上海新发展物流信息系统方案书V2.0.doc

新发展国际物流 信息化方案 上海博科资讯股份有限公司上海博科资讯股份有限公司 20052005 年年 4 4 月月 2525 日日 文文 件件 名 名 新发展国际物流信息化方案书 最后修改日期 最后修改日期 2005 年 6 月 20 日 版版 本 本 1 0 主要修改内容 主要修改内容 版版 权权 所所 有 有 Copyright 1999 2005 上海博科资讯股份有限公司版权所有 版版 权权 声声 明 明 本实施方案所有内容及样本 所有版权均属博科资讯所有 特特 别别 声声 明 明 本实施方案仅仅作为上海博科资讯股份有限公司参与新发展国 际物流信息化项目之用 并不作公开发表 其中所关论述 仅 供参考 并非表明上海博科资讯股份有限公司公开发表之意见 目目 录录 1项目背景项目背景 5 2需求分析需求分析 5 2 1客户的需求 5 2 2管理层的需求 6 2 3客服业务的需求 6 2 3 1客户订单的管理 6 2 3 2报关组的需求 6 2 3 3计费及开票 7 2 4仓储业务的需求 7 2 4 1仓储计费 7 2 4 2货品包装单位的多级管理 7 2 4 3多仓库调拨管理 8 3系统功能设计系统功能设计 9 3 1系统总体设计原则 9 3 2系统总体架构 10 3 3系统功能模块 11 3 3 1EIP 11 3 3 2客户服务管理 14 3 3 3报关货代管理 17 3 3 4仓储运输管理 20 3 3 5计费管理 30 3 3 6系统管理 32 4系统技术方案系统技术方案 37 5项目实施方案项目实施方案 37 5 3 项目实施进度计划 37 6售后服务售后服务 38 1 项目背景项目背景 应新发展国际物流有限公司 以下简称新发展物流 的要求 针 对新发展物流为某特定客户提供物流服务而成立的项目部 暂称为 A 项目 的需求 来开展物流信息化工作 新发展物流的信息化工作也将以 A 项目为试点 逐步扩展到其 他项目部乃至全公司 因此 在进行系统实施的过程中 不仅要满 足 A 项目的需求 还要站在新发展物流的全局角度去考虑软件产品 的配置 本次方案书 2 0 版本将主要就 A 项目直接相关的内容进行阐述 原 1 0 版本中与 A 项目无关的内容将不再赘述 2 需求分析需求分析 A 项目的服务包括进出口通关 仓储 国内配送 流通加工 订 舱服务等 根据会谈了解的情况 我们对需求进行了分析汇总 主 要需求如下 2 1 客户的需求 能够通过网络实时查询到库存情况 能够通过网络查询订单完成情况 2 2 管理层的需求 能够通过系统数据实时监控项目的操作情况 能够根据业务数据的统计汇总 分析客户业务变化 量化 内部员工绩效考核 信息系统具有适应性和可增长性 未来能够满足多个项目 运作和全公司管理需要 对企业未来业务的扩展预留接口 可集成其他管理系统以 及自动化设备 2 3 客服业务的需求 客服部是新发展物流面向市场的最前段 主要负责客户基本资料 的管理 客户合约管理以及客户订单的接收和分配 2 3 1 客户订单的管理 统一客户订单接收窗口 包括各种形式导入系统的订单接收 审 核等 2 3 2 报关组的需求 加强系统的报关流程管理 每步操作都要求能够进行时间 控制和状态跟踪 系统提供报关单格式套打功能 2 3 3 计费及开票 客户的每张订单都将根据事先设定的合约自动产生相应的费用单 对应于每张订单 客服部相应操作员能够对每张费用单的费用进行 查询和调整 如增加其他费用等 系统需要管理的费用主要分为应 收费用 应付费用 代垫费三大类 费用细目包括报关费 仓储费 运输费 其他费用等 系统除了能够管理业务相关费用之外 还需提供发票管理功能 包括一单多票 多单一票等复杂开票方式 发票的格式套打 2 4 仓储业务的需求 2 4 1 仓储计费 对于有固定计费模型的客户 希望系统能够通过仓储计费合约的 设定 实现仓储费用的自动计算功能 减少大量的人工计算工作量 