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WORD 应用技巧案例一、 安全1. Word文档自我防卫文档也有安全性问题，尤其对于Office文档，为了让您的文档更安全，Office提供了比较完善的安全和文档保护功能，它包括：安全级别、数字签名、密码设置、窗体保护和批注口令。1) 文件的密码设置Word的文件密码包括两种：修改权限密码和打开权限密码。打开权限密码使得Word文档变成只读文件，如果打开了文档并对其进行了更改，则只能以其他的文件名保存该文档。而修改权限密码则允许用户随意修改保存。具体设置办法：打开文件，在“工具选项安全性”选项卡中进行密码设置。提示：若要创建一个长的密码，请单击“高级”，然后选择RC4加密类型。2. 浅谈Word 2003的“保护文档”功能Word文档的保护功能可以说从Word 97一直到Word XP都是老一套，没有很大的变化，一些用户甚至对它都不屑一顾了。但Word 2003的“保护文档”功能有了较大的改观，除沿袭了以前版本的修订保护、批注保护、窗体保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档的局部进行保护等功能。下面就请大家与笔者一起来体验这些新功能吧！1) 设置文档的格式限制功能来保护文档格式如果您使用文档的“格式设置限制”功能，则可以防止用户应用你未明确指定的可用样式；也可以防止用户直接将格式应用于文本(例如，项目符号或编号列表，以及字体格式)，限制格式之后，用于直接应用格式的命令和键盘快捷键将无法再使用，从而对文档的格式进行保护。-具体方法1.单击“工具”菜单中的“保护文档”命令，进入“保护文档”任务窗口。2.在“保护文档”任务窗口中，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，单击“设置”按钮(如图1所示)。图1保护窗口设置窗口3.在弹出的“格式设置限制”对话框中勾选“限制对选定的样式设置格式”，然后在对话框中选择需要进行格式限制的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框(如图2所示)。图2格式设置限制4.点“确定”按钮，会弹出一个警告对话框，点击“是”按钮。比如，我们在“格式设置限制”对话框中取消了对“标题1样式”的勾选，确定后，在弹出的警告对话框中单击“是”，这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除掉，而其他格式则保留。5.在“保护文档”窗口中单击“是，启动强制保护”。6.在“启动强制保护”对话框中的“新密码(可选)”框中键入密码，确认该密码后点“是”即可启动文档格式限制功能。提示：1.若要将样式限制为最小数目的推荐选项，请单击图2中的“推荐的样式”按钮。您可以将样式限制为更少的选项，但是这样会删除Microsoft Word在某些功能中使用的样式，例如目录以及项目符号或编号列表。2.若希望保留部分键入时自动套用格式功能(工具/自动更正选项/键入时自动套用格式)，例如将分数“1/2”更改为“？”，请选中“允许自动套用格式替代格式设置限制”复选框。2) 设置文档的局部保护功能Word 2003的文档保护功能最大改进要数文档的局部保护了，可以将部分文档指定为无限制。-具体方法：1.选定需要进行编辑的(无限制的)文本，按住Ctrl键可选中不连续的内容；2.在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改(只读)”，防止用户更改文档(如图3所示)。图3编辑限制3.在“例外项”中选择可以对其编辑的用户。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框；如果允许特定的个人编辑所选部分，单击“更多用户”，然后输入用户名(可以是Microsoft Windows用户账户或电子邮件地址)，用分号分隔，点“确定”(如图4所示)。图4添加用户4.对于允许编辑所选部分的个人，请选中其名字旁的复选框，最后单击“是，启动强制保护”，并输入保护密码。提示：若要给文档指定密码，以便知道密码的用户能解除保护，请选中“密码”单选按钮，在“新密码可选”框中键入密码，然后确认该密码。若要加密文档，使得只有文档的授权拥有者才能解除保护，请单击“用户验证”(如图5所示)。图5启动密码保护这样，只有选定区域的文本可以编辑(高亮显示)，而其它没有选中的区域就不能进行编辑。如果要停止保护，可单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”按钮，输入密码，即可解除保护。3) 窗体锁定当你编辑好文档后，选取“视图工具栏窗体”，在弹出的“窗体任务栏”上选取“保护窗体”，如图1。这时，当前Word文档中的内容已经不能选取，光标也停留在文档起始的位置，工具栏上和菜单中的相关功能按钮及鼠标右键菜单(复制、粘贴等)也不可用，同时，键盘也不能进行输入、选取和删除等操作，即使用“文件另存为”把文档存成其他文件名，再次打开也照样无法操作，使文件不能修改和复制。3. 在Word中藏好你的秘密为了保护电脑的重要文件，大家各显神通，其中多数人采取给文件加密码的方法，实际现在采用密码保护是一种最不安全的方法，这样更容易激起别人研究的兴趣。