论秘书的现代化办公手段.doc

论秘书的现代化办公手段一、办公自动化的概念办公自动化英文原称Office Automation，缩写为 OA，指办公人员借助先进的办公设备，并由这些设备与办公室人员构成的服务于某种目标的人机信息处理系统，以实现办公活动的科学化、自动化。办公自动化系统的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产工作效率和质量，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平。秘书部门的办公自动化是现代科技在办公领域中兴起的一次新的变革，其基本特征是采用计算机文字处理技术生产、存储各种文档，使用复印机、传真机、计算机等其它先进设备复制、传递文档。它给传统的秘书办公带来了极大的冲击。秘书人员要适应在办公自动化环境下工作，必须充分的认识、了解办公自动化，进而掌握办公自动化。我国办公自动化的发展大致经历了三个阶段，第一阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等等；第二阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，第三阶段的主要标志是办公过程中以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。第三阶段办公自动化的核心是知识管理。与第二阶段相比，第三代OA是集信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统。现今我国的办公自动化水平大多停留在第二阶段，向第三阶段演化是接下来要做的事情。二、办公自动化要求秘书人员必须具备的素质与技能 高科技日新月异的发展，新技术的运用不仅改变了人们的工作条件，还使人类进入了信息传播全球化的时代。传统的以纸和笔为载体的书写方式为打字机、计算机所代替，通信技术、网络技术，改变了人们获得信息和交流信息的方式。现代办公室设备的使用，不仅要求从事办公室事务的秘书从业人员具有传统意义上秘书应具有的基本素质，而且要具有熟练使用现代化办公设备的能力，具有使用现代通信手段获取信息并及时整理和传送的能力。这对现代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐渐向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全面。（一）秘书人员应掌握的技术技能实现办公自动化，运用新的办公手段，秘书人员应掌握的技术技能有： 1.基本技能，如速记，打印，较对，使用各种先进的数码产品，复印机，投影设备等技能。 2.电子计算机应用技术，秘书人员必须懂得一定的计算机硬件和软件知识，能进行文字编辑、表格处理、图片和图形处理，并能编写基本程序。 3.通讯技术。秘书人员要适应信息社会对秘书工作高速度、高效率、高准确性的要求，能掌握操作通信设备的基本技能，能熟练使用电子邮件系统，进行信息的传递和交换。 （二）秘书人员应具备的专业能力秘书人员的专业能力，主要指现代竞争意识、信息意识、语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。1.与时俱进的现代意识。二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识与技能飞速发展变化的时代。因特网和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离进一步缩小。办公室的许多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，都可以通过电子邮件在瞬间完成。计算机中文语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。办公室工作高度智能，将使“文山会海”彻底成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提高了工作效率，减轻了工作强度。随着电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书可以在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为人们的记忆。随着“政府上网”工程的启动，网上共享信息成为信息社会的必然选择。这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决策就是生命”转变。然而受长期以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作仍然生活在封闭、墨守陈规、满足现状的传统套子中。时代在变化、生活在变化，我们的传统意识也要随着变化：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为现代。增强秘书从业人员的现代意识。2.准确的判断能力，应变能力，具有信息意识。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。 3.较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。 4.较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。 5.广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。6.具有团队精神,协作意识.当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。社会分工越来越细，经济、社会交往的范围越来越大。信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。秘书的职业特点，使秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系，是自己融入组织环境之中。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。7.较强的学习应变能力。随着科学技术的发展，办公设备不断更新，办公技能曾从不穷，为适应新的情况，要不断加强自身的学习能力。这种学习能力具有以下特点：一是强调自主学习；二是强调持久的、终身的学习；三是强调“工作学习化，学习工作化”；四是强调“双环学习”；五是强调学会学习；六是强调学后有新行为；七是强调组织学习。秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力，以适应办公自动化的多变性。 8.良好的心理素质和创新能力。创新是企业生存和发展的关键。以多媒体手段管理文档等，就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。人是否具有创新意识、创新能力，是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。秘书必须时刻保持求新创新的精神状态，在固有模式中努力出新招、创新意，将繁琐的办文程序简化，企业办公自动化的普及使工作节奏加快，要求企业秘书必须具备良好的心理素质以应对高效的工作所带来的压力。9.较高的信息处理能力。在办公自动化过程中，秘书要加工处理各种信息，要对数据进行迅速处理为领导提供帮助。这要求秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。例如，随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人，企业间的合作与竞争将更多地通过办公自动化手段解决，无纸办公、无纸贸易将成为现实。同时，每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。 秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。三、办公自动化的目标发展 在办公自动化代替手工操作实现后,秘书工作便随着办公设备的不断运用,朝着办公自动化的目标发展,呈现出秘书工作现代化的趋势。秘书工作逐渐由手工操作转变为多数内容由先进的计算机自动完成,具体表现为如下几个方面: 1.辅助领导作决策,辅助决策是秘书工作的重要内容。在这项工作中,秘书人员的职责主要有两方面:一方面是进行有关辅助决策信息的收集、处理；二是向领导决策者提供决策方案。实现办公自动化以后，秘书人员可利用办公自动化的信息系统功能，先进行原始信息输入、存贮和加工，建立起自己的数据库，然后再采取各种多形式的上传下，同时可随时进行系统的查询和检索功能。在提供决策方案服务中，秘书人员可随时调用有关数据库、模型库的内容，为领导提供最佳的决策途径和最优的决策方案。 2.进行各种公文处理。公文处理包括公文的撰制、传递及立卷归档等环节，传统手工操作和管理中，重复劳动多、工作效率低，已跟不上形势发展的需要。如今在办公自动化的系统中，公文处理成了最彻底的自动化管理领域。一份文件一旦输入电脑后，秘书人员可以任意进行编辑、修改、增补或者删节，还可以借助计算机网络，建立集中式网络、局域网或广域网，进行对点之间或者多点之间公文信息传递。秘书人员还可以利用计算机的文档管理系统来完成文书立卷和档案管理工作。在归档时，由于所有收发的文件都实行计算机登录，年终可由打印机按公文顺序打印出各处室承办的文件清单，再根据清单核对归档文件，立卷后由计算机根据原有文件的内容和特征，进行处动编目，实行文件和档案的一体化管理。 3.会务工作的安排。会务工作也可以利用办公自动化系统来辅助完成。秘书人员安排一个会议经常会牵涉到许多方面，有时打电话通知有关人员参加，有时接电话，有时与参加的会议人员的日程安排有冲突，那么缺席者对会议进程有重大的关系。面对这种情况，传统的会务组会感到颇为麻烦，而利用办公自动化系统的电子日程表安排会议，仅需几分钟就能了解到领导的日程安排，确定好会议时间，妥善地安排好会议室、交通工具、声像设备等，并能做好会议记录，编辑会议简报，自动检索会议主题，归集会议提案，统计会议讨论或者选举结果等等。4.信访的处理信访工作是各级党政机关和企事业单位的一项重要的经常性工作，也是秘书部门和秘书人员的重要职责之一，全过程的信访处理工作的程序与制度可以简单的概括为：登记-呈阅-交办-转办-催办-回告-审查结果-复信-信访-归档。这种程序或制度可以在计算机系统中得到数字化的体现。在许多办公自动化的软件中都有信访的功能，可进行信件的登记、阅读、分类并注明主送领导，自办或转办标识，还有自动示警催办，处理完毕还可以根据计算机登录内容进行自动归卷，这样就大大减少了人工操作繁杂的事务，有效地提高了工作效率。另外，办公自动化系统还可以处理来信来函、进行处动阅读、鉴别信件内容，还可以自动执笔复信，把大量的信件在较短时间内处理完毕。 5.机要保密 保守国家机密是秘书人员肩负的重要职责和义务。在办公处动化的系统中，秘书人员的保密工作呈现出新的特点，啬了保密的难度。其原因有两方面：一是秘书信息传播渠道多，使秘密信息载体存在多种方式和多样化，比如传真系统、计算机通信系统、可视数据系统等。还有各种贮存介质，如磁盘、光盘、录音录像等。这些新型载体的出现，不仅给保密和登记等静止的管理带来难度，而且还使保密文件的传递和管理等由于动态环节常常失控。二是一些秘密载体极易复制或者易受电磁影响，导致隐蔽性失密。另外，文件、磁盘、光盘等轻易地复印和拷贝，也使公文常常泄秘，这些都给秘书工作保密带来一定的难度。因此，在办公自动化环境下作好保密工作，除采用安装电子干扰器、电子门锁等新的设备性保密措施外，还要对秘书人员进行保密思想和保密手段的教育和培训。秘书人员要了解办公自动化设备的基本性能和工作原理，了解办公自动化窃密和反窃密的要求，加强计算机、传真机，复印机和其它办公设备在处理、传递秘密信息上的管理，提高在保密工作中的自觉性和技术水平。 总之，办公自动化是现代科技在办公领域中兴起的一次新的改革,它给传统的办公工作带来了极大的冲击,以手工操作和纸笔为主的传统办公方式,被先进的计算机技术和通信技术等现代办公方式所逐步取代,是当今实现科技现代化的一个远大目标和发展方向。秘书人员要适应这种变革，做好秘书工作，就必须不断丰富自己的专业知识，提高自己的技术技能，使自己的工作质量符合办公设备提出的要求，充分发挥办公自动化系统的效率，否则，现代办公设备将会被变成使用者的沉重工作负担。结 语本文研究了办公自动化的基本概念，在此基础上分析了办公自动化对秘书工作的影响，本文的主要观点是，办公自动化对秘书工作的影响非常大，既有积极影响也有消极影响，但是总体上说办公自动化对于提高工作效率和工作质量有着重要的意义。办公自动化只是一种工作手段，其本身不能代替人们发挥创造性，因此，秘书在工作过程中应该加强自身综合素质的提高，不能过度地依赖于办公自动化。办公自动化对于秘书的心理素质和协调能力提出了更高的要求，需要秘书在工作中积极应对，以更好地完成秘书工作。同时感谢所有帮助过我的老师和同学，你们在生活，学习中给予了我很多，教会了