业务功能分析与业务流程分析.ppt

1 第二节管理业务调查 2 6 2管理业务调查 管理业务调查主要包括 组织结构分析 组织 业务关系分析 业务功能分析和业务流程调查 组织结构分析 通过组织结构图来实现的 是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上 作为后续分析和设计参考的依据 组织 业务关系分析 通过组织与业务关系图来实现的 是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系 它是后续分析和设计新系统的基础 业务功能分析 把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来 它是今后进行功能数据分析 确定新系统拟实现的管理功能和分析建立管理数据指标体系的基础 业务流程调查 通过业务流程图来反映组织的业务过程 它包括各环节的处理业务 信息来源 处理方法 计算方法 信息流经去向 提供信息的时间和形态 3 1 组织结构分析通过组织结构图来实现的 是一张反映组织内部之间隶属关系的树状结构图 见图1 绘制组织结构步骤 了解企业的内部组织结构及人员配置 画出组织结构图了解企业上下级关系的组织结构 画出上下级关系组织结构图 说明 与企业生产 经营 管理密切相关的部门一定要反映全面 准确 为了表明企业的运行过程 往往也画出企业物流和管理组织关系图 见图2 4 图1企业组织结构图 5 图2组织结构与物流关系图 6 广州五十铃客车有限公司组织结构图 7 天瑞集团组织结构图 8 2 组织 业务关系分析组织结构图反映了组织内部和上下级关系 但是对于组织内部各部分之间的联系程度 组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能反映出来 这将会给后续的业务 数据流程分析和流程 数据分析 U C矩阵分析 等等带来困难 为了弥补这方面的不足 通常增设组织 业务关系图 见表1 来反映组织各部分在承担业务时的关系 9 其中 表示该部门是相应业务的执行部门 表示该部门是相应业务的辅助执行部门 表示该业务的执行需要用到相应管理部门的数据 空格表示该业务与对应的组织无关 表1组织 业务关系 10 3 业务功能分析在组织中 常常有这种情况 组织的各个部分并不能完整地反映该部分所包含的所有业务 当生产经营规模扩大时 交叉管理的某些功能就要求独立出来 于是以功能为准绳进行设计 使得系统将会对组织结构的变化有一定的独立性 将获得较强的生命力 因此在分析组织结构的时候 应画出业务功能图 图3是一张某销售业务的业务功能图 11 12 4 业务流程分析 1 业务流程图的绘制在对系统的组织结构和功能进行分析时 需从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析 业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程 发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏 修改和删除原系统的不合理部分 在新系统基础上优化业务处理流程 业务流程分析我们通过业务流程图来表示 13 概念业务流程图 transactionflowdiagram 简称TFD 就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程 用尽可能少 尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法 业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制 有关业务流程图的画法 目前尚不太统一 但若仔细分析 就会发现它们都是大同小异 只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有些不同 而在准确明了地反映业务流程方面是非常一致的 14 基本符号业务流程图的基本图形符号非常简单 只有6个 有关6个符号的内部解释则可直接用文字标于图内 这6个符号所代表的内容与信息系统最基本的处理功能一一对应 如在图所示中 15 16 绘制业务流程图根据所提供的背景资料绘制业务流程图某企业 物资采购计划制定及审批 业务的处理过程是 上一年末各分厂制定出本分厂的 物资需求计划表 这些物资计划表经供应处计划科审核后由物资供应处的综合管理科在每年的1月1日前将各分厂提交的年物资需求计划表按物资品种进行汇总后得到新一年的 物资需求总表 该物资需求总表由供应处处长审批后 由供应处计划员计算出每一种物资的年采购计划量并最后形成全厂新一年的 物资采购计划 17 附注 供应处计划科对各分厂需求计划表的审核方式为 依据计划处制定的相应分厂的 主生产计划 即产品产量计划 及技术处提供的 生产用物资消耗定额 按公式 物资需求量 产品计划产量 物资消耗指标计算出每一种产品所需物资的消耗量 然后按物资进行归纳汇总得出该分厂每一种物资的需求总量 若得出的物资需求量与该分厂物资需求计划表相符 如误差不超过10 则认为合理 否则要与该分厂协商后才能完成审核工作 18 供应处处长对物资需求总表的审批处理为 依据掌握的企业财务及生产要求和可能的不可预计的物资消耗对物资需求量进行修正 供应处计划员计算物资采购量所依据的模型为 物资采购计划量 物资需求量 合理库存量 当前库存量其中物资的 合理库存量 和 当前库存量 由物资仓库的 库存台帐 获取 19 绘制步骤 1 分步绘制依据 上一年末各分厂制定出本分厂的 物资需求计划表 这些物资计划表经供应处计划科审核后由物资供应处的综合管理科在每年的1月1日前将各分厂提交的年物资需求计划表按物资品种进行汇总后得到新一年的 物资需求总表 绘制图如下 各分厂 物资需求计划表 审核 物资品种分类制总表 供应处计划科 供应处综合科 物资需求总表 20 21 该物资需求总表由供应处处长审批后 由供应处计划员计算出每一种物资的年采购计划量并最后形成全厂新一年的 物资采购计划 22 2 检查局部依据附注 供应处计划科对各分厂需求计划表的审核方式为 依据计划处制定的相应分厂的 主生产计划 即产品产量计划 及技术处提供的 生产用物资消耗定额 按公式 物资需求量 产品计划产量 物资消耗指标计算出每一种产品所需物资的消耗量 然后按物资进行归纳汇总得出该分厂每一种物资的需求总量 若得出的物资需求量与该分厂物资需求计划表相符 如误差不超过10 则认为合理 否则要与该分厂协商后才能完成审核工作 23 24 25 依据附注 供应处处长对物资需求总表的审批处理为 依据掌握的企业财务及生产要求和可能的不可预计的物资消耗对物资需求量进行修正 依据附注 供应处计划员计算物资采购量所依据的模型为 物资采购计划量 物资需求量 合理库存量 当前库存量其中物资的 合理库存量 和 当前库存量 由物资仓库的 库存台帐 获取 26 27 3 绘总图把分段绘的流程进行汇总 28 业务流程图例二 29 业务流程图绘制举例 存取款业务 30 2 业务流程图的特点和作用1 特点 图的形式是按业务部门划分 图描述的主体是票据 帐单的业务处理 票据 帐单流动路线与实际业务处理过程一一对应 图中票据 帐单是有 生 死 的 即用它的一次生命周期来表示出一笔业务的处理情况 31 2 作用 制做流程图的过程是全面了解业务处理的过程 是进行系统分析的依据 它是系统分析员 管理人员 业务操作人员相互交流思想的工具 系统分析员可直接在业务流程图上拟出可以实现计算机处理的部分 用它可分析出业务流程的合理性 32 练习一 按以下调查结果画出订货业务流程图采购员从仓库收到缺货通知单后 查阅订货合同单 若已订货 则向供货单位发出催货请求 否则就填写补充订货单交供货单位 供货单位发货同时 向采购员发出提货通知单 33 3 表格分配图 1 基本符号表示系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系 34 描述采购业务的表格分配图 35 2 绘制表格分配图的方法首先 分析并弄清多份表格或数据产生的部门和传递的部门 其次 了解产生表格或数据的部门进行的处理工作 同时了解接收表格或数据的部门所进行的处理工作 然后 弄清各部门经处理工作后形成的数据文件 最后 用数据流线将数据与各处理功能之