安徽农村合作银行会计档案管理实施办法

安徽安徽 农村合作银行会计档案管理实施办法农村合作银行会计档案管理实施办法 第一条 为管理办法支行会计档案管理 维护支行会计 档案的安全完整 根据财政部 国家档案局颁布的 会计档案 管理办法 及 安徽 农村合作银行会计基本制度 中关于会 计档案管理的有关规定 结合辖区支行实际特制定本办法 第二条 支行会计档案是支行会计工作的重要内容 也 是会计档案工作的组成部分 是支行各项业务活动和财务收 支的记录及核算依据 是支行成长发展历史和农村经济部门 资金活动的重要资料 在一定时期内起着事后查考的重要作 用 也是查处经济案件的法律依据 支行财务领导小组加强 对会计档案管理 认真执行会计档案的分类 立卷 归档 保 管 调阅和销毁等管理制度 建立专用库房 明确专人负责 出纳人员不得兼管会计档案 确保会计档案无火烧 无虫 蛀 无鼠咬 无霉烂 无破损 无丢失 做到存放有序 科学 管理 第三条 支行会计档案是支行各项业务活动的会计记 录和重要史料 会计档案包括会计凭证 会计帐簿 财务会 计报告及其他会计资料 第四条 会计档案整理方法 1 支行及其营业网点的会计档案按会计年度分开 分别 整理 每年的元月 1 日至 12 月 31 日为一个会计年度 2 将支行的会计报表 会计帐簿 会计凭证以及会计工 作密切相关的文件 资料等会计档案分类整理 3 每类按会计档案规定的保管期限分为永久 十五年 五年三个期限 4 将分好的会计档案分别打号 装订 粘贴封面 5 按会计档案管理要求填写封面 档案盒文字内容 6 登记档案登记簿 入库柜保管 第五条 会计档案整理的规定 1 会计档案分类 支行会计档案是指会计凭证分类 会计帐簿 会计报表 等会计核算专用资料和会计工作密切相关的文件资料 会计 档案的整理首先是分类 分类是整理工作的中心 应按帐 簿 表 证文件分别整理 2 会计档案的打号 所有会计档案按序时方法第一页至最后一页逐张逐页 打号 依左边装订的传票帐簿在右上角编号 依上边装订的 对帐单等 在下边中央处打号 3 会计档案的装订 排列 会计档案整理装订后称案卷 案卷装订是为了固定与保 护卷内文件 避免散失或损坏 案卷装订必须结实 美观 装 订前应把金属物去掉 宽大的纸页要折叠整齐 压平 装订线 有文字的应加边 残破的文件要糊裱 并把文件的底边和靠 装订线的一侧墩齐 装订时一般打三孔 用蜡线绳装订 线 头结在传票的背后 装订力求不掉页 不压字 不访碍阅读 案卷的排列 是先将一年形成的案卷按保管期限分开 然后 再将不同保管期的案卷组织机构或时间序列排列 案卷排列 后 再统计一份顺序号 4 案卷的加封及文字的填写 案卷的封面目录用较好的纸张 使用钢笔或毛笔 使用 碳素墨水或兰黑墨水认真填写 字体要工整 清楚 案卷封面的全宗名称或机关名称填写支行的全称 类目 名称或帐簿按会计档案的分类填写 如月报表 季报表 年 报表 帐 簿等 类目名称下的空格填写本卷装订的所 有类别目录 日期 保管期限 全宗号 目录号 案卷号 归档 号按要求填写 立卷人指所整理年度的会计员或记帐员 检 查人指所整理年度的行长 副行长或会计主管 帐簿封面上 的会计主管 记帐人按本年度的行长 副行长或会计主管 会计凭证贴脊背重新整理排列卷号 立卷时间统一定为所整 理年度的次年元月 5 档案目录号 1 文书档案目录号 永久 1 号 长期 2 号 短期 3 号 本 行制定的管理办法为永久 上级行社下发的管理制度为长期 其他文件和简报及本社一般资料为短期 2 会计档案目录号 凭证 4 号 帐簿 5 号 报表类永久 6 号 季报 半年报 7 号 月报和其它报表 8 号 6 会计档案目录号 案卷号的排列 1 报表 月报 季报 年报应分别装订 填写目录号 2 帐簿编号 以年度按科目顺序排列小流水号 排列顺 序为总帐 现金日记帐 各科目分户帐 3 帐簿案卷号 每十年按保管期限分别排列大流水号 不含永久保管的帐簿 4 凭证案卷号 以每一整理年度分别按时间顺序排列 小流水号 5 报表案卷号 每十年保管期限按种类 类别排列大流 水号 不含永久保管的报表 6 属于永久保管的报表 帐簿卷号 分种类 类别排列 大流水号 7 各科目分户帐装订一般不超过 