工程项目监理资料管理规定.doc

附录一工程项目监理资料管理规定工程项目监理资料，是监理公司在工程项目实施监理过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录，是施工过程真实、全面的反映，其管理水平的高低反映了监理企业的管理水平、人员的素质。为了规范我司的现场监理工作，提高监理水平和市场竞争力，确保按监理合同要求圆满完成各项监理任务，更好地规避风险，特制定本办法。一、监理资料管理分工1、监理资料管理由总监理工程师总负责；各专业监理人员分工负责，及时催促、收集（注意其规范性、完整性、有效性），并作好记录与各种表格的填写；专*（兼）职资料管理员（以下简称资料管理员），负责资料的收发、整理、管理、保存和归档。2、公司综合管理员负责按有关规定催促监理部按时提交监理资料，负责入库前的检查，具备入库条件的报请总工核准入库。3、资料管理员职责：（1）负责监理资料的传递、收发、整理、借阅、编码、保管、组卷、装订、移交等工作；（2）及时转交、传递、处理各文件和资料，发现问题及时与各专业监理工程师联系，确保文件资料的完整、准确、有效；（3）定期到现场巡视，负责现场各种信息的收集、计算机存储、信息的分析和处理工作；（4）利用计算机建立图、表等系统文件；建立监理管理工作台账；（5）草拟项目监理部所发出的通知、纪要、报表等文件，整理完交总监理工程师审查，印后迅速发至相关单位或人员；（6）负责每天收集、阅读各专业监理工程师的监理日记，了解工程进展，及时向总监理工程师汇报；（7）根据各专业监理工程师提供的和自己了解的信息，汇总编写监理月报，经总监批准后，于每月4日前报送公司及业主；（8）负责现场办公用品（包括电脑、打印机、稿纸等）、劳保用品、工具、图书等的领用、保管和一般维护工作。二、施工阶段监理资料归档内容详见附件1施工阶段监理归档资料目录一览表。三、监理资料管理的有关规定1、传递、签认流程监理资料的传递和签认流程按下图进行：项目总监签认各方资料管理员登记台账发文归档各专监确认、签认资料管理员签收、登记各方文件资料完整需总监签不完整2、收文与登录所有收文应在收文登记表（见铅印的收文登记册）上进行登记，应将资料文件的编号、名称、内容扼要、来文单位（部门）、收文日期及份数等记录清楚，必要时应注意接收资料的具体时间，最后由监理部收文人员签字。接收时应注意资料内容是否可追溯？填写和记录是否真实完整？签字确认人员应符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。不符合要求的，不得接收，并要求重报。如材料报审中的数量清单表是否明确注明该材料所使用的具体部位、复检试验情况，以及该材料质保证明的原件保存处等。重要资料应在监理日记中反映；部分如涉及建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。3、传阅由项目总监或其授权的监理工程师确定资料是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在资料传阅纸上，随同资料进行传阅。资料和记录传阅期限不应超过该资料的处理期限。传阅完毕后，资料原件应交还资料管理人员归档。4、监理发文发文由总监或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部用章，同时填写用章登记记录（见铅印的印章使用登记表）。如为紧急处理的文件，应在文件首页标注“紧急”字样。所有发文按监理信息文件分类和编码要求进行编码，并在发文登记表（见铅印的发文登记册）上做好登记。登记内容包括：发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）、受文单位（部门）、文件分类编号、名称、内容扼要、份数等。收件人收到文件后应签名。监理部所有的发文应留有底稿，对重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录（如重要的专题报告、通知、停工令等指令文件）。项目监理部资料管理员应及时将发文原件归入相应的文件夹（袋）中，并在目录清单中予以记录。5、编码监理资料应按单位（或分部）工程、形成时间的先后顺序进行分类编码，并且必须保证每个文件资料只有唯一确定的编码来代表它，不得重复。