 其中有以下几点需要特别明确 1 固定资产分类标准必须依据集团公司统一的固定资产分类标准和固定资产折旧年限区间 进行选择 并依据本单位的实际情况指定各类设备折旧年限 2 在固定资产卡片中必须依照统一的部门编码进行管理 部门编码作为基础档案在所有的 业务模块中都参照使用 所以 固定资产的整理数据必须先整理出统一的部门编码 3 有些单位在固定资产部门分类时较细致 可以在集团公司统一的固定资产分类编码的基 础上进行增设下一级分类编码 但不允许改变现有的固定资产分类编码规则 也不允许增设同级 编码 4 原有的固定资产编码规则可以保留 但是必须是将所有的设备 仪器 房产等各类资产 统一进行整理后都依据不同的分类导入到固定资产模块中 固定资产的基本字段属性都一样 对 于现有固定资产项目中没有的字段属性 可以通过自定义项目的方式进行处理 如果原有的固定 资产编码方式中包涵分类信息的 可以保留 并依据本单位的管理特点继续使用 资产编号必须 唯一 5 固定资产模块是卡片是管理为主的业务模块 如果有的单位原来一直在使用其它不同形 式的固定资产管理软件 并按月份进行折旧费等业务的处理 在建帐时 如果有六月底数据备份 的话 可以使用六月底数据备份作为新系统衔接的基础 从七月份开始建帐处理 如果已经在七 月份进行大量的业务处理 并且六月备份数据不可用的基础上 可以选择实际建帐当期作为固定 资产建帐使用日期 但总帐的建帐日期必须是符合公司统一要求 固定资产卡片建帐与总帐模块 的建帐日期可以不相同 但影响到实际的模块之间的数据自动核对 6 由于固定资产导入时的文件格式要求所限 在整理的文件各字段内容中不能出现逗号字 符 不然会在导入数据时提示错误 四 固定资产数据导入步骤 1 首先确认固定资产资产模块启用日期 2 将固定资产卡片数据按照集团项目要求的格式进行整理 详细内容见附录 3 整理固定资产卡片数据的折旧额 原值等 并依据 中国电子科技集团公司会计核算暂行 办法 的要求进行固定资产的追溯调整和确认等会计处理 4 确认各类固定资产的折旧年限 并确认为本单位的财务制度 5 将按照集团项目要求的格式进行整理的固定资产数据在 EXCEL 文件中存储为带有逗号分 隔的文本文件 保存文件后再将文件的后缀由 cvs 通过重新命名改为 txt 就变成可以有固定资产软件直接 进行读取的文本文件了 6 打开固定资产软件 并登陆后 提示固定资产启用日期 将选项中固定资产模块与帐务系 统接口关闭 如果需要可以在固定资产数据全部录入后 在重新启用 具体的界面如下图所示 由于集团公司的统一要求所属单位必须按月度计提并结转折旧费用 所以选取折旧汇总分配 周期为一个月 主要折旧方法选择平均年限法 一 具体的界面如下图所示 选项界面的其它标签页中定义了固定资产已发生的减少卡片可删除时限 集团公司推荐使用 五年 各单位可依据本单位情况适当延长已发生的减少卡片可删除时限 资产类别编码方式采用 1 2 2 2 的方式 总共为四个级别 长度为七位 其中前三个级别是由集团公司统一要求和规定的 第四级的两位各单位可以根据本单位情况对固定资产类别编码进行细化 仅限四级 固定资产 编码方式选择手工方式 如果数据导入成功后可以根据本单位情况重新设定 具体的界面如下图 所示 7 依据本单位具体卡片管理的需要进行固定资产自定义项目的增设 因为自定义项目在卡片数 据导入时需要指定对应的字段名 所以必须先增设 卡片具体的样式可以在固定资产数据导入 后再调整 8 进入到如下图所示的操作界面 并选取维护中的数据接口管理菜单 如果你进入的月份与建 帐月份不相同 数据接口管理的菜单就可能会隐含 所以在使用数据接口管理命令时 必须注意 登陆的日期与登陆的操作员 9 点击数据接口管理菜单就进入到数据接口管理的界面 可以正式进行数据引入工作 首次使用需要先新建一个数据借口 点击新建命令钮后出现如下图所示的提示窗口 提示数据接 口向导 并指导完成借口文件的建立过程 选取的文件类型为文本文件 后缀为 TXT 其他的文件类型局限性比较大 所以推荐使用 文本文件 数据源本位币缺省选择人民币 点击浏览 选择要打开的先前已经处理好的文本文件 选择带分隔符 项目间为逗号分割符的选项 数值没有千分位分割符 依据数据接口向导 点击下一步 出现如下的窗口 依据整理的 TXT 文档数据 确认字串 序号与对应卡片项目的字段名称 