U8V11代管业务使用说明.doc

U8代管业务使用说明名词解释代管采购：代管采购是一种新的采购模式。该模式的主要特点是，企业替供应商保管其提供的物料，先使用物料，然后根据实际使用定期汇总、挂账，最后根据挂账数与供应商进行结算、开票以及后续的财务支付。 代管采购既类似于普通采购，又不同于普通采购。它的实际业务流程与普通采购相似，也有订货、到货、入库、开票、结算等环节。不同之处主要是体现在结算上，即先使用后结算。一、系统启用（一）采购选项设置： 首先我们要在U8的采购管理模块中的采购选项中启用代管采购业务。（二）建立代管仓库并增加货位信息 在仓库档案中新增普通仓，在仓库的属性中选择“代管仓”和“货位管理”。代管仓使用货位管理的目的有两种情况：1、企业如果有多个代管供应商，并且供应的物料同属一类，可以放在一个仓库中的情况下，我们可以通过货位来区分不同代管供应商的物料，以免不同供应商的物料混用，造成结算上的麻烦。2、如果企业的代管供应商比较少，或供应商所供应的物料必须分别保存在不同仓库的情况下，货位管理只是起到他本身的存货存放位置的记录做用。注意：已使用过的仓库不可修改属性为代管仓。（三）设置收发类别 在系统中增加“代管理采购入库”收发类别（四）设置代管消耗规则 用于设置哪些收发类别的其他出入库单记入代管消耗，记入代管消耗的其他出入库单将作为代管挂账统计的来源单据。（五）设置采购类型 在系统基础档案中设置新的采购类型为“代管采购” 自此，代管采购业务基础设置全部完成，重新登录系统后，就可在采购管理业务导航中看到“代管理采购”业务功能节点。二、代管理采购业务流程 代管采购的业务流程和普通采购相似，其中请购、采购订货、采购到货、采购入库这几个环节操作方法相同，只是在单据中的业务类型为“代管采购”。与普通采购不同的地方为采购结算的部份，代管采购是通过“代管挂帐确认单”来做为采购发票生单和采购结算的依据，而不是普通采购业务中的“采购入库单”。（一）请购 计划部在发出采购请购时参照计划订单或者手工录入请购单，在请购单保存之前，修改单据头中的业务类型为“代管采购”。（二）采购订单 采购部参照请购单生成采购订单。 在订单中选择供应商及确认采购数量和价格。（三）采购到货 供应商按照订单将货物送达后，采购部跟据到货数量参照采购订单生成采购到货单。注意：如系统中存货档案里设置默认仓库的，默认仓库一定为代管库，如不是的，在做到货单时一定注意将单据表体中的仓库信息修改为代管仓。（四）采购入库 货物经过到货检验后，仓库参照到货单或检验单生成采购入库单。 在参照生成采购入库单后，仓库要在入库单的货位栏目中填入本次入库存货所属供应商的货位信息并审核。（五）材料出库 企业对代管物料发生耗用时，在系统内填写或参照上游单据生成材料出库单，在出库单上的货位和代管商代码栏目中输入代管商的货位和代管供应商编码，以记录代管存货的消耗情况。整单指定代管商： 在参照生产订单生成材料出库单时，因代管库的物料必须在保存时有代管商信息，因此系统提供了在生成的材料出库单上批量指定代管商的功能，在出库单表体点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“指定代管商”，在弹出的二级子菜单中分别有“自动指定代管商”、“存货档案中默认供应商”、“代管商库存孰高先出”、“代管商库存孰低先出”、“供应商配额”等选项，根据公司对代管商的管理方式进行选择。 在使用“配比出库”的方式下，在配比出库单中点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中也有针对快速指定代管商的选项，根据公司对代管商的管理方式进行选择。（六）代管挂帐 在采购系统中打开“代管挂帐确认单”或使用“自动挂帐”进行代管挂帐。1、自动挂帐：使用自动挂帐功能后，系统会自动计算代管仓消耗的物料并自动生成代管挂帐确认单。2、手工挂帐： 打开代管挂帐确认单，在确认单的“增加”子菜单中选择“消耗单”，在弹出的代管材料出库单列表中选择本次要挂帐的代管商的材料出库单。 在弹出的过滤窗口中我们可以选择生单方式，分别是可以“按明细生单”和“按汇总生单”。同时也可按照供应商进行分别选择。 在弹出的单据参照窗口中，选择要进行代管挂帐的出库单，系统规则为只有相同供应商的存货可以一次同时生成一张代管挂帐确认单。参照完成后，系统自动生成代管挂帐确认单，点击保存、审核。完成本张单据的生单操作。3、代管挂帐的生成流程：（七）生成采购发票及发票的结算 代管挂帐确认单生成后，根据挂帐确认单的内容，要求供应商开具发票，采购部门在收到发票后，参照代管挂帐确认单生成采购发票。 参照选择“入库单”；在参照选项中的“来源单据类型”中选择“采购代管挂帐确认单”。 参照代管挂帐确认单列表生成采购发票。本过程系统可以将相同供应商，不同时间挂帐