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关于对“内审”和“管理评审”的理解及审核方法的探讨北京三星九千认证中心 庞黎杰摘 要：国家认证认可监督管理委员会在关于2011年认证机构专项监督检查情况通报专项检查结果分析中指出:“内审和管理评审流于形式。认证人员现场审核机械、教条，没有起到认证审核传递信任、服务发展的核心作用”。为实现提供增值审核服务的目的。本文就对“内审”、“管理评审”的理解；对“策划时间间隔”、“审核方案”的理解；“内部审核”和“管理评审”的实施方式；如何按企业的实际运作实施审核等进行了阐述。关键词：内审 管理评审 策划的时间间隔 审核方案长期以来，审核员在进行“内审和管理评审”的审核时，默认其形式化、格式化的存在（其内容几乎每年一样）。导致组织“两层皮”的长期存在，导致组织进行的内审、管理评审达不到认证标准所要求的“期望的结果”。如何通过认证人员的审核，促进组织的内审、管理评审实际、有效地开展？这就要求审核员要对内审、管理评审的正确理解，要按组织实际运作进行审核。下面就内审、管理评审的理解及审核方法进行探讨：一、内部审核的理解及审核方法1、内部审核在GB/T19000-2008中对“审核”是这样定义的：为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。在GB/T19001-2008中描述了内部审核的目的：确定质量管理体系是否符合策划的安排（见7.1）；是否符合本标准的要求；是否符合组织所确定的质量管理体系的要求；是否得到有效实施与保持。理解：内部审核是组织自我评价其管理体系的方式之一；通过内部审核来确定组织的质量管理体系的符合性、实施性、有效性；审核结果是组织管理评审、持续改进质量管理体系的有效性的输入之一。因此，内部审核对组织非常重要，有效的内部审核能促进组织持续改进其管理体系，提高组织满足要求的能力。为实现、达到内审的目的，组织应进行审核方案的策划，按策划的时间间隔实施内部审核。如何进行审核方案的策划呢？2、审核方案在GB/T19000-2008中对“审核方案”的定义是：针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。在GB/T19011-2003审核方案的管理中指出：审核方案还包括对审核的类型和数目进行策划和组织，以及在规定的时间框架内为有效和高效地实施审核提供资源所必要的所有活动。在GB/T19001-2008标准8.2.2中要求：组织应策划审核方案，策划时应考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果。应规定审核的准则、范围、频次和方法。理解：审核方案的策划是有效开展内部审核的前提，是对某一时间段内（如：一年）审核的策划。其输入为：审核方案的目的；准备进行审核的过程、区域的状况和重要性；以往审核的结果。“审核方案的目的”在GB/T19011-2003中列有示例：满足管理体系标准认证的要求；验证与合同要求的符合性；获得并保持对供方能力的信任；有助于管理体系的改进等。对于目前大部分组织，审核方案的目的是满足管理体系标准认证的要求。“过程、区域的状况和重要性”是指组织实施的各项管理工作（如：文件管理、人力资源管理、设备管理、生产管理、产品检验、不合格品管理等），识别目前哪些过程、区域存在可能的运行不稳定状况以及活动的数量、复杂性、相似性和地点，哪些过程相对重要等。目的是策划在有限的审核时间和资源的情况下实施有效地（针对性的）内部审核。“以往审核的结果”是审核方案策划重要输入之一，其最能直接反映组织的过程、区域的状况和重要性。审核方案的输出：审核的准则、范围、频次和方法。还可包括：每次审核的范围、目的和审核时间（见GB/T19011-2003 5.2.2a)条款）。其中，审核的频次和每次的审核时间，即为“策划的时间间隔”。3、策划的时间间隔GB/T19001-2008中8.2.2 条款要求：组织应按策划的时间间隔进行内部审核。那么“策划的时间间隔”就是“一年一次，不超过12个月”吗？前面已经论述，“策划的时间间隔”应是审核方案策划的输出。