2002信息服务设置.doc

第 2 章第2章 Outlook 2002信息服务设置 31第2章 Outlook 2002信息服务设置教学重点与难点添加用户配置文件【电子邮件帐户】向导的使用设置信息服务是获得网络通信功能的基础。Outlook 2002大大简化了信息服务的设置方法：不再有分开的Internet和Exchange模式， Internet和Exchange帐户在一个配置文件中，用一个模式。这是Outlook 2002的一项主要新功能。Outlook 2002还使用新的【电子邮件帐户】向导，可以在一个配置文件中创建多种不同类型的电子邮件帐户（Microsoft Exchange、POP3、IMAP、HTTP）。因此，在多数情况下，用户只需要一个配置文件，但Outlook 2002仍然支持多个配置文件。Outlook 2002就是这样简化人们处理信息的方式，使所有的工作都变得前所未有的简单。与以前版本相比，Outlook 2002中的信息服务的设置要便捷得多。本章的内容就是介绍如何在Outlook 2002中设置信息服务功能以获得网络服务。2.1 信息服务概述Outlook 2002最能引以为豪的地方就是将信息的管理和信息的获取与传播紧密地结合在一起。通俗地说，信息服务就是一些必要的设置，以获得网络功能。信息服务是使用Outlook进行通信的基础。借助信息服务，用户可以发送、接收、存贮邮件和项目。通常情况下，信息服务是保存在用户配置文件中的。例如，不同的用户可以分别创建自己的配置文件，并在自己的配置文件中设置需要的信息服务，如设置个人文件夹，设置自己的电子邮件帐户、设置自己的通讯簿等。支持多种邮件服务是Outlook 2002的重要功能特性，用户只要通过正确的设置，就可以采用相同的操作与几乎所有目前流行的邮件服务程序进行通信收发电子邮件。Outlook 2002在这个功能模块上做了重大调整，不再支持Microsoft Mail，但支持Hotmail。Outlook 2002支持如下类型的邮件信息服务：l Microsoft Exchange Serverl POP3l IMAPl HTTP简化电子邮件通信方式是Outlook 2002的又一项新增功能。在Outlook 2002中不再有分开的Internet和Exchange模式。Internet和Exchange帐户在一个配置文件中，使用一个模式。并且使用新的【电子邮件帐户】向导，用户可以在同一位置对所有的电子邮件帐户进行设置和管理。这些都大大简化了信息的创建与共享方式，能够帮助用户以更具效率的方式管理他们的时间与信息。现在，用户无需离开Outlook 2002便可以从自己所有的电子邮件帐户（甚至如Hotmail这种基于Web的电子邮件帐户）中发送与接收电子邮件消息。2.2 创建配置文件和设置启动选项配置文件是Outlook 2002中信息服务设置的关键，由于集成的通信功能，一般情况下，用户只需要一个配置文件就足够了。当然，如果是多个用户共用一台计算机，最好是每个用户分别建立自己的配置文件，这样便于管理和保密个人信息。由于Outlook 2002运行时只能打开一个用户配置文件，所以每次启动时用户都必须告诉Outlook 2002使用的是哪个配置文件。除非用户指定启动的默认设置，Outlook 2002每次启动时，系统都会弹出【选择配置文件】对话框提示用户选择配置文件，通过该对话框，用户除了选择配置文件外，还可以创建配置文件、指定启动的默认配置文件等。设置配置文件的另外一种常用方法是通过控制面板进行设置。本节将具体介绍如何通过这两种途径创建配置文件以及设置启动选项。2.2.1 创建配置文件用户可以通过使用Outlook 2002启动时的【选择配置文件】对话框来创建一个尚未存在的新配置文件，也可以通过使用控制面板来进行同样的操作。通过【选择配置文件】对话框创建当用户首次启动Outlook 2002时，系统会弹出如图2-1所示的【选择配置文件】对话框，提示用户选择配置文件。用户可以通过该对话框创建新配置文件。如果用户没有指定启动始终使用某个配置文件，则每次启动Outlook 2002时都会出现该对话框。关于启动选项的设置方法将在后面章节中介绍。