建议按照集团统一要求的固定资产格式进行数据的整理 这样 字串序号就与序号一致 只到增加自定义项的选择 自定义项的选择通过增加行进行 字串序号顺序填列 自定义项选择适当的对应卡片项目 或者选择自己单位定义的项目 所有项目对应关系输入完毕后 点击完成按钮 会提示卡片导入 的进度条 出现下列界面 则提示卡片导入完毕 具体的导入成功信息可以通过接口导入报告进 行查询 图所示的文档中详细记录了各资产卡片数据导入的结果报告 并对于导入失败的原因进行描 述 对于导入失败的数据 可以通过修改和调整的导入文档数据后 再运行导入菜单 如果提示大多的文件都没有导入成功 则可能是由于数据的固定资产分类编码或部门编码与 帐套中已经录入的信息不符 或者有资产重名的存在 必须查清原因后才能处理下一步工作 如 果是少量数据导入不成功 也可以采用手工录入的方式进行弥补 并且点击查看数据 就能够查 询到所有通过卡片导入接口检测的合法数据 10 对于已经提示已经通过导入接口的固定资产卡片数据 就可以运行写入数据命令钮 进行 固定资产数据的录入 一旦录入 数据就只能通过固定资产模块进行调整 所以录入数据必须谨 慎 如果卡片数据写入失败就会提示如下界面 如果接口数据写入成功 就可以通过查看数据导入结果报告 详细的查询各资产卡片的录入 情况 并提示卡片写入成功数以及卡片写入失败数 如果在数据导入过程中出现死机情况 需要重新清除异常后再进行数据导入 第二次导入的数 据会在卡片写入借口报告中提示部分写入失败 实际上是由于第一次部分数据已经写入成功 最后 可以通过查询实际卡片数据进行核对 11 在卡片写入成功后 就可以通过卡片管理菜单 查询录入资产的情况 并且通过原值与 净值等帐务信息进行判断录入数据的正确性 12 固定资产卡片的式样可以依据本单位实际情况进行调整 依据本单位自定义项目的情况 编辑固定资产卡片的具体格式 操作界面如下图所示 13 对于固定资产数据在导入前必须认真复核 如果在录入后发现问题 则必须采用重新初 始化帐套 将原有录入固定资产业务数据重新清空 重新开始建帐 一般情况下不推荐使用该功 能 五 附录 固定资产格式固定资产格式 栏目名称资产编码 资产名 称部门编码 类别编 码原值启用日期 增减方式编 号 使用状况 编号 对应列数 第 1 列第 2 列第 3 列第 4 列第 5 列第 6 列第 7 列第 8 列 是否必输 11111111 应用举例 1020 B 超机01 16500 00 1989 12 1 1011001 折旧方法编 号 对应折旧科目编 码 折旧科目名 称 对应项目编 码 对应项目名 称 使用年 限 已计提月 份 第 9 列第 10 列第 11 列第 12 列第 13 列第 14 列第 15 列 1100011 2 nullnullnull 240 161 累计折 旧 工作总 量 工作量单 位 累计工作 量币种 外币原 值汇率 第 16 列第 17 列第 18 列第 19 列 第 20 列第 21 列 第 22 列 1000111 41 60 000 人民 币 0 00 1 01 自定义栏目 净残值 净残值 率 规格型 号国别生产厂家 第 23 列第 24 列第 25 列 第 26 列第 27 列 第 29 列 00 0000 825 00 0 05 SDL 300中国西安朝阳机械厂XXX 注 1 第 1 列至第 22 列为系统必选项 是系统必选栏目 不可以删除该列 2 系统第 22 列以后的栏目为自定义栏目 各单位可以根据自己需要自行设定 3 栏目名称 行列是和 U8 固定资产数据接口对应的栏目名称 不允许做修改 4 对应列数 行中标注的列数是为了进行数据导入操作的方便 建议不要调整列次 5 是否必输 行是说明该栏目是否必须输入数据 1 为必须输入数据 0 为可以没有数据 但为了保证数据的处理方便 建议在此列输入 null 值 6 自定义栏目都不是必输项 建议在此类栏目若有数据则按实际数据 若没有数据则填入 null 值 固定资产栏目编码对照表固定资产栏目编码对照表 使用状况使用方式编号使用方式增减方式增减方式编号增减方式 0 使用状况目录表 1 增加方式 1 使用中 101 直接购入 1001 在用 102 投资者投入 1002 季节性停用 103 捐赠 1003 经营性出租 104 盘盈 1004 大修理停用 105 