200 页 超过 200 页 的应分册装订 但剩余部分较少的可装订为一本 按实际页 数打号 第六条 会计档案保管期限 会计档案的保管期限 根 据其资料保管的价值分为永久和定期两类 定期保管又分为 十五年和五年保管两种 保管期限的计算 自档案所属年度 的次年算起 即从会计年度终了后的第一天算起 一 永久保管的会计档案有 1 支行决算报表及汇总全辖的支行决算表 附表及决算 分析资料 包括资产负债表 业务状况表 损益表 财务收支 变动表 利润分配表等 决算说明书 固定资产表等 2 支行实收资本 股本金分户帐 3 存贷款开销户登记簿 包括储蓄存款 4 客户挂失申请书 登记簿 补发存单 存折 收据及帐 销案存的清单或资料 5 会计档案保管登记簿和档案销毁清单 6 机构撤销 合并交接清册 7 房屋购建的契据 包括土地证 基建批准书 竣工报告 购建房屋契约 征税收据和公证书等 8 需要永久保管的其他会计档案和有关资料 二 十五年保管期限的会计档案有 1 综合核算和明细核算的各种帐 簿 卡 2 凭证及附件 3 支行的月 季 半年 报表及汇总全辖支行的月 季 半 年 报表 4 结算专用印章的领用 交接 销毁和保管情况登记簿 三 属于五年保管期限的会计档案有 1 计算机运行日志 2 计息科目余额表 3 辖属网点上报的月计表 资产负债表 损益表和决算 报表 包括全部附表 决算分析资料 4 支行本身汇总分理处 储蓄所日报 月报表 5 密押 代号使用和保管登记簿 6 行内往来 本行往来及同业往来的对帐及查询 查复 书 7 支行分理处的交帐清单 册 8 会计主管人员移交清册 单 9 各种不定期报表 会计档案虽保管期满 但帐务上尚未清 需要继续清查 的应予延长保管期限 在没有具体规定或通知前 不得随意 销毁 第七条 支行应设置专用会计档案保管库 柜 建立 会 计档案保管登记簿 逐项编号 登记 入库保管应定期鉴 定 按规定的年限分类整理 进行登记 严格执行安全和保密 制度 做到妥善保管 存放有序 查找方便 切实防止火烧 虫蛀 鼠咬 霉烂等 保证其完整无缺 支行分理处 储蓄所 的会计档案原则上应在次年第一季度抄列清单 册 送管辖行 集中保管 使用时向管辖行调阅 切实加强计算机档案管理 计算机是支行业务活动的组 成部分 借助电算化进行了业务经营和会计核算 有关凭证 帐 表 文件等及备份软盘都是重要的会计资料 必须按会 计档案管理 妥善保管 磁介质档案每年翻录一次 实行双 备份 做好防磁 防火 防潮和防尘工作 并在备份盘 盒 上 注明时间和内容 以备查考 重要磁介质档案打印出书面档 案 是原始数据必须装订保管 保管年限按会计档案的管理 规定执行 不准外借 严防丢失和泄密 第八条 建立 会计档案调阅 查 登记簿 并按规定内 容做好详细记录 由会计主管和经办人员共同签章 以备查 考 会计档案一律不准外借 防止丢失和泄密 内部调阅会 计档案 应由调阅人出具申请 并经会计主管人员批准方可 调阅 调阅档案不得涂改 圈划 拆散原卷册 用后必须及时 归还 公 检 法 司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会 计档案时 必须持有县以上主管部门正式公函 经支行行长 批准方可查阅 查阅时支行应有专人在场陪同 代办查阅 不 准将档案交给查阅人放任不管 查阅人对处理的案件所需要 的证据和有关资料可以抄录 复制 照相 但不得将原件抽 出借走 调阅 查 会计档案的申请及公函 应由经办人员和 会计主管共同签章 并专夹保管 以备查考 第九条 档案的移交和销毁 一 支行的会计档案移交按上级有关文件规定执行 因 工作需要对单位会计人员进行调整的 必须抄列清单经监交 人员签字确认后交出所有会计档案 二 已满保管期需要销毁的会计档案 应由县本行负责 销毁 销毁前必须造具 销毁会计档案清册 报经县本行批 准后进行 销毁时应由县本行行长或指定专人负责监销 并 注意保密和安全 严防散失或发生疏弊 销毁后 由销毁人 员 监销人员在销毁清册上签章并报上级主管部门备案 如 有未了帐项待查 可对必须保留部分的会计档案延期销毁 第十条 对会计档案管理的奖罚 一 造成火烧 虫蛀 鼠咬 霉烂的 将对支行行长罚款 100