具体的编码形式为：（）（共7位编码）“”为单位工程代码（1位）。当一个项目有较多个单位工程时，为使其资料便于区分，规定编码的首位码为单位工程码，其代码与设计图纸中每个单位工程表述的一致，如单位工程为2楼，则代码为“2”；如单位工程为栋，则代码为“”。当该项目只有一个单位工程时，此项可缺。“”为工程监理资料文件分类代码（3位），根据施工阶段监理归档资料目录一览表归档内容，制定的代码详后附件2。“”为顺序号（3位数字）。例如某资料编码为121023，其表示意思为：1表示该项目1栋单位工程；21表示类第21序号即9工程材料/构配件/设备报审表及数量清单监理资料（详见附件2）；023表示顺序号为第23份该资料。6、分类存放（1）监理资料经收文、发文、登录和传阅工作程序后，必须使用科学的分类方法进行存放，这样在既满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后资料的归档与移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于分类存放的专用资料夹（袋）。在大中型项目中采用计算机对监理信息进行辅助管理。所需资料柜、袋由总监负责协调解决。（2）监理部资料管理员应根据项目规模，规划各资料柜和资料夹（袋）内容。具体实施可按附件1施工阶段监理归档资料目录一览表进行规划，但不一定机械地按顺序将每个资料夹（袋）与各类资料一一对应。例如资质资料（0811）、合同文件（1214）与勘察文件（1516）等数量比较少可合并存放在一个资料夹（袋）内，并在封面注明清楚归档资料类别名称；而质量复核签证资料中的工序、检验批、隐蔽工程报验（19）与工程材料/构配件/设备报审表及数量清单（20）的数量较多，则可按单位或时间先后顺序来放在一个资料夹（袋）内。（3）资料夹装满或工程项目某一分部或单位工程结束时，资料应转存至档案袋，袋面应以相同编号标识。（4）如资料缺项时，资料代码编号可空缺，并注明“此种资料空缺”字样。7、借阅、更改与作废项目监理部存放的资料原则上不得外借，如其他单位确有需要，应经总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在资料管理员处办理借阅手续。资料管理员办理有关借阅手续后，应在资料夹的内附目录上作特殊标记，避免其他人员查阅该文件时，因找不到资料引起工作混乱。监理资料的更改应由原制定部门相应责任人执行，涉及审批程序的，由原审批责任人执行，由资料管理员填写更改通知单，并负责发放新版本资料，发放时必须保证各参建单位或部门都得到改后的资料。资料更改后，应由监理部负责将原资料收回作废。考虑到日后有可能出现追溯需要，监理部可以保存作废资料的样本以备查阅。8、归档监理资料在归档保存中应严格遵照原件和顺序归档的原则。如在监理工作中出现作废和遗失等情况应给予明确的记录，并做相关处理。采用计算机对监理资料进行辅助管理的，当相关的资料和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目监理部相关资料夹（袋）中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关资料和记录改变其资料属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。在项目资料归档前不得将计算机中保存的有效资料和记录删除。9、组卷、装订（1）监理资料应按单位工程、归档资料类别、时间的先后顺序和归档内容的多寡分册立卷与装订，每卷组卷的厚度以2.5cm左右为宜，不得超过3.0cm。（2）资料的档案封面、移交目录、本册目录和备考表均按公司有关规定格式进行填写（详后附件3），档案用纸的规格统一为A4。10、入库管理（1）监理资料在工程预验收后一个月内由监理部整理装订，经总监审核签字，填写归档入库单后，移交公司档案室，经公司综合管理员检查合格，总工核准后办理资料交接入库手续。不合格者有权拒收，直到整改符合要求为止。（2）工程资料归档入库必须内容齐全、签字完整，按归档要求整理成套，零星者不办理入库手续。（3）资料入库后，由综合管理员加盖“工程资料专用章”登帐、建卡，并建立目录管理台账，方便查阅。