图2-1 【选择配置文件】对话框如果要在Outlook 2002启动时创建配置文件，请执行如下操作：（1）启动Outlook 2002，打开如图2-1所示的【选择配置文件】对话框。（2）单击【新建】按钮，打开【新建配置文件】对话框，如图2-2所示。图2-2 【新建配置文件】对话框（3）在【配置文件名】文本编辑框中键入新配置文件的文件名。（4）单击【确定】按钮，打开【电子邮件帐户】向导，如图2-3所示。图2-3 【电子邮件帐户】向导（5）利用该向导，用户可以立即在新建的配置文件中设置电子邮件帐户和目录等信息服务，具体的设置方法将在后面章节中介绍。用户也可以选择不添加电子邮件帐户，等以后再进行该项设置，下面就以这种情况为例。（6）单击【关闭】按钮，这时系统就会弹出【创建没有电子邮件帐户的配置文件】对话框，如图2-4所示。图2-4 【创建没有电子邮件帐户的配置文件】对话框（7）单击【确定】按钮。执行上述操作后，就成功创建了一个新的配置文件，用户键入的配置文件名就会显示在【选择配置文件】对话框中。通过控制面板创建除了上述介绍的方法外，创建配置文件的另一种常用方法是使用控制面板。用户如果要通过控制面板创建配置文件，请执行如下操作：（1）在Windows桌面上单击任务栏中的【开始】菜单按钮，然后选择指向【设置】命令，再在下一级菜单中单击【控制面板】命令，这时就打开【控制面板】窗格。（2）在【控制面板】窗格中直接双击【邮件】图标，打开【邮件设置】对话框，如图2-5所示。图2-5 【邮件设置】对话框（3）单击【显示配置文件】按钮，打开【邮件】对话框，如图2-6所示。图2-6 【邮件】对话框（4）单击【添加】按钮，这时就打开如图2-2所示的【新建配置文件】对话框。往下的操作方法与前面介绍的方法一样，不再重复。2.2.2 设置Outlook 2002启动时的默认配置文件前面曾经提到过，Outlook 2002在首次启动时会弹出提示对话框让用户选择配置文件。此外，用户还可以通过改变Outlook 2002的启动选项让Outlook 2002在启动的时候始终使用指定的默认配置文件，不再提示用户进行选择。设置Outlook 2002启动的默认配置文件也常有两种方法：一种是在【选择配置文件】对话框中设置，另一种是通过控制面板的【邮件】对话框进行设置。如果用户要通过【选择配置文件】对话框设置Outlook 2002启动的默认配置文件，请执行如下操作：（1）启动Outlook 2002，打开如图2-1所示的【选择配置文件】对话框。（2）单击【配置文件名称】列表框右边的向下箭头，在下拉列表中选择要设为默认值的配置文件名称。（3）单击【选项】按钮，选中【设为默认配置文件】，如图2-7所示。图2-7 在【选择配置文件】对话框中设置默认配置文件（4）单击【确定】按钮。执行上述操作后，以后启动Outlook 2002时系统就默认使用用户设置的该配置文件，不再显示【选择配置文件】对话框。另外，通过控制面板打开【邮件】对话框，也可以进行上述设置或选择启动方式。如果要使用控制面板进行设置，请执行如下操作：（1）按照前面章节中介绍的操作方法打开如图2-6所示的【邮件】对话框。（2）在该对话框底部的【启动Microsoft Outlook时使用此配置文件】一栏中，有两个单选钮，用户可以根据需要进行相应的设置。如果要让Outlook 2002在每次启动时都弹出提示对话框进行询问，请选中【提示要使用的配置文件】单选钮；如果要让Outlook 2002使用默认的配置文件启动，请选中【始终使用此配置文件】单选钮，并单击对应列表框右边的向下箭头，在打开的下拉列表中选择默认的配置文件。（3）单击【确定】按钮，完成设置。2.2.3 加密数据文件从个人信息的安全性和个人隐私的角度考虑，给配置文件的数据文件加密是个很好的办法。如果是多个用户共用一台计算机，在Outlook 2002中创建了多个用户配置文件，这就显得尤为重要了。如果要加密数据文件，请执行如下操作：（1）按照前面章节中介绍的操作方法通过控制面板打开如图2-6所示的【邮件】对话框。（2）在【在此计算机上设置以下配置文件】列表框中选中要加密的配置文件，并单击【属性】按钮，这时就打开该配置文件的属性对话框，如图2-8所示。图2-8 配置文件的属性对话框（3）单击【数据文件】按钮，打开【Outlook 数据文件】对话框，如图2-9所示。