破解密码的软件网上到处飞，您的密码一会儿就解决了。那么我们要怎样保护自己的文件呢？其实我的保密措施非常简单，将Word文件中的重要内容隐藏起来，别人打开了文件，看到的是一些非常普通的内容，他也就失去研究的兴趣了。跟我来吧！1) 隐藏文字在Word中有一项功能，就是能够隐藏其中的文字。选中文件中重要的内容，单击格式字体，打开“字体”对话框，在“字体”选项卡中，勾选“隐藏文字”复选框，单击确定按钮(如图1)。您的重要内容即被隐藏起来，为了迷惑对方，可以在文件中添加一些无用的内容，以免引起别人的怀疑。图12) 利用“版本”功能如果您的文件中有一些重要的图片，无法采用第一种方法进行隐藏的，您可以利用Word的“版本”功能来实现。在“文件”菜单上，单击“版本”命令，打开“版本”对话框，单击现在保存按钮(如图2)。在“保存版本”对话框，在“版本备注”中输入正在保存的版本的说明信息，再单击确定按钮后保存。然后将文件中的重要内容删除，只保留一些普通内容，或重新添加一些与文件无关的内容，保存并关闭文件。重新打开文件，只显示普通内容，要显示保存的“版本”内容，单击文件版本命令，打开“版本”对话框(如图2)，选中原有版本，单击打开按钮，即能显示“版本”中内容。图2提示：保存的“版本”内容，只能浏览，无法直接保存，需另存为其它文件。图1设置排序类型4. Word表格编排的几则技巧在Word中使用多个表格处理文件时，各个表格一般都是上下排列，您是否使用过左右排列的表格？1) 编辑表格在Word中插入一个表格，对此表格的边框线进行处理。选中表格中间某一列，单击格式边框和底纹，打开“边框和底纹”对话框，设置整列的横线不显示，只显示此列的竖线(如图1)，这样在预览中此表格将一分为二，显示为两个独立的表格并排。2) 嵌套表格插入一个13的表格，打开“边框和底纹”对话框，设置此表格的所有边框线都不显示。然后在13表格的左、右两个单元格中各插入一个表格，这样就将刚插入的两个表格通过中间单元格分隔开来，实现了表格并排放置。3) 分栏单击“格式”菜单，选择“分栏”命令，在“分栏”对话框中设置分为两栏。再插入上下排列的两个表格，调整两个表格，使其分别居于两栏中，这样就实现了两个表格的并排显示。二、 编辑5. Word中编辑各种格式公式首先需要将光标停在需要插入公式的地方，然后执行菜单“插入对象”命令，选择“Microsoft 公式3.0”（如果没有该选项，就必须通过“添加/删除程序”进行安装），单击“确定”即可进入公式编辑状态。通过公式编辑器提供的工具按钮基本上可以满足绝大多数公式编辑要求，对于已经编辑好的公式，可以双击进行修改。6. 仅用键盘在Word中快速插入水平分隔线我们在用Word编辑试卷或教案时，经常需要插入水平分隔线来美化文档。如果用绘图工具栏来绘制就太慢了，其实我们还可以这样操作：在需要插入水平分隔线的地方敲回车键新建一个段落，然后分别输入如下字符，就会出现不同的分隔线。1.输入连续的三个“-”(减号)，然后再敲回车键，就插入了一个细水平分隔线。2.输入三个“_”(下划线)，然后再敲回车键，就插入了一个粗水平分隔线。3.输入三个“=”，然后再敲回车键，就插入了一个由两条细线组成的水平分隔线。4.输入三个“#”，然后再敲回车键，就插入了一个中间粗、两边细的水平分隔线。5.输入三个“”，然后再敲回车键，就插入了一个波浪水平分隔线。6.输入三个“*”，然后再敲回车键，就插入了一个由小方块组成的水平分隔线。7. 巧妙合并Word文档我们常常需要将几个文档合并到一个文档中，或者将一个文档中选定的文本复制到另一个文档。Word 2000为我们提供了多种操作的方法，合理选用这些方法可以使我们在合并文档时变得更加轻松。打开一个文档，将插入点定位到要插入文档的位置。然后执行“插入/文件”，找到要插入的文件后按“插入”即可。8. 排序不是表格的专利大家知道在Word的表格菜单中有一个排序功能，而很多朋友一直以为该功能只对表格中的数据有效，其实不然，利用它我们也可以对段落进行排序，从而实现调整段落次序的目的，比如想把第三段调整到第一段，则在段落前面输入“1”；把第二段调整到第三段则在段落前面输入3，以此类推把调整的段落按序编号。然后选择这些段落，选“表格/排序”。在打开的对话框里排序依据选择段落，类型选择数字递增，确定后，段落就会按照预先设定好的顺序进行排列。9. 上下标快速输入按照常规的方法输入上下标是很难实现的，那么我们到底该怎样正确输入上下标呢？在这里就向大家介绍几种输入上下标的方法：第一种就是利用字体属性对话框中的效果选项来实现，在效果选项中，大家只要选择上标或者下标效果就可以实现上下标的输入了；第二种方法就是利用工具栏中的上标下标按钮来实现输入，不过大家事先要先选择菜单“工具”下面的“自定义”命令，然后在弹出的对话框中依次选择“类别”/“格式”，并在对应“格式”项目右边的“命令”栏中选择上标（x2）或下标(x2)按钮，来将上标或者下标按钮添加到工具栏中；还有一种方法就是先按住“ctrl”键，同时再单击“=”键，并在光标处输入下标字符，最后再同时点击“ctrl”和“=”一次，如果要输入上标的话，只要先同时按住“ctrl”键、“shift”键和“=”键，接着在光标处输入上标字符，最后再同时按住“ctrl”键、“shift”键和“=”键一次就可以了。