采购部流程文件.doc

.石狮市宏运衣车贸易公司零件部管理流程编号HY-P-01版本A版发 布 日 期制订审核审批零件部工作流程一：采购管理流程流程权责单位/个人使用表单具体说明了解库存情况填采购单查询. 审批下单采购回复到货时间时间查收、验收 通知入库、结算定 价 采购员/营业员采购单/缺货记录本采购员在采购所需货品需了解电脑库存情况，或看缺货记录了解库存情况。（结合实际库存情况）采购员采购单依据库存上下限，对有销售增长潜力的品种可按上月销量的110%-130%进货；填写采购货品品牌、型号、数量、货期、发货方式。采购员采购单/查询单常销品种，要货比三家，发出两份以上采购单查询，了解行情，洽谈优惠进价。采购员/经理采购单/查询单在权限内，按三种情况：现金采购；单一品种批量进货；多类货品采购；给予审核签字。采购员采购单采购单要注明发货方式，货期要求，付款条件,是否开票采购员缺货记录本查询或预计到货时间采购员最迟3天时间内回复给营业员。采购员采购员/财务部/仓管员/电脑录入人采购员/经理/总经理来货清单来货清单调价通知查收来货，通知领货、点货。货单注明供货单位及是否开票；通知供货商我司收货人的姓名，电话，手机号码货到三天内必须入库。点货无误，点货人签名；交给录入人按实数入库；录入人、采购人签名；当天上交入库单；来货有误差或有质量问题时,采购员要联系供应商补货，必须以实物入库要通知供货商开票或通知财务人员结算。新产品定价需先了解同类产品市场定价（5-10家）、收集各业务同事意见后确定（要略低于市场售价）；销售中产品采购员需阶段性作市场调研结合业务反馈信息及时作调价；所有重品调价需经经理级确认方可调价；涉及品牌全面价格调整由部门经理上报总经理审批。零件部工作流程二：营业流程流程权责单位/个人使用表单具体说明1、接待客户/接听电话2、询问沟通、回复报价、准备配件3、开销售单.4、审核签字（欠款） 寄5、通知取货6、核对实物7、发货通知 车客户/营业员1、电话记录/合约1、热诚接待客户；礼貌拔打/接听电话；作好记录；营业员接到客户定单时，需落实情况如：交货方式，付款方式，确认单价是否送货服务方面等。营业员2、要求客户传订货发货单2、输入电脑客户具体资料:姓名、电话、传真、地址等；安慰等待客户，与客户沟通，推荐产品；确认型号；约定付款期限；国内在当天内国外在1天内回复报价及货源。营业员3、订单/销售单3、开销售单需认真，准确无误；特别“备注栏”（付款条件、是否含税；快递费等说明）要填写清楚；需与整机一起发货要通知仓储部；提醒客户确认配件，是否买齐.组长/主管/经理4、销售单4、3000元以由营销主管审核；5000元(含)以上由经理审核。10000元(含)经理审核后呈总经理审批.仓储员5、取货登记本5、营业员按规定将销售单夹在指定取货夹上,要作好登记,通知仓储员发货;各营业员要根据单号做好欠款备忘录，跟踪催款。仓储员6、销售单与实物核对6、要求销售单品种在3种以上单据必须要复核后方可出货仓管员/仓储部/仓储员7、发货记录本7、仓储员记录发货客户电话、车号，到站、到达时间并通知客户；保存货运单(交业务员)，跟踪货物，直到客户收到为止。客户收到货若有任何问题需在当天内通知我司，否则可不负责，零件部工作流程三：订货管理流程（库存无现货）流程权责单位/个人使用表单具体说明 1、客户下单2、查询并回复报价，沟通确认3、跟踪订单/下单一. 4、 审核签字5、下单订货6、采购（参照采购管理流程） 客户/营业员1、查询传真件1、营业员接到客户询单时，需落实情况如：客户要求的档次、型号、品牌、规格等方面是否清楚。营业员2、报价单2、输入电脑客户具体资料，联系电话、传真、手机号码；多渠道查询；国内查询要求在当天回复，国外查询要在1天内给予回复；紧急查询可特殊处理。 营业员3、订货单/传真件3、了解客户确认订货时间、我司报价单是否存在竞争，有何问题，马上作出回应；确认订单，与客户沟通放50%订金营业员4、订金单/销售单4、3000元以上订货必须有营业主管确认方可订货 采购员5、订金单/销售单5、采购员按采购订货管理流程下单给供应商，采购要对价格、货期、订单权限等方面把关，按时交货给客户。