对于过程简单、小型组织而言，通过审核方案策划，可能是一年一次内部审核。但不应在手册或程序文件规定“内部审核一年一次，不超过12个月”。对于过程、区域状况复杂；活动、地点数量较多；中、大型组织而言，要想达到内部审核的目的，实施一年一次的内部审核是比较困难的。由此，审核方案的策划是非常重要的。那么，如何进行审核方案的策划呢？4、内部审核程序GB/T19001-2008标准8.2.2 条款要求：应编制形成文件的程序，以规定审核的策划、实施、形成记录以及报告结果的职责和要求。审核的策划包括对审核方案的策划（还有审核计划、审核组组成、审核实施、形成记录和报告结果等的职责和要求）。要在程序文件中明确对审核方案策划的职责和要求，在GB/T19011-2003 5.3.1审核方案职责中要求：应当由基本了解审核原则、审核员能力和审核技术应用的一个或多人承担。他们应当具有管理技能，了解与受审核活动相关的技术和业务。在进行审核放方案策划时明确以下内容：审核的策划和日程安排；保证审核员和审核组长的能力；选择适当的审核组并分配其任务和职责；实施审核；实施审核后续活动；保持审核方案的记录；向最高管理者报告审核方案的总体实现情况。5、内部审核实施过程通过审核方案的策划明确组织年度的审核频次确定每次的审核目的、准则、范围严格按方案实施审核实现内部审核的目的持续改进管理体系6、审核方法对于“内审”的审核，应加强对组织编写的“内部审核程序”和“审核方案”的符合性、适宜性、充分性进行文件审核。不能只是对“审核计划”、“签到表”、“检查表”、“不合格报告”和“审核报告”的审核。a）对“内部审核程序”的审核“内部审核程序”应满足标准要求：应编制形成文件的程序，以规定审核的策划、实施形成记录和报告结果的职责和要求。“内部审核程序”应明确：审核的策划，包括“审核方案”，谁负责策划？有哪些要求？审核组组成、审核计划等要求。审核实施形成记录，包括“检查表”、“不合格报告”，形成审核证据、审核发现的要求。报告结果，即“审核报告”，审核报告的编写要求。b）对“审核方案”的审核“审核方案”应满足标准要求：策划时应考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果。应规定审核的准则、范围、频次和方法。“审核方案”的输入：准备审核的过程的状况和重要性；准备审核的区域的状况和重要性；以往审核的结果。“审核方案”的输出：审核的准则、范围、频次和方法。审核“审核方案”时应重点审核其输入的充分性和符合性，是否与组织的实际管理情况一致；审核其输出的适宜性和符合性，审核的准则、范围、频次和方法是否明确。c）对内审实施过程的审核审核“内部审核计划”是否符合“审核方案”的策划安排。审核“检查表”是否按“内部审核计划”进行，审核“内部审核实施过程”的有效性。审核信息是否可追溯，是否形成审核发现。审核“审核报告”所形成的审核结论是否与审核证据、审核发现一致。要关注：内部审核的结果，是否作为管理评审的输入。二、管理评审的理解及审核方法1、对“管理评审”的理解GB/T 19000-2008对管理和评审这两个术语进行了定义。管理：指挥和控制组织的协调的活动。评审：为确定主题事项达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2011、GB/T 23331-2009四个标准的管理评审要求，均是要求最高管理者应对管理体系进行评审。因此，管理评审是最高管理者的所进行的活动，是最高管理者对在其指挥和控制下的组织日常工作是否达到规定目标，包括所建立的方针和目标的适宜性，以及实现这些目标的过程的适宜性、充分性和有效性所进行的评价活动。其目的就是通过这种评价活动来总结日常管理的业绩，并从当前业绩上考虑找出与预期目标的差距，同时还应考虑任何可能改进的机会，并在研究分析的基础上，找出自身的改进方向。管理评审的目的：通过最高管理者的实际、有效的管理评审，以确保组织的管理体系（组织的各项管理工作）持续的适宜性、充分性和有效性。