文书档案培训PPTPPT课件.ppt

归档文件整理规则 1 一 归档文件流程 2 二 归档文件收集范围 来文 函 发文 函 内部文件会议纪要工作总结 计划信访文件职工 党员花名册发文登记簿收文登记簿电话记录本移交清册大事记组织沿革发文汇编等 3 三 归档文件归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成 确保按时完成一般运用三种形式结合收集 A 随办随归 B 定期收集 C 年终集中收集 4 四 件 概念 通常情况下 一份文件就是一件 也有一些特殊情况 正文与附件 附件一般是指正文后注明的附件 它是正文内容的一部份 视为一件 正文与处理单视为一件 正本与定稿视为一件 原件与复制件视为一件 转发文与被转发文视为一件 报表 名册 图册 成册的编研材料 刊物等按其原来的装订方式 一册 本 为一件 5 四 件 概念 未装订的样式同一的表格 以一定的单位 如按单位 地区 系统等 组合 可装订在一起作为一件 如统计年报 调研 上报等相关资料来文与复文 指请示与批复 报告与批示 函与复函 可为一件 请示经过若干层次形成的批复 各为一件 可作为同一事由排列在一起 计算机及其网络环境中形成的文件 无定稿的 或打印出的定稿上无重要修改手迹 领导批示 定稿不归档 但发文稿纸必须归档 且与正文合为一件 6 五 归档文件的修整 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 去除文件上易腐蚀的金属物 对于装订成册不便拆封的书籍 刊物等 金属物已严密封装在其中 且拆钉会损坏原貌 不须拆钉重装 对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数 空白纸张抽除 7 五 归档文件的修整 大于A4纸张折叠为A4后归档 小于A4纸张裱糊为A4后归档 正规文件附便签时 有空白位置放置时与正文作为一页处理 正规文件附便签时 无空白位置放置时与正文作为两页处理 便签纸单独附A4纸张裱糊为一页 装订文件时文件头向上 向左 8 六 归档文件的装钉 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文前 被转发文在后 计算机及其网络环境中形成的文件 无定稿的 正文在前 发文稿纸在后 文件处理单 办文单 归档的应放在最前面 保管期限为永久 30年时应采用 三孔一线 保管期限为10年装钉不在做要求 可用 三孔一线 不锈钢书钉装订 至少2个钢书钉来装订 页数太少2 3页用浆糊来粘三孔之间距离为8Cm 9 七 归档文件分类 年度 组织机构 或问题 保管期限作为通用的分类方法 最多三层 年度 问题 组织机构 期限 最少两层 即按年度 期限或期限 年度 我们一般选择 年度 机构 问题 期限或年度 期限 10 八 归档文件保管期限 文书保管期限分为永久 30年 10年永久 凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关 国家建设和历史研究有长远利用价值的档案 列为永久保管 它主要包括 本机制定的属于法规政策性文件 处理重要问题形成的文件材料 召开重要会议的主要文件材料 重要的请示 报告 总结 综合统计报表 机构演变 机关领导人任免的文件材料 直属上级机关颁颁发的属于机关主管业务并贯彻执行的重要文件材料 11 八 归档文件保管期限 文书保管期限分为永久 30年 10年30年 凡是反映本机关一般工作活动 在较长时间对本机关工作有查考利用价值的文件材料 列为30年保管 它主要包括 本机关一般工作问题文件材料 一般会议的主要文件材料 人事管理工作形成的一般文件材料 下级机关报送的重要总结 报告和统计报表等文件材料 12 八 归档文件保管期限 文书保管期限分为永久 30年 10年10年 凡是在较短时间内对本机关有参与利用价值的文件材料 列为10年 它主要包括 本机关一般事务性的文件材料 上级机关和同级机关颁发的非法机关主管业务但是贯彻执行的文件材料 下级机关报送的一般工作的总结 报告和统计报表等文件材料 13 九 归档文件划分科室 以各个科室职责为准 来文时一般以批示意见批到的科室为准 发文以发文稿纸批示意见批到的科室为准 原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中 有些文件是由几个机构共同处理的 如何归类则须视具体情况而定 有主办者的一般归入主办机构 以机关名义发出的文件 则归入有关机构中 如果机关单位内设置的临时机构 应和其他机构一样设类 形成的归档文件归入该类保存 14 十 归档文件的归档年度 文件有多个时间特征包括成文日期 签发日期 批准日期 会议通过日期 公布日期 发文和收文日期等 分年度时 一般来说应以文件签发日期 即落款日期 据以判定文件所属年度 对于计划 规划 总结 预决算 统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 取消了原有的按针对年度归类的做法 统一的规定为按文件签发日期 即落款日期 判定文件所属年度 15 十 