客户/营业员/采购员6、普通订货采购员要在订货公用本中注明到货时间；到货时间不能确定的，采购员有责任按货期要求主动查证并回复订货经办人，经办人通知客户；货期出现异常的，需及时通知客户，取得谅解。订货到了，当天需通知订货经办人联系客户准备发货，以高效为原则；尽力缩短供货期。零件部工作流程四：客户走访管理流程（省外走访）流程权责单位/个人使用表单具体说明2、审批、提出意见7、总结提措施 8、 跟踪3、出差前与业务沟通6、回来整理、报销 5、报告事项处理 4、 走访1、走访申请、评佑报告业务同事申请表1、根据市场情况、区县业绩完成情况、部门计划安排事项、实际要解决问题等方面综合评估上交报告经理总经理出差评估报告、出差申请表2、了解走访安排是否合理，并给予批示，提出意见、走访要有针对性、有计划、有目标、安排好合理时间出差人员3、作好登记3、沟通现有客户合作情况，有哪些客户业务量在下降，要解决问题、走访目的要明确等方面内容出差人员4、按出差申请表安排4、按规定每天费用控制在230元/天；3天要求上交一次出差报告（特殊情况需及时知会并将紧急有价值信息汇报）主管业务同事5、出差报告5、将报告重要信息、有价值信息、需注意要点、要解决问题备注出来，并交业务同事处理，要求在3-7内给予回复出差同事6、名片、出差票据6、对所有票据进行整理报销；将收集名片整理给区域负责人作好相关交涉（回公司3天内完成）出差、业务同事7、走访报告7、回公司7天内要将走访情况全面与业务同事作沟通，提今后合作重点客户，市场操作，作出相应应对措施营销专员/营业员8、名片、走访报告8、对走访中客户有反馈的问题给予快速正确的处理解决，并对有配合意向的客户进行跟踪。零件部工作流程五：退货管理流程流程权责单位/个人使用表单具体说明处理销售/退给供应商7开退货单（审批）5通知供应商查收8 8客户要求退货 1安排入仓 6查收/检查退货 4接受退货/换货 3沟通请示主管 2 请示营业员/客户退货记录1、营业员必须先了解导致退货原因：若是发错货、质量问题要先表示抱歉，给客户带来麻烦；任何退换货都必须请示直属主管主管了解真实情况,按规定处理2、主管按实际情况，结合公司、部门一贯倡导理念与准则处理，若没把握或超过权限要逐级请示营业员/主管营业员要作好退货记录3、让客户将退回货运单传我司，由业务员跟踪货物到位。仓储部/营业员/仓储员货到仓库由仓储员开退货销售手单（白单给业务员，红单给采购，黄单给仓库）有异常情况要备注清楚4、若是特快直接到业务员手上的，由业务员将此货物让当时确认退货主管鉴定；若是到达仓库则有专人将收到货物作清点检查，当天要用手工销售单开出直接拿给经办人。收到退货后，对退回的货品作认真,细致的鉴定；需要时，请技师鉴定品质或磨损程度。营业员开电脑退货单（要附仓库手工单，门市小金额让主管签名）5、明确责任，确定退款或换货。最迟三天内，由业务经办开退货单，备注退原因及处理结果，让收货人签名，主管栏须有主管签名。权限：主任：500元以内（含500元）；经理1000元以内（含1000元）以上则由副总审批。.仓储员/营业员6、对有问题的配件，业务经办将主管的处理意见交待仓储员或经办人员用标签标明如何处理并将货物合理存放。采购员/供应商退货单7、有品质问题必须退回供应商的，由仓储员开好退货单交给采购去与供应商沟通交涉。七天内，安排退货。若无法退回供应商的,则由营销主管即时作价处理。采购员/仓储员发货记录8、由仓储员落实退货发出，并通知供应商签收回传。采购员三天内开出采购退回单并通知财务处理退货款的结算。零件部工作流程六：存货盘点管理流程流程权责单位/个人使用表单具体说明1、盘点计划2、盘点前整理3、分工盘点4、汇总、核对5、查证工作6、审批、确认7、修正库存部门经理部门工作计划1、计划中将盘点的种类，执行人，时效进度明确。