提高计算的准确性 2 4 2 货品包装单位的多级管理 针对某些商品的多层包装的需要 要求系统能够提供多级单位管 理 并能够实现不同单位之间的换算 2 4 3 多仓库调拨管理 支持多仓库情况下仓库之间的调拨业务 3 系统功能设计系统功能设计 3 1 系统总体设计原则 实用性 系统以最大程度满足用户需求为主要追求目标 不单纯追求功能 的华丽性 系统以新发展物流的公司管理层 部门管理层 高级项 目经理 项目经理 业务操作员等不同层面的用户为主要服务对象 力求从不同层面满足用户需求 灵活性 系统的灵活性体现在多个层面 如业务流程的自定义 操作界面 的个性化 智能辅助查询等 以适应客户需求的多样性和方便用户 的使用 前瞻性 系统所采用组件式开发技术和 B S 的技术平台在目前国内物流软 件市场上都具有领先优势 从技术角度讲在较长一段时间内将不会 遇到瓶颈问题 从管理角度讲 组件式开发技术将大大提高系统的 柔性 满足企业未来业务的变化和扩展 3 2 系统总体架构 企企业业信信息息门门户户 E EI IP P 客客户户服服务务管管理理 报报关关 货货代代 管管理理 仓仓储储 运运输输 管管理理 计计费费 管管理理 系系统统管管理理 客客户户 新新发发展展 员员工工 系统的总体框架中 企业信息门户将作为系统总的平台 所有功 能模块均可镶嵌在该平台之上 新发展物流的客户和员工都可通过 该平台访问权限范围之内功能模块 完成业务操作 随着企业未来 业务拓展 系统还可将新的功能模块集成到平台之上 如运输管理 货代管理等 3 3 系统功能模块 3 3 1 EIP 博科的企业信息门户系统既是企业与外界进行信息交换的窗口 同时也是企业内部操作系统的集成平台 企业的内外部用户通过不 同的角色进入信息门户后见到各自工作所需的界面 这样既大大方 便了企业与客户的信息交换 也满足了企业内部人员尤其是领导者 移动办公的需要 下图是博科在中石油案例中的 EIP 系统界面 3 3 1 1 主页功能 该功能广泛应用于大型专业网站 政府网站 企业网站等几乎所 有的网站上 是将新闻 信息栏目 产品发布和业界动态等信息集 中起来发布 管理 查询等的功能 网站信息通过一个操作简单的 界面加入数据库 然后通过已有的网页模板格式与审核流程发布到 主页上 效率非常高 手工制作发布的网页信息每次更新内容并上 传的时候都会使服务中断 导致用户无法访问而使形象和服务大打 折扣 主页管理功能使得网站内容可以实时更新而不中断服务 使 新闻的发布变成了实时的新闻 系统还集成了图片广告管理功能 主页功能可提供信息导航 大众及行业新闻 公司及业务介绍 调查栏目等信息 3 3 1 2 会员服务 此处所提会员为企事业单位 并非针对个人 会员可分为一般会 员和高级会员 若要称为会员 各单位在门户网站上登录单位的详细信息如名称 地址 电话 主要联系人 营业执照号码 主要业务范围 企业简 要介绍等等 并接收物流公司网站制定的会员权利和义务 若要称 为资深会员 各单位需与物流公司签订详细协议 对于物流公司的客户可进行会员管理 并分配给每个会员相应的 权限 客户在通过会员注册以后 即可进行网上业务 包括下达网 上订单和查询业务信息等 3 3 1 3 在线订单 会员客户可通过门户网站实现网上下达订单的功能 客户通过信 息门户下达的在线订单确认后将传入客户管理模块的订单管理中 3 3 1 4 在线查询 业务系统中的订单执行跟踪情况上传至物流门户网站系统中 无 论订单是通过门户网站或其他方式下达的 数据一经录入系统并经 确认后 客服部相关业务员即可通过网站跟踪这笔订单 包括状态 接单 打单 换单 报检 放行 入库 出库 回单等 信息 货物具体情况 突发事情等相关信息 3 3 2 客户服务管理客户服务管理 3 3 2 1 基本资料管理 负责客户资料的维护与更新 具有新增客户 删除客户 查看客 户资料 修改客户资料等功能 客户资料包括客户的名称 地址 联系人 