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图表和公式技巧第5章 处理表格和图表的技巧表格是一种简明、概要的表意方式。其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代替许多说明文字。因此，在编辑排版过程中，就常常要处理到表格。文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格的处理工作。如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力，从而提高工作效率。用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可以通过使用插入Word 2002中的Graph 2002 Chart对象来实现。5.1 表格处理技巧Word具有功能强大的表格制作功能。其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的计算。Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版，大大简化了排版操作。因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。5.1.1 使用多种方法创建表格在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。1使用【插入表格】按钮创建表格使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下：（1）将光标定位在插入表格的位置。（2）单击常用工具栏上的插入表格按钮 上。（3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。如图5.1所示。 图5.1 使用【插入表格】按钮创建表格（4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。2使用菜单命令创建表格使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下：（1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。（2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。（3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图5.2所示。行数可以创建无限行，但列数的数量介于163之间。 图5.2 【插入表格】对话框（4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。3使用工具创建表格使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是：（1）将插入点放到要创建表格的位置。（2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮 ，即可打开如图5.3所示的【表格与边框】工具栏。如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。 图5.3 【表格与边框】工具栏（3）单击工具栏上的【绘制表格】 按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。（4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。4手动添加表格用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键，自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种办法。也足见Word在字处理方面具有的权威性。使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“”，如图5.4所示。 图5.4 选中【表格】复选框在确认上述的操作后，再按下面的方法进行：（1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号（-），如下所示：+-+-+-+-+正号、负号使用全角和半角均可。这有些类似用正号和负号设置制表位。其实，负号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入：+ + + + + + +（2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列数，最后输入+号表示最后单元格。（3）输入完最后一个“+”后，按回车键，即可产生如下所示一个表格。（4）以上产生的表格只有一行，要增加表格行数，可把光标移到最后一个单元格内，按Tab键，即可得到如下所示的现行表格。5利用已存在的文本转换成表格用户可以在文档中先输入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗号）来划分列，以段落标记（回车）来划分行，或直接利用已经存在的文本转换成表格，方法如下：（1）选定要转换的文本。