行政费用采购申请流程.doc

行政费用采购申请流程1.、目的本文件旨在规范公司行政采购的操作流程，控制行政采购的成本，为各公司申请采购提供指引。2、适用范围全国各地公司3、定义3.1 月度采购，是指各公司每月采购日常运作所需的文具、日用品及饮用水，耗材及纸张。3.2 非常规采购，是指当地运作所需的办公家具、办公设施的添置及维修，质保期外的办公设备的维修等。3.3 当地行政采购协调员（以下简称“协调员”），是指各地分公司、汇总当地采购需求、递交采购申请的指定人员。3.4 当地采购审批人（以下简称“当地审批人”），是指对当地采购需求的必要性及费用的合理性予以批准的人员，通常是协调员的直接主管、总经理4、程序4.1 月度采购文具、日用品、饮用水、耗材、纸张4.1.1 各地分公司指定一名协调员并在行政部备案，人员变更时需及时通知行政部更新备案信息。协调员负责将当地需要的文具、日用品、饮用水需求汇总后，填写在行政费用采购申请单（以下简称“申请单”）中。文具、日用品的总金额不超过当地的月度采购额度。4.1.2 汇总后的申请单在经过当地审批人邮件批准后，在每月1日-10日，由协调员提交到总部行政部对于滞后递交的申请，原则上不予批准。（10月份的申请时间为：1-15日）4.1.3 申请单经总部批准后，于每月15日左右发回协调员。（10月份的申请大约在18号左右发回协调员）4.1.4 协调员在收到批准的申请单后，在当地采购文具、日用品、饮用水、耗材、纸张。4.1.5 文具、日用品、饮用水的费用凭相关发票报销或支付，由协调员递交费用报销单或付款申请单。总部批准的申请单及购物明细或购物小票须作为附件附在报销单或付款单后。若报销金额与申请金额不一致的，须在附件申请单的“报销金额”一栏写明每项物品的实际报销金额。4.2 月度采购额度4.3.1 月度采购额度分为文具+日用品的额度、耗材+纸张的额度。4.3.2 总部行政部每年对月度采购额度进行两次调整。4.3.3 额度调整的主要依据是各分公司半年或全年的销售数据，并参考各地打印机等设备的配置情况。额度在执行前都经过全国高级销售4.3.4 饮用水不受额度限制，由各地根据实际需求量申请。4.3 非常规采购4.3.1 非常规采购的申请没有时间限制，由各地根据实际需求递交行政费用采购申请单（以下简称申请单）。4.3.2 非常规采购包括但不限于：复印机、打印机、传真机等办公室设备在保修期以外的、或不在保修范围内的维修费用（电脑设备、投影仪及其他IT专业设备除外）；办公家具的添置及维修费用；其他小型办公设备的维修费用（数码相机、搅拌机等）；店铺或业务运作所需的其它物品或服务。4.3.3 非常规采购不占用月度采购的额度，原则上按实际需求进行申请。4.3.4 非常规采购在同一家供应商的采购总金额超过500元的，需要对物品进行三家比价并填写供应商对比表。4.3.5 协调员在收到批准的申请单后，在当地采购所申请的物品或服务。4.3.6 非常规采购的费用凭发票报销或支付，由协调员递交费用报销单或付款申请单。总部批准的申请单作为附件附在报销单或付款单后。6、行政费用采购申请流程图发生采购需求调整申请或取消协调员填写行政费用采购申请单