10. 输入带圈字符在Word中经常要用到一些带圈的数字，输入、之类字符只须点击“插入特殊符号”，然后找到这个带圈的数字即可。如果要输入大于10的数字，怎么办呢?可以先在文档中输入这个数字，然后选中它，点击“格式中文版式带圈字符”，打开“带圈字符”对话框，点击合适的圈号和样式，最后点“确定”即可。另外，本方法不仅适合输入带圈数字，也适合输入其它带圈的字符。11. 巧妙输入平行四边形的符号有关于平行四边形的内容，在解题过程中一般用符号“ABCD”表示。原本以为这很简单，只要点击Word的“插入符号”菜单命令，在打开的“符号”对话框中找到这个符号就行了。可是没想到，在“符号”对话框中根本没找到。不过也不要紧，我记得在微软的智能ABC输入法的软键盘中有一个“数学符号”。把输入法切换到智能ABC，然后在输入法显示条中右键点击键盘，果然在弹出的快捷菜单中有“数学符号”，点击它，打开数学符号软键盘，可是这里也没有平行四边形的符号。那就再到公式编辑器里找找看吧，结果还是让我失望了，公式编辑器里竟然也没有这个符号。就在没了主意准备用文字来表示的时候，忽然看到格式工具条上的斜体按钮，这让我想起平行四边形的符号看起来应该是一个矩形给倾斜一下的样子。如果输入一个矩形框，然后把它设置成斜体格式不就行了吗。赶紧再次点击菜单命令“插入符号”，打开符号对话框，这次很容易就找到了“”，双击把它插入到文档中。然后选中，点击格式工具栏中的斜体按钮，这下“”终于出现了。12. 用F4键重复文字输入在Word 2000中，F4键可以用来紧接着重复输入已输入过的内容，提高应用效率。对于英文输入来讲，F4键重复输入的是上一次使用F4键后输入的所有内容；对于中文输入来讲，如果使用微软拼音输入法，选中正确的汉字后下面就会有一条虚线，虚线上的内容将作为一个词条，按回车确认后，再按F4键，就会重复输入这个词条，对于其他输入法来说，重复输入的是按下空格前选定的词条。13. Word的另类选取我们在一篇Word文档中用拖动鼠标的方式选取一段内容的时候，总是整行整行地选取（首尾除外），但如果我们先按下“Alt”键，就可以选取每一行中的一部分内容，这样我们就可以轻松地让文章每一排的第一个字是一种颜色，第二个是另一种颜色14. 在长文档中移动或复制对象选择“窗口/拆分”，把拆分栏拖动到所需位置，将当前文档拆分为两个窗口，然后拖动鼠标左键、选定对象，按下Ctrl键、拖动对象穿过拆分栏到达指定位置。拖动时，不按下Ctrl键是移动对象。15. 在Word中嵌入已有的Excel工作表Word和Excel是我们在日常工作中经常使用的软件，在实际工作中，我们如果能熟练地将二者配合起来，发挥它们各自的长处，会取得事半功倍的效果。例如：我们要写一篇关于学期成绩的分析报告，我们可在Word中编辑文本内容，然后在合适位置嵌入已经制作好的Excel成绩表格。在Word中嵌入已有的Excel工作表的方法很多，各具特点，可根据具体情况而选用。1) 方法一：利用“复制、粘贴”命令来嵌入此种方法插入的表格内容为Word文档中的普通表格，且与Excel脱离了关系。1.打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。2.单击常用工具栏中的复制按钮，将选中的对象复制到“剪贴板”中。3.回到正在编辑的Word文档中，定位插入点，然后单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令。2) 方法二：利用“选择性粘贴”命令来嵌入利用此方法插入表格后，双击插入的表格可进入Excel，并可以在其中进行编辑，但原Excel工作表中的数据如有改变，对Word中嵌入的表格不会产生影响。1.打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。2.单击常用工具栏中的复制按钮，将选中的对象复制到“剪贴板”中。3.回到正在编辑的Word文档中，定位插入点，再单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。4.在弹出的“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴”单选框，表示将对象嵌入Word文档中。在“作为”列表中选“MicrosoftExcel工作表对象”选项，表示粘贴的内容可以用Excel工作表来编辑它，最后按确定按钮。3) 方法三：利用插入对象的方法来嵌入表格此种方法表格一旦嵌入后，双击插入的内容可进入Excel，并在其中编辑它。而且如果对原Excel工作表中的数据进行修改，Word中嵌入的表格也随之改变。1.打开正在编辑的Word文档，首先定位光标，然后单击“插入”菜单中的“对象”命令。2.弹出“对象”对话框，选择“由文件创建”选项卡，在“文件名”框中输入Excel工作表所在位置，或按浏览按钮进行选择。选中“链接到文件”复选框，可使插入内容随原Excel表格中的数据的改变而改变，最后按确定按钮。3.适当调整表格显示内容的位置。16. Word预览编辑巧设置每当在对Microsoft Word文档正式打印之前，许多用户都会调用打印预览功能来查看文档的排版是否合适，要是发现有需要调整的内容时，一般会返回到文档编辑状态来对内容进行重新调整，那是不是一定要回到编辑状态呢？