电话 传真 Email 简要情况 信用等级 重要程度等等 3 3 2 2 合同管理 记录新发展物流与客户签订的服务合同 具体功能包括合同的录 入 合同审批 历史合同查询等 在作业流程中 合同可作为订单 执行的依据 每次订单执行的计费可选择参照合同 系统将按照合 同中的计费方式自动计算每张订单发生的费用 3 3 2 3 订单管理 订单管理是针对客户下达的综合物流服务订单而设计的 由客服 部实现对综合物流订单的审核 拆分 下达等功能 工作原理举例 如下 对于单一物流服务的订单 如仓储服务订单 需求 系统提供两 种方式 既可以按照上述综合订单的模式运作 也可以直接进入相 关业务系统进行操作 即系统默认为是已经经过订单分拆 单一分 拆 后的具体业务订单 订单管理模块主要功能有 1 1 订单接收 订单接收一般有三个数据来源 订单接收 订单审批 订单分解 综合物流订单 报关作业入库作业配送作业 订单下达到各自业务管理系统 A 客户通过 EIP 企业门户网站录入物流订单 B 通过接口导入的订单数据 C 操作员手工录入订单 对于前两种订单来源 系统会提供数据接口 通过数据自动倒入 功能进入订单接收平台 对于最后一种订单 系统提供不同类型订 单的录入界面 2 2 订单审核 主要提供审核订单内容 确认 撤销订单 订单审核的内容包含 两部分内容 订单信息是否完整 有效 是否有完成订单的能力 在订单的审核过程中 需要审单员充分和客户进行沟通 及时补 充完整订单信息 对于无法补充或没有能力完成的订单 审单员在 征得客户确认后 在系统中根据订单类型 订单头信息 物流订单 编号等 选定后将订单放弃 作废 并说明作废原因 所有订单均有有效期限 超出有效期限的订单系统将作自动放弃 处理 并阐明放弃原因 3 3 订单调整 订单本身调整包含三个层次含义 一是物流订单本身由于客户需 求改变导致的订单调整 二是作业计划的调整 三是具体作业单的 调整 订单调整若是因为客户物流需求发生变化 不涉及到销售类型的 变化 直接对订单作修改 作业计划的调整 则对原作业安排计 划做作废处理 再直接生成新作业安排计划 在生成新的作业安排 计划时需要将原作业安排计划中已经完成或部分完成的作业计划安 排进新的作业安排计划 作业计划下达给作业部门生成相应的作业单后 若发生数量等变 化 则直接在相应的实际作业单上作记录 4 4 订单分解 作业单的分拆过程 原理如上图所示 5 5 订单下达 经过总部的统一调度后 形成各个业务板块的任务单 并定义各 项任务的先后顺序 确认后系统将自动将任务单转到相关业务板块 中 6 6 订单跟踪 通过作业监控查询可以查看各业务板块和各分支机构所有订单的 作业进度 详细作业情况 客服部拥有所有的作业数据 为统一对 外服务 提供 一站式 奠定了基础 如果没有全部作业数据 将 不可避免地陷入 电话大战 延误客户服务时间 降低客户服务 品质 3 3 3 报关货代管理报关货代管理 报关是针对保税区内的物流公司或者有报关业务的物流公司的报 关业务 来支持和有效控制物流业务过程的功能作业 该作业过程 可以和出入库作业等相关业务紧密联系 从而扮演控制业务流程的 角色 也可以从仓库业务中分离出来 形成与 WMS 松散联系的单独 业务模块 该模块的主要特点有 报关流程自定义 流程节点控制 自动预警功能 与仓储系统地业务关联 报关费用自动结算 主要功能模块有 3 3 3 1进出口报关单资料维护 记录报关单基本信息 详细信息如报关单位 报关单类型 报关 具体货物 HS 编码 数量等 3 3 3 2提运单维护 记录报关过程中换单的有关信息 3 3 3 3报关过程维护 记录各报关过程的时间和完成与否 如报关状态 报检报验状态 时间 退单情况 海关查验以及报关时间等来系统的控制报关流程 3 3 3 4报关单预警 根据报关类型的不同设立各种报关所需的时间 并且根据时间来 提醒报关人员 需要注意和处理的单证 3 3 3 5报关费用自动结算 