秘书办公自动化——第一章：概述 PPT课件

办公自动化 商务文秘 人文与传播学院刘炜 第一章 1 办公的概念 办公是指管理和文职人员为实现单位的目标而进行的办理公事 处理公务的非物质生产性活动 办公室社会运行的基本工作 社会各个单位 无论是政府机关 还是企事业单位 所有行政人员几乎都在办公 办公主要表现为计划安排 事物办理 资源管理 公文处理 数据处理和邮件处理等 2 办公的基本联系 在办公中 基本的联系是沟通 Communication 协调 Cooperation 控制 Control 即所谓的3C概念 3 办公的基本条件 办公目的 根据单位的发展目标 制定总的办公目的和具体的工作目标 办公才有明确的方向 办公人员 根据办公目的 选配利于实现办公目的的工作人员 办公地点 为实现办公目的 必须具备相应的办公专用房间 场地和环境等 文职工作 公共事务需面向相关公众 传递信息的文职工作 是实现办公目的的重要方式 在实际办公中 文字记录 书写 文件收发 复印 传递 办公数据的计算 管理 归档等都是文职人员的内容 4 办公的核心内容 办公任务多种多样 如公文的拟写 阅读与转批 文档的收发 保存于检索 数据的收集 统计与分析 资源的分配与调度 会议的准备与组织等 5 办公的核心人物可概括为四种 1 制定计划 凡事预则立 不预则废 办公要有严密的计划和周密的安排 才能有序展开 利于实现办公目的 2 组织实施 整合分散的办公资源 使其具有一定的系统性或整体性 集中力量执行办公计划 实现办公目的 3 督促检查 在管理实践中 诸多原因会导致计划难以如期执行 办公的一个基本任务就是督促检查 使计划顺利执行 4 总结评估 计划实施完毕 要根据计划目标做总结评估 以便在制定下一阶段的计划时扬长避短 6 办公室的概念 办公室是办公人员利用办公资源 办理特定事物或提供服务的办公场所 办公室是单位内办理行政性事物的综合部门 其主要功能是直接协助上司 进行综合办理行政事务 辅助管理 7 办公室的实际表现形式 狭义上 指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所 如经理办公室 编辑办公室 校长办公室等 广义上 泛指一切办公场所 与生产用的车间 教学用的教师等有显著的区别 专业上 指党和政府等国家机关 企事业单位 社会组织内辅助管理的综合办事机构 级别高的称办公厅 如中国中央办公厅 山东省人民政府办公厅 中级或继承的称办公室 如烟台市人民政府办公室 某集团公司办公室等 特定意义上 指某种专门的独立工作机构 如国务院信息化工作办公室等 8 办公室的分类 按办公室工作性质分类 确定型事务处理办公室 非确定型决策处理办公室 混合型事务处理办公室 9 办公室的分类 按办公室具体承担的业务分类 文字处理和数据处理办公室 传递功能办公室 实时管理办公室 判断决策办公室 10 办公室的职能 服务协调 1 服务职能 2 协调职能 管理指导 1 管理职能 2 指导职能 辅助决策 1 收集信息 2 辅助决策督促检查 1 明确监督的目标 2 选用事宜的监督方法 11 办公自动化系统 办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式 是信息技术一个非常活跃和具有很强生命力的应用领域 是信息化社会的产物 通过网络 组织机构内部的人员可跨越时间 地点协同工作 通过办公自动化系统所实施的交互式网络应用 信息的传递更加便捷和方便 从而极大的扩展了办公手段 实现了办公的高效率 12 办公自动化系统概念的由来 1936年 美国通用汽车公司D S 哈特首先提出这一名词 20世纪70年代 美国麻省理工M C Zisman教授给出一个定义 1985年 我国办公自动化规划讨论会给出办公自动化定义 13 办公自动化系统概念 在2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上 专家们建议 将办公自动化更名为办公信息系统 OfficeInformationSystems OIS 