其实大家可以直接在打印预览模式下就能对不适合的地方直接编辑修改，下面就是具体操作的步骤：第一步：直接在Word主操作界面的工具栏中，用鼠标单击其中的打印预览按钮，随后Word程序就会从编辑状态切换到预览状态；第二步：再用鼠标单击打印预览工具栏上的放大镜按钮，并将放大镜移动到需要编辑的位置处，一旦发现鼠标指针从放大镜图标变为I型图标时，大家就能直接在该文档中修改文字了，同时Word程序也会自动放大该编辑区域的；第三步：编辑完成以后，大家可以单击预览窗口中的关闭按钮，来退出打印预览模式并返回到原来的编辑模式，并直接单击打印按钮来完成文档的正式打印。17. 用“智能剪贴板”灵活复制文本Word 2003的“智能剪贴板”功能，大大方便了我们复制和粘贴所需的对象。我们可以先打开一个文档或者新建一个文档作为目标文档，确认系统已打开了智能剪贴功能。如果没有打开该功能，请点击“工具/选项/编辑”，打开“使用智能剪贴”选项即可。然后打开要合并的源文档。在源文档窗口，按Ctrl+A组合键，将源文档全部选取或者只选取指定的文本，再按Ctrl+C组合键将选取的文本复制到剪贴板上。由于Word 2003的剪贴板允许我们复制多项内容，所以我们可以继续打开新的源文档进行复制（只要复制两次后就会出现剪贴板窗口，如果没有出现，请依次执行“视图/工具栏/剪贴板”命令）。所需的内容复制好后我们再到目标文档窗口将插入点移动到要粘贴的位置，按剪贴板窗口中的“全部粘贴”按钮即可一次性粘贴所有复制的内容。当然，我们也可以在源文档窗口中先选取文本，然后按住Ctrl键并将其拖动到目标文档窗口，从而不经过剪贴板直接进行粘贴。三、 表格18. 表格Word表格编排的几则技巧在Word中使用多个表格处理文件时，各个表格一般都是上下排列，您是否使用过左右排列的表格？1) 编辑表格在Word中插入一个表格，对此表格的边框线进行处理。选中表格中间某一列，单击格式边框和底纹，打开“边框和底纹”对话框，设置整列的横线不显示，只显示此列的竖线(如图1)，这样在预览中此表格将一分为二，显示为两个独立的表格并排。2) 嵌套表格插入一个13的表格，打开“边框和底纹”对话框，设置此表格的所有边框线都不显示。然后在13表格的左、右两个单元格中各插入一个表格，这样就将刚插入的两个表格通过中间单元格分隔开来，实现了表格并排放置。3) 利用文本框并排插入两个文本框，再去掉文本框的边框线。双击文本框，弹出“设置文本框格式”对话框(如图2)。在“颜色与线条”选项卡中，将线条颜色设置为“无线条颜色”，单击确定按钮后退出即可。分别在这两个文本框中插入一个表格，两个表格将并行排列。4) 分栏单击“格式”菜单，选择“分栏”命令，在“分栏”对话框中设置分为两栏。再插入上下排列的两个表格，调整两个表格，使其分别居于两栏中，这样就实现了两个表格的并排显示。综合比较这四种方法，利用文本框处理更加灵活，可以任意调整两个表格的相对位置，其实四种方法各具特点，但都能够满足您的需求。19. 将Word表格压缩进行到底近日从网上下载一个包含Word表格的文件，此表格内容多、尺寸大，要将它排列到A4纸上，着实费了一番功夫，下面就看看我是如何压缩表格的尺寸的。当然减小表格中文字字号是最有效的办法，但要适可而止，主要还是在其他方面下功夫。1) 设置表格属性在表格右键单击，从右键菜单中选择“表格属性”，打开“表格属性”对话框(如图1)。在“表格”选项止中，去掉尺寸中“指定宽度”的勾选，同样也将“行”、“列”及“单元格”选项卡中的此处勾选都去掉。单击确定按钮，表格自动缩小至各行、列的最小值，如果表格没有反应，尺寸没有缩小，您需要继续下面的设置。在“表格属性”对话框的“表格”选项卡中，单击选项按钮，又打开了“表格选项”对话框(如图2)。勾选“自动调整尺寸以适应内容”复选框，确定后退出，重复去掉指定宽度的设置，则表格的自动缩小尺寸设置才起作用。此时您还可以继续减小表格尺寸，在图2中，将表格的“默认单元格”间距都修改为“0厘米”，确认退出，此时表格又变小了。2) 利用表格控制柄在表格的右下角会出现一个正方形控制柄，拖动此控制柄，向左上方压缩，直至最小，则快速减小表格的尺寸。3) 减小行间距、字间距经过上面的调整，表格的尺寸已经大为减小了，但并不是到了极限，您还可以缩小表格尺寸，通过减小表格中字符的行间距、字间距，可继续缩小表格的尺寸。调整行间距、字间距，分别利用“段落”对话框、“字体”对话框实现！20. 使用Word 2003表格的诀窍我们在用Word 2003编写文档时经常要插入一些表格，以增强文章的阅读效果。Word 2003的表格编辑功能为我们编辑表格提供了很大的方便。但是，笔者在使用时发现，这些功能乍一看非常简单，但真正用起来，却经常出现一些莫名其妙的问题，原来有许多诀窍在里面，只要我们了解和掌握了这些诀窍，对Word 2003的表格编辑就会得心应手了。1) 斜线表头的处理斜线表头是经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。设置前要将此单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大，并将插入点定位在此单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。