记录或者根据合同系统自动产生报关过程中产生的费用 便于和 客户结算费用 3 3 3 6报关流程自定义 可根据不同的客户和不同报关类型 设置不同的报关流程 包括 异常的处理方式 以适应多样的业务流程 3 3 3 7报表 提供整个报关业务的统计信息 多样化的报表和灵活的查询即可 以提供给客户清晰的统计报表 也可以供统计分析客户或者部门的 业务情况 3 3 3 8数据导入 报关信息可以从外部的文件导入 避免操作员重复的数据录入 3 3 3 9海运出口货代 订舱作业 包括电子订舱 订舱审核 订舱确认 装箱 包括租箱 提箱 装箱 拼箱 还箱等业务处理 拖车计划 记录备货集港所需拖车计划和实际拖车作业情况 3 3 4 仓储运输管理仓储运输管理 博科仓储管理模块 WMS 有多年的项目积累 具有适用性广 实用性强的突出特点 主要特点总结如下 博科 WMS 系统方案的特点 适用于多种客户的物流管理模式 进仓单式 批号式 普通模式 可适用于单物流中心 单物流中心多仓库结构 多层组 织多物流中心结构 可管理多种形式的仓库 平面无托盘 平面有托盘 货架 仓库 库位和货物的识别条码化 使用先进的无线通讯技术 Radio Frequency 和激光识别条码技术 使仓库货物 的进库 出库 装车 库存盘点 货物的库位调整 现 场库位商品查询等数据实现实时双向传送 做到快速 准确 无纸化 大大提高效率 人为的出错率降到最低 从而降低仓储的成本 建立货主及货主的客户的档案资料 可对货主或货主客 户提供满足货主要求的服务 为货主提供相关的统计分 析 可对需管控批号的商品的进出全过程进行批号跟踪 商品入库时由系统自动分配仓间和仓间位段号 提高仓 间利用率 可做人工调整 可自动按出库商品的仓间位段号和存量进行拣货 可作 人工调整 能按一定的条件 客户 路线 重量 体积 自动给出车 辆配载方案 可作人工调整 支持改包装 贴标牌 组装 BOM 表 等流通加工的管 理 可对车辆的基本资料 使用情况 运行中发生的各种费 用等进行全面的管理 支持对空运 海运 铁路运输和公路运输的管理 可对不同的货主设定不同的物流计费策略 货主可通过 Internet 查询其托管货品的进 出 存数 据和应付款数据 可与帐务系统集成 实现财务业务一体化 支持多语种 用户可在简体 繁体 英语等不同语言的 界面之间自由切换 根据新发展物流的需求 拣选主要功能模块如下 3 3 4 1进货作业 进货作业基本功能包括预入库通知 入库检验 组盘 安排入库 仓储位 入库确认 入库更正 入库单打印等 系统提供多种查询和统计 对入库作业进行全方位控制 在入库 输入时需要提供商品储存位置 数量和状态 其它数据 例如批号 生产日期 到期日期 检查数量 质检员等 可选 在入库确认时提 供 待检 功能 为那些合格证未到的商品提供特别支持 系统所有的统计查询内容均可根据客户要求传输到 EXCEL 表格 或者其他数据格式 入库基本作业流程如下 预 入 库 通 知 单 入 库 检 验 组 盘 安 排 仓 储 位 入 库 确 认 入 库 单 打 印 入 库 作 业 统 计 分 析 预入库通知单 录入 预入库通知单可由仓管人员手工录入 如果预入库商品经 过了新发展物流的报关服务 则由报关管理模块中自动生成了对应 某报关单的预入库通知单 仓管人员只需将报关过程中的商品大类 对应到商品细目即可 报关单号 货主信息等系统会自动传递过来 查询 根据委托单编号 仓管员可以随时查询入库委托单的作业 状态 例如输入完成状态 已调度状态 入库中 入库完成状态等 并且经授权的货主可以通过物流的门户网站查询这些信息 入库检验 预入库商品首先进入待检区 检验合格后才做入库处理 检验是这样进行的 扫描商品编号 然后标明接收和拒绝接收的 材料的数量 并放入待检区 等待客户的处理意见 对于拒绝接收 的材料要装入单独的托盘编号 以同被接收的材料严格区分开来 如果使用 RF 设备 那么移动射频应用程序在接收登记时在检验站 