如图5.5左图所示。 图5.5 利用已存在的文本转换成表格（2）单击【表格】|【文本转换成表格】命令。打开【文本转换成表格】对话框。（3）在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项，从图5.5左图中可以看到，该文本中的每一句都用逗号分隔开，所以在这里应选择【逗号】单选项，这里的逗号为半角逗号，如果要使用全角的逗号，可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。如图5.6所示。注意：在文本中插入的制表符（空格、逗号）是要相对应的。如果是空格，那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。 图5.6 【文本转换成表格】对话框（4）在【“自动调整”操作】选项组中，选择【根据内容调整表格】单选项。（5）单击【确定】按钮，即可生成一个含有文本的表格，如图5.5右图所示。5.1.2 插入、删除行、列单元格用户可以对已制作好的表格进行修改，比如在表格中增加、删除表格的行、列及单元格，合并和拆分单元格等。要在表格中插入、删除行或者列，可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。1使用键盘快速编辑表格使用键盘可以快速编辑表格。（1）如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个单元格，然后按下Tab键。（2）如果要在位于文档开始的表格前增加一行，可以将光标移到第一行的第一个单元格，然后按下Enter键。（3）把光标移到该表格所在的单元格的右边，然后按下Enter键，可以在当前的单元格下面增加一行单元格，如图5.7所示。 图5.7 快速在表格中增加一行单元格（4）如果要删除表格的行或列，可以选择要删除的行或列，然后按Ctrl+X键或回退键。2用菜单命令在表格中插入或删除行或列在表格中插入行或者列的操作方法：（1）将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。（2）选择【表格】中的【插入】命令。打开如图5.8所示的子菜单。 图5.8 【表格】中的【插入】子菜单（3）如选择【列（在右侧）】，则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格，如选择【列（在左侧）】，侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格。（4）如果在子菜单中选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，则在光标所在的单元格上方或下方插入一列单元格。（5）如选择【单元格】子菜单，则可以打开【插入单元格】对话框。在该对话框中选择插入单元格的方式，就会以光标所在的单元格位置为准插入单元格、行或列。对结尾列来说，要在表格的最后一列右边增加一列，可单击最右列外侧，然后单击【插入列】按钮。在表格中删除行或者列的操作方法如下：（1）格不入将光标定位于表格内。（2）单击【表格】|【删除】命令，打开如图5.9所示的菜单。 图5.9 【表格】|【删除】子菜单（3）选择【列】命令，将删除光标所在的列。（4）选择【行】，将删除光标所在的行。（5）选择【单元格】命令，就会打开如图5.10所示的【删除单元格】对话框。在其中选择需要删除的单元和方式，就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列。 图5.10 【删除单元格】对话框（6）如果选择【表格】命令，则将整个表格都删除掉。3使用工具按钮添加或删除行、列或者单元格在【表格与边框】工具栏中，单击【插入表格】按钮，可以打开如图5.11左图所示的下拉菜单。如时要删除单元格，也可在【表格与边框】工具栏下找到相应的工具按钮。 图5.11 【插入表格】中的菜单或按钮 在此可以选择【插入表格】或【插入单元格】等。在表格中插入一行或者一列单元格是很容易，如要在一个五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠标拖曳选中四行，然后单击鼠标右键，选择菜单中的【插入行】就可以“一举四得”了。即是一下子插入了4行表格。当把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候，快捷按钮栏中的【插入表格】按钮就变成了【插入行】或者【插入列】，而且这一方法对于【插入多行】或者【插入多列】同样的适用。5.1.3 合并和拆分表格或单元格1合并和拆分表格使用合并表格可使某几个表格合并为一个。（1）如要合并上下两个表格，只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以了。（2）如要将一个表格拆分为上、下两部分的表格，先将光标置于拆分后的第二个表格上，然后选择菜单【表格】中的【拆分单元格】命令，或者按快捷键Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如图5.12所示拆分表格前后的效果。 