2) 表格的调整调整表格大小的最简单方法是，把鼠标移到表格的右下方，待出现一个双向箭头时，按住鼠标左键上下左右移动及向右下方或左上方移动，即可对表格进行放大或缩小。此种方法只是使整个表格放大了，其行列数并没有改变。若需调整某一行的高度或某一列的宽度，其操作步骤是，选定表格后，按鼠标右键进入“表格属性”，选“行”或“列”进行个别调整。若要增加或减少表格的行数或列数，可在位置确定后，执行“表格”菜单上的“插入”或“删除”及下一级的选择项，即可完成表格的行列数调整。3) 设置跨页表格的标题有的文档主要由表格组成，且不止一页，这种情况下为了方便阅读，一般要求在每一页的首行设置上表格标题行，Word 2000提供了设置每页标题的简便方法，方法是在第一页的表格首行上设置好标题内容，然后执行“表格”菜单上的“标题行重复”命令，这样其他各页的首行上都自动设置上了与第一页相同的标题行，实在是方便快捷。4) 表格数据的排序、求和在表格文档中，我们经常要用到排序功能，Word 2003提供了列数据排序功能，有升序和降序两种，方法是把光标定位在要排序的列上，然后执行菜单或表格工具栏上的排序功能。需要注意的是，对行中的数据不能进行横向排序；表格中的首行，Word 2003是作为标题行来对待的，如果在其中填入了数据，该数据也无法参与排序功能。“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮，可以方便地汇总每一列或每一行的数据。需要注意的是，一列数值求和时，光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上；一行数据求和时，光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上，当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时，列求和优先。5) 表格与文字的转换如果你想把有数据的表格转换成文字方式，可以把光标定位在表格上任一位置之后（不要用鼠标选定区域），执行“表格”菜单上的“转换”及下一级的“表格转换成文字”，此时表格线将被去掉，而原有数据将会依照“制表符”的位置有序地排列，产生一个我们通常所说的无线表。如果原先没有表格，在录入文字或数据时，每个项目之间用逗号、制表符或空格键断开的话（注意：逗号必须用半角方式），我们还可以把这些文字或数据转换成表格方式，其方法是：用鼠标选定录入的文字或数据，再执行“表格”菜单上的“转换”及下一级的“文字转换成表格”命令，则所选的文字区将会转换成一个表格。在出现转换对话框时，表的行、列数和表格格式还可以根据你的需要和爱好进行适当的调整。6) 公式的使用在Word2003的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。一般的计算公式可用引用单元格的形式，如某单元格=(A2B2)3即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘3，表格中的列数可用A、B、C、D等表示，行数用1、2、3、4等来表示。利用函数可使公式更为简单，如=SUM(A2:A80)即表示求出从第一列第2行到第一列第80行之间的数值总和。7) 使用Word自制编号菜单栏写文章时常常需要输入一些连续的各种数字编号，但不管是使用Word的“插入”功能，还是通过输入法的数字序号虚拟键盘输入，都只能是一次输入一个，很不方便。如果能够制作一个专门的“编号”菜单，当需要输入某种编号时，只需选择一种编号类型，那么该类型编号就全部自动分行输入，用户只需在编号后输入内容，岂不方便？那好，现在就让我们来制作一个专门自动分行输入连续编号的菜单栏吧！步骤一：创建“编号”菜单栏在Word工具栏的任意位置单击鼠标右键，选择“自定义”命令，打开自定义对话框。单击“命令”选项卡，在“类别”列表中找到位于最下方的“新菜单”项目，然后点击右侧“命令”列表中的“新菜单”，将其拖放到菜单栏的任意位置，接着在“新菜单”上单击右键，将其重命名为“编号”。如果你想自定义一个调用它的快捷键，可以在后面再加上“（&N）”，其中的字母可以自定义，只要不与其他菜单的快捷字母重复即可（如下图）。至此，“编号”空白菜单创建完毕，点击确定后退出“自定义”对话框。步骤二：创建“自动图文集”要实现自动分行输入的功能，可以通过宏命令来创建自动图文集。如果要创建一个分行输入的从“（1）”到“（10）”的自动图文集。首先在Word文档的空白处输入从“（1）”到“（10）”的编号，每个编号各占一行，然后上下拖动全部选定这些编号。再次在工具栏的任意位置单击鼠标右键，选择其中的“自动图文集”命令，这时“自动图文集”工具栏就会出现在窗口中。不要做任何其他操作，直接点击自动图文集工具栏上的“新建（N）”，随即便会出现“创建自动文集”对话框，在“请命名您的自动图文集词条”下面为这个自动图文集取个名字，比如叫“（1）-（10）”，单击确定创建完毕（如下图）。接下来根据你的需要，还可以按照上述相同的操作步骤，制作分行输入其他格式编号的自动图文集，如分行输入“-”等，甚至可以将这些编号分段，比如从1到5为一组，6到10为一组，以方便使用，还可以制作诸如“甲乙丙丁”等特殊编号。