他们认为 办公信息系统是以计算机科学 信息科学 地理空间科学 行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑 以提高专项与综合业务管理与辅助决策的水平效果为目的的综合型人机信息系统 14 办公人员的分类 高层领导者 辅助决策型运用科学的数学模型 结合企业内部 外部的信息为条件 为政府 企业领导提供决策参考和依据 中层领导者 管理控制型利用业务各环节提供的基础 数据 提炼出有用的管理 信息 把握业务进程 降低经营风险 提高经营效率 基层工作者 事务处理型进行文字处理 日程安排 行文管理 电子邮件处理 人事管理 工资管理等 15 办公人员的另一种分类 决策管理人员专业技术人员负责办公室内相应专业性工作 既要收集整理资料 综合分析信息 处理大量的信息和文件 辅助领导管理 也要办理具体的业务和日常工作 辅助工作人员包括秘书 办事员 通信员 保管员等 主要承担大量的 重复繁琐的事务性工作 如办公室日常工作 会议办理 文书处理 文档管理等 这类人员是办公自动化的最大受益者 系统服务人员系统服务人员包括系统管理员 软硬件维护人员等 他们要保证系统安全 维护办公设备 负责办公系统正常运行 16 办公信息 办公信息是办公处理的对象和工作成果 可分为数值信息和非数值信息两大类 前者主要指数字信息 后者主要指文字 图像 图形 声音等信息 17 办公工具 办公工具是办公活动使用的各种工具设备和技术 是进行办公的必要条件 办公自动化系统中的设备主要有三大类 计算机 通讯设备和其他办公设备 18 办公机构 办公机构是根据管理体制和运作机制而设置的办公组织 它决定了办公自动化系统的总体结构和办公效率 我国的组织机构有多种划分标准 如按管理的职能 区域 行业和产品 服务对象以及工艺流程等不同标准 分出明目繁多的办公机构 传统的办公机构是宝塔式的 上下级层次分明 高层领导不易了解底层情况 易造成机构臃肿 人浮于事的问题 19 办公制度 办公制度是有关办公业务办理 办公过程和办公人员管理规则和规章制度 是设计办公自动化系统的依据之一 办公制度是决定了办公业务 影响制约着办公流程 因此 在办公实践中要不断修订办公制度 使之逐步完善 总之 只有办公制度科学化 系统化和规范化 才有利于办公实现自动化 20 办公环境 办公环境包括物质的和抽象的 内部的和外部的环境 物质环境是指办公楼的建筑情况 地理分布和周边环境 抽象环境指办公系统与管理的各种实体之间 与其他办公系统之间的相互制约 影响 领导与被领导等的关系 内部环境指部门内部的物质环境和抽象环境 外部环境指与本部门存在办公联系的社会组织或与本系统相关的其他系统 办公活动受到办公环境的约束 办公环境对办公效率具有重要影响 是办公自动化系统不和或缺的一个组成要素 21 办公自动化系统的主要功能 根据各类办公活动共有的功能 结合学界的总结 办公自动化系统的主要功能可以概括为一下六方面 文字处理事务处理数据处理图像处理资源管理决策支持 22 办公自动化系统的安全与保密 随着办公自动化的普及和办公网络化的不断扩大 办公自动化系统及其所处理的大量信息必须安全 可靠 其中的秘密信息绝不可泄露 必须保证安全 信息安全与保密是办公自动化系统的运行的前提和首要条件 23 办公自动化系统安全概述 一 办公自动化系统安全的内涵办公自动化系统安全 是指办公自动化系统的信息 硬件 软件 网络和操作者的人身安全受保护 不因自然和人为的因素受到破坏 保证系统能正常地运行 二 办公自动化系统安全的内容1 信息安全 2 硬件安全 3 软件安全 4 网络安全 5 操作者人身安全 三 办公自动化系统安全的特征 24 办公自动化系统安全威胁内部破坏是办公自动化系统安全的主要威胁 办公自动化系统一旦联网 每个办公室的信息安全也就不再能完全由自己控制 如果把系统比喻为一个链条 那么最薄弱的环节一旦出了问题 就极有可能引起整个系统的崩溃 首要重视存在于系统内部的安全隐患 外部侵入来自系统之外的方方面面 防范外部侵入可采用物理上完全隔绝的内部和外部两个网络来闭合用