基于供应链的ERP采购系统分析和设计.doc

本科学士学位论文 第 41 页 共 42 页1 绪论1.1 设计背景和意义未来的市场瞬息万变竞争也会异常的激烈，21世纪的市场竞争将不是企业与企业的竞争，而是供应链与供应链之间的竞争，谁的供应链整体竞争力更强，谁就能立于不败之地。因此，在供应链竞争时代，制造企业应积极参与或发起构建供应链，致力于提升供应链的整体竞争力，并基于此加强自身建设，不断完善,提升自身的竞争力和供应链竞争力。采购包括从收到市场订单(请购单)，到选择供应商，到订单下达，到追踪并确保符合质量的产品得以进入内部并进行生产的全过程。调查显示，半数以上的制造企业在收到订单10天以内便可以组织生产，说明采购的反应和管理能力相对来说比较令人满意。但也有将近半数的企业需要10天以上的准备时间，甚至需要50天以上。这反应了供应环节不畅、采购管理的不力。整体来说，从收到订单到组织生产平均需要18天，23周的订单反应时间说明采购反应和管理能力的整体水平仍然偏低。在信息化的今天，信息已成为企业生存和发展的重要资源。如何快速准确获得有效的信息是企业竞争力的关键点。一方面把不同层次的经济行为协调起来；另一方面进行横向的信息传递，把各个部门、各个岗位的经济行为协调起来，通过信息技术处理人、财、物和产、供、销之间的整合是一种行之有效的方式。越来越多的企业意识到优质的采购管理对企业的重要性，并通过ERP（企业资源管理）系统的引进加强与市场供应链的整合程度，实现信息、资源的快速传递与共享。基于如今的市场形式，供应链环境下的ERP采购系统的开发的意义是显而易见的，因此ERP采购系统的应用是势在必行的。要满足客户需求并实现按期交货，第一个重点就是采购环节，它直接关系到企业整体计划的执行，而且由于外购物料的价值和费用在很大程度上影响着产品的成本和企业利润，降低采购费用和库存占用资金作为降低产品成本的主要措施之一，成了每个企业孜孜不倦的追求。因此，制定合理的采购计划，对采购环节进行最大的优化，使得企业用最低的采购成本、最小的库存保证生产活动正常进行，对于企业最大限度地获得利润，提高自身的市场竞争力都有着十分重要的意义。而ERP的核心部分物料需求计划MRP的实现可以使采购系统不断的完善。因此，研究分析基于供应链的ERP采购系统具有很强的现实意义。1.2 设计现状1.2.1 国外ERP采购系统现代意义上的ERP系统是一个大概有10年至20年历史的相对年轻的领域。在美国，ERP系统的研发被认为尚处于发展期；在欧洲，尤其在德国，普遍认为ERP系统的市场具有一定的成熟程度。欧洲目前使用ERP软件主要是德国的SAP，美国较出名的ERP软件是ORACLE。SAP是国际上著名的标准应用软件公司。SAP总部设在德国南部的沃尔道夫市，公司成立于1972年，1988年成为德国股票上市公司。到1995年底，SAP在世界40多个国家和地区设有代表处和独立子公司，具有近5000家用户，成为世界第五大软件供应商。1995年SAP集团在中国设立了子公司。世界上的发达国家对ERP的应用已经比较熟练，但是一些欠发达的国家目前还是处于盲目的状态。随着全球化的蔓延，采购不再受地域的限制。全球最大的沃尔玛超市，每天的销售量是惊人的，但是，假设所有的电风扇都要从美国本土采购，运往世界各地，那它的成本将飞速增加，而且供货也不一定能准时。所以沃尔玛总部通过ERP系统看见某个分店的存货低于安全库存时，就会给让采购人员就近选择优秀的供应商合作伙伴，用最快的速度给周边分店的配送中心补货，而不是从美国总部发货。这种把ERP用于采购系统和库存系统的方法，为沃尔玛超市带来了成本上的绝对优势。可见，国外的ERP采购系统正在快速的发展，并与企业实际的需求相结合，提高了企业的核心竞争力。目前扩展的ERP、供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRM)、基于英特网的软件体系结构等现代化的信息技术在国外的ERP领域得到了广泛的应用。1.2.2 我国ERP采购系统在我国，由于政府高度重视ERP在制造业的发展，近年来我国各地的大小企业都在争取为本企业上一流的ERP系统。很多国内企业都认识到ERP的作用，认为ERP能给企业带来多方面的效益，根据ERP实施经验表明，ERP项目实施的经济效益往往首先体现在采购供应系统，采购信息的快捷传输使采购周期缩短；库存信息的共享使库存管理改善，库存资金降低；采购供应的流程化使各项操作规范化，能堵塞管理上的漏洞等等，这种采购供应管理模式和运作方式的变革和进步，将会为企业带来可观的直接和间接的经济效益。但是，很多国内的企业在上ERP后并没有出现理想中的那些效益，反而使企业陷入困境，在竞争中变得非常被动。国内的企业可能没有意识到真正的出效益，还是要靠管理，还是要靠推进组织机构改革，强化采购流程管理，依靠ERP系统提供的信息，对采购流程各个环节的操作进行监控、检查、考核，提高工作效率，只有这种信息加管理的方式，才能避免重蹈许多企业ERP项目的失败的覆辙，产生真正的企业效益。