步骤三：添加新的菜单项最后一步是将建立的自动图文集添加到“编号”菜单栏中。在工具栏任意位置点击鼠标右键，选择“自定义”，选择“工具栏”选项卡，在左侧“类别”中点击自动图文集，然后在右侧的“命令”列表中找到刚才建立的自动图文集条目，用鼠标把它拖放到在步骤一中创建好的“编号”空白菜单中（如下图）。依次类推，将刚才创建的其他自动图文集全部拖放到“编号”菜单中即可。一切就绪后，你的编号菜单栏总算创建完成啦，试一试，感觉一定很方便吧。21. 将Word表格一分为二使用Word中的表格制作功能制作表格是相当方便的，那么怎么样才能把做好的表格一分为二呢？首先，将光标定位到要分开的表格的某一行上，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。这时，表格的中间就自动地为你插入了一个空行，与此同时也就实现了将一个表格一分为二的目的。怎么样，很简单吧！另外，如果你想把分开的两个表格放在不同的两个页面当中分页打印的时候，只要按下“Ctrl+Enter”组合键，就可实现。22. 用Word巧妙复制表格在编辑Word文档时，如果需要对表格或表格项进行复制，那么希望我以下所讲可以助你一臂之力。1) 拖动表格1、首先切换到页面视图方式，然后将指针停留在表格的左上角上，直到表格移动控点即一个方框内有一个四向箭头出现；2、将指针停留在表格移动控点上，直到一个黑色四向箭头出现；3、按住Ctrl键，将副本拖动到新的位置。2) 粘贴表格当然，使用常用工具栏中的“复制”和“粘贴”命令同样可以完成表格的复制工作。不过，当你要将表格项从一个表格粘贴到另一个表格中，而且作为该表格中的行、列或嵌套表格，而不是作为文本时，你就必须用到“粘贴表格”命令了。而要使用“粘贴表格”命令，需要你先将其请出来，方法如下。1、在“工具”菜单中，单击“自定义”命令，然后单击“命令”选项卡；2、在“类别”框中，单击“编辑”；在“命令”框中，找到并单击“粘贴表格”(如图1)，然后左键点住将其拖放到常用工具栏中的适当位置。此时，“粘贴表格”按钮出现在该工具栏中。该按钮命令也被称作“粘贴行”、“粘贴列”或“粘贴为嵌套表格”，这取决于粘贴时单击表格的位置；图1 向工具栏中添加“粘贴表格”3、单击“关闭”按钮，关闭“自定义”对话框。现在，你就可以使用这个“粘贴表格”命令，方便地完成表格项从一个表格到另一个表格的复制工作了。最后，我们说一说如何删除“粘贴表格”按钮，方法是：按住Alt键，然后单击并左键拖动“粘贴表格”按钮离开工具栏，当鼠标指针旁出现一个“”时，释放左键即可。）23. 用Word绘制“斜线表头”的二种方法1、先在表头单元格里输入三行文字：“日期、“星”期”、“周次”，依表头中文字的位置对文字进行字体、字号、行距设置，拖动水平标尺上的“首行缩进”滑标及用“空格键”调整字符间距，然后用绘图工具栏上“直线”工具在合适位置画出斜线。或者先用绘图工具上“直线”工具画好斜线，再输入文字，并对文字进行设置(字体、字号、行距、字间距)，假如仍不合适，再对斜线进行调整，直到满意为止。2、在“表格”菜单中选择“绘制斜线表头”选项，打开“插入斜线表头”对话框，在“表头样式”中选择“样式二”，单击确定。然后在表头单元格输入三行文字：“日星”、“期期”、“周次”，并设置字体、字号、行距，用拖动水平标尺上“首行缩进”滑标和“空格键”调整合适的间距，再不满意的话，对斜线作微调，即选中斜线右击，在弹出的快捷菜单中依次点击“组合”、“取消组合”后，再对需要调整的斜线选中，移动到最佳位置。或者先输入三行文字，再对文字进行字体、字号、行距设置，然后通过“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令绘制斜线，最后再整体调整，直到满意为止24. 斜线表头的处理斜线表头是经常用到的一种单元格格式，其位置一般在第一行的第一列。设置前要将此单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大，并将插入点定位在此单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。25. 快速删除Word表格中指定的行或列在Word表格中删除指定的行或列时，可以把鼠标放在指定的行或列中任一单元格中，然后按AltA，接着按D，再按R，此时会删除光标所在的行，如果是AltA，D，C,则删除的是光标所在的列。还可以通过按住鼠标左键，拖动鼠标，选定连续的数行（或列），运用上面的组合键，进行快速操作。26. 你会用Word的排序功能吗？问：在一些有大量人名、单位名称的Word文档（比如会议名单）中，经常需要对名单按照一定的方式进行排序，请问有没有简便的方法?回答：使用Word的排序功能可以解决这个问题。以在Word 2002中排序为例：首先将要排序的人员、单位名称输入到Word中，每个名称要单独占一行（也就是每次输入后要按下回车键）。输入完毕后，选中这些文字，执行“表格排序”命令，在“排序文字”窗口“主要关键字”栏中选中“段落数”。从“类型”选项中选择一种排序依据（“笔画”、“数字”、“日期”、“拼音”等），然后选择一种排序方式（“升序”或“降序”），最后单击“确定”按钮即可。27. 按姓氏笔画排序在Word 2003的表格功能中，为了适应中文习惯，新增了按“姓氏笔画”排序功能。