归档文件的归档年度 跨年度形成的文件机关单位的某些具体职能活动 如召开会议处理案件等等 可能会跨年度形成文件 这样的文件往往统一在办结年度归档 分类时也都归入办结年度 几份文件作为一件时 件 的日期在正本与定稿 原件与复制件 来文与复文等可作为一件 这时判定 件 的日期 应以装订时排在前面的文件的日期为准 具体地说 正本与定稿件为一件 以正本为准 16 十一 归档文件排列 排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程 即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列 事由是指一件具体的事 或一个具体的问题 或一段较为紧密的工作过程 一般一份文件就是一个事由 保管期限 年度 分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列 17 十一 归档文件排列 具体情况处理 来文与复文虽作为两件 但排列时应排在一起 复文在前 来文在后 鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式 所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法 顺序为 会议纪要 发文 来文 上级 本级 下级 文号 无文号 18 十二 归档文件编号 归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号 在每份归档文件上的体现就是加盖归档章 归档章式样A1 盖章要求 归档章一般采用红色印泥 盖在归档文件首页上端居中的空白处 归档章不要遮盖领导批示 收文章或文件内容 若归档文件前有文件处理单 办文单 归档章可加盖在文件处理单 办文单 上 19 十二 归档文件编号 归档章具体栏目的填写 全宗号 是档案馆给各个进馆单位编制的代号 交通系统统一暂空不填 年度 填写文件归档年度 以4位阿拉伯数字标注公元纪年 如 2007 不必加 年 保管期限 填写归档文件保管期限的简称 即 永 30年 10年 不可用 1 2 3 等代码表示 件号 填写归档文件的排列顺序号 包括室编件号和馆编件号 在档案室只要求大家编制室编件号 若统一采用 年度 保管期限 分类方法 则一个单位每年永久 30年和10年三个流水号 每年都是从 1 开始编 馆编件号进馆时按标填写 现暂空不填 20 十二 归档文件编号 归档章具体栏目的填写 机构或问题栏 此栏不必填写 总 页数 填写每一件归档文件中有图文的页面的总数 若这份文件有页码的则不必重新编页码 若无页码则在文件的右下角用铅笔编页码 若此件归档文件是由几份文件组成的 且每份文件本身有页码的 则不必重编页码 只要将每份文件的页数相加 若无页码 则需通编页码 若正文有页码 底稿没有页码的 底稿要编页码 21 十三 归档文件编目 归档文件应逐件编目 22 十三 归档文件编目 填写归档文件目录的要求 件号 填写室编件号 作为一件看待的文件只编一个件号 责任者 填写制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者的名称 可写通用简称或全称 注意不要用 本公司 本处 等 若是几个文件组成的一件 只填写排在最前面的文件责任者 文号 填写文件的发文字号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 须填写完整 如武档发 2007 12号 没有文号的空着不填 不得填写诸如 会议文件之一 或 某刊第几期 等 23 十三 归档文件编目 填写归档文件目录的要求 题名 即文件标题 一般应如实填写 没有题名或题名不规范的可自拟标题 外加 号 如干部任免 表彰先进等文件 日期 文件形成时间 以阿拉伯数字标注年月日 如 20070611 若文件无日期 可用 0000 代替 若此件是由几份文件组成且日期不一致 则按排在最前面的文件形成时间填写 页数 填写归档文件有字 有内容 页面的总页数 备注 注释文件需说明的情况 24 十三 归档文件编目 归档文件目录应装订成册并编制封面 每年区分保管期限装订成三本 25 十四 归档文件装盒 备考表装盒之前要放一张备考表 备考表要填写准确完整 备考表项目包括盒内文件情况说明 整理人 检查人和日期 备考表填写时应报各科室兼职档案员作为立卷人 专职人员作为检查人 26 十四 归档文件装盒 备考表填写 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 整理人 填写负责整理本盒归档文件的人员姓名 检查人 填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名 日期 填写归档文件整理完毕的日期 也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期 装盒时要注意两点 不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒 不同保管期限的归