据某网页的调查，国内有76%的企业都对现在公司执行的采购系统不满意。或者换一种说法，管理者对自己的公司的采购部门的价格和效率都不看好，特别不放心采购过程中的监督；而采购人员又夹杂在公司的制度和供应商的各种特殊情况中整日苦闷。如何有效地管理采购成为公司最头疼的问题之一，病急乱投医，所以国内企业都希望上个ERP系统就能要到病除，可惜实际情况却不尽如人意。ERP给企业带来的效益是多方面的，根据以往ERP实施经验表明，ERP项目实施的经济效益往往首先体现在采购供应系统，采购信息的快捷传输使采购周期缩短；库存信息的共享使库存管理改善，库存资金降低；采购供应的流程化使各项操作规范化，能堵塞管理上的漏洞等等，这种采购供应管理模式和运作方式的变革和进步，将会为企业带来可观的直接和间接的经济效益。但要真正的出效益，还是要靠供应链管理，还是要靠推进组织机构改革，强化采购流程管理，依靠ERP系统提供的信息，对采购流程各个环节的操作进行监控、检查、考核，提高工作效率，只有这种信息加管理的方式，才能避免重蹈许多企业ERP项目的失败的覆辙，产生真正的企业效益。1.3 设计目的和内容1.3.1 设计目的本次设计的目的为通过文献查阅和实际调研了解我国目前基于供应链的ERP采购系统的现状。系统设计的目的是从整个ERP采购业务的角度出发确定采购系统的优先级。本次设计的主要目的如下：1. 了解目前制造企业主要运作模式并完善采购业务功能和采购业务流程2. 设计ERP采购系统的总体构架和逻辑模型3. 对ERP采购系统的数据库进行规划设计4. 通过该设计进一步掌握系统分析和设计的方法， 学以致用。1.3.2 设计内容制造企业实施ERP项目就是要通过对企业现有流程的分析，实施业务流程重组，建立面向流程的管理模式，运用信息技术，实现对物流、资金流、信息流的集成控制。ERP系统集先进的信息技术与先进的管理思想于一体，提高了企业效益和市场竞争力，成为企业在信息时代生存和发展的基石。设计一个能够成为企业核心竞争力的采购系统是所有企业的梦想，也是所有业内人士的理想。本文的结构如下：1绪论。介绍研究背景以及国内外基于供应链的ERP采购系统发展现状，对比分析我国ERP采购系统存在的问题，提出设计目的和设计内容。2. ERP和供应链采购相关理论。分别简述ERP理论、基于供应链思想的采购管理理论，采购管理与ERP集成的一体化思想，为后续设计做理论铺垫。3. 基于供应链的ERP采购系统分析。首先进行系统开发方法的选择，然后在对基于供应链的采购业务进行调研的基础上，确定新系统目标，分析用户角色，优化系统业务流程，完善系统功能。4. 基于供应链的ERP采购系统设计。在系统分析的基础上，依次进行总体结构设计：包括系统层次结构、系统的功能模块结构、系统主要功能模块的联系与执行；系统处理逻辑的描述、系统逻辑模型设计和数据库设计。5. 总结与展望。总结本次设计的成果与不足，阐述基于供应链的ERP采购系统的发展趋势。2 ERP和供应链采购相关理论2.1 ERP概述2.1.1 ERP定义ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）的概念是由Garter Group公司在20世纪90年代提出的。我们可以从管理思想、软件产品、管理系统三个层次给出它的定义：1是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Gartner Group Inc.提出的一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRP II（Manufacturing Resources Planning,“制造资源计划”） 基础上进一步发展而成的面向供应链的管理思想；2是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言、网络通讯等信息产业成果，以ERP管理思想为灵魂的软件产品；3是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。2.1.2 ERP系统的供应链思想ERP的基本思想就是将制造企业的制造流程看作是紧密连接的供应链。 ERP是建立在网络技术、数据库技术、计算机技术等信息技术的基础上，以系统化的管理思想，为企业管理者及员工提供企业决策和管理企业运行的管理平台和信息处理平台。ERP是一个融合了JIT,BPR等先进理念的现代管理系统和管理思想。实施ERP项目就是要通过对企业现有流程的分析，实施业务流程重组，建立面向流程的管理模式，运用信息技术，实现对物流、资金流、信息流的集成控制。ERP系统集先进的信息技术与先进的管理思想于一体，提高了企业效益和市场竞争力，成为企业在信息时代生存和发展的基石。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理与技术并举的解决方案。可以说，在诸多业务部门的ERP推广应用中，采购部门是见效最快的部门之一。