在建工程转入 2 未使用 106 融资租入 3 不需用 2 减少方式 折旧方法折旧方法编号折旧方法 201 出售 1 不提折旧 202 盘亏 2 平均年限法 一 203 投资转出 3 平均年限法 二 204 捐赠转出 4 工作量法 205 报废 5 年数总和法 206 毁损 6 双倍余额递减法 207 融资租出 固定资产分类说明固定资产分类说明 类别编码类别编码资产类别资产类别参考使用年限参考使用年限使用年限使用年限折旧率折旧率 1 1 通用设备部分通用设备部分 101 机械设备10 14 年 102动力设备11 18 年 103传导设备15 28 年 104运输设备6 12 年 105自动化控制及仪器仪表 10501 自动化8 12 年 10502 半自动化控制设备8 12 年 10503 电子计算机4 10 年 10504 通用测试仪器设备7 12 年 106 工业炉窑7 13 年 107 工具及其他生产用具9 14 年 108 非生产用设备及器具18 22 年 10801 设备工具5 8 年 10802 电视机5 8 年 10803 复印机5 8 年 10804 文字处理机5 8 年 10805 其它非生产用设备及器具18 22 年 2 2 专用设备部分专用设备部分 201冶金工业专用设备9 15 年 202电力工业专用设备 20201 发电及供热设备12 20 年 20202 线路30 35 年 20203 配电线路14 16 年 20204 变电配电设备18 22 年 20205 核能发电设备2 25 年 203机械工业专用设备8 12 年 204石油工业专用设备8 14 年 205化工 医药工业专用设备7 14 年 206电子仪表电讯工业专用设备5 10 年 207建材工业专用设备6 12 年 208纺织 轻工专用设备8 14 年 209矿山 煤炭及森工专用设备7 15 年 210造船工业专用设备15 22 年 211核工业专用设备20 25 年 212公用事业企业专用设备 21201 自来水15 25 年 21202 燃气16 25 年 3 3 房屋 建筑物部分房屋 建筑物部分 301房屋 30101 生产用房30 40 年 30102 受腐蚀生产用房20 25 年 30103 受强腐蚀生产用房10 15 年 30104 非生产用房35 45 年 30105 简易房8 10 年 302建筑物 30201 水电站大坝45 55 年 30202 其他建筑物15 25 年 注 使用年限中注 使用年限中输输入固定入固定资产类资产类型需要核算的准确年限 以便将来在固定型需要核算的准确年限 以便将来在固定资产类别输资产类别输 入使用年限入使用年限 U850U850 固定资产数据标准格式栏目说明固定资产数据标准格式栏目说明 数据标准格式中包括导入卡片数据的必输项栏目和自定义的栏目两部分组成 必输项栏目是保证卡片数据完成正确必须的数据项 允许为空的栏目 也可以删除 而 且各个栏目的位置顺序不要做调换 自定义项栏目是各单位根据自己的需要加入到卡 片中的栏目 需要说明的是 如果准备了自定义栏目 那么在导入卡片前需要设计固 定资产的卡片样式 在卡片样式中添加上自定义栏目的相应栏目 格式设置中相关分 类信息见附件 固定资产分类说明 一 一 必输项栏目必输项栏目 1资产编码 资产编码 字符型数据 指每个资产卡片中的资产编号 资产编号不能重复 在数据准备时 按照原始卡片的资产编号输入 必输项 不可为空 各单位可以依据原有的固定资产 编号和编号规则 原有的固定资产内部分类标识可以保留不变 但新的集团公司统一 要求的类别编码必须按要求添列 并且依据新的固定资产分类要求核定本单位的固定 资产折旧年限 2资产名称资产名称 字符型数据 指资产的实际名称 按照资产卡片中的实际名称进行准备 必输项 不可为空 3部门编码部门编码 字符型数据 使指使用资产的部门编码 若在一个会计期间内 为多个部门同时 使用 则暂时准备使用比率较高的部门编号 数据导入软件中后再在卡片中补录其他 部门 编码必须按照财务账套中的对应的部门编码设置进行 系统必选项 不可为空 应该先编制依据部门编码档案编制部门编码后 才能够使用统一的部门编码 因为固 定资产模块的部门编码是参照的基础档案中的部门统一编码规则 4类别编码类别编码 字符型数据 是指固定资产在会计核算中所属于的资产类别 