在该对话框中有关于数据文件的说明并列出所有数据文件的名称、文件名以及注释，用户可以获得这方面的详细信息。图2-9 【Outlook 数据文件】对话框（4）单击【设置】按钮，打开【个人文件夹】对话框，如图2-10所示。（5）单击【更改密码】按钮，打开【更改密码】对话框，如图2-11所示。在该对话框中就可以设置数据文件的密码了。在【旧密码】编辑框中键入该数据文件以前设置的密码，如果以前未设置密码，该项不用填写。在【新密码】编辑框中键入要设置的密码，并在【验证密码】编辑框中再次键入新密码。注意【新密码】和【验证密码】中键入的密码一定要一致。（6）单击【确定】按钮。并在其他打开过的对话框中单击【确定】或【关闭】按钮以关闭它们。图2-10 【个人文件夹】对话框图2-11 【更改密码】对话框执行上述操作后，所选中的配置文件就被密码保密起来了。只有知道数据文件密码的用户才能使用该配置文件中的记录数据。加密数据文件后，如果用户试图打开配置文件，系统会弹出如图2-12所示的【个人文件夹密码】对话框，要求用户输入密码。注意，如果用户在设置密码的过程中选中了【将密码保存密码列表中】复选框，则没有该提示。图2-12 【个人文件夹密码】对话框2.3 设置电子邮件帐户和目录前面已经提到过，在创建配置文件的时候，系统会提示用户立即设置电子邮件帐户和目录服务，如图2-3所示。如果用户创建了一个没有电子邮件帐户的配置文件，则系统会在用户首次使用该配置文件的时候打开【Outlook 2002启动】向导，指导用户进行相关的信息服务设置。用户还可以在使用过程中更改配置文件中的电子邮件帐户设置和目录等。这是Outlook 2002“在一个地方管理多种邮件帐户”的新功能特性，给用户带来了极大的便利。不过，无论是在哪种情况下进行电子邮件和目录的设置，都是通过【电子邮件帐户】向导来完成的。因此，学会使用该向导是关键。2.3.1 打开【电子邮件帐户】向导除了前面提到的创建配置文件过程中会出现【电子邮件帐户】向导外，用户还可以通过执行如下所示的操作打开【电子邮件帐户】向导。l 首次打开没有电子邮件帐户的配置文件，通过【Outlook 2002启动】打开【电子邮件帐户】向导。l 如果已经打开用户配置文件，请在Outlook 2002主视图中单击【工具】菜单，再单击【电子邮件帐户】命令。打开的【电子邮件帐户】对话框如图2-3所示。下面将要介绍的添加和管理电子邮件帐户和目录都是通过该向导来完成的。【Outlook 2002启动】向导稍有不同，下面对该向导的使用方法作一简要的介绍：当用户首次使用没有电子邮件帐户的配置文件时，系统会弹出如图2-13所示的【Outlook 2002启动】向导，用来指导用户完成配置文件的信息设置。在每一步操作过程中，向导都会给出相关的指导信息，这样有助于用户正确地进行设置。单击【下一步】按钮，打开【帐户配置】对话框，如图2-14所示。 图2-13 【Outlook 2002启动】向导 图2-14 【帐户配置】对话框接着选择【是】单选钮，并单击【下一步】按钮，打开【新建电子邮件帐户】向导，如图2-15所示，该向导的使用方法将在后面章节中介绍。2.3.2 添加电子邮件帐户这里要介绍的是通过【电子邮件帐户】向导如何完成添加电子邮件帐户。在执行此操作之前，用户必须首先向ISP申请电子邮件帐号，并了解相关的服务信息。下面就以添加POP3电子邮件帐户为例说明在Outlook 2002中添加电子邮件帐户的方法。要添加电子邮件帐户，请在如图2-3所示的【电子邮件帐户】向导中执行如下操作：（1）选中【添加新电子邮件帐户】单选钮。图2-15 【新建电子邮件帐户】向导（2）单击【下一步】按钮，打开如图2-15所示的【新建电子邮件帐户】向导。在向导中显示了所有Outlook 2002支持的电子邮件服务类型。选中相应服务器类型前面的单选钮（如【POP3】）并单击【下一步】按钮。（3）这时就打开如图2-16所示的【电子邮件设置】对话框。该对话框包括了几乎所有的Internet电子邮件信息服务选项。用户只要按要求正确填写各项内容即可。填好各项内容后就如图2-17所示。 图2-16 【电子邮件设置】对话框 图2-17 填好的【电子邮件设置】对话框该对话框中各项内容的含义如下：l 【您的姓名】：用户键入的内容将显示在发送邮件的发件人电子邮件地址前。