2.2 基于供应链思想的采购管理2.2.1 供应链的概念供应链是围绕核心企业，通过对信息流、物流和资金流的控制，从采购原料开始，制成半成品以及最终产品、制造后销售网络把产品送到消费者手中，并将供应商、制造商、零售商、直到最终用户连成一个整体的功能网络结构模式。它不仅是一条连接供应商到用户的物料链、信息链、资金链，同时也是一条增值链，物料在供应链上因加工、包装、运输等过程而增加的其价值，给相关企业带来收益。在整体的供应链管理过程中，即时生产能够缩短生产周期、降低成本和库存，同时又能以最快的速度交货来满足客户需求，而供应商的“即时供应”则是展开“即时生产”的首要内容。采购从供应的角度来说，是整体供应链管理中“上游控制”的主导力量。2.2.2 传统企业采购模式的劣势企业传统的采购供应管理与运作模式已经不能很好地满足企业发展的要求，主要存在以下几个方面的问题： 1. 企业采购供应系统的设计没有考虑到企业以外的因素对企业的影响； 2. 供、产、销系统没有形成“链”，各自为政； 3. 采购供应信息系统落后； 4. 传统的库存管理为静态的，库存管理和决策没有与企业供应链联系起来，无法利用企业供应链上的资源；5. 没有建立有效的企业供应链管理体系和评价标准；6. 没有建立对采购供应状况不确定性变化的跟踪与管理机制；7. 采购供应系统协调性差，企业和各个供应商没有统一的采购与供应计划； 8. 与供应商和经销商缺乏合作的战略伙伴关系，且往往从短期效益出发。为了解决企业采购供应体系诸多问题和旧体制所带来的弊病，就应该对企业的采购供应体系进行以ERP平台为依托的全系统的业务流程重组，只有这样才能充分地利用和发挥先进的供应链管理思想和信息技术带给企业的巨大作用。2.2.3 供应链环境下的采购管理特点1. 实现了为订单而采购在传统模式的采购中，采购的目的是未来补充库存，避免造成缺货。采购部门和生产部门相对独立，采购部门并不关心企业生产，从而采购计划很难适应生产需求变化。在供应链管理模式下，采购是以订单方式驱动的，用户需求订单促使制造订单的产生，然后制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商，使得供应链系统能快速响应客户需求，提高库存周转率。2. 实施了有效的外部资源管理供应链环境下的采购模式能较好实施有效的外部资源管理，改善传统采购与供应商缺乏合作、缺乏柔性的不足，加快对需求的响应。3. 实现了准时化运作供应链管理中的一个重要思想就是生产控制中采用基于订单流的准时化生产模式，故供应链下的采购能在适当的时间，向适当的对象采购适当数量的物品，使供应链上的业务流程朝精细化生产方向努力，做到即时采购、即时供应、即时生产。4. 实现了采购过程信息化供应链管理之所以区别于传统管理，其中一个重要原因就是它是以信息技术为手段，以信息资源的集成为前提。基于供应链的采购可通过ERP系统，实现采购管理的无纸化操作，减少信息传递的中间环节，加快信息的流动速度，提高企业对市场的反应速度。5. 实现了与供应商建立战略伙伴关系供应链环境下的采购注重供应商的质量而非数量，企业从多方面考察，选择优秀的供应商，并建立战略合作伙伴关系，加强同供应商的协作，从而保证供应链的协调性、集成性，增强企业的竞争能力。2.3 采购管理与ERP 集成的一体化思想ERP系统面向企业的整个业务流程，其核心思想是将企业的业务流程看作是一条紧密连接的供应链，它将企业管理从企业内部延伸到企业外部，对企业供应链的所有环节进行管理和集成。在企业内部，采购管理通过ERP系统的有效集成，和企业其他各子系统有机地结合起来，实现了采购管理与其他各子系统之间较高的数据一致性和共享性，并实现了其中的物流、资金流以及信息流的有效集成，从而达到提高采购管理效率的目的。同时，企业通过ERP系统的有效集成，必然要关注其前端的供应链，建立供应链管理系统，并与之实现功能集成、技术集成和系统集成，进而达到与供应商建立长期牢固的合作关系，以保证稳定可靠的供货来源。这样，通过ERP系统的集成大幅提高了采购管理的应用效率，采购管理与ERP集成的一体化思想主要体现在如下两方面：1. 在企业内部集成方面在企业内部，ERP系统将整个企业的各子系统通过信息共享有机地集成一个整体。而采购管理子系统作为企业内部信息流、物流、资金流的源义，实现基于ERP的采购管理系统的集成对于整个企业ERP系统集成具有重要意义。ERP系统重视对人们已习惯的原有工作方式与工作流程进行重新改造和设计，改造范围越广，新系统的潜能越能充分发挥，企业所得的收益也应越大。在采购管理中不断追求高效的流程，信息短路与业务流程短路结合在一起考虑，不断优化、磨合，这种在企业内部进行的ERP的有效集成，将提高采购管理的效率，实现企业资源最大限度的发挥作用。ERP是以计算机技术为支撑的，资源的管理、计划、运用都是以数据的形式体现的。确保采购管理中数据的准确性，建立完善的数据收集机制，在管理活动中以数据说话，以合乎事实的数据为决策依据，这才能实现ERP系统在企业内部的有效集成。