2、对“策划的时间间隔”的理解在GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2011、GB/T 23331-2009四个标准管理评审中，均有“最高管理者应按策划的时间间隔评审质量/环境/职业健康安全/能源管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。”的要求。那么“策划的时间间隔”指的是多长时间呢？从管理评审的目的“以确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。评审应包括评价改进的机会和管理体系变更的需求。”来看，为保证组织的管理体系（日常工作）的适宜性、充分性和有效性，最高管理者要对日常工作的开展情况进行评审。最高管理者要根据管理体系（日常工作）的运行情况，不时地按策划的时间间隔（如：生产例会、经营分析会、总经理办公会等）进行，可能是一周、半月、一个月一次，一年一次远远不够。特别是组织开展的月度总结、半年总结、年度总结更是综合的管理评审。在有，从管理评审的输入要求看，GB/T19001-2008要求输入的信息是7项；GB/T24001-2004是8项；GB/T28001-2011是5项；GB/T 23331-2009是8项。这些输入信息（主题事项）产生的时间不会一样，最高管理应及时评审每一个输入信息（主题事项），以解决管理体系运行中存在的问题，不能因为要等待一年一次管理评审，使管理体系（日常工作）不能持续的适宜、充分和有效的运行。因此，时间间隔的策划，由组织按需求确定。通常，由最高管理者主持的生产例会、经营分析会、总经理办公会、专题会议（包括内审末次会）、紧急会议、月度总结、半年总结、年度总结等均为管理评审。这些会议的时间的确定即为“策划的时间间隔”。3、对“保持管理评审的记录”的理解前文已指出，管理评审是最高管理者的所进行的活动，所以要保持管理评审每一个过程（P-D-C-A）的记录。既，会议通知、参加人员、会议内容、发言内容、评审结论、会议纪要等4、对“输入、输出”的理解标准所列的管理评审输入信息，均可是评审的主题事项，每次评审时可以是一项或多项，甚至是全项。由组织最高管理者依据指挥和控制组织的协调活动以及建立方针和目标并实现这些目标的需求而定。通常是组织的本次会议内容。评审输出是评审的主题事项是否达到规定目标的结果，其（体系及过程绩效、方针和目标、资源方面的）任何决定和措施都是为确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。通常是组织的会议纪要。5、审核方法在审核实践中，大部分的受审核方均是按一年一次进行管理评审，大部分审核员都是向体系主管部门索要管理评审计划、管理评审记录、管理评审报告。而不是对最高管理者进行审核。审核员认同受审核方专为第三方审核而做的管理评审方式，促使组织的“两层皮”的出现。下面给出审核建议：a）确定最高管理者为审核对象管理评审是组织最高管理者的职责，是其管理工作的重要活动，因此，管理评审的审核对象是最高管理者，而不是所谓的体系主管部门。可通过交谈的方式进行审核，了解组织的实际管理评审方式，了解最高管理者对认证标准要求的管理评审的理解。同时引导组织的最高管理者正确认识管理评审的要求。b）收集由最高管理者主持的会议记录根据最高管理者介绍的组织实际开展的管理评审情况（生产例会、经营分析会、总经理办公会、专题会议（包括在内审末次会上最高管理者的发言）、紧急会议、月度总结、半年总结、年度总结），抽样审核（前述会议的）会议纪要。通常，会议纪要留存在办公室（总经理办公室、厂长办公室、综合办公室），可抽查连续的3个例会记录和至少1个总的总结记录。c）形成审核发现依据审核准则（管理评审的标准要求及组织的自身要求），评价所获得的审核证据是否符合要求。首先，评价组织是否按策划的时间间隔进行管理评审，是否按规定的要求组织进行了各项会议。其次，评价组织的会议内容是否满足标准的输入要求。对于管理评审的输入，允许组织通过一次或多次会议的内容满足。最后，评价组织是否针对会议内容（输入）进行了评审，会议中提出的问题是否做出决定和措施（会议纪要），各项改进决定和措施是否得到落实，资源是否得到落实。6、管理评审审核实例受审核方：采气厂 日期2013.1.18-2