图5.12 拆分单元格2合并和拆分单元格（1）如果要合并单元格，首先选择需要合并的单元格，然后选择【表格】菜单下的【合并单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏中的合并单元格按钮 ，就可以合并单元格了。（2）要拆分单元格，先选择要拆分的单元格，然后依次选择【表格】、【拆分单元格】选项，或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮 ，打开【拆分单元格】对话框。在这个对话框中选择要拆分的行与列数，按【确定】按钮，就可以得到拆分的单元格了。如果选择多个单元格，可以在【折分单元格】对话框中，选中【拆分前合并单元格】单选项，就可以得到平均拆分的效果。如果要拆分或合并较为复杂的单元格，可以使用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮 和【擦除】按钮 ，在表格中需要的位置添加或擦除表格线，同样也可以拆分、合并单元格。5.1.4 利用表格边框拆分表格可利用制作表格边框的办法，将一个表格拆分为如图5.13所示的左右两部分的表格。 图5.13 利用表格边框拆分表格这个办法就较为复杂，操作步骤是：（1）选择表格中间的一列。如图5.14所示。 图5.14 选择表格中间的一列（2）单击【格式】菜单，选择【边框与底纹】子菜单，打开【边框与底纹】对话框，切换到【边框】选项卡。（3）在【设置】项目中，选中【全部】选项，再单击【预览】窗格下方的 、 、 三个按我钮，把【预览】窗口中单元格的三根横线去掉，这时在预览窗口中就可以看到表格横线已经去掉。（4）单击【确定】按钮，退出【边框与底纹】对话框设置。这时要拆分的表格就会分为两个单元格，如果要隐藏虚线，可以单击【表格】|【显示虚框】命令，可以在显示或隐藏虚线之间切换。隐藏虚线后折分表格的效果如图5.15所示。 图5.15 隐藏虚线第9章 公式编辑器和域的使用技巧“公式编辑器”是 Design Science 公司的 Math Type“公式编辑器”的特别版，是专为 Microsoft Word应用程序定制的。域是一种特殊的代码，用于指示Word在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。例如，使用域可以将日期和时间等插入到文档中，能自动更新日期和时间。9.1 公式编辑器的使用技巧如果要插入专业的数学公式，仅仅是利用上、下标按钮来设定是远远不够的，利用【公式编辑器】中的工具栏不但可以输入符号，同时键入数字和变量即可建立复杂的公式。在建立公式时，【公式编辑器】可以根据数学和排字格式约定，自动调整公式中元素的大小、间距和格式编排；还可以方便、快速地修改已经制作好的数学公式，而且还可以使公式与文档混排的效果。9.1.1 排版公式时出现安装界面如果排版公式时出现安装界面，这是因为没有安装公式编辑器的缘故，因为在第一次安装Office时，默认安装是没有安装公式编辑器的，用户可以使用自定义安装的办法，只需在安装到选择安装功能时的界面中，单击Microsoft Word for Windows前面的“+”号，然后再在展开的选项中选择“Office工具”，然后再选择“公式编辑器”项，如图9.1所示。 图9.1 选择安装公式编辑器界面再用鼠标左键单击它，即可弹出如图9.1所示的一个菜单，在此菜单中选择“从本机上运行” 选项。然后再安照安装向导一步步进行安装即可。9.1.2 在编辑公式中使用空格键用户可能会发觉，在编辑公式中，怎么无法使用空格键。这是因为，公式编辑器自动在元素间添加适当间距，只是在用“文字”样式时才会用到空格键，所以要使用空格键，必需先选择“文字”样式后，按空格键才有效。另外，还可以按下述三种方法可以调整公式中各部分的距离。1自动设置间距用下列方法可在公式编辑器中自定义公式的间距。（1）在单击【格式】|【间距】命令，弹出如图9.2所示的【间距】对话框。 图9.2 设置【间距】对话框（2）拖动滚动条，选择相应的距离选项，输入新的百分比。该百分比是指定为【标准字符大小】的百分比；用户也可以用英寸（in）、厘米（cm）、毫米（mm）、磅（pt）或十二点活字（pi）。（3）单击【默认】按钮，可将所有定义重设为【公式编辑器】的预设尺寸。2手动设置间距用户可以使用公式工具栏中的【间距】按键，来调整光标左右侧公式字符间距，手动设置公式间距，方法是将插入点置于要调整间距的位置，从”间距/省略号”工具板 中选择下列间距符号，或按下列快捷键。如表9-1所列。表9-1 间距符号或快捷键对应的间距插入说明快捷键 零间距Shift+空格键 1 磅间距Ctrl+Alt+空格键 窄间距（全长的六分之一）Ctrl+空格键 宽间距（全长的三分之一）Ctrl+Shift+空格键 全长间距（铅块）无快捷键3通过移动字符设置间距按下述步骤，可以通过上、下、左、右移动所选字符，从而可以达到精细地调整字符间距。如果是做较大的调整，需要选择【视图】菜单中的【重绘】命令来更新显示。?按Ctrl+向左键，左移一个像素?按Ctrl+向上键，上移一个像素?按Ctrl+向下键，下移一个像素?按Ctrl+向右键，右移一个像素 9.1.3 在公式中键入文字如果在公式中选择了【文字】样式，就可在公式中键入任何文本。但是，【文字】样式不具有【公式编辑器】用于公式的特殊格式。通常，【文字】样式仅用于插入到公式中的字母字符与文本，例如“每一”之类的文字。在多数情况下，“公式编辑器”会在用户创建公式时自动调整数字、符号和变量的间距，只是在应用“文字”样式时才用空格键。