质保金管理办法（最终稿）.doc

鑫苑（中国）置业有限公司工程质量保证金管理办法2012年01版目 录第一节总则1第二节质保金的收取1第三节 质保金的使用3第四节工程质量问题的集中整改和移交 5第五节移交后的质保金使用流程 8第六节质保金退付管理11第七节纪律要求及奖惩12第八节附则13关于工程维修的相关附件13第一节 总则第一条 为规范工程质量保证金管理，保证工程质量问题快速、有效的解决，提升业主满意度，明确置业公司、物业公司双方维修责任，结合各分子公司、各工程项目实际情况，特制定本办法。第二条 工程质量保证金，简称工程质保金，是指根据合同约定，按规定比例从工程款中留置的用于工程完工后、质保期内的后续质量维修的保证款项。第三条 应当收取工程质量保证金的工程包括：1、主体建筑工程2、非主体建筑工程3、安装工程4、配套工程（政府垄断工程除外）5、工程设备6、按公司规定或要求需留置质量保证金的工程。第四条本办法适用于集团总部、各分子公司及关联公司。各单位可结合本单位的实际情况，依照本办法制定细则。第二节 质保金的收取第5条 在本办法规定范围内的工程合同（以下简称“工程合同”），须明确约定工程质保金的收取时点、收取标准、使用主体、使用范围（维修、赔偿、管理费用、其它相关费用）、退还时间、退还条件等相应条款。第6条 质保金用来确保质保期内施工单位的维修责任得到落实。质保期内出现的质量问题，应首先书面通知施工单位前来维修处理，施工单位逾期不处理的，置业公司或物业公司可自行或另行委托第三方处理，相关费用从质保金中直接扣除。第7条 扣取质保金的工程合同在保修条款内应明确约定：置业公司或物业公司在紧急情况下（如漏水、漏电、发生浸泡事件等）为避免或减少损失可以对小区物业质量问题先行进行维修，完成维修后需将有关维修事实、维修花费资料提交施工单位确认；施工单位不给予确认且不派人员到现场核查的，视为认同以上相关维修事宜及维修费用。置业公司可直接使用质保金支付维修及相关费用，同时扣除与维修费等额的违约金。第8条 工程质保金应在工程验收后从工程结算额中扣取，如尚未结算，应暂按合同金额进行扣取，最终以工程结算付款为准。第9条 工程质保金收取比率一般为工程结算总额的5%-10%，且不计利息，最终计取比例以置业公司与施工单位签署的建设施工合同为依据。第10条 财务部门对工程质保金要按项目、按合同进行明细核算，置业公司业务对口部门应按项目、按合同建立质保金辅助台账。工程质保金辅助台账应包括以下信息：1、工程项目2、施工单位3、合同总额（结算总额）4、验收日期5、质保到期日6、质保金总额7、已动用质保金金额8、质保金余额9、其他信息第三节 质保金的使用第11条 发生工程质量问题，置业或物业公司应在知悉问题后2小时赶到现场，对工程质量问题进行仔细调查询问、拍照、登记及其他必要的取证工作，同时须对工程质量问题是否为施工单位负责维修范围作出判定，并及时作出维修方案，维修方案须经业主同意并原则做到业主满意。凡属工程质量方面问题，置业或物业公司应积极促成业主与施工单位达成赔偿协议,但不得单方与业主协商赔偿或接受业主单方提出的维修或赔偿方案。第12条 工程质量维修事项得到确认后，应即刻以置业公司名义通过特快专递方式通知施工单位在确定的时间内前来维修。维修通知要附上业主报修记录、维修事项说明、相关照片等相关证据资料。特殊或紧急情况下（如管道破裂或漏水），物业或置业公司可决定先行实施紧急抢修。第13条 施工单位拒接通知或在接到通知后没有组织人员进行维修并且超过规定时限的，置业或物业公司应根据发生工程质量问题的严重程度及给业主造成的实际损失，自行或选定第三方维修单位赴现场确定相应的维修方案，组织实施维修工作。维修事项完成后，应要求维修单位就工程质量问题产生的所有维修费用出具正式税务发票。第十四条 凡不能通过维修解决的工程质量问题，业主提出赔偿的，置业或物业公司应将工程质量问题取证后（附业主书面赔偿要求）发函通知施工单位，要求施工单位进行解决。施工单位不予回复或不同意给予赔偿的，应告知业主通过人民调解或诉讼方式解决。采用调解方式的应进行法院确认程序。赔偿数额以法院判决或调解确认数额为准。第十五条 向施工方发送维修结算和质保金扣款通知。维修事项完成后，应以置业公司名义向工程施工单位发送维修结算和质保金扣款通知单。凡通过诉讼解决的，扣款时须向施工单位发送法院判决书或调解书。第十六条 质保金扣款流程报审及附件要求。凡使用施工单位质保金进行维修的事项，置业或物业公司必须按公司制度规定进行流程审批。