（4）凡入库工程资料一律不得再出库进行修改、涂改或刮改。需修改者应由相关监理人员另行出修改申请单，报请项目总监签字批准，总工核准再行入库。（5）公司内职工凡需复制、查阅工程资料者，必须经总工程师同意并办理相关借阅与归还手续。（6）归档入库工程资料一律不得外借。（7）一般工程监理档案资料在工程保修期满后应保存一年，重要的工程监理档案保存可延长至三年。（8）对超过保存期限的监理档案，应清点核对，登记造册，经公司总工程师批准后可销毁。四、监理资料的管理的基本要求1、监理资料必须做到“及时整理、真实完整、分类有序”。要随着工程的进展及时收集，及时整理编目，分类有序。真实有效。严禁补报、追记。2、监理资料的管理应当科学化、程序化、规范化，按附表2要求，以计算机作为工具，建立起计算机信息编码系统，实现管理计算机化。3、监理资料应由项目监理部人员分工配合，各专业监理人员应随工程的施工进展不断收集积累监理资料，并认真、及时地进行编审，交资料管理员归档、处理。4、监理资料来源面较广，为保证监理资料的收集及时、完整、规范，项目监理部可在第一次工地例会上，向有关单位针对项目资料整理的时间、格式、份数、编码等做明确的要求；也可在每周例会上讲评资料的收集情况，并在实施中认真督促、给予必要的帮助指导，及时办理签字盖章手续。5、资料的存储介质质量应符合要求，所有资料必须使用符合档案归档要求填写或打印，不得用易褪色的材料（包括圆珠笔、铅笔等）书写、绘制，以适应长时间保存的要求。6、资料应保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损，应防止资料受潮霉变或虫害侵蚀。五、监理工作基本表式我司采用国家标准建设工程监理规范中列出的施工阶段监理工作的基本表式，即类表（承包单位用表110表）、类表（监理单位用表16）和类表（各方通用表12）。在项目监理工作中，各项目监理部可根据工作需要补充其他表式，但在实施前应通过公司总公办的审核同意。六、罚则1、凡发现以下情况之一，罚款30元/次：（1）综合管理员未按一、2条办理，事前未催促、事中未检查、事后未报总工核准；（2）监理部资料员未按一、3条要求办理，管理紊乱、资料收集、整理、编码、组卷、严重不及时。2、凡发生以下情况之一，罚款50元/次：（1）未按第二条要求，资料未收齐的；（2）未按三.1三.6、三.8条办理，造成资料散失、不能按时归档入库。*：一等工程、市属重点工程大型项目，经公司发文配备的专门资料管理员。 附件1 施工阶段监理归档资料目录一览表 （2010年修订稿）编号资料类别归档资料名称要求证件资料归档具体要求1项目前期资料1、施工许可证2、施工图审批资料3、工程质(量)安(全)监督手续复印件或原件均可，但应查验原件。均由建设单位提供（原“招投标文件”只收集供查阅、审批之用，不移交公司）2资质资料1、施工单位企业资质、营业执照、管理人员及特殊工种人员职称、岗位证书2、监理单位资质、营业执照3、A3分包单位资格报审表4、工程供货、试验等单位资质、营业执照复印件，但应查验、核对原件1、 3、4项由施工单位提供并报验2项由监理部到公司复印3项附件包括分包单位资质、营业执照、管理人员及特殊工种人员职称、岗位证书等资料可收集但不移交3合同文件1、工程委托监理合同2、施工总承包合同3、各专业分包合同、检测试验合同、商品砼采购合同等复印件或原件均可2、3项分别由建设和施工单位提供（只收集协议书及专用条件部分）4勘测文件1、地勘资料（仅结论部分）同上由建设单位提供，（在监理合同中约定提供1份）5设计文件1、设计图纸2、设计交底或图纸会审记录3、设计变更通知汇总表4、重大设计变更通知同上1项要求：建筑图提供设计说明、平、立、剖面图；结构图提供平面布置图。尽可能少，以能看清楚监理资料、知道工程概况为准6监理机构 组成人员资料1、项目监理机构组成人员任命书2、组成人员职称证、岗位证、身份证3、监理部人员分工职责文件4、监理人员责任书1、3、4项为原件1项由公司发文2项由监理部到公司复印3项由总监组织分工，并形成资料4项由监理部填写、本人签字，公司盖章7监理机构人员调 换资 料1、人员调动令2、人员调动离接岗交接书、交接表3、调动人员相应的职称证、岗位证书、责任书变动手续1、2项为原件3项为复印件1项公司发文。