用户手册（简版）

协同办公系统用户手册目录1系统安全性配置32文档说明53公文管理63.1文件起草操作步骤63.2文件登记83.3我的文件83.4文件撤办93.5统计93.6印章管理103.7公文设置103.7.1正文模板设置123.7.2Word打印模版设置134行政服务144.1考勤管理144.2车辆预订144.3办公用品164.4会议室预订174.5人力地图194.6财务报销214.7网上调查225电子邮件221 系统安全性配置使用前请设置办公系统访问地址为IE可信站点本办公系统采用了ActiveX控件技术，使用前需要对IE的安全性进行设置，并确保正确安装了插件。操作步骤：1）打开浏览器（IE）的Internet选项窗口：“工具”“Ineternet选项”2）打开安全属性页：“安全”3）打开添加安全站点页：“受信任的站点” “站点”（如图一）图一4）在弹出的窗口中，确认正确填写了办公系统的访问地址，去掉“对该区域中的所有站点要求服务器验证（https）”前的对勾，然后依次点击添加、确定按钮（如图二）图二5）定义受信站点的安全级别点击如图一中的“自定义级别”按钮，打开“安全设置”页面（如图三）图三将第“ActiveX 控件和插件”中的第1至7项设为“启用”，设置项如下图： 将上图的“文件下载的自动提示”标记为“启用”。设置完毕，点击“确定”按钮，若系统提示“是否要更改该区域的安全设置”，选择“是”。2 文档说明说明中对需要用户注意的地方给出了图标提示，图标含义如下：提示 对用户容易混淆的一些功能操作给出说明。注意 对容易理解错误或操作错误的地方给出说明。建议 操作建议，供用户参考，不是必须按照说明操作的。3 公文管理3.1 文件起草操作步骤文件起草，点击发文之前，最好先检查一下公文设置中关于发文的设置是否设置完整。1. 点击起草文件图标，如下图：2.填写文件审批单根据本单位公文起草制度，在审批单填写相关信息，如下图：提示：输入框为黄色背景，表示必填。3.创建正文点击左侧“正文”图标按钮，切换到正文页面。如下图：注意：上面的正文操作按钮的“保存文件”是指将仅将当前编辑的WORD文件保存到服务器上，而办理操作的“暂存”按钮，会将word文件、审批单填写的信息都保存到服务器上。建议：网页操作易超时，如果文件较长，需要长时间编写，最好将提前编辑好的word文件在此引入，或粘贴已编辑好的文本。如下图：4.提交点击按钮，按照页面提示完成提交操作。提示：1） 在文件起草时，可以点击将文件保存为草稿，在“我的文件”“草稿”中可以查看，并打开继续编辑。2） 在审批单页面点击，可以用不同方式打印出纸质审批单。3.2 文件登记手工登记主要用于登记“收文文件”、已经成文的“发文”、“签报”文件。在打开的界面选择需要登记发文、收文、签报菜单，点击“收文/发文/签报登记”按钮。如下图：提示：1）登记时，点击可以保存当前数据，并打开新的录入界面，进行连续录入。2）在登记单点击，可以打印纸质审批单。3）收文登记保存后，可以点击启动电子审批流程。4）在登记列表上点击可以用html页面方式打印已登记文件列表。5）在登记列表上点击可以将已登记文件导出成文excel文件。3.3 我的文件1. 点击左侧“草稿”菜单，右侧列表显示的是所有文件草稿（“草稿”是指起草后执行了“暂存”尚未执行“提交”的文件）。2. 点击左侧发文、收文、签报菜单，分类显示了系统中由您创建的文件，这些文件包括正在流转和办理结束尚未归档的文件，点击文件标题链接可以打开查看。提示：您可以在我的文件查看自己创建的文件的办理情况。3.4 文件撤办在文件办理过程中，如果您执行了办理表单上的“撤办”操作，文件会在此处显示。点击左侧“发文”、“收文”、“签报”菜单，分类显示撤办的文件。如果需要将撤办文件“还原”，请点击文件标题打开，在打开的文件上点击“还原”按钮，文件会恢复为撤办前的办理状态。在列表上选中不需要的文件，点击“删除”可以将撤办的文件删除。3.5 统计 对通过电子流转方式进行办理的文件进行统计。统计分为日报、月报、季报、年报、自定义五种统计模式。方便用户对时间范围的灵活选择。