明确工作要求。提前一天通知盘点时间。部门全体员工调拔/暂借单/出入库单2、当天内按配件责任区用营业空闲时间整理配件（分类存放，配件复位，更换标签：兰色是原装件；红色是台产件；有品牌要按品牌张贴）组长确认盘点前检查入库、退货、调拔、暂借情况；部门全体员工/组长盘点表3、分工盘点：各同事在盘点中要注意数量清点、包装更换、分类、标识，要对有损耗产品作清理组长/营业员盘点表4、盘点完将所有盘点表汇总到组织同事手上，由组织同事当天抽查；并安排核对（2天内完成）营业员/组长盘点表5、组织同事要对有差异、异常情况进行全面核对。（3天内完成）总经理/部门经理盘点表6、然后将盘点汇总表交予部门经理分析误差原因，整改措施；对滞销品或需作处理的物品明确及建议三个工作日内处理，再上交财务部，提交总经理审批主管/采购员盘点表7、经总经理批准后，由组织同事安排开单调整库存由经理审核确认上报总经理上交财务部作账。零件部工作流程七：零件调拨/暂借管理流程（其他部门向我们借）流程权责单位/个人使用表单具体说明2、审核批示1、零件调拨/暂借受理3、零件办理品牌部处理回传导4、整理保管单据；归还零件/开单销库各区域同事内部调拨/暂借单/改车单（品牌部以传真形式）1、检查填单内容是否完整，部门主管是否签名。紧急情况在权限内，填写完整的调拔单；可以先暂借/调拔，事后主管补签.（品牌部单据要注意费用分摊、寄货方式方可出货）主管/经理/总经理内部调拨/暂借单/改车单2、部门经理在1000元(含)范围内给予审核批示，金额或高于核决权限，应呈上级主管审批。各区域同事内部调拨/暂借单/改车单(省内单据直接放在收银台,每天上班由单据保管人去拿单)3、出货人和领货人必须签名,由区域负责业务同事办理,并交借件部门负责同事;并收存好单据交予单据保管人手上，以备次日将调拔单开为电脑单上交财务，负责人要跟踪相关货物在指约定的时间内归还（特别改车、暂借）各区域同事调拔/暂借总表/销售单品牌部单据4、每月25日前整理并核对各部门零件调拔/暂借情况，将复印件送给相关部门主管确认；对归还的零件作记录并销单。5、将品牌部处理好的每张单回传给各区域内务（备注货交谁货已寄什么特快单号多少等处理情况）零件部工作流程八：领货流程流程权责单位/个人使用表单具体说明 6、整理复位5、电脑入库4安排点货处理3、货物入仓2、带证领货1、通知领货 采购员/储运员领货登记表1、采购员或同事接到来货电话，必当天将领货相关内容作好登记。仓管员/储运员货运单2、要求当天领回货物,特殊情况需备注仓管员/储运员相关交接登记表3、领回货物要求当天交给仓库，并与仓库同事作好每一件货交接、登记，以便后续查证（将领回货物放在来货区）仓管员货物清单4、要求在1天内清点，应对数量、品质、型号等把关，若采购到货需以实物入库；若退货要按退货流程执行开单给业务员采购员/营业员/仓管员点货清单5、接到签名的点货清单后最迟在隔天做好电脑入库，经办人要签名。有异常情况要通知采购员与供应商处理。营业员/仓管员6、将到货产品作好包装更换、标识清楚、分类放在指定位置零件部工作流程九：收银工作管理流程流程权责单位/个人使用表单具体说明6、值班现金预留1、现金收取 2、 单据整理 欠款现3、休息抽屈现金规定金4、结账5、库存现金核对对8、隔天收银复核 7、值班复核客户/收银员销售单（两联）1、收银员根据营业员所开销售单的金额向门市客户收取现金，检查内容是否准确完整；。收款后签字红单给客户。（收到现金后务必在收款人栏上签名，否则出现现金少现象要承担100%责任）收银员/营业员销售单2、收银员应注意对销售单的整理、存放。（不能出现现金随便放在收银台上没有及时放入抽屈）。欠款销售或退货的备注栏必须有清楚说明(付款期限,是否开票等约定、退货原因)确定主管栏有人审核签字,否则要负过失责任。收银员/当天值日同事3、中午休息时要放100-200元现金在规定位置：注意需让当天值日同事确认方可放入，上班时要对现金与单据核对后经值日同事确认无误后方可放收银抽屈。