行政管理支出结构的优化方案设计.doc

行政管理支出结构的优化方案设计一、 实验过程1. 初步讨论,确认主题经过小组五人讨论，确定研究的内容为财政支出中的行政管理支出问题。2. 明确分工经协商，小组成员各自上网搜索行政管理支出的一方面内容，并就该方面在结构方面存在的问题分析其原因及相应的对策。上网进行初步搜索，确定每个人的切入点避免重复。我讨论的是“行政管理支出中的差旅费”的问题。3. 资料查询首先进入到“长春理工大学图书馆”主页，利用其中的“中文数字库”平台，和学校的用户名和密码进入“中国知网CNKI系列数据库”。利用关键词进行检索，确定范围。4. 个人提纲整理 1) 差旅费利用的现状：2) 存在的问题：3）原因：企业管理层缺乏差旅管理意识 针对出差费用缺乏管理控制力 报销流程复杂、数据无法用于管理 现金是首要的差旅费支付模式 4）方案：建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策 任命差旅经理，确定差旅经理职责 选择适合企业的差旅管理公司 选择自助式差旅管理模式5. 小组提纲汇总将各人的提纲放在一起进行编排，确定整个论文的总提纲。二、 分工内容(一) 差旅费使用现状一般说来，差旅费是指职工出差外出旅途中发生的费用，外出活动包括外出出差办事、外出参加会议、外出参加培训学习、职工回家探亲等等，但并不是所有发生费用都是可以报销的。(二) 存在的问题目前中国多数企业缺乏差旅管理意识，其差旅费用的报销流程复杂而繁琐，财务人员的工作量巨大，出差员工差旅费用控制薄弱，管理效率低下。(三) 原因1. 企业管理层缺乏差旅管理意识企业的并购、商务谈判、营销、采购已经牵扯了中国企业管理层太多的精力，他们决不肯花时间去考虑一年来有多少人出过差，去过哪些地方，差旅费开支的总额是多少。管理层认为这些事情应由企业行政人员或财务人员管理，而实际上企业行政人员多能从预订酒店和机票中获得高额回扣，财务人员本着多一事不如少一事的观念缺乏对差旅费用进行管理的积极性，因此应用差旅管理的中国企业数量不多。根据Corporate Travel Management and Travel Practices in China报告显示，在被采访的国内私营企业中只有5%使用差旅管理服务，而国有企业的这个比例尚不足5%。2. 针对出差费用缺乏管理控制力第一 中国的企业通常由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出，这类专门人员在为企业订购机票、酒店时可以获得高额回扣，出差员工住酒店时采用虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”。第二 中国的一些大中型企业在国内的分公司分布很广，公司职员每年都要坐飞机来往于分总公司之间，可谓是航空公司标准的大客户，但从来没有人想到去和航空公司协商，获得一定的折扣。酒店费用也是如此。由于缺乏有效监控，与差旅活动相关的票据的真实性、合法性难以甄别，加大了管理成本，严重影响了企业利润的获得。3. 报销流程复杂、数据无法用于管理根据Corporate Travel Management and Travel Practices in China报告，在被采访的112家企业中，有1/4的受访企业惟一使用的是手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批，另有56%使用纸质表格和电子邮件结合的方式处理申请和审批。78%的受访企业使用手工流程和纸质表格进行差旅费用报告。由此看来，中国企业多采用传统的方法管理差旅费支出。首先，企业传统的差旅管理流程复杂，出差人员要被迫填写各种纸质单证，单证填写容易出现不规范现象，需要花费大量的人力、物力去判断其合法性与合理性；其次，领导们的审批可能会由于其出差而被耽搁，从而影响业务的执行，大量的纸质单据传递到财务部门后给财务部门增加了很大压力。由于各种出差相关票证种类繁多，对其进行装订、统计和汇总工作量极大，工作效率低下，还极易出现人为错误，造成不必要的损失。由于是纸质介质，使分析和统计很不方便，难以形成规范而有价值的差旅管理报告。4. 现金是首要的差旅费支付模式在中国，现金是差旅支付的最主要模式，用于现金预付款和费用报销。这一模式对所有类型的公司，包括跨国公司都适用，这与世界其它地方的公司依赖于企业信用卡作为最主要的支付方式形成了鲜明对比。(四) 方案1. 建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则，涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款：员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等，差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统，从而保证良好的执行效果。在制定差旅政策时还应注意以下问题：1) 差旅政策的制定要在分析以往差旅费用的基础之上。2) 差旅政策制定要在节约成本和员工满意度之间找到平衡3) 在差旅政策的制定上要细致入微。2. 任命差旅经理，确定差旅经理职责当一家企业或者企业集团每年的差旅费用达到一定规模，任命一名专门负责企业或者企业集团差旅事务的经理人员将是十分必要的。其工作职责应该包括：1) 参与制定差旅政策，负责向员工宣讲差旅政策。2) 担当外部商旅供应商与企业内部出差员工的中介3) 监控差旅活动。3. 选择适合企业的差旅管理公司一家专业的差旅公司，能够消化企业差旅管理中较为繁琐且专业性甚强的内部事务，而使企业将有限的精力集中于主业的开拓上。在选择差旅管理公司时要注意以下几点：1) 选择经验丰富、讲求信誉的差旅管理公司。2) 挑选具有强大网络的差旅管理公司。3) 保证企业的差旅政策与差旅管理公司的系统相整合。4. 选择自助式差旅管理模式使用软件公司开发的网上差旅管理系统，这个系统可以使差旅计划制定、预订机票和酒店全部自动化，这种差旅管理系统与企业ERP系统、人力资源系统等能够做到无缝联接，前提是全部采用一家公司的软件。这种差旅管理系统能够与企业的差旅政策全面集成，当出差员工提出超出政策的要求时系统将提示员工使其计划合理化，也可以选择严格地执行政策并防止他采取超出政策的行为。月末或者年度终了，该系统将生成差旅管理报告，由企业的差旅经理所率领的团队自行分析，得出结论。这种自助式差旅管理模式省去了支付给差旅管理公司的服务费用，同样也能实现一定的差旅管理的目的。三、 心得体会通过财政学课堂上学的内容，了解了行政管理