总监调动须经业主同意，专监调动报业主备案手续2项专监、监理员调动由总监负责监交，总监调动由公司负责监交3项由监理部去公司复印8监理工作计划1、监理规划2、监理实施细则（含专项安全监理实施细则）原件1项要求内容齐全（包括旁站、安全方案）、针对性强、审批、签署齐全2项要求主要内容齐全，可操作性强，安全监理实施细则应与专项安全方案一一对应9监理文件1、1监理工程师通知单2、6监理工程师通知回复单3、B2工程暂停令及复工报告4、C1监理工作联系单5、参建各方往来文件、报告原件要求签署规范、意见正确，章印齐全，编号清楚，收集齐全其中监理通知与暂停工令，要与回复单与复工报告一一对应，相互呼应10测量核验资料1、A2工程测量控制、沉降观测及桩位保护措施等方案报审表2、测量设备或仪器定期核定证书3、A4建筑物定位测量报审表4、A4测量成果及测量放线报审表1、3、4项要求原件，2项为复印件，但应查验原件只移交报审表，附件在施工期间只收集，完工后不移交公司11质量复核签证资 料一、 工序报验资料1、A4检验批、分项工程报验申请表2、A4隐蔽工程报验申请表二、工程材料/构配件/设备报验资料3、9工程材料/构配件/设备报审表三、其它报验资料4、A1工程开工/复工报审表及附件5、A2施工组织设计、专项施工方案报审表6、A10工程竣工报验单要求各报审表及建设、监理审查意见为原件并移交要求各种报验申请表完整、有效；监理审查、签署意见具体、准确、规范、不混岗。除第4项外其余附件可收集供查阅但不移交，审查时应注意：1、2项要求施工单位按检验批划分表及时形成，不漏报、不漏检3项要求检查质保书是否真实齐全有效，报审表中应注明本次进场材料的名称、规格、数量、拟使用部位、生产厂家、抽检或复检试验报告编号等4项应收集附件原件并移交12质量评估1、监理部平行或独立检测资料2、预验收整改清单及整改回执单3、工程质量评估报告原件第3项要求内容全面、规范、真实、有数据统计分析，有质量评估结论及“强标”执行情况13工程质量、安全事故处理资料1、质量、安全事故中监理部所发的有关通知、报告2、质量、安全事故会议纪要3、质量、安全事故处理过程、结果及相应的隐蔽检查资料原件要求处理程序按公司有关规定进行处理1项要求查看现场后，立即报告、通知公司与承包商（先口头，后书面）3项处理过程要求做好隐蔽签认工作14进度控制资料1、A7工程临时延期申请表及附件2、B4工程临时延期审批表及附件3、B5工程最终延期审批表及附件4、施工单位报送的周、月、季、年度及总进度计划原件要求报验表及附件原件进入资料15投资控制1、A5工程款支付申请表2、B3工程款支付证书3、A8费用索赔申请表及附件4、B6费用索赔审批表及附件5、现场签证收方单及附件原件12项只收集申请与审批表，附件只审查不移交35项要求报验表及附件原件进入资料，原施工预算仅作收集供查阅、审批之用，不移交公司16会议记录1、工程例会纪要2、专题会议纪要3、验收会议纪要4、其它会议记要（包括涉及进度、安全、投资方面的协调会）原件要求总监应对重要会议纪要签认；会议纪要的签认、签收手续必须完整（查验项目监理部发文薄），会议签到册同时进入资料。17监理报表1、监理日记2、监理工作月报3、监理台账4、项目部员工考勤记录5、收文薄、发文薄、项目监理部印章使用登记薄原件要求采用公司规定的统一格式1项内容要求填写全面、真实、准确、前后呼应，总监定时审阅2项要求编制、发送及时，内容全面，与其他施工资料吻合，签署规范3、5项要求记录齐全、及时4项要求与旁站记录时间吻合18工程竣工资料1、分部（子分部）工程质量验收记录2、单位（子单位）工程竣工验收记录表、竣工报告（竣工通知书）3、监理工作总结4、监理工作有关音像图片资料5、监理业务手册6、工程质量保修书均为原件1、2项由监理部催促施工单位提供3项要求内容全面，包括工程概况、监理组织、人员、履约情况、工作绩效、出现问题及处理情况建议4项要求及时收集5项按建设部规定格式填写真实、完整，章印齐全19旁站监理资料1、旁站监理方案2、旁站监理交底记录3、旁站监理记录原件1项要求全面，详细、有可操作性3项采用公司统一印发的记录表，填写规范、及时、不漏项、准确，证明发现了问题、解决了问题20现场安全监理资 料1、A2危险性较大的分部、分项工程安全专项方案报审表2、项目监理部的安全管理制度3、监理部安全责任分工资料4、安全监理交底记录5、专项安全整改通知、报告及其回复原件1项要求施工单位按建设部建质200987号文编制齐全、针对性强；监理审批意见具体、正确，所提意见有回应。