2在企业外部供应链上的集成方面ERP是在市场竞争的动力下发展起来的，企业为了在市场中求生存与发展，不断地整合、 优化与扩大企业的自身资源。ERP经过近十年来的发展，其功能模块及内部各个分系统的性能不断增强，功能也在不断扩展和完善，涉及企业的领域越来越广。但随着ERP的发展，它应用的局限性也越来越明显地表现出来。因此，随着信息技术以及电子商务的出现和发展，ERP必然要谋求与其他信息系统的集成，实现其功能不断扩展和增强，以便更好地适应企业发展的需要。ERP与供应链系统的有效集成，企业从整个市场竞争与社会需求出发，整合、优化，供应链上的企业内部各个部门、材料供应商等各种资源，这样实现了社会资源的优化、重组，大大提高了企业采购活动中物流、资金流与信息流的运转效率，消除了众多的中间冗余的环节，从而减少流通成本，开提高企业应变能力。这种ERP与供应链系统的有效集成把企业与供应商良好地连接起来，并通过信息网络融为一体，目的是在激烈的市场竞争环境中求生存和发展，大大提高了企业采购管理的效率，给企业带来了显著的利益。企业采购管理中实现ERP的有效集成，消除了采购的许多冗余的中间环节，减少了浪费，避免了延误，具有良好的社会效应。综上所述，一方面，采购管理通过ERP系统在企业内部的有效集成，实现了企业物流、资金流以及信息流的有机集成，提高采购管理效率的目的。另一方面，企业通过ERP系统在企业外部供应链上的有效集成，达到与供商建立长期牢固的合作关系，优化了企业的采购管理。总之，通过ERP系统在企业内外两方面的集成，提高了企业采购管理的应用效率，集中体现了采购管理与ERP集成的一体，化思想。3 基于供应链的ERP采购系统分析3.1 系统开发方法3.1.1 系统开发方法选择1结构化方法结构化方法的基本思想是：用系统工程的思想和工程化的方法，按用户至上的原则，结构化、模块化，自上而下地对系统进行分析，自下而上实现的开发方法。它是将软件的整个生存周期(即从用户提出要求直至软件开发、运行的整个过程)视为一个生命周期。如图3-1所示：图3-1生命周期各阶段的划分系统规划阶段主要进行立项工作和可行性分析。系统分析通过调研建立系统的逻辑模型。系统设计阶段主要建立系统的物理模型。系统实施阶段主要是进行编码和测试，来建立计算机模型。系统运行和维护主要负责系统正式上线后的日常维护和评价工作，为系统升级做准备。结构化方法的优点：（1）强调面向用户的原则，使得系统开发人员和用户密切联系，及时交流信息从而保证系统开发的质量。（2）严格按照阶段顺序进行，各阶段目标明确，便于项目管理（3）模块化处理，降低软件的复杂度,使软件设计调试和维护等操作变得简易。（4）工作文档的规范化和标准化原则结构化方法也存在以下缺点：（1）系统开发周期过长，由此带来一系列问题（如原来所了解的需求会有所变化等）。（2）用户参与仅限于系统分析和系统设计阶段，没有体现用户参与开发的全过程。2原型法原型法是指:开发者在初步了解用户需求的基础上，构造、设计、开发一个系统初始模型，该模型称为原型或骨架（一个可以实现的系统应用模型）。开发人员和用户在原型基础上共同探讨、改进和完善方案，开发人员再根据方案对原型进行修改得到新的方案，如此反复知道用户满意为止。其开发过程如图3-2所示 确定用户基本需求构建初始模型确定用户基本需求用户满意度意度建成系统模型修改完善系统质量NY图 3-2 原型法开发过程原型法的优点:（1）原型法的开发周期短。（2）与用户沟通容易，系统的开发容易符合用户的实际需求，系统开发成功率高。（3）由于用户参与了系统开发的全过程，对系统的功能和性能有更充分的了解，有利于系统的运行、管理与维护。但而由于原型法开发系统的随意性，它还存在以下缺点：（1）对大型系统或复杂系统没有充分的整体规划和系统分析，很难构造出原型（2）对于大量的运算、逻辑性较强的程序模块很难构造出模型供人评价3面向对象方法面向对象方法是在各种面向对象的程序设计方法的基础上逐步发展起来的，其出发点和基本原则是模拟人类日常的逻辑思维方式。基于类和对象的概念，把客观世界的一切事物都看成由各种不同的对象组成，每个对象都有各自内部的状态、机制和规律；按照对象的不同特性组成不同的类。不同的对象和类之间的相互关系和相互作用就构成了对客观世界中的不同事物和系统。面向对象方法的优点：（1） 与人类思维一致。（2） 稳定性好。（3） 可重用性好。（4） 可维护行好。同时存在明显不足：（1）必须依靠一定的软件技术支持。（2）在大型项目的开发上，具有一定的局限性，必须以结构化方法的自顶向下的整体性系统调查和分析作为基础。综合考虑上述三种方法的优劣，本次设计采用结构化方法进行系统开发。3.1.2 系统开发设计时所要注意的问题ERP采购系统是以信息技术等为代表的高新技术的应用，系统的开发和设计是一个长期、复杂的工作，它的成功与否直接形响到制造企业的发展，因此在开发ERP采购系统的过程中，还应注意如下问题:1以系统从本功能开发为出发点。