可以通过使用格式设置命令或从符号工具板上选择间距字符来调整间距。在公式中键入文字时（例如一个已命名的变量），会自动应用“文字”样式，并且可用空格键来增加文字间距。在键入过程中，只有在创建紧挨着当前插槽下的新插槽时（例如，要创建两行文字或公式堆）才能按 Enter，而大多数项目是通过在适当位置插入带插槽的模板来安排的。除非是在使用“文字”样式，否则符号会在用户键入时自动替换一些字符，例如，两边带有空格的减号会代替连字符。在其他情况下，要从工具板上选择符号而不用键盘键入字符，例如，如果先键入方括号再添加它要包围的表达式，方括号就不会扩展。如果需要方括号的大小调整到与表达式相当，就需要插入“围栏”工具板上的适当模板。9.1.4 公式中的字符变成了非法字符为何使用公式编辑器打开公式后，公式中有的字符变成了非法字符？这样的问题确实存在，但只要多熟悉公式编辑器，问题也就解决了，下面就以实际例子来说明。如果当用户打开一个公式进行修退出公式编辑器后，发现该公式出现非法字符之类的文字，如： 双击该公式，切换到公式编辑器面板，用鼠标选中字符，然后单击“公式编辑器”工具栏中的“样式”按钮，这时如果知道字符是应用（或默认）使用了某一样式（如“字符”），可以直接修改样式的字体即可。（公式中默认使用的字体一般是Times New Roman，如果是字符的字体则一般使用的是Symbol，而全角文字（也就是中文）则一般使用的是宋体）。上述公式的非法字符可能是“符号”样式中的字体使用到了其他的字体，（正确的字体应为Symbol），只要更改“字符”样式的字体即可。方法是打开如图3所示的对话框，然后在“字符”样式的“字体”下拉列表框中把原来的Times New Roman字体，更改为的Symbol字体即可。更改后的公式后是这样的： 提示，用公式工具栏中的“其他符号” 面板中的中字符输入公式时，其默认的样式就为“字符”样式。又如， ，这个公式中，可以把 的字体定义为Times New Roman或其他字体，但是不能把它定为Wingdings这种字体，否则它就会变为： 这类的图示字体。另外，如果要使公式中的某一样式使用加粗或倾斜效果，可以在如图9.3所示的对话框中，在该样式右边的“字符格式”下面，选中左边样式名对应【加粗】或【倾斜】复选框即可。 图9.3 设置公式的【样式】对话框还有，有时键入公式的时候，使用“公式编辑器”工具栏中的“关系符号”键入的“大于等于” 或“小于等于” 等符号，那么其该公式的符号是使用了“符号”样式默认的字体效果，也就是使用的字体是Symbol，此时“大于等于”或“小于等于”的符号会分别表示为 和 。如果要把 和 符号更改为 和 ，可以按照上面的方法来把公式模板中的“符号”字体更改为Times New Roman字体就可以把 和 更改为 和 符号。但是这种办法会把整个公式中使用“符号”的字体都改为Times New Roman字体了，这样就又会出现第一个公式的问题，即会出现非法字符的情况。要解决这个问题，可以单独选中需要更改的符号，方法是选中要更改的 或 符号，然后单击“样式”菜单中的“其他”命令。打开如图9.4所示的对话框，可以在该对话框中选择所需的Times New Roman字体，同样也可以设置“加粗”或“倾斜”的效果。 图9.4 设置公式的【其他样式】对话框9.1.5 为何更改的格式没有应用为何我在原有文档中直接双击打开公式后，进行更改公式的样式或格式（如应用字符加粗或倾斜）却没有效果？这个问题当初我也遇到过，解决办法是把要修改的公式复制到新建的一个文档中去，然后在新建的文档中进行修改，修改完成后再拷贝到原稿中去。9.1.6 更改公式中的字号这个操作很简单，只需双击该公式，切换到公式编辑器环境，然后选择“尺寸”菜单中的“定义”选项，此时打开如图9.5所示的“尺寸”对话框，图中左边是字符样式，其对应右边的是该字符样式的字号大小。用户只需在右边输入框中输入需要字号即可，一般用“磅”作单位，其对应的单位换算是中文的5号字对应为西文的10.5磅，中文的6号字对应西文的8磅，依此地类推。但其默认的字符字号都比普通正文的字号大，文档中默认字号为五号（即10.5磅），所以一般公式的的字符在没有更改字符尺寸大小的情况下都会比正文的的字符大。 图9.5 【尺寸】对话框另外，上面所说的是更改整个公式甚至更改此后用此Word模板打开的所有公式的字符大小，如果要更改公式中某个字符的字号，可以先选中要更改字号的字符，然后单击公式编辑器界面中的“尺寸”菜单中的“其他”选项，打开一个“其他尺寸”的对话框，在“尺寸”输入框中输入所需的字号磅值，再单击【确定】按钮即可。9.1.7 不显示公式或图片如果在文档中出现不显示公式或图片的情况，这是系统资源低或内存不足的情况，在一些公式比较多的文档中，最容易死机（那怕你的机器有多好，本人就试过使用的是P733、128M也出现此情况），所以在排版或编辑时，要每隔一小段时间就要存盘；或者可以重新启动计算机，以获得更高的系统资源。如果所在的文档太大，可以把文档分化为两个文档，这样死机的机会就会少得多。9.1.8 为什么不能打开公式当在编辑文档的时候，选中了所有的文档，然后按Ctrl+4键或者Ctrl+Shift+F9键以后，为什么文档中所有的公就全变为图片的格式，再也不能使用公式编辑器打开了？因为在文档中Word把公式当作一个域来链接的，按上述两种快捷键是取消域的链接，所以就使用所有公式变成了图片的格式。取消了公式中域的链接，如果已经保存并退出了该文档，就再也没法复原了，就只