办公费用管理办法

湖南动悦体育办公费用管理办法（讨论稿）第一章 总 则第一条 为了规范动悦体育办公费用报销,合理控制费用开支，依据吉首市动悦体育文化有限公司财务管理制度及国家相关财经政策、法律法规的规定，特制定本办法。 第二条 本办法所说费用是指动悦体育办公日常管理开支的费用，包括办公费、招待费及礼品费、差旅费、通讯费、车辆使用费、研发费、资料费及其他费用等。第三条 动悦体育办公费用实行预算管理、标准控制、集中反映、有效监督的管理原则。 第二章 费用管理的一般原则第四条 费用审批权限：动悦体育办公费用开支由股东大会授权总经理实行一支笔审批制度，即在股东大会批准的年度费用预算内的开支全由总经理审批。总经理个人年度费用由股东大会核定，其个人预算内费用开支由副总经理审批，预算外费用需经股东大会核定后开支。第五条 费用报销的流程：报销人填写费用报销单部门负责人审核总经理审批会计审核出纳审核付款。第六条 费用报销要求（一）报销发票要求要素齐全，内容无虚假记载，发票要素包括：日期时间、付款单位名称（要填全称）、缴款内容或摘要、小写金额、大写金额、收款单位财务专用章或发票专用章。（二）报销人必须提供合法票据, 对不符合财务报销制度的发票，财务部一律不予报销，报销时发票正面要有经办人、证明人签名。（三）经办人分类整理有关原始发票，整齐粘贴在原始凭证粘贴单上，有采购单和专项费用申请单的连同一起附上。 （四）将分类整理后的原始发票附在费用报销单后，注明原始单据张数，并在费用报销单上填写完整相关内容。（五）现金报销5000元以上的，需提前通知财务部备款。第七条 借支管理（一）借款分为临时借款和备用金借款两类。临时借款是指遇事临时性借支、事毕报销清账的借款。备用金借款是针对现金使用频繁的岗位核定周转金，预先借支，报销不清账，支付现金，年末清账的借款。（二）临时借款借支原则为前款不清，后款不借，逾期未归还借支者从其工资中扣回借款；借款金额超过5000元的应提前通知财务部备款；出差借款按审批后的出差申请表批准额度办理借款，出差返回10个工作日内办理报账还款手续。 （三）备用金借款额度由现金使用部门提出申请，经副总经理审定，总经理和财务负责人共同核准；备用金借款的额度原则上不得超过借款人月工资的一半，有备用金借款的人员，原则上不得再申请临时借款；用备用金借款开支的费用每月报账一次，无特殊原因不得跨月报账；备用金借款每年末清帐，下年初重新办理备用金借款手续。年末无特殊原因不主动清帐者，财务从其个人工资中扣回借款。（四）借款审批流程依费用报销单审批程序，借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、转账或现金。第三章 各项费用管理的具体规定第八条 办公用品、低值易耗品管理购买办公用品，需填写采购单，报销时附购物明细清单，经办人和验收人在清单或发票正面签字证明。第九条 招待费及礼品费规定（一）动悦体育各部门一般性招待用餐和礼品等费用一次性支出在500元以下的，由副总经理自行把握，严格开支，不得超支。500元以上的必须事前请示总经理批示。（二）提倡勤俭节约，反对铺张浪费，招待餐须限制陪餐人数，原则上陪同人员不得多于来宾人数。（三）一般情况下，招待费用和礼品费用发生时，需事前填写招待费审批单，经总经理或副总经理审批后方可开支。特殊情况，在外地或急需开支的，也应先口头请示。第十条 差旅费管理（一） 出差审批制度出差须申请，并填写出差申请表，经批准后方可出差，差旅费用报销时须附上出差申请表。（二）出差报销费用标准差旅费报销采取限额内实报实销制，即长途交通费在标准内据实报销，住宿费和市内交通费在规定标准限额以内凭发票报销，伙食补助按每天定额标准补贴。具体标准如下表：项目级别长途交通工具住宿标准（元/天）伙食补助（元/天）出差地交通费（元/天）火车飞机一般地区特殊地区所有地区一般地区特殊地区总（副总）经理硬卧经济舱据实据实30据实据实部门经理硬卧经济舱180220303060其他员工硬卧经济舱140180303060注：特殊地区指北京、上海、深圳、广州。（三）出差其他规定出差起止地有直达火车的必须乘坐火车。住宿发票需注明人数、住宿天数，三星级（含）以上酒店的，同时提供酒店费用清单，私人费用必须扣除。伙食补助按算头不算尾的原则计算，出差期间陪同客户或有客户招待的当天不计算伙食补助。开会和培训等原因出差，已缴纳有关食宿费用的，不再给予伙食补助。不同职级人员一起出差，适用高职级人员的费用标准。第十一条 通讯费报销规定（一）手机话费报销按动悦体育核定标准执行，限额内据实报销。报销人需填写手机通讯费用报销申请单，经总经理批准后方可报销。报销标准每年清理一次，发生岗位变动的，重新申请核定标准。（二）手机话费报销标准：总经理400元/月，副总经理300元/月，部门经理200元/月，其他员工100元/月。（三） 动悦体育办公电话费用统一由办公室缴纳并管理。第十二条 车辆费用管理（一）个人汽车交通费用补贴额度按公司核定标准执行，标准内据实报销。报销人需填写交通费用报销申请单，经总经理批准后，方可报销。报销标准每年清理一次，发生岗位变动的，重新申请核定额度。（二）交通费报销标准：总经理400元/月，副总经理300元/月，部门经理200元/月，其他员工100元/月。享受交通补贴的，市内的士票一律不报销。 （三）公司车辆所有费用开支统一由办公室管理，车辆维修费用需附维修明细清单。第十三条 研发费用管理（一） 研发费用开支由办公室（技术部）集中管理。（二）办公室（技术部）年初进行研发费用预算，年度内开支控制在预算范围以内，不准超出规模。特殊情况的，需重新申请，经总经理批准后方可增加研发费用开支规模。（三）系委托科研项目的，需提供委托合同或协议。（四）办公室（技术部）应建立研发费用开支台账，财务部单独设置明细科目对此核算。第十四条 资料费用管理资料费仅限购买专业相关资料，由办公室统一管理，做好资料入库、借阅登记手续，报销时提供明细清单，经办人和验收人在发票正面签字证明。第十五条 其他费用管理（一）工资、奖金、社会保险、职工福利费、工会经费开支由办公室