在ERP系统中，有些功能是ERP采购系统总体功能中最基本的功能，如定单处理、货物管理、供应链管理（开发阶段主要是上游供应商的管理）等功能，对采购系统的建设起到支撑的作用，这些模块应重点开发；同时，在系统基本功能开发比较完善后，可以考虑开发增强功能，如质量管理功能、市场需求分析功能等。2全局的观点，在系统的开发过程中，应该把全局问题放在最重要的位置，局部模块的开发不能离开全局的设计原则。3. 面向用户的观点，要注重制造企业的实际参与。在ERP采购系统的建设中，可以通过制造企业的参与，以避免在开发的过程中脱离实际的不利局面;另一方面，由于不同企业的实际运作过程是不同的，因此企业的实际参与可以达到系统共性与制造企业个性的统一。4系统应该具有安全性，能保证各子系统间的数据交换、数据共享的安全性和数据完整性，这就需要加强系统内部的协调工作。这一点对整个系统的开发成功与否具有重要作用。5系统应该具有扩充性、兼容性，这是指所要开发的系统能够与现有的系统进行业务内的通讯与交流，并且能为将来的二次开发或升级留有空间;系统应该操作简单、友好，并且维护简单。3.2 系统分析3.2.1 系统目标分析采购系统是制造企业ERP系统的中枢神经，它的任务是实时为企业提供生产与管理所需的各种物料。采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制管理的过程。从请购单的填写，到ERP采购系统中订单的生成，再到订单的审核，采购资料的收集，采购谈判的结果，使得采购过程尽可能透明化。制造企业要赢得客户的信任，完善和先进的现代化采购系统是必不可少的。在ERP采购系统进行建设时，应设定以下目标。 1. 实现ERP采购，形成订单驱动的采购模式，并对采购全过程进行监控 制造企业的采购管理者通过ERP平台能方便地跟踪采购流程的各个环节，通过ERP平台能够快速查询了解即时的采购资料，以便确定进一步的生产计划、销售计划和市场策略。 2. 减少库存，提高企业经营效率 建设基于供应链的ERP采购系统无疑是促进企业生产活动合理化的重要途径。采购部门借助ERP采购系统的采购计划和供应商管理手段，最大限度地减少库存，改善了企业的资金流量，实现成本优势。 3. 采购活动系统管理 传统上，采购只是作为企业的一般性功能性活动，采购信息往往集中分布在的采购职能部门。如今，采购已被企业重视为供应链管理上的核心环节，企业追求的是从采购着手的上游供应商，企业自身及下游客户整个生产环节的一体化管理。在这种供应链一体化管理环境下，管理和协调物流、信息流，使信息及时、准确地流动就显得尤为重要。 4. 有效地支持高效的采购活动 无论有多少采购方式、多少供应商对比、采用何种支付手段，确保对货物质量正确识别，保证仓储、生产、运输等各个环节之间的协调配合，能够准确及时地服务于客户。 5. 有效地支持供应链企业日常活动 采购系统可以针对上游供应商的需求和下游客户需求的不同要求设计多种采购业务模式，并将新的管理理念、先进的管理技术传达给供应商和销售部门，实现多方的共赢。 3.2.2 用户角色分析任何一个信息系统都是为满足用户的需求，实现某一具体功能为目的的。用户与角色是使用权限的基本单位，角色是一组具有相同权限的用户变集。在ERP采购系统中，系统用户主要包括内部财务部门、内部采购业务操作人员与系统管理人员。不同的用户角色，决定了它们对系统的访问权限。基于供应链的ERP采购系统的主要用户角色如图3-3所示： 图3-3 基于供应链的ERP采购系统主要用户系统内部各个环节的操作人员具有对相关环节的信息的发布、浏览、审核权限。生产主管拥有对订单下达的发布权限以及货物结存查询的浏览权限。此外对于各个分系统以及系统整体还要有系统管理员，他们具有最高的权限。3.2.3 系统业务流程分析在开发系统之前我们要清楚制造企业采购的基本流程，与传统采购相同的是基于供应链的ERP采购系统的最终目的同样是为了最好最快地给客户生产适当的产品。下面是ERP下采购业务流程如图3-4所示：图-4 ERP下的采购业务流程图在这个流程图中，圆形表示处理过程，方形表示所涉及的部门。作为企业采购，它的工作相当重要也相当复杂。如上图所示先由ERP系统生成采购计划，采购部门根据采购计划进行采购，仓库检验入库，整个过程有财务部门进行财务监管、各部门相辅相成。然而相当多的企业采购从中央到地方经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素:物料供应的数量，价格以及供应周期反而只是勉强应付，几乎没有时间和精力去研究采购市场和开发供应商，更谈不上建立企业的稳定、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。应该说，在诸多业务部门的ERP推广与应用中，采购部门是见效最快的部门之一。企业的实施基于ERP的采购管理信息系统时，可以根据一定的业务顺序进行，具体动作过程如图3-5所示： 图-5 ERP下的采购系统信息处理流程图1建立供应商资源运行ERP的采购管理系统时，首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细(品种、价格、供应周期、运输方式等)，资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。