如下图：l 办件量统计：按照业务流程输出选定部门的办件量统计结果。l 部门办件统计：按照部门输出统计结果。l 个人办结统计：按照人员姓名输出统计结果。l 办件状态统计：对业务流程中，各个办理状态的文件数量进行统计。注意：办件状态统计结果各列数据含义说明：状态说明起草草稿状态的文件数量。正常处于开始和结束节点间的任意办理环节文件数量。会签在流程处理中，执行了会签操作，会签人员尚未处理完毕的文件数量。退回用户执行了退回操作，被退回的节点尚未进行提交的文件数量。拿回用户执行的拿回操作，尚未进一步提交的文件数量。结束流程正常办理结束的文件数量。异常结束通过管理控制强制结束流转的文件数量。暂停执行暂停管理操作状态的文件数量。撤销已执行撤办，尚未删除的文件数量。l 业务办理情况统计：针对一个指定的业务流程，统计各个办理环节的平均处理时间，以及正常、超期状态的文件数量。注意：执行业务办理情况统计，必须选定一个业务流程。3.6 印章管理在电子签章列表，点击添加，填写印章名称，并上传印章文件。（印章文件是.seal后缀的文件，采用慧正电子印章制作工具制作，制作电子印章请与管理员联系）在添加、编辑电子印章数据时，可以设置电子印章的使用范围，只有范围内用户才可以在公文盖章时选择这些印章。注意：只有在公文办理流程中，设置了盖章权限的节点和人员可以看到并使用盖章功能。具体参见流程节点的操作设置。3.7 公文设置一、本系统将公文分为收文、发文、签报三个基本种类。收文外部来文登记与办理。发文单位内部起草、审核、签发的各类红头文件。签报单位内部的请示报告类文件。二、公文设置使用说明：方法1（推荐）：在产品提供的样例上进行修改。打开公文设置中的某一个公文种类，如下图：点击其中的一个在打开的设置向导页面，将鼠标放到设置向导的表单字段名称窗格，系统会显示该字段的帮助提示，如下图：在设置向导每个部分有对应的帮助链接，可以点击帮助查看。按照向导与帮助进行设置即可。设置完成后，在公文管理、起草页面即可使用。方法2：创建新的公文种类。点击“添加”，如下图：点击添加，创建一个新的公文种类在设置向导页面，按照向导说明进行设置。三、将公文设置信息同步到归档库这个功能是为了能够在归档库根据公文种类设置查询文件，请注意公文设置更新后，同步到归档库。点击这个按钮即可四、设置信息分类管理可以在分类信息管理录入常用的一些信息，供公文设置时选择。例如：在分类信息管理录入的发文机关代字，可供公文设置时选择使用，如下图：点击添加发文机关代字在此处添加的机关代字，在公文设置时使用如下图：提示：设置过程产生的垃圾数据，可以进入设置信息分类管理进行删除。以下是公文设置向导里面的特殊小块操作说明。修改现有的正文模板创建一个新的正文模板选择正文模板3.7.1 正文模板设置Word模版就是上传一个设置好格式的word文件（注意：目前不支持docx文件），如下：在起草正文时，会调用选择的word模版修改当前模版（对所有选择生效）3.7.2 Word打印模版设置选择已有的模版创建新的模版操作步骤（与设置套红头的word模版相同）：3.上传编辑好格式的word文件5.保存4.在word编辑区选择打算插入内容的光标位置，然后在右侧选择字段1.填写名称与说明2.选择类型4 行政服务4.1 考勤管理1. 点击左侧“考勤设置”菜单，右侧显示所有的考勤设置。 2. 点击右侧页面的“添加考勤”按钮，打开新增考勤设置表单。 3. 填写完毕，点击“保存”按钮保存设置。注意，为了使数据有意义，点击 之前要先保存考勤班次表单，如下图： 4.2 车辆预订一、车辆预订管理业务流程 发起预订-出车登记-用车统计二、车辆信息维护说明 功能：在使用本功能前对本功能进行系统配制。配置分为以下几点： 1. 设置本单位车辆类型 2. 登记本单位可以用于网上预订的车辆信息。 3. 登记司机信息 4. 设置预订规则三、车辆预订说明 功能：车辆预订模块允许您从网上进行车辆预订，提前预约车辆，避免用车冲突。 操作：在车辆预订页面选中要预订的车辆，填写必要的预订信息后提交申请，这时系统自动发起车辆预订流程，车辆有关管理员会对车 辆预订申请进行审批，若车辆审批通过并且使用人员使用完毕后，司机在交车时，需要对司机提交的车进行出车登记确认，以便 实现真实的用车情况统计。