具体使用方法是：选择需要排序的列，左击“表格/排序”选单项，再选择“类型”组合框中的“笔画”项，并选择“递增”或“递减”，点击“确定”即可。你会看到，此时的表格已按“姓氏笔画”（而不是“姓名笔画”）的递增（或递减）排列好了。28. 让文字自动适应Word表格单元格大小在Word 2000中，当我们向表格中输入文字时，表格的列宽会自动增加以适应文字，但如果对单元格的尺寸有要求时，在Word 97中只能手工调整文字间距，而在Word 2000中则可以自动调整文字间距以适应单元格。要启动这项功能，可进行如下设置：1、选中该单元格。2、从“表格”菜单中选择“表格属性”命令，随后出现“表格属性”对话框。3、在“表格”选项卡中，单击“选项”按钮，随后弹出“表格选项”对话框，清除“自动重调尺寸以适应内容”复选框以固定表格尺寸。4、在“单元格”选项卡中，单击“选项”按钮，弹出“单元格选项”对话框，单击选中“适应文字”复选框。为了让单元格容下尽量多的文字你还可以把单元格边距全都设为零。5、单击“确定”按钮。然后在该单元格内输入文字时，Word会自动调整字符间距以适应单元格大小，但字符字号不变。有兴趣的朋友可以试一试，看一看这样制作出来的表格是否既省事又美观。在Excel中也可以进行类似的设置让文字适应单元格的大小，方法是执行“格式单元格对齐缩小字体填充”命令。29. 在Word中高效率应用表格的选择录入功能年终岁末，每个办公室都少不了上报一些报表什么的，年年如此。故如何高效率地、正确地输入变成了大家追求的目标。在一些表格的项目中一定会有非此即彼的输入项，如果将这些项目设计成下拉列表就会大大提高输入的速度和正确性，今天笔者就和大家一起来探讨一下这方面的技巧。1) 在Word中设置“下拉型窗体域”，实现表格的选择性录入方式在这里我们还是举个例子来说明我们的设计思路吧！比如，要上报一份“2003年计算中心上机情况统计表”，在这个表格中如职称、上机课程等几项是要反复重复输入的，那不妨将它设置成选择性下拉列表式输入方式，只要一点单元格，就会出现一个下拉列表，在列表中选择要输入的项就可以了。如图1所示为此表的一部分。图1 2003年计算机中心上机情况汇总表要实现上面如图所示的效果需要进行如下设置。第一步：设计表格先打开一个Word文档，在其中根据需要先设计好表格。可以先将一些不能用下拉输入的单元格先行输入。第二步：插入下拉型窗体域下拉型窗体域是比较常用的窗体域类型。这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格，在“职称、上机课程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。具体方法：将鼠标移到指定位置，比如上机课程下面的单元格，点“视图工具栏窗体”，弹出“窗体”工具栏，点“下拉型窗体域”按钮，如图2所示。图2窗体工具栏窗体域插入后，单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影)。窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，并不会被打印出来。双击插入的窗体域，系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框。在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。添加的步骤是：首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮(或按回车键)，然后依次输入其余列表项。所有列表项添加完毕后，可以通过向上、向下这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。选中“启用下拉列表”项，点“确定”按钮即可，如图3所示。图3设计下拉项这样一个单元格的下拉型窗体域就设置好了，下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推，完成其他项的域插入工作。第三步：保护窗体下拉型窗体域插入完成之后，单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮，这样除了含有窗体域的单元格外，表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格，在单元格的右侧会出现一个下拉三角图标，点击该图标会弹出下拉列表，在其中选择即可。全部选择好后，再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。30. 编号自动录入如果要在普通的文本中输入编号，许多人都会使用手工的方法来逐步输入，但如果要输入的编号有很多的话，手工输入将变得很麻烦。其实用Word 2002内置的虚拟表格功能能很轻松地输入编号，比如假设笔者要输入1到6000的一个编号，只要先在Word 2002中使用插入表格功能，来向编辑文档中插入一个行数为1、列数为6000的表格，然后选中生成的表格，接着选择格式菜单中的项目符号和编号，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，此时电脑自动生成编号，生成编号后，选中整个表格，用CTRLX剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时会直接粘贴上编号而不会出现表格了。