显示检验信息 组盘 如有需要可将货物根据一定原则进行组盘操作并记录托盘号 如 客户已经有标准托盘则可给利用客户托盘资料 托盘管理使仓库管 理更精确 更灵活 扩展性更高 分配仓储位 系统可根据人工事先制定的上架策略自动分配仓储位 也可人工 调整改变 入库确认 落实到储位后 该单货物入库操作结束 货物状态变为已入库 库存数量增加 入库单打印 系统可根据用户需求打印标准格式的入库单 入库作业统计分析 系统提供多种方式入库状况统计分析表 如基于货物的货物入库 明细表 货物入库汇总表 基于单据的入库单入库明细表 入库单 入库汇总表 基于仓间的仓间进货统计表等 以帮助管理者准确把 握入库状态 3 3 4 2出货作业 出货作业分为保税仓库的出货作业和非保税仓库的出货作业 基 本作业流程如下 出 库 通 知 单 是否 保税 仓 清 关 安 排 拣 货 仓 储 位 打 印 拣 货 单 拣 货 结 果 输 入 出 货 确 认 打 印 出 货 单 生 成 托 运 单 仓 库 回 单 签 收 出 货 统 计 分 析 是是 否否 以下为拣货出库作业模块基本功能描述 出货通知单 货主通过各种途径通知仓库 将出货的信息录入系统 让仓库做 好出货准备 清关 根据海关规定 如果是保税仓库 不能直接进行出货操作 必须 先进行清关 将保税商品变为非保税商品才可进行出货操作 安排拣货仓储位 系统依据事先设定的货主要求 将选定的出货通知单安排拣货仓 储位 安排时依据 FEFO 先失效先出 和 FIFO 先进先出 的方法 结 合出货通知单中具体商品的要求 例如在订单处理中识别出的和设定 的批号要求 生产日期要求等 给出每张出货通知单拣货的必要数 据 这些数据包括货号 品名 规格 单位 储位 数量 必要时 将包含批 序号 打印拣货单 可以打印出不同作业人员 包括保管员 叉车司机等 使用的拣货 单 以便对相关作业人员进行拣货指示 如果使用自动化程度较高 的分拣设备 则向这些设备的控制系统提供相应的订单信息 如果使用无线设备 依据调度原则 可以将拣货单以恰当的方式 分割后发送到有关的无线设备 拣货结果输入 作业人员依据拣货指示 按照订单 车次 拣货 存放于指定的 出货暂存区 如果使用了绩效管理 还需要记录绩效管理需要的信 息 例如开始拣货时间 拣货人员等资料 如果拣货结果与拣货指示不一致 则需要进行更正 如果使用无 线设备 则由作业人员在无线设备应用程序中直接更正 生成托运单 根据客户的出货指令 形成包括收货人信息 收货地址 送货时 间 商品明细等内容的托运单 交给运输部门执行 出货确认 货物发出后 系统进行发货确认 货物状态改变 库存减少 打印出货单 根据用户需求打印标准格式的发货单 仓库回单签收 送货员依照订单将商品送达客户时 客户需要在送货单上签收 形成实收数量 签收内容包括实收数量等 车辆回到仓库后 送货 员应将所有客户签收的送货单交系统操作员进行回单登记 回单登 记提供两种方式 依据货主中的相关设定 标准方式和简单回单 标 准回单适用于那些需要明确客户签收商品批号的情况 这时需要在送 货单上打印出商品批号配合 简单回单只需要登记货号对应的签收 数量 如果实送数量与实收数量不一致 需要注明原因 实送数量 与实收数量之差形成退货数量 可自动产生退货单 转入入库作业 进行处理 出货作业统计分析 可根据客户需要定制各种出货作业统计表 如货主出货汇总表 商品出货汇总表 商品出货查询表 按出货单 按客户 按批次 按 送货地 汇总 明细 商品出货分析表 车号出货表 汇总 明细 配送管制表 客户签收附件登记表 已取消订单表等 3 3 4 3库存管理 移仓 根据客户的要求 或者仓储管理的需要 对保税仓库和非保税仓 库的商品进行移位管理 盘点 可以使用两种盘点方式 普通盘点和循环盘点 普通盘点时必须 将所有作业暂停 而后者可以在大部分作业进行时盘点 但需要实 时设备 例如 RF 的支持 开始 制定盘点计划 