四、出车登记使用说明 功能：司机出车后，需要在此填写出车登记信息，并提交用车人确认。 操作：司机出车后交车时车辆管理员要对本次出车信息进行记录并与车辆使用人进行确认，这时车辆管理员可以发起车辆使用确认流 程，车辆使用人通过该流程进行车辆使用确认，确认完毕后系统自动记录下本次车辆使用记录，用于真实的用车情况统计。 提示：考虑到并非所有的出车都能有对应的预订信息，此处出车登记并未与预订信息保持对应关系。请使用人员注意。五、用车统计 功能：对现实车辆使用情况进行统计。 操作：打开统计页面，输入统计条件，然后点击“统计”按钮即可统计车辆使用信息。如图：注意：车辆信息统计，并不以预订信息为准，而是按照经过使用人确认的出车登记为依据来进行统计。4.3 办公用品一、模块说明 办公用品领用模块主要为系统用户（包括个人和部门）提供一个便捷的办公用品领用平台。二、模块使用前准备 1. 设定办公用品类别、数量单位字典项。 2. 登记可以通过网络领用的办公用品（物品编码不允许重复；库存预警基点数当该物品数量小于等于此数量时，会显示在低库存 物品列表中）。 3. 物品入库：在出入库管理中，通过新建出入库信息进行入库登记。也可以下载excel模版，通过文件进行批量入库。 三、个人领用/部门领用 功能：用于个人或部门发起办公用品领用申请。 操作：点击“个人领用/部门领用”菜单，打开办公用品领用申请页面，在该页面输入必要的申请信息后，点击提交发起领用申请。四、审批申请 功能:用于审批办公用品申请人发起的办公用品领用申请。操作：点击“待审核” 菜单打开所有待审核的办公用品申请列表，点击任何一条进行申请审批。如图点击“待审核”菜单： 1. 点击打开待审核视图 2. 点击待审核视图中“申请时间”对应的链接，打开对应的申请进行审批4.4 会议室预订一、模块说明 说明：会议室预订主要为系统用户提供一个便捷的会议室预订平台。 二、模块使用前准备 1. 设置会议室类型字典项 2. 登记可用的会议室 A. 点击 链接打开会议室登记视图页面。 B. 会议室登记视图页面点击该页面上的 按钮打开会议室添加表单。 C. 在该页面输入必要信息后，点击 按钮，即可完成会议室添加。 3. 登记会议室可用物品资源 A. 点击 链接打开会议室登记资源登记视图页面。 B. 会议室资源登记视图页面点击该页面上的 按钮打开会议室资源添加表单。 C. 在该页面输入必要信息后，点击 按钮，即可完成会议室资源的添加。 4. 设置会议预订规则 A. 点击 菜单打开如下图： B. 在该页面输入必要的信息后，点击确定，即可完成会议室预订规则的设定 5. 会议室申请流程设置请在系统管理设置 三、预订会议室 功能：会议室预订模块允许您从网上进行会议室预订，提前预订会议室，避免会议室使用冲突。 操作：在会议室预订页面选中要预订的会议室，填写必要的预订信息后提交申请，这时系统自动发起会议室预订流程，会议室有关管理员会对会议室预订申请进行审批，审批完成后系统自动记录下预订信息，以便实现真实的会议室使用情况的统计。 四、审批会议室预订申请 功能：用于审批会议室申请人发起的会议室使用申请。 操作：点击“待审核” 菜单打开所有待审核的会议室申请列表，点击任何一条进行申请审批。如图点击“待审核”菜单： 1. 点击 打开待审核会议室申请视图。 2. 在待审核会议室申请视图页面点击“会议主题”对应的链接，可以打开对应的申请进行审批。 五、会议室使用情况统计 功能：对现实会议室使用情况进行统计。如图点“击统”菜单： 1. 点击 菜单打开会议室统计页面如下图： 2. 在该页面输入要统计的必要条件，然后点击“统计”按钮即可统计会议室使用信息。 4.5 人力地图系统管理员、部门管理员，可以使用本功能。系统管理员可以管理所有部门、用户。部门管理员管理本部门人员信息。点击人力地图首页右上角的 链接，页面跳转到系统管理或部门管理页面。 1. 与系统中已定义的部门、用户数据进行同步 点击人力地图管理页面右上角“同步”按钮 ，进入数据同步页面，选择部门或者人员信息同步到人力地图中。 