供应商资料是采购系统的基本资料。2生成采购计划根据ERP的物料需求计划生成的采购计划，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料制申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长(有的进口件要半年以上的采购周期)，因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定材料的中期或长期采购计划。3确定优选供应商该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。4生成用款计划生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务部门对用款计划进行确认，之后反馈意见给采购部门。5下达订单根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。6采购订单跟催采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。7货物验收由采购业务员对供应商所供货物按订单与发票进行验收，并录入收货单与发票。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程，直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。8结账与费用核算 结账付款工作应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成本。9采购订单结清 在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理。也可以进行强制结清。10系统基础数据维护采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。3.2.4 采购系统功能分析采购是供应链中重要的一个环节，采购工作优劣，将直接影响企业的生产和销售。基于供应链的制造业ERP采购管理系统以制造业为背景，以供应链为核心思想，根据订单驱动的理念，结合了决策支持的辅助功能所开发的一个综合系统。 1.供应链信息的收集功能 该模块主要包括供应商信息、供应商评价和供应商选择。供应商信息可以及时准确提供供应商的基本信息，如供应商名称、地址、联系方式等基础信息；供应商供货信息，如货物名称、代码、价格、批量折扣等；供应商历史信息包括供应商的历史交易数量、退货信息等。供应商评价是指利用评价体系，对供应商进货质量、服务水平、供货价格、准时性、信用度等进行评价，为供应商的选择奠定基础。供应商的选择功能则是在供应商评价的基础之上，利用AHP层次分析法，对企业候选供应商的每个标准因素赋予权重，进行定性分析，这也体现了ERP中决策支持的功能。系统建立模型，用户只需为需要比较的项目，如服务、价格、质量、交货期、运输、信誉度等打分，系统自动运算给出符合条件的供应商。2.物料信息的存储功能 数据进入ERP采购子系统后，成为支持采购系统运行的重要信息。这些信息可能暂时或永久保存。物料信息的存储，有利于将有关信息进一步处理和加工数据库、大容量光盘等，成为信息资源。以便于日后对应不同的物料采用不同的采购方式，建立不同的库存方案，从而为准时有效的采购奠定基础。 3.物料管理功能物料基本信息记录了物料的名称、编码、供应商、计量单位、提前期、损耗率、安全库存等信息。根据对物料清单的管理，结合主生产计划及库存信息，可得出物料需求信息，即需求数量和需求时间，运用MRP计算出物料的最终需求。4.采购计划的管理功能 在已经得出物料需求计划的基础上，结合选定的供应商，系统进行模拟决策，制定采购计划，采用不同的计算方法，最后选择最优的方案。从而确定物料采购的采购日期、采购周期、采购数量等信息。 5.采购订单的管理功能 根据采购计划，生成采购订单，由主管负责审核和批准。批准通过的采购订单正式执行。 6查询与统计功能 本模块有助于企业领导层方便获取所需的信息。如供应商信息，采购计划信息，采购订单信息等查询功能，并能给出库存的统计信息。基于供应链的ERP采购系统设计4.1 总体结构设计4.1.1 系统的层次结构 采购系统是资金流流、物流、信息流的交汇点，有采购的订单管理、货物管理、货物跟踪、供应商管理等基本业务，同时还负责决策管理、数据管理、信息处理等任务。数据管理的实时性要求决定了ERP采购系统是集中制数据存储管理模式。集中制数据存储管理一般可通过两种结构模型实现，即CS（ClientServer）模型和BS（BrowseServer）模型。