报审附件应包括：1、维修事项及过程简要说明；2、业主身份证明或购房合同；3、报修登记或记录；4、现场质量问题照片或工程质量问题认定结论；5、给施工单位发送的维修通知书；6、维修明细、维修后现场照片、物业或第三方维修发票；7、质保金结算或扣款通知书；8、判决书或调解书（通过诉讼解决的质量问题赔偿）。 第十七条 凡质保金不足支付维修或赔偿费用时，应由置业公司先行垫付，然后再向施工单位追偿。 第十八条 以下情况不属于工程质保金的使用范围，不得使用质保金进行维修。1、已过合同约定质保期的维修项目；2、维修、赔付项目不在质保范围内的；3、属于先天缺陷需整改的质量维修项目。第四节 工程质量问题的集中整改和移交 第十九条 建设工程项目在移交物业公司管理前或交付后六个月内，置业公司对存在的工程质量问题应集中进行整改，并就集中整改期内的工程质量问题对业主承担责任。 第二十条 集中整改期内，施工单位不履行工程质量整改义务时，置业公司可以委托第三方单位进行整改维修。第三方单位接受委托后，在受托范围内履行约定的义务，承担相应的整改责任。 第二十一条 为提高工程质量维修服务的专业度和及时性，置业或物业公司除加强自身维修队伍建设外，还可通过公开招标方式提前选择多家具有维修资质的企业建立长期合作关系。一旦发生工程质量问题，且施工单位经通知后不到现场维修时，可要求合作单位即刻赶赴现场实施维修工作。 第二十二条 项目交付6个月后，且重点问题整改率达到100%、一般问题整改率95%，属于工程质量问题整改达到移交条件，可交由物业公司负责。移交后的工程质量问题由物业公司负责组织维修，但对外仍以置业公司名义组织实施。 第二十三条 下列维修由置业公司负责，不得移交： 1、维修问题整改率未达到上述规定的； 2、设计缺陷、市政配套类问题； 3、未超过一个运行周期内的设施设备维修； 4、其他重大工程质量问题，如：配套管道爆管、下沉，土方塌陷，结构沉降等。第二十四条 工程质量维修资料管理、移交 工程质量集中整改期满后，符合移交条件的，置业公司应将工程质量问题维修资料移交给物业公司（包括原件和复印件）。置业公司应对移交资料进行备份存档。进行财务结算的，结算资料原件必须交付财务部门保管。双方应对移交资料列出明细。移交资料包括但不限于如下内容：1、该项目的质保金台账：包括置业公司经办的每笔质保金使用明细及剩余质保金等。2、置业公司经手的质保金扣款各项手续：如维修通知书、结算通知书、法院判决书或调解书、业主签字的维修纪录、特快底单、送达回执等。3、该项目的相关施工图纸资料及必要的钥匙等（如已经移交，此项不再进行）。4、维修事项交底：包括置业公司前期所选用的维修单位名称、联系方式以及维修事项明细等。5、与施工单位相关的资料，如负责人、联系方式，置业公司向施工单位发送的告知函或会议纪要等。 第二十五条 质保金移交1、工程质量问题维修移交物业公司后一个月内，置业公司根据有关合同，将各施工单位质保金的50%划转至物业公司。工程尚未结算的，质保金按照合同总额的5%估算；2、首批拨付质保金不足使用时，由物业公司向置业公司提报剩余质保金拨付申请。3、质保期到期后，物业公司将施工单位剩余质保金退还置业公司，由置业公司与施工单位办理质保金结算。 第二十六条 移交参与人移交工作由置业或物业公司组织相关人员进行，包括：1、置业公司：工程总监（总工程师）、专业工程师；2、物业公司：总工程师、工程维修部经理、分总（大区经理）、设备主管。所有移交参与人在移交资料明细表（见附件一）上签字。所有移交资料（包括移交手续）一式两份，置业公司和物业公司各持一份。第五节 移交后的质保金使用流程 第二十七条 物业公司工程维修业务操作流程：1、业主报修申请经确认或置业、物业公司自检发现质量问题后，置业公司应按照“第三节质保金的使用”要求向施工单位发保修期工程维修通知书，明确维修事项及维修时限等要求。2、在施工单位不履行或怠于履行维修义务时，物业公司可自行或组织第三方维修单位进行维修。不管是物业公司自行维修或委托第三方维修，就维修事项，维修单位应与置业公司签署相应的维修协议（必要时，可将业主列为维修协议一方当事人），物业公司或第三方维修单位按照维修协议履行维修义务。凡须支付维修费用的，物业公司应提报工程质保金使用申请表。相关审批程序如下：物业公司经办人 物业公司大区经理、分总 物业公司工程维修部经理 物业公司总工 物业公司总经理 法务联系人 置业公司总工 置业公司财务总监 置业公司总经理3、使用申请获批后，物业公司按照公司相关制度规定，审核相关维修方案和预算，履行比价、直接委托或招标等程序后，进行材料采购和工程维修。4、完成工程质量维修事项后，物业公司维修部应对维修事项组织验收，同时填写工程维修验收表，如户内维修必须由业主签字认可。