资产类别的划分按 照附件中提供的资产类别编码进行 每个资产都必须输入所对应的类别 系统必选项 不可为空 依据集团公司的统一的类别编码方案进行类别编码编制 如果本单位原有 固定资产的类别编码需要保留可以采取以下步骤 1 将原有的固定资产内部分类编码和固定资产编号进行组合 形成组合码 3002 2 另设辅助的自定义项 单独处理本单位内部的分类信息 3 各单位可以在集团公司统一的分类编码的基础上根据自己单位情况进行 下级分类编码 但不允许改变集团公司的编码规则 5原值原值 数字型 是指固定资产原值 各资产的原值合计数应该同总帐中的 固定资产 科 目借方金额完全一致 系统必选项 不可为空 如果卡片数据与帐务数据不相符 必须 先进行记录和说明 然后经领导批准后先入卡片帐 待新旧制度衔接后再做帐务调整 不要因为个别设备的问题影响整个固定资产卡片模块的工作进度 在固定资产建帐时应该先将固定资产数据依据新旧制度衔接要求进行固定资产 追溯调整 并且依据新制度固定资产确认原则进行相应的业务处理 6启用日期启用日期 日期型 格式为 xxxx xx xx 是指固定资产开始使用的日期 将来用来核算固定资 产的使用年限是否到期 按照开始使用日期如实填写 系统必选项 不可为空 必须正 确处理好使用日期 如果和实际使用日期等原有的信息相矛盾 则建议采用增加固定 资产卡片辅助项的方式解决 如果本单位的原有数据中对于开始使用日期不是详细到年 月 日 则依据一定的 原则补齐数据 但必须记录 7增减方式编码增减方式编码 字符型数据 是指固定资产在增加或者减少时所对应的增加减少方式 增加减少 见附件中增加减少方式 应该选用最末级编码 系统必选项 不可为空 固定资产的增 加方式的设置应该满足固定资产报表的设置要求 101 直接购入 102 投资者投入 103 捐赠 104 盘盈 105 在建工程转入 106 融资租赁 8使用状况编码使用状况编码 字符型数据 是指资产使用的状况 按照设备使用的情况分为在用 未使用 停 用 应该选用最末级编码 系统必选项 不可为空 在用 1001 季节性停用 1002 经营性出租 1003 大修理停用 1004 未使用 2 不需用 3 9折旧方法编码折旧方法编码 字符型数据 选择固定资产折旧的方式 按照财务制度选择折旧方法编码 应该 选用最末级编码 编码详见附件 系统必选项 不可为空 1 不提折旧 2 平均年限法 1 3 平均年限法 2 4 工作量法 5 年数总和法 6 双倍余额递减法 由于新软件的固定资产是可以实现针对于卡片提取固定资产折旧 所以 针对于 清产核资前的固定资产 必须依据新的折旧率采用个别折旧的方法解决 10 对应折旧科目对应折旧科目 字符型数据 是指固定资产在进行折旧时 折旧分录的借方对应科目科目编码 贷方科目系统默认为累计折旧 系统必选项 不可为空 管理费 折旧费 研制费 折旧费 建议 依据使用部门进行分类 分别入帐管理费用科目和研制费用科目 对于例 如幼儿园 家委会等部门依据自己单位的业务特点进行帐务处理 建议固定资产科目使用一个总的二级科目 便于固定资产模块自动能够产生凭 证 各单位也可以依据自己单位的管理特点设置固定资产二级或三级科目 但是 固 定资产业务模块的凭证就需要进行手工调整 11 对应科目名称对应科目名称 字符型数据 第 10 项对应折旧科目栏目的名称 可以为空 但必须保留占位符 科目名称必须与总帐科目名称一致 12 对应项目编码对应项目编码 字符型数据 若对应科目按照项目核算 则在此栏目输入项目课题编号或者其他 项目编号 应该选用最末级编码 可以为空 但必须保留占位符 一般建议为空 13 对应项目名称对应项目名称 字符型数据 和 12 项对应编码的项目名称 可以为空 但必须保留占位符 一般 建议为空 14 使用年限使用年限 可使用月份可使用月份 整型数字 是指对固定资产可使用的寿命年数 12 系统必选项 不可为空 应该 是按照集团公司对固定资产分类标准统一要求的使用年限进行确认使用年限 录入的 数据格式是使用月份计量的 所以实际上是使用年限 12 在系统采集数据后会自动的 计算出折旧年限 15 已计提月份已计提月份 整型数字 从开始计提折旧到最近一次的提折旧时间间隔 时间间隔以月为单位 进行计量 系统必选项 不可为空 已计提月份应该小于总的可计提折旧的月份 使用年限 12 16