企业档案管理的思考.doc

企业档案管理的思考 下面是小编整理的企业档案管理的思考的论文欢迎各位档案管理毕业的同学借鉴哦 摘要：企业档案管理是企业自身发展的需要企业开展档案管理也是国家档案法的规定企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录档案管理是企业管理的一个子系统是企业生产、经营等方面的基础和前提没有资料管理、数字管理、信息管理就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会档案管理也是保护企业知识产权的一项重要的基础性措施当发生知识产权纠纷时企业档案能起到至关重要的作用因此各企业在日常工作中应注意各种文件材料的形成、积累并按一定要求进行科学分类整理统一管理本企业各门类、各种载体的档案实现档案的有效利用 关键词：企业档案管理 一、企业档案是企业管理的基础 企业是经济实体在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等许多环节每个环节在工作中都会产生大量的文件和单据这些文件和单据支撑着企业的运转是企业活动的的原始记录 成年累月形成数量庞大的文件和单据是任意散失自生自灭呢?还是切实地管理起来这是必须的选择有的企业各部门各自保存档案理由是利用方便但是这种分散式所谓保存却是企业档案散失的缺口1、各自保存档案是否确实保存了2、归档保存的档案是否准确、齐全、完整3、谁来监督检查归档情况、保存情况事实上在缺乏监督又缺乏专业指导的情况下各自保存的情况大多是不规范的管理状况是不佳的 企业的机构设置和人员配置也不是一成不变的随着企业的发展经营的扩展企业内部机构随之会新增、撤销、更名在机构变动过程中档案材料往往会因为没有移交而散失尤其在办公橱柜搬迁过程中档案材料丢失的事情是很常见的因此将档案材料各自保管从长期保存的角度来看是不保险的企业的员工过去从分配报到起至退休往往是“终身”的现在人事制度实行双向选择后员工跳槽的机率相当高人员流动性很大不及时将办理完毕的工作文件、图纸、单据等及时归档的话往往会出现人走了档案材料也没了 企业档案由各部门各自保存都要各自设小库房不经济又不安全另一个问题是各部门档案材料闭门自守影响了相关部门之间的协同工作不能形成企业内共享的档案资源各部门保存的档案材料大多分散在个人手里尤其是常常因部门骨干或部门负责人出差或开会一时找不到人影响了利用档案 当企业档案处于分散、无序管理状态时这个企业的管理往往也是松散的优秀的企业管理是严谨的高效的严格的行政规章确保档案集中统一管理员工无论是普通员工还是高层领导都应当履行按规定将职务活动形成的材料立卷归档档案人员科学地管理档案当企业工作需要时在第一时间及时提供相关档案材料只有集中统一管理才能专业化才能经济才能安全 对企业领导者来说管理企业不能拍脑袋搞长官意志决策要有数据依据考核也要有事实依据建立档案工作后档案人员就能提供各方面的档案信息 二、企业档案是企业的无形资产 企业活动目的是为了创造财富企业领导者都十分注重资产的积累按经济学说法企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量能为企业获得效益的资源资产由有形实物资产和无形资产组成许多领导者只注重实物资产而忽略无形资产 档案是有形实物资产的凭证例如企业的土地、房屋、设备都有所有人的凭证或单据是实物资产与拥有者之间关系的具有法律作用的证明如果遗失了很麻烦甚至会丧失法律保护所以实物凭证类档案一定要妥善保存好 企业的资质文件如工商执照、税务证书、质量认证书、专业许可证等政府有关部门依法颁发的行政许可文件规定了不同行业不同档次企业生产经营的范围和合法性不仅办这些许可证需要钱更重要的是有了这些许可证才能从事经营生产活动一个企业有不少行政许可的证件这是无形资产的一部分也要好好保管好 市场经济是法制经济在企业与企业的经济交往和合作中不可避免地会产生矛盾和纠纷当经济仲裁或法律裁定时企业档案即是维护企业合法权益的证据也是法律认可的证据有时找出一张单据或一个文件胜过千言万语合同是经济交往中最常见的契约文件它以条款形式明确双方的权利和义务妥善保存好合同档案极为重要它不仅约束签订合同双方遵守承诺也是经费支付和收入的依据建立了齐全的合同档案和财务档案每笔财务往来都有头有尾在清理企业拖欠款时发挥巨大作用维护了企业合法权益挽回不必要的损失 科技创新是企业发展的动力在知识经济社会里产品设计创新、技术发明创造越来越多做好知识产权保护工作首先要将科技成果档案建立起来从申请立项、课题调研、策划方案、设计计点、试验分析、形成成果、专家鉴定至申报专利都要有详实的材料有了科技成果材料可以转化为生产力、开发新产品、提高产品数量和质量有些科技成果可以有偿转让获取更大范围的效益 企业的实物资产是有形的而无形资产说它无形是指其不是直接的生产资料但是也不是虚拟的而是相对实物生产资料而言说它无形其实无形资产也有形这就是档案材料 三、如何做好企业档案基础管理 1、抓基础制度规范建设完善工作程序和管理方法 根据企业生产的要求制定公司档案管理办法并召集各部门的负责人和资料管理员参加公司档案管理制度讨论会深入讨论文件和资料控制程序然后与公司各事业部进行深入交流和调研完成管理办法的起草和征求意见工作并相继进行颁布在公司各部门试用 2、严格做好文书档案收集、整理和归档工作 档案管理员既是管理员又是操作员要按照“精之又精慎之又慎”的原则做好文档整理归档工作把公司、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料根据公司文件和资料控制程序进行归档针对目前纸质档案和电子档案并行的现状要首先保证纸质档案的完整性全面实现当年度文档的全息化管理 3、全方位进行库房管理消除各种安全隐患 对公司所有档案库房进行彻底检查清点库存并修复了破损档案作为公司安全工作之一公司保密办应组织档案安全检查重点检查库房的防火、防潮、防盗、防虫将安全隐患排除在预防工作中 4、进一步整理照片资料提高声像档案管理水平 将公司成立以来的归档资料进行数字化扫描建立底片光盘、公司年度大事记等新的电子档案把照片档案进入数字管理系统这样方便用户的检索查用像实物荣誉档案管理办法要求声像档案要光盘归档一式3份保存：实物荣誉档案在交接时要拍成数码照片进入多层次管理逐步实现信息管理方便借阅和使用 5、抓好国家重点建设项目档案工作 在抓好档案管理工作的同时公司尤其要重视对国家项目的档案管理工作根据国家及行业的新规定制定符合本公司企业的国家重点建设项目档案管理实施办法使公司承担的各类国家级项目的档案整理工作依此办法进行在项目全面开工时针对国家项目的参建单位的档案管理人员和公司人员进行全面的档案管理培训经考试合格的档案人员方可上岗操作 企业档案工作是企业的基础综合管理