收银员/当天值日同事4、收银员每日下班前需对单据作整理，核对销售现金和库存现金；并与电脑核对数据，检查送货收现金/欠款/退货备注说明及审批情况；不符要求的退回制单人重新开单。作顺序整理后上缴营销主管审核；后上交出纳需当面清点现金，让出纳签名确认。收银员/当天值日同事销售单5、除上交出纳的现金外，当天现金手工单必须与库存现金作好核对，要有值日同事确认签名。收银员/值日同事6、所有账结完后，要放200元现金在部门指定位置，并有当天值日同事当面清点确认。收银员/值班同事7、当晚值班同事要对当晚所有销售单与现金核对清点无误后，写张纸条放在里面，并签上姓名。收银员8、隔天上班后收银员首先要将后面的现金与单据作核对确认无误后，并有值日生清点无误，方可将现金放入抽屈内。零件部工作流程十：香港直发业务（省外）流程权责单位/个人使用表单具体说明1、客户下单 2、接受直发 3、直发办理4、采购办理7、采购单据整理6、采购审核5、香港传单业务员客户订单1、当客户下单时我司无现货，客户非常急切时，经查证香港有现货情况下，会与客户商量直发业务。业务员客户客户订单2、与客户协商直发时，需明确：费用分摊、货期、价格、发货方地址等方面内容。业务员、采购员复印订单3、业务员要将客户要发订单复印一份并在上面写明发货资料，放在统一“直发夹”上。（超过1万元直发必须让主管确认）采购员直发单4、采购根据夹上每张单在当天要全面办理，若有特殊或异常情况需当天通知相关经办人。采购员香港发货明细单5、香港在隔天会将发货明细传真，采购将特快单、发货明细单一起交给业务经办，由业务经办在当天开单给客户采购员销售单香港明细单6、业务员必须将开完单与香港明细单拿给采购当面作核对确认无误签名，方可缴单（香港直发单必须要有采购员签名才生效，否则收银员可拒收）采购员香港直发单7、采购员所有直发单据必须有专门文件夹，并不定时作整理，跟踪开单情况。零件部工作流程十一：发货流程（物流组）流程权责单位/个人使用表单具体说明6、货运单交接2、配货 3、通知改单4、货物复核5、货物打包1、取单仓储员销售单1、业务员统一将发货单放在“取货夹”上，必须登记相关资料；仓储员主动自取单据，并在上面签名证明是谁拿单的。仓管员销售单2、仓储员按业务员所开单将货物准备好，要注意：产品品质、数量准确、包装完整等情况营业员/仓管员销售单3、若有出现货物不够，需通知经办改单；若业务员已下班打电话确认后仓储员可自行改单，并将改单情况隔天告知业务员，以便知会客户。仓管员/仓储员销售单4、要求销售单有3种以上产品情况下，都必须要有人复核，销售单复核栏必须要有人签名，否则收银员可拒收。（仓储员要对业务员欠款权限把关，超过1万元必须要有总经理签名方可发货）仓储员发货登记本5、仓储员将所复核产品进行打包，并确认保价情况，注意确保货物安全性；作好每一件发货登记，以便货物查证。仓储员、业务员货运单6、隔天由仓储员将货运单分区域交给各业务员，并在交接本签名确认有收到此张货运单，由各业务员自行保管。7、跟踪货物到达业务员货运单7、业务员必须将每张货运单传给客户，并估计到货时间及时跟踪货物到达情况。零件部工作流程十二：调货流程(向同行品管部)流程权责单位/个人使用表单具体说明6、货物到位2、调货前查询 3、确认调货4、安排调货5、调货处理1、调货需求业务员调拔暂借调货单1、我司无现货、客户急切情况下,业务员提出调货需求.业务员采购员2、向同行调货前业务员需将所要产品明细上报给采购，由采购统一查询：价格、货源情况（调货价需比卖价低），采购员要在业务员指定时间给予回复。（业务员不允许自己查询）若是向品管部调货业务员则亲自查询货源情况。业务员采购员调拔暂借调货单(纸条)3、若是向品管借件直接写暂借单给阿花统一由阿花安排；若是向同行调货要写规范纸条应备注：产品明细、数量、要求的时间明确后统一交阿花，由阿花作安排。采购员调拔暂借调货单(纸条)4、阿花每天根据同事上交单据将所有调货明细统一整理上交小任处：每张单