电子报销系统需求文档.doc

1. 登陆1.1 普通用户登陆页面1.2 普通用户登陆操作进入系统之前，右上方选择普通用户登录，然后显示选择帐套页面，输入帐套所在是服务器IP和帐号密码，右边的选择框中出现现在存在的帐套选择帐套，点击选择进入下一页面。即1.3 管理员登陆页面1.4 管理员登陆操作管理员进入首页面看到如上图所示界面，点击管理员登陆，显示登陆框，填入相应信息，就可进入管理员页面查看是否有工作要做，再去审核/审批，是个主动的过程，能否增加：单据提交后会通过邮件的方式向后续环节进行自动通知提示，被动进入，完成工作。2者都要2. 设置用户信息2.1 页面同一用户可以同是手机用户和PC机用户，因为手机和MAC是分开存储到数据库中的。同一用户，是否可以同时是手机用户和pc机用户手机短信支持。对于审批的催办信息可自动发送到用户手机上。关于手机短信支持，需用户注册相关软件方能执行。注册时，应该自动获取MAC地址。审批人才有电子签名对于用户是审批人，管理员在设置时会出现添加电子签名，只需上传电子签名即可，这将会保存到用户资料中。2.2 对应操作2.2.1 管理员MAC修改手动输入管理员MAC地址，点击设为管理员，完成管理员MAC设置。也可以点击把本机设为管理员直接把本机设为管理员2.2.2 用户信息添加在下面信息输入框中选择PC机或者手机用户，选择用户名称，系统将自动把部门填充到部门框中，部门在此无法修改，修改或者添加部门请到管家婆财务软件中添加或者修改。选择该员工的权限，如果是审批人员，那么将添加其签名图片，点击确定，信息添加完成。对于一人多岗的问题，需管理员添加到用户级别即可。支持一人多岗的设置。用户本人可以维护自己的卡号信息，在选择打卡时，系统自动跳出卡号信息用户本人可以查看和修改自己的信息，但是部分信息不能修改，例如：用户级别2.2.3 用户信息删除点击操作列中的删除按钮，删除该行用户2.2.4 用户信息修改点击操作列中的修改按钮，将该行数据填充到下面的信息框中进行修改。修改完成点击确定，修改用户信息。2.2.5 设置跨级金额从多少到多少金额段可以跨越到什么审核等级借据保留跨级审核，报销取消跨级审核2.3 浏览页面系统根据非管理员用户登入时的MAC，进入浏览页面 （如上图），浏览页面会根据MAC,只加载相应的数据既普通用户只能看见自己的信息。2.4 对应操作到每月月末的时候，系统会提醒用户清理当前月份单据，可以选择是，可以选择否，选择否不会影响其它月份数据。点击查看消息，会将所有的审批/审核的消息，一一显示出来，查看完后，系统会将查看过后的消息设置为已查看。3. 借款单3.1 页面3.2 对应操作非管理员进入浏览页面时，可以选择填写借据和填写报销凭证，填写借据时，只会出现申请人对应的选项，比如：审批是不会出现的。最后点击打印预览，无误后，点击提交不可修改，等待审批。系统会自动添加备注，向下一级发送审核/审批信息。3.2.1 普通员工申请人进入页面，部门默认该人员所在的部门。日期默认为当前日期并且不可修改。“第-号”由数据库自动生成每月连续的号数（生成原则：帐套名称+年+月份）。申请人默认当前用户。当前用户需要先填写金额，自动生成大写。然后选择支付方式：如果选择现金和支票，则卡号信息则为不可填写；如果选择打卡那么必须输入卡号信息。然后填写借款用途。可跨级由金额决定，由管理员初期设定，用户在这里选择。3.2.2 部门主管主管在浏览页面查看到有需要处理的单据时进入此页面，只能填写部门意见3.2.3 财务经理填写财务负责人意见3.2.4 审批人填写审批意见。选择签字图片，签字。3.2.5 出纳出纳签付。这里只有出纳同意就直接点击确定即可，然后选定是否生成原始凭证，点击确定完成申请4. 报销单4.1 页面4.2 对应操作4.2.1 普通员工申请人进入页面，报销部门默认该人员所在的部门。归属部门为该部门的所属部门。日期默认为当前日期并且不可修改。“第-号”由数据库自动生成每月连续的号数（生成原则：帐套名称+年+月份）。申请人默认当前用户。这里用户选择相关部门，以方便相关部门核实。只有需要相关部门核实时，才选择，所以可以设置为“是否需要相关部门”选择“是”才会弹出“部门”供选择当前用户需要先填写金额，自动生成大写。然后选择支付方式，如果选择打卡那么必须输入卡号。然后填写摘要。上传相关附件，附件是word文档或者excel文档。4.2.2 部门主管填写完成部门主管审核点击确定即可，（注：如果部门主管自己填写报销单，显示是报销人。再进部门主管进行审核。）4.2.3 相关部门核实相关部门在相关部门核实处填写完成点击确定即可。4.2.4 会计审核会计审核完成，签章。签章是管理员初期设定好的图片，（只有审批人留签章）会计只需要点击确定即可。会计审核的一个重要步骤是要核实单据张数，请考虑具体方法4.2.5 财务经理（支付方式由填报人选择，是审核的项目之一）4.2.6 财务总监审批审批完成，确定即可，签章图片是管理员初期设定好的4.2.7 经理审批同上4.2.8 董事长审批同上（注：系统设置时可以选择要哪些审批，比如有可能还没有设财务总监，但之后会有）4.2.9 出纳出纳填制支付情况，页面出现打印单据按钮，点击打印打印出该单据。5. 浏览页面5.1 页面5.2 对应操作如果没有该权限的人员登陆，进入到该页面将没有任何提示，如果有需要处理的单据。进入的用户就可以看见自己要处理的单据，点击查看按钮处理该单据。完成后自动跳会该页面。6. 错误页面在没有权限或者其他情况进入页面如直接输入路径进入某页面，将判断为错误跳转到此页面。7. 流程图手机用户页面待定。但是大致流程不变。对于两个帐套的问题解决方案如下：这个问题，调整一下，是2个问题1. 能实现本系统单据可选择性导入另一系统，