应将报审表和审批意见移交公司，附件只收集但不移交3项要求有分管人、牵头人姓名21工程见证取样资料及试 验资 料1、见证取样人员授权书2、见证取样和送检记录台账3、砼、砂浆、岩芯、钢筋焊接、土石方压实度等试验汇总表、评定表4、钢材、水泥、砂、石、砖等原材料出厂质量证明和试验单汇总表5、其它相关检测试验报告汇总表1、2项原件，其余可用复印件，但收集时应核对原件与相关报告3、4、5项只收集汇总表和评定表，各试验报告单可收集供查阅，但不移交22其它1、其它文件资料各项目监理部根据实际情况收集、整理、归档* 1. 原表（指09年3月印发的同名表）经过近一年的应用实践，综合各方建议，此表已作局部修改；2. 市政工程可参照此表进行收集与归档。3. 无论工程大小，资料中的 “A1工程开工/复工报告及附件”、“工程质量评估报告”、“单位（子单位）工程竣工验收记录表、竣工报告（竣工通知书）”、“监理工作总结”、“监理业务手册”以及“工程竣工验收意见书”必须移交给公司1份原件。以上资料如因手续问题，完工后必须落实专人负责催收。4. “监理规划、监理实施细则、监理业务手册、旁站方案、监理人员责任书、监理人员分工文件、监理通知、监理台账、监理工作月报、会议纪要、监理工作总结、质量评估报告等监理工作中形成的资料在移交纸质资料的同时，还要将电子档案刻成盘同时移交公司，以更方便监理档案向档案馆和建设单位移交时的需要。附件2工程资料文件分类代码序号资料类别归档资料名称代码资料来源类建设工程资料1项目前期资料1、建设用地规划许可证01当地规划委员会2、施工许可证02建委3、建设工程开工报告书03施工单位4、施工图审批手续04审查机构5、工程质(量)安(全)申请监督手续05质监、安监站6、项目建议有关程序资料、批文等06建设单位7、施工招投标文件07建设、施工单位2资质资料1、施工单位企业资质、营业执照、管理人员及特殊工种人员职称、岗位证书08施工单位2、监理单位资质、营业执照09监理单位3、A3分包单位资格报审表及附件10施工单位4、工程供货、试验等单位资质资料11施工单位3合同文件1、工程委托监理合同12建设、监理单位2、施工总承包合同13建设、施工单位3、各专业分包合同14总分包施工单位4勘测文件1、地勘资料15勘察单位2、规划红线资料16市规划办5设计文件1、设计图纸17设计单位2、设计交底或图纸会审记录18设计、施工单位3、设计变更通知19设计单位4、技术变更核定（洽商）单20建设、施工单位5、其它设计文件21有关单位类监理资料6公司通知、监理机构组成人员资料1、公司通知及有关文件01监理单位2、项目监理机构组成人员任命书02监理单位3、组成人员职称证、岗位证、身份证03监理单位4、监理部人员分工职责文件04项目监理部5、监理人员责任书05监理单位7监理机构人员调 换资 料1、人员调动令06监理单位2、人员调动离接岗交接书07离、接岗人员3、调动人员相应的职称证、岗位证书、责任书变动手续08监理单位8监理工作计划1、监理规划09项目监理部2、监理实施细则10项目监理部9监理文件1、1监理工程师通知单11项目监理部2、6监理工程师通知回复单12施工单位3、B2工程暂停令13项目监理部4、C1监理工作联系单14有关单位5、参建各方往来文件、报告15有关单位10测量核验资料1、A2工程测量控制、沉降观测及桩位保护措施等方案16施工单位2、测量人员岗位证书、测量设备或仪器定期核定证书17施工单位3、A4建筑物控制桩、定位测量资料18施工单位4、A4测量成果及测量放线资料19施工单位11质量复核签证资 料1、4检验批、分项工程报验申请表2、4隐蔽工程报验申请表20施工单位3、9工程材料/构配件/设备报审表及数量清单21施工单位4、A1工程开工/复工报告及附件22施工单位5、A2施工组织设计、专项施工方案报审表及附件23施工单位6、A10工程竣工报验单24施工单位12质量评估1、监理部平行或独立检测资料25项目监理部2、预验收提出的工程整改清单及整改回执单26施工单位、监理部3、工程质量评估报告27项目监理部13工程质量、安全事故处