l 【电子邮件地址】：即是用户要添加的电子邮件帐户的地址，该地址将被添加到当前的配置文件中。l 【用户名】：用户在邮件服务器上的电子邮件帐号，即POP3邮件帐号。系统会根据用户键入的【电子邮件地址】自动填写。l 【密码】：登陆【用户名】中的帐号时使用的密码，键入的密码将以星号隐密显示。l 【记住密码】：若选中该复选框，则Outlook记住该密码，否则，登陆时提示用户输入。l 【接收邮件服务器】和【邮件发送服务器】：邮件服务器的IP地址或域名。l 【使用安全密码验证登陆】复选框：除非有特殊要求，一般不选该项。（4）填好各项后，单击【其他设置】按钮，可以打开【Internet电子邮件设置】对话框，如图2-18所示。在【常规】选项卡上，可以设置用户的其他信息，这是为方便管理帐户设置的。单击【发送服务器】选项卡，可以设置发送服务器的特殊要求，如图2-19所示。单击【连接】选项卡，可以设置电子邮件的连接类型，如图2-20所示。单击【高级】选项卡，可以设置服务器端口（一般情况下都是默认值，无需改动）、服务器连接超时的时间长短（这是发出超时响应的时间限制，通过拖动滑块改变这个时间的短长）、电子邮件的传递选项（如是否在服务器保留副本、删除操作的含义）等，如图2-21所示。 图2-18 【Internet电子邮件设置】对话框 图2-19 【发送服务器】选项卡 图2-20 【连接】选项卡 图2-21 【高级】选项卡（5）设置完成后单击【确定】按钮确认，退出该对话框，返回【电子邮件设置】对话框。（6）单击【测试帐户设置】按钮，可以启动Outlook 2002的测试功能对所进行的电子邮件帐户设置是否正确，如图2-22所示。测试要求用户的计算机有可用的网络连接。图2-22 【测试帐户设置】对话框（7）单击【下一步】按钮，打开如图2-23所示的【完成】对话框，请单击【完成】按钮。图2-23 【完成】对话框执行上述操作后，该电子邮件帐户就添加到当前配置文件中。添加其他类型的信息服务与此类似，用户可按照同样的操作方法在同一个配置文件中添加多个电子邮件帐户，这是Outlook 2002采用新电子邮件帐户向导管理帐户给用户带来的轻松体验。2.3.3 添加目录和通讯簿在Outlook 2002中可以添加Internet目录服务。该服务用于查找和验证不在当地通讯簿或企业范围目录内的电子邮件地址或其他信息。该项服务是由Internet上的LDAP服务器提供的。LDAP即轻型目录访问协议：提供对Internet目录访问的协议。用户如果要使用Internet目录服务，必须连接到Internet，除非LDAP目录是组织网络的一部分。通讯簿是管理联系人信息和发送邮件的好帮手。一般情况下，可以在配置文件中添加【Outlook通讯簿】和【个人通讯簿】信息服务。【Outlook通讯簿】是根据【联系人】文件夹中的联系人项目自动创建的通讯簿，当用户创建或修改【联系人】文件夹中的联系人项目后，【Outlook通讯簿】也会自动进行相应的更新。【个人通讯簿】则是一种自定义的通讯簿，用于存贮和检索个人常用的各种邮件地址等各类有关联系人的信息。【个人通讯簿】同时还可以设置个人通讯组列表，即创建并作为单个电子邮件地址添至【个人通讯簿】中的电子邮件地址的集合。如果将个人通讯组列表作为邮件的收件人地址，则邮件会发送到列表中的每个电子邮件地址。如果要添加新目录或通讯簿，请执行如下操作：（1）在如图2-3所示的【电子邮件帐户】向导中选中【添加新目录或通讯簿】单选钮，并单击【下一步】按钮。（2）这时就打开【目录或通讯簿类型】对话框，如图2-24所示。图2-24 【目录或通讯簿类型】对话框（3）如果选择【Internet目录服务】单选钮并单击【下一步】按钮，则打开如图2-25所示的对话框；如果选择【附加通讯簿】单选钮并单击【下一步】按钮，则打开如图2-26所示的对话框。 图2-25 【添加目录服务】向导 图2-26 【添加通讯簿】向导（4）接下来的操作方法与添加电子邮件帐户的方法十分类似，只要按照提示一步一步往下设置就是了。下面就以添加【个人通讯簿】为例说明具体的设置方法。（5）在如图2-26所示的【添加通讯簿】向导中选中【个人通讯簿】，并单击【下一步】按钮，打开如图2-27所示的【个人通讯簿】对话框。在【个人通讯簿】选项卡上，可以设置个人通讯簿的名称、路径和通讯簿中姓