2. 添加部门 系统管理员点击人力地图管理页面右上角“添加”按钮 ，填写部门信息，点击“保存”按钮，左侧组织结构树会出现新添加的部门。 3. 删除部门 系统管理员点击人力地图左侧组织结构树中要删除的部门。 首先对部门下的人员信息进行编辑，修改人员部门信息，使要删除的部门下没有人员。 确认该部门下没有人员信息后，点击右上角“删除”按钮 ，部门信息被删除（注意：此操作不可恢复）。 4. 修改部门 系统管理员点击人力地图左侧组织结构树中要修改的部门。然后在页面右侧的部门信息中修改，修改完成后，点击“保存”按钮即可。 5. 添加人员 点击右侧部门信息下面的“添加”按钮 ，打开人员信息添加页面。 录入信息，点击“提交并继续添加” 可以连续录入。点击“保存并关闭” ，保存录入信息并关闭窗口。 6. 删除人员 在右侧人员列表，选中要删除的人员前面的复选框，点击人员列表右上角的“删除”按钮 ，系统提示您确认，确认后人员信息即被删除(注意：此操作不可恢复)。 7. 修改人员 在右侧人员列表，点击要修改的人员姓名，打开人员信息修改页面，修改相应信息，点击“保存”按钮，保存修改并关闭修改页面。 8. 字典设置 打开左侧的系统管理，字典设置下的职务字典属性页面。 添加职务：点击“添加”按钮，职务名称，点击“保存”按钮，职务字典添加成功。 删除职务：点击职务后面的“删除”链接 ，删除职务。 9. 组织结构图展示方式 左侧的系统管理，系统设置下的系统属性设置页面。 选择“图片展示”或者“程序生成”，点击“保存”按钮 ，修改成功。 10. 组织结构图制作 此功能建议采用Dreamweaver辅助完成。 人力地图首页的组织结构图需要制作成图片，并手工添加热区链接。操作步骤如下： 1) 用Dreamweaver打开应用安装路径hrmaporganization.jsp。 2) 替换组织结构图片，并修改、编辑图片上的热区。热区链接格式如下:部门链接：hrMap.departmentInit.do?code=部门id人员链接：userInfo.detailInit.do?code=部门编号&u_id=人员id 3) 部门id、部门编号和人员id，可以在人力地图管理页面看到。4) 人员id可以在人员信息编辑页面的URL中看到。u_id即为人员id。 4.6 财务报销报销填写说明： 1. 员工报销流程说明： 1) 报销人粘贴票据并送交财务，网上提交申请 2) 直接部门领导网上审批 3) 高层领导网上审批 4) 财务部审核（原始票据审核）,财务负责人网上审批 5) 报销人打印经审批的电子报销单给财务 6) 财务将电子报销单附原始凭证转交高层领导 7) 财务负责人补签 8) 财务支付 2. 流程解释： 1) 填写报销单说明： a) 报销人首先粘贴票据，然后网上填写电子报销申请单； b) 填写报销单时应注意：请不要修改公司发布的报销单的表名，首先上传公司发布的报销单(有部分金额无法直接填写)，如果没有对应的费用需要报销则不用上传其它的费用可以直接填写报销金额，上传的报销单为excle表格由于需要从中取数所以请尽量不要更改其格式，如果确实需要也可以增加行、列但是总合计金额所在的行与列不能修改并且需要确保合计金额的正确,表的第一行、第一列的名称也请不要修改。 c) 一张报销单对应一个部门、一个合同号，出差费用报销单表中的分类项目不包括外地及本市招待费、电话费及其他费用，这部分费用应该与差旅费用分开报销。 d) 填写报销单时会得到一流水单据号，按照要求填写报销内容及票据信息、事项描述，然后签名提交，同时原始单据粘贴好后交给财务（注明电子报销流水单据号）； 2) 部门经理、行业部经理或主管副总审核电子报销单的合理性、真实性，签署审核意见，退回或者签名结束该环节，提交； 3) 财务部审核电子报销单与纸质报销单是否一致，以及原始票据的合法性，签署审核意见，退回或者签名结束该环节，提交； 4) 高层领导审核电子报销单，退回或者签名结束该环节，提交； 5) 财务负责人审核电子报销单，退回或者签名结束该环节，提交； 6) 系统自动通知报销人，报销人打印电子报销单并签字交财务