牧业采购账务管理规定建议.doc

园丰牧业采购账务管理规定建议为进一步完善公司采购账务管理，确保采购账务符合公司规定的要求，建议制定以下采购账务管理规定。一、采购职责1、采购员对经手业务范围内货物追踪、发票追踪、付款追踪、账目核对负责。2、采购经理对业务范围内货款结算安全负责。二、采购结算流程1、赊销采购结算流程订单 发货 验收入库 开具发票 结算 付款2、现款采购结算流程订单 发货 验收入库付款 开具发票结算3、预付款采购结算流程订单 预付款 发货 验收入库开具发票结算三、采购订单下达1、公司采购所有的物资都必须出具采购订单，由采购经理，总经理审批后方生效。2、凡涉到发票都必须签订正式合同。四、验收入库1、采购员根据采购订单，对采购物资及时进行跟踪、稽催，确保采购产品保质、保量、按时送达我司仓库；特别应加强对现款发票的追踪及对预付款物资的追回。2、仓库管理员根据采购订单要求对到库物资进行验收、入库。3、入库单必须后附供货方送货单。五、发票管理1、采购物资验收入库后由采购员及时通知供方开具相应发票，当月入库的物资必须开出当月日期的发票。2、如发票信息与送货单信息不一致，寄送发票时后附与发票信息一致的送货单，此发票所涉及的信息必须与采购合同一致。3、采购员建立发票接收台帐，收到供方发票时应认真做好登记，并查验发票数量、金额，信息等是否无误，如有问题则及时退回供方。4、发票在采购员，财务部流转时，必须做好登记、签收手续，收到的发票在收到当日送到财务部。六、付款结算采购物资验收入库后，入库单及时送到财务部（入库三天内送达），付款必须由采购部申请，公司领导审批，财务根据订单条款稽核后确认付款，出纳根据付款通知单付款，如有发票，与其他无发票的付款申请单分开写，会计确认后，出纳对有发票的单据，必须由公对公账户汇出。七、对账管理1、采购经理对与供方往来账目负责，采购员负责与供方核对年度往来账目。2、供方与我司往来账目核对至少每年一次，由采购员保留双方确认的对账函。3、采购员负责每月与财务部核对账目，确保“应付款报表”的正确性。4、采购员负责每月将“应付款报表”中出现差错超过三个月的供方账目整理后交采购经理处理，处理后马上将处理结果送到财务部平账。5、供方出现资料变更时，由采购员负责向供方索取有效变更资料，存档，并告知财务部。6、供方出现资料变更时，把握送货单位、收款单位、开票单位一致的原则。八、奖惩规定1、本制度生效前存在的账目不平情况，由采购员负责将“应付款报表”中出现差错的供方账目与财务部核对后交采购经理处理；采购经理负责追踪、平账。（建议2012年8月前平好账）2、采购经理对采购全过程负责，原则上需订立书面采购合同，因未与供方签订采购合同，发生货款已付供方不发货且无法追回损失的情况，由采购经理按损失金额的 承担。3、采购经理对采购全过程负责，如货款已付、货已到但无法索取有效发票，由采购经理承担相应责任。具体如下：（1）总额 万元以上按损失的 比例承担；（2）总额 万元按损失部分的 比例承担；4、采购员对发票追踪负责，如货款已付、货已到但无法索取有效发票，采购员按绩效考核扣 点处理。5、采购员未及时追回发票，按绩效考核扣 点处理。6、因工作失误导致供方开具发票遗失，由直接经手人员按绩效考核扣 点处理。7、采购员因不及时或长期未与供方核对账目，导致双方对往来账目存在异议产生纠纷，按绩效考核扣 点处理。8、采购员每月5号前编制“应付款报表”前及时与财务部核对上月账目，如未能及时发现“应付款报表”中出现差错的情况，或没有及时将发现“应付款报表”中存在问题及告知采购经理导致账目不平，按绩效考核扣 点处理。9、采购员因“应付款报表”有误，导致采购经理少排或多安排货款，未造成经济损失的，按绩效考核扣 点处理。10、采购员因“应付款报表”有误，导致多付货款无法追回，按公司损失