传统的网络计算模式主要用即CS（ClientServer）模型，但随着信息技术的发展开始更多地使用BS（BrowseServer）模型。由于BS模型更加方便，不用安装客户端就可以使用采购系统下订单，因此，本次系统设计采用BS模型。基于B/S模型的ERP采购系统的层次结构如4-1图所示。 图- 系统层次结构图第一层为表示层，用于客户端，通过局域网实现采购信息的浏览和各种采购需求指令的下达；第二层为功能层，在具有应用服务的局域网服务器上实现，它接受来自客户端的指令申请，与第三层交互，进行业务处理，并将处理结果返回给第一层客户端；第三层为数据库，对各种采购业务的数据信息进行管理，以便采购业务数据信息的查询、更新操作。 4.1.2 系统的功能模块结构在分析了系统的业务流程和功能后，我们对系统的功能模块进行了设计。ERP采购系统的功能如4-2图所示: 图- 系统功能结构1基础管理子系统主要有用户信息维护、用户密码更改、系统日志管理三项功能。2供应商管理子系统主要有供应商信息、供应商评价、供应商选择三项功能。3仓库管理子系统包括仓库信息、出入库信息、库存盘点三项功能。4物料管理子系统包括物料基本信息、物料清单管理、物料需求计划三项功能。5采购计划管理子系统主要是采购计划制定、采购计划调整两项功能。6采购订单管理子系统包括采购订单制定、采购订单审核、采购订单执行三项功能。7.查询与统计子系统包括物料基本信息、供应商信息、物料需求信息、采购计划信息、采购订单信息、库存信息六项功能。4.1.3 系统主要功能模块的联系与执行需要说明的是，子系统(模块)之间并不是孤立的，他们之间是相互联系的(如图4-3)，也就是说任何一个子系统或模块的数据都是来源与其它模块的，它们之间经常要进行数据交换、数据传递等。在系统的设计时，我们因该充分考虑系统与系统、模块与模块之间的关系。这就是我们平常所说的模块的联结与聚合问题。模块的联结包括:数据联结、特征联结、控制联结、公共联结、内容联结等等，其中又以数据联结为主，辅以特征联结和控制联结。模块的聚合则是指模块内部各组成部分的紧凑性，它包括:功能聚合、顺序聚合、通讯聚合、过程聚合、逻辑聚合等。图- 模块的连接与聚合系统主要功能模块的执行流程如图4-4所示图-4 系统执行流程图4.2 系统逻辑模型设计系统的逻辑模型是在系统的调查和分析阶段所得到的原始资料，它反映的是系统要“做什么”，而不考虑“如何做”，它注重的是整体的合理性和先进性，从而使系统达到最佳。结构化系统分析阶段所提出的新系统逻辑模型主要是采用数据流程图(Data Flow Diagram，简称DFD)和数据字典(Data Dictionary，简称DD)来描述的。DFD是以处理功能为核心的，在DFD中，处理所需要的数据及处理的结果数据常常是用数据存储表示，这些数据存储是系统分析员根据系统处理功能的需要而精心设计的，在DD中又进一步对这些数据存储进行了定义和描述，确定了这些数据的存储结构。在实践中采用的是系统分析与系统设计一致性的方法。即在系统分析阶段DFD设计中既注意到系统功能的正确分解，同时也要认真考虑数据存储和数据结构的合理设置，以保证数据存储满足处理逻辑的需要。在这一部分内容中，我们主要采用数据流程图(DFD)来描述系统逻辑模型。数据流程图采用少数几个符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况，通过它可把系统中的不同业务处理过程联系起来，形成一个整体。下面我们来详细分析设计系统的数据流程图，在分析数据流程图之前，我们把数据流程图的常用符号列出来如图4-4所示：外部项 数据存储 数据流 数据处理图-5 数据流程图符号说明4.2.1 系统逻辑模型顶层数据流图图-6 系统顶层数据流图4.2.2 系统逻辑模型第一层数据流程图图-7 系统第一层数据流程图4.2.3 系统逻辑模型第二层数据流程图第二层数据流图是根据第一层数据流图得到的，由于时间关系，本次设计论文选择分析一下供应商管理模块的第二层数据流图，如图4-7：图-8 供应商管理数据流图4.3 系统处理逻辑的描述4.3.1 系统处理逻辑说明原则本小节主要针对供应商管理和采购计划管理中的采购决策支持进行信息系统处理逻辑的描述。首先说明原则有如下几点：1. 数据流程图中的每一个基本处理都有一个处理逻辑描述。2. 处理逻辑描述主要说明基本处理对数据流的转换，即指出这个基本处理的输入数据流、输出数据流以及其间的处理步骤。3. 处理描述说明的是这种数据流转换的策略而不是实现转换的细节。4. 处理逻辑描述中包含的信息应该是完备的、有效的，应该把冗余度控制在最低程度。目前，用于处理逻辑描述的主要工具有结构化英语、判定表和判定树。