盘点计划确认 打印盘点表盘点 输入 打印盘点表 盘点差异表 盘点确认 结束 批号调整 对于需要进行批号管理的商品 例如食品 化学品 由于其批号 大都不能进行自动识别 需要手工输入到业务系统中 从而将不可 避免的产生差错 在发现后可以使用批号调整功能修正错误的批号 使账面批号与实际批号保持一致 使仓库各项作业能顺利进行 库存调整 如果实际库存与账面库存有差异 一方面可以在货主授权的情况 下调整账面库存 另一方面可通过库存调整的审批流程调整账面库 存 使得账面库存与实际库存保持一致 仓库各项作业能顺利进行 库存查询 实现客户对库存的多角度查询功能 如货物批次跟踪 进仓单号 跟踪 货物进出库查询 货物库存查询 仓库台帐等 此外 本系 统还提供了色卡库位查询功能 仓库的所有储位的货物状况可通过双击色卡进行查询 3 3 4 4调拨作业 管理多个仓库之间相互调拨的作业 仓储部发出调拨作业指令后 涉及的仓库在系统和实务过程中进行调拨出库 短驳运输 调拨入 库作业 3 3 4 5运输管理 简单的运输管理模块以满足在运输业务外包情况下对运输业务的 管理 发车确认 运输调度员在出库通知单上记录承运商的车辆和司机相关信息 发货仓库在对车辆和司机进行验证后在出库单上进行发车确认 回单管理 运输调度员接收到承运商缴回的签收单 在系统中做回单确认 3 3 5 计费管理计费管理 3 3 5 1特殊费用设置 随机性或一次性发生的费用在特殊费用设定中分类 3 3 5 2计费合约 此模块与客户管理中的合同管理相关联 合同号与计费合约号具 有对应关系 计费合约包括仓储计费合约 报关计费合约 运输计 费合约等 详细内容包括货主 合同号 开始时间 结束时间 折 吨比 计算方式 费用名称 模式相关 整车 零担 计费基础 计 费仓储位 基本量 基本价格 单位量 单位价格 车辆类型 车 辆种类 报表顺序等内容 一旦合约设定 系统将根据合约设定的条件自动进行判断和计算 计算结果在费用结算表中体现 3 3 5 3特殊费用输入 特殊费用指系统不能根据合约自动计算的费用 用户可在每张业 务单据上单独记录特殊费用 内容包括货主 单据号 发生日期 类型 数量 单价 金额 摘要等 特殊费用也将在费用结算表中 体现 3 3 5 4费用结算表 根据货主 计算方式 发生日期范围 计费标准等生成不同客户 的费用结算表 其中包括每张单据的所有费用 合约费用 特殊费 用 3 3 5 5代垫费管理 主要实现代垫费的种类设定 科目设定 代垫费记录 回款记录 代垫费查询等功能 代垫费的记录包括货主 内部单号 业务号 凭证类别 借方科目 贷方科目 发生金额 报销日期 代垫费类 型 相关作业 作业单号 业务员 备注等信息 3 3 5 6发票管理 实现系统对应收 应付款的开票功能 包括一单多票 多单一票 的对应关系 此外还包括部门之间的代开发票 收入划付的功能 3 3 5 7统计查询 根据客户需求定制各种费用明细 汇总表 3 3 6 系统管理系统管理 3 3 6 1 基本资料 基本信息将为整个系统 包括所有的业务系统和 OA 系统 所共享 对物流信息系统需要使用的基本信息进行管理 为物流信息系统所 有功能提供基础数据 主要包括 全国区域划分 省份 城市 货主相关信息 商品相关信息 送货地址 仓库基本信息 库存调整原因 货物多级单位关系设置 对不同的货主和货主商品 系统提供多种选项 以便为不同的货 主提供符合该货主要求的流程和服务 全国区域划分 省份 城市资料全系统共享 如果未来与运输系 统集成 那么运输系统也将共享这些信息 可以在系统中设定哪些资料是需要从总部系统获得 哪些资料可 以从与货主进行信息交换时获得 以便适应新发展物流在不同发展 阶段的要求 其中货主相关的基本资料 可以在与货主信息系统 例如 SAP ERP 其它应用系统 进行数据交换时自动增加和更新 由于货主所处的行业 商品属性各不相同 并且受到法律的约束 例如医药流通行业的 GSP 标准 食品行业的