31. 表格自动填充在Word表格里选中要填入相同内容的单元格，单击“格式项目符号和编号”，进入“编号”选项卡，选择除“无”之外的任意格式框，点击“自定义”按钮，在“自定义编号列表”窗口中的“编号格式”栏内输入需填充的内容，在“编号样式”栏内选择“无”，依次单击“确定”退出后就可以看到该内容已经自动填到各单元格中去了。32. Word中巧输星期进入“项目符号和编号”对话框“编号”选项卡，单击“自定义”按钮，在“编号样式”一栏内只能选择“1，2，3”或“一，二，三”等样式，要输入星期一、二、三怎么办?其实只须先选中要填充的表格，在“编号样式”栏内选择“一，二，三”，然后在“编号格式”栏内的“一”前输入“星期”即可。33. 完型填空题的录入如果你是一个教师，一定体验过完型填空题的录入有多么的麻烦吧？完型填空是英语试卷中很常见的题型。每次在输入时总想让几十个题目的选择项中的A、B、C、D形式从上到下对齐排列。但您是不是发现，不管使用哪种方法，总是不能上下完全对齐，此时，不妨使用一下我为您介绍这种方法。先在试卷的适当位置根据题目答案需要，制作一个单行四列（或二行二列）的表格，并按顺序填写A、B、C、D；当每道题的题目录入后，可在下行行首粘贴制作好的表格，然后录入各选项的具体内容；录入结束，定义各个表格,选择菜单中的边框项，去除表格线。按此方法录入试卷，各选项对得非常整齐，整体布局也很美观。四、 操作技能34. “Alt”和“Ctrl”键在Word中的妙用1) 随心所欲移图片如果按住“Alt”键不放的同时再用鼠标移动图形对象，就可以随心所欲地移动了。但是如果不使用鼠标而只通过键盘进行移动的话，对选定的图片对象直接用“”、“”、“”、“”4个方向键移动时，与直接用鼠标移动时的效果还是一跳一跳的。但如果按住“Ctrl”键(注意不是“Alt”键)再用方向键移动时，也可以随心所欲地移动了。2) 微调表格线的位置此外，在Word中调整表格线时也有类似的问题，无法微调表格线的位置。没关系，也可以在按住“Alt”键的同时再用鼠标调整表格线，就能解决问题了。还要提醒一点，如果要十分准确地调整图片对象的位置，还可以在图片的格式窗口中进行数值化的设置。对于表格线的位置即单元格的大小，也可以在表格属性中进行数值化的设置。3) 选定矩形文字块如果按住“Alt”键再拖动鼠标选定文字对象，则可以选定以鼠标按下和弹起点为对角顶点的矩形文字块了，对这个矩形文字块同样可以进行平常的操作，还可以用于一些特定的用途，比如在删除连续多行短文本行首多余的空格时就可以利用。4) 用Alt+Enter快速重复输入（F4）在Word中输完一些内容后，紧接着按下键则刚才输入的内容会被自动拷贝一遍出现在文档中，这个办法适用于拷贝粘贴后的重复粘贴。35. 用Shift+F1组合键快速查看格式信息在Word2000中，我们有时需要了解文档的文字格式和图片格式等详细信息。按Shift+F1，就可以让你快速地获得这些信息。具体方法：同时按下Shift+F1，这时鼠标变成一个带有箭头的问号，用它点击文本或图片，屏幕上就会出现一个显示格式信息的窗口。此外，同时按下Shift+F1后，点击任何菜单中的命令、工具栏中的功能按钮，都可以看到关于它们的描述。按Esc键鼠标将会恢复原状。36. 用Shift+Alt组合键移动复制文本块在Word 2000中，有时需要把某一块文字或图形移到或复制到另一处，这时就该发挥Word 2000的区域移动功能了。具体方法：首先将光标定位到需要移动的文本块的左上角，然后按下Shift+Alt别松开，再将光标移到文本块的右下角，单击鼠标，这时两点之间的文本块被选中，单击鼠标右键，选中“剪切”，找到你要移动的目标位置，选择“粘贴”即可；若要复制文本块，只需用鼠标拖动选中的文本块到目标位置即可完成复制（该操作非移动）。37. 用Shift+F5组合键快速回到上次编辑的位置在Word 2003中，有时需要回到文档上一次编辑的位置，通常情况是使用滚动条来实现，但如果文档比较长时这种方法就显得很不方便，Word 2003为用户提供了一个快速恢复编辑位置的功能。要回到上次编辑的位置，按下Shift+F5即可实现，它可以使光标在最后编辑过的3个位置间循环切换。关闭文档时，它也会记下此时文档的编辑位置，当再次打开时此文档时，按下Shift+F5就可以回到关闭时的编辑位置。38. 用Shift+F3组合键快速切换大小写字母在word 2000中，可以很方便地更改字母大小写。方法：将所需要更改的部分选中，按“shift+f3”可以将所选内容在“全部大写”、“全部小写”和“首字母大写，其它小写”3种方式之间进行转换，非常方便。39. 用Ctrl+和Ctrl+组合键快速设置字体在word文档编辑过程中，选择适当大小的字体，可使文档美观大方。在改变字体大小时，为了更具有直观性，先选中要设置的文本，再反复使用快捷键ctrl+和ctrl+使字体逐渐增大或变小，直到你满意为止。40. 用Shift键快速退出Word如果要退出你打开的多个Word文档，可按住Shift键，单击“文件”菜单中的“退出”命令，即可快速退出所有Word文档。