验收内容包括：工程明细、工程进度、工程质量、文明施工、维修后现场照片等事项情况。5、维修部凭保修期工程维修通知书、工程维修结算书、保修期工程结算通知书、工程维修验收表、工程质保金使用申请表、相关发票、及其他附件资料办理结算付款。结算资料复印件同时留存物业管理处。相关审批流程如下：物业公司经办人 大区经理、分总 财务主管 总工程师 业务总监 财务总监 物业公司副总经理 物业公司总经理 法务联系人 置业公司总工 置业公司财务总监 置业公司总经理 6、置业或物业公司审核结算或扣款资料无误后进行维修款项支付，同时冲减相关施工单位质保金。 第二十八条 关于工程质量赔偿及数额确认操作流程：1、在质保期内，凡业主对工程质量问题提出索赔的，物业公司应对索赔事项进行调查确证、确认分析。凡是能修复的，不应同意给予赔偿。凡是不能修复或修复无法达到正常使用功能的，应告知业主通过人民调解或诉讼方式解决，由司法机关确定具体的赔付数额后，我方才肯给予赔付。并告知业主，我方会积极配合应诉。2、质保期内，凡工程质量引发的索赔，必须先向施工单位发送工程质量索赔通知书，告知施工单位有关业主索赔事项和索赔额，并要求施工单位承担赔付责任。就索赔事项，在通知确定的时限内，施工单位不予理睬或未自行解决的，由物业公司发起流程审批。相关审批程序如下：物业公司经办人 物业公司大区经理、分总 物业公司工程维修部经理 物业公司总工 法务联系人 置业公司总工3、就工程质量问题进行应诉处理。诉讼中，索赔方（业主）、置业公司可在法院主持下单独就工程质量问题达成调解书，以调解书形式确认赔偿数额。4、维修部凭保修期工程维修通知书、经法院判决书或调解书、工程质保金使用申请表、保修期工程结算通知书、业主收款收据、工程维修管理费收取说明或依据及其他附件资料办理结算付款和质保金扣减手续审批流程。相关审批流程如下：物业公司经办人 大区经理、分总 财务主管 总工程师 业务总监 财务总监 物业公司副总经理 物业公司总经理 法务联系人 置业公司总工 置业公司财务总监 置业公司总经理 5、 质保金扣款审批流程通过后，置业或物业公司方可就付款事项冲减相关施工单位质保金。质保金维修或赔偿业务发生后十日内，维修部门应发起结算付款申请，确保及时结算。 第二十九条 质保期内，工程质量维修所发生的维修费、违约金及其它相关费用要求施工单位承担。已约定违约金条款的，按照合同约定执行。合同中未约定违约金条款的，按照以下执行： 1、物业公司受置业公司委托就质保期内工程质量自行组织维修的，可以按委托第三方维修时取费依据进行收费，费用应包含维修费用、管理费、其它相关费用等内容，其中管理费应按照维修费用的100%计取。2、工程质量维修所发生的各项费用必须在维修事实发生、并开具发票后才可按程序申请从质保金中扣除。 3、在质保期届满前三个月，物业维修部门负责对工程质量问题全面进行梳理，并在公共区域张贴温馨提示，提醒业主限期上报遗留工程质量问题；维修部门同时对公共部位、空置房屋进行检查。对确认的尚未处理完毕的工程问题，维修部门统计预计发生的费用明细表，并报置业公司和总部营销与工程部，按照质保金使用流程向施工单位发送通知，对质保金进行暂扣。第六节 质保金退付管理 第三十条 质保期届满后，由置业公司办理质保金结算。物业公司同时做好质保金使用的相关统计和举证工作，以备施工单位核对。 第三十一条 退还质量保证金需同时满足以下条件： 1、符合合同约定的退还条件、退还时点、退还方式； 2、不存在未了工程质量问题； 3、质量保证金结算完毕； 4、不存在未了应罚款项、应扣款项； 5、不存在双方争议事项、在诉事项及其他相关或有事项。 第三十二条 退还程序 1、施工单位提交退还质量保证金的书面申请。 2、置业公司对口业务部门出具对退还对方质量保证金的书面意见。 3、物业公司出具对退还对方质量保证金的书面意见。 4、我方主管律师书面出具关于退还质量保证金的法律意见。 5、分子公司对口业务部门审核付款申请材料，制作电子文档，提交EAS系统审批。 6、按照公司内部授权制度，各级审批人在EAS系统中审核并签署明确意见。 7、财务部门根据审批完成的付款申请资料，按照审批确定的金额和方式办理款项支付。第三十三条 质保金退付按鑫苑授权流程中的质保金退付审批流程执行。第七节 纪律要求及奖惩 第三十四条 置业或物业公司必须建立系统完善的工程质量维修档案管理体系，加强对工程质量问题报验、取证、维修通知发送、费用结算、质保金扣款等维修资料的管理工作。物业公司质保金台账应列明楼号、房号、使用内容、使用金额、扣款单位