4.3.2 供应商管理系统处理逻辑 （1）“供应商信息录入”处理逻辑 “供应商信息录入”处理逻辑用结构化英语描述如下：If 供应商基本信息完备 then If 供应商提供的产品符合质量要求 then If 供应商定价合理 then 录入供应商信息 录入产品信息Else 建立供应商档案End IfEnd IfEnd If（2）“供应商信息管理”和“供应商选择”处理逻辑表4-1 供应商信息管理与选择的处理逻辑描述12条 件供应商评估符合要求Y/管理员决定剔除供应商NY应采取的行动存储供应商更新信息删除供应商信息4.3.3采购计划管理系统处理逻辑采购计划管理系统处理逻辑用判定表来描述。表4-2 采购计划管理的处理逻辑描述123条 件物料需求清单明确YNYY供应商信息准确Y/N/联系供应商成功Y/N应采取的行动生成采购订单存储交易记录4.4 系统的数据库设计4.4.1 数据库设计步骤数据库是信息系统的核心组成部分，所有的重要信息都是存储在数据库中的，因此数据库的设计在信息系统的开发中占有极其重要的地位，数据库设计的好坏将直接影响到整个系统的性能。数据库设计是分阶段进行，主要划分为四个阶段，即需求分析、概念结构设计、逻辑结构设计、物理结构设计，其基本任务是明确系统的信息需求，设计数据的外模式、概念模式和内模式，最终得到能够反映数据处理需求的数据模式。当然数据库设计的每一个阶段并不是严格分开和独立的，每个阶段都是与其它阶段相关联的。1需求分析是在对系统的数据、信息流向、业务联系、报表等有关资料进行深入分析掌握的基础上，对现实世界充分了解的过程，它主要包括:数据库系统目标分析，功能结构分析、数据要求分析等。需求分析是实据库设计的第一步，也是其它各步骤的基础。2概念结构设计是在需求分析的基础上，利用概念数据模型，建立面向现实世界的、和计算机无关的、易于用户理解的概念数据模型。在进行概念设计时，需要抛开具体的数据库管理系统的束缚，也就是说概念模型是独立与特定的数据库管理系统。目前数据库的设计均普遍使用美籍华人陈平山(peterpin ShanChen)创议的“实体-联系方法”(Entity-Relationship Approach)来建立数据库的概念模型。3逻辑结构设计的主要目的是根据概念结构设计的结果，将概念数据模型转换成与选用的数据库系统(DBMS)所支持的数据模型相一致的模型。也即是将实体关系图(E-R图)，转换生成等价的关系模式，并对转换后的模型进行定义描述(图4-13表示了逻辑模型的设计步骤和关系)。图-9 逻辑模型设计4物理结构设计主要是根据逻辑结构设计的结果，在物理设备上必须采用的存储结构和存放方法，包括设计数据库的文件结构、存储路径、存储格式、存储介质、数据块的大小、缓冲区的大小等。数据库设计时候所要注意的问题:1.数据结构的普遍性。由于系统中同一数据项可能有不同的数值，甚至数据的类型也可能完全不同，或者收集到的是与此数据项相关的一个值，而这两个数据项间并不存在特定的联系，无法进行相应的数据转换计算，这就要求系统具有灵活的而且普遍性高的数据库结构，对这些数据进行有序的管理，进而能够在二次开发中，建立一定的数学模型进行分析和综合，为决策服务。2数据的准确性。由于数据来源不同，获取的数据可能存在一些差异，这些有差异的数据是有实际价值的。从统计学角度讲，数据的准确性与统计样本的大小有关，只有综合大量相关的数据，根据各数据的准确性进行评估分析，才有可能做出比较准确的决策。数据准确性与数据来源出处密切相关，因此，在建立这类信息系统时，要适当保留数据的出处，这是对数据进行准确性评估的一个重要要素，此外还要对数据准确性与时间的关系做出判断和计算。3数据的多样性。在建立信息系统之前，我们并不知道将来收集到的数据类型，即数据类型可能具有多样性。因此我们只能从自己的愿望和需要出发来设计数据库结构，但收集来的数据可能与自己需要的数据有一定的差别，这些有价值的数据在保留的同时，还需要对它与自己所需要的数据之间的关系进行描述，以便进行分析和综合。4数据的安全性。由于系统是以现代网络通讯为基础的，网络通讯在给我们带来了方便同时，也使得系统数据的安全性受到了威胁，因此我们在设计关系数据库时，一定要考虑到数据的安全性。5数据的完整性和一致性。由于系统采用的是一种分布式的管理，分布在系统不同站点的操作都可能导致数据的更新、插入、删除，所以数据库的设计要遵循一定的准则规范，以保证数据的完整性和一致性。一般我们通过设置主键和外键来约束数据一致性，也可以通过触发器来实现。4.4.2 数据库概念结构设计由于实体联系方法容易理解，结构比较清晰，而且不受数据库系统(DBMS)的限制，因此在概念结构设计中，我们采用采用传统的实体联系方法。实体联系方法(E-R)模型中包含实体、联系与属性三种基本成分分别用矩形、菱形、椭圆形表示。应用E-R方法进行概念设计，主要是定义实体、定义联系和分配属性模型主要步骤如图4-14:图4-10 构建E-R图步骤利用以上的步骤，再根据前面数据流程图分析的结果，我们来构造系统的相关模块的E-R图。1供应商管理和采购订单管理业务为了表示的方便，我们把标识实体集和标识实体集属性放在一起，而把标识联系集和标识联系集的属性也放在一起，这样，整个过程可以分为如下几步:（1）标识实体集及其属性(实体括号内为其属性)供应商(供应商编号，供应商名称、供应商类别、联系人、联系电话、地址、