保密资料管理规定.doc

保密资料的管理规定第一章 总 则第一条 为保守公司秘密，维护公司正常经营管理秩序，特制定本规定。第二条 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第三条 公司附属组织和分支机构以及职员都有责任保守公司秘密。第四条 公司保密工作实行既确保秘密又便利工作的方针。 第二章 保密工作原则和各部门职责第五条 公司保密工作实行“统一领导，部门负责，全员参与”的原则。公司保密工作在总经办统一领导下由公司人事、办公室负责贯彻执行，但具体的保密工作则由各部门的部门经理和各部门指定的档案人员负责。同时，每个员工都有责任保守公司秘密。第六条 公司保密工作的执行机构即集团公司人事、办公室的主要职责是： 1、制订、修改各项保密规定、保密规定。 2、贯彻执行国家和公司的保密规定。 3、布置、督促、检查公司各环节的保密工作。 4、参与制定保密对象的保密期限和密级设定。 5、组织保密宣传、开展保密教育。 6、负责调查、处理失密、泄密事件。第七条 公司各部门的职责： 1、加强对本部门员工的宣传教育，督促本部门员工遵守保密工作要求。2、协助人事、办公室贯彻实施公司的保密规定以及相关事件的调查和处理。3、本部门业务范围内的保密工作向人事、办公室提出合理建议，包括：保密对象的确定、文件密级的设定等。 4、各部门应根据本规定和各部门业务特点制定本部门保密工作实施细则。60第三章 保密范围和密级确定第八条 公司秘密包括下列秘密事项：1、工作中收到和接触到的国家、监管部门、政府机构、其它单位的属于秘密（含秘密）以上级别的文件、资料、档案、各类数字表册、照片、音像资料、软（光）盘、U盘、涉及业务处理和管理的应用软件及数据等。2、公司内部保密事项包括但不限于： A、经营信息 a、公司重大决策中的秘密事项。b、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。c、凡是记述集团公司生产、设备、基建、开发、技术改造等活动，具有保存价值的技术文件材料（包括图纸、报表、技术文字材料等）均属保密资料。有关生产技术方面的决定、指示、审批意见、专业会议文件等；集团公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议收集获得的属归档范围的技术资料。对外购重要设备、仪器及技术改造和技术引进等各种技术资料。质量管理、工艺规程、原始记录、实验数据等技术引进、技术改造和标准计量、技术论文、技术情报、技术图纸、设计资料等工作中形成的各种文件材料；各种计划、统计报表和计划管理、统计分析等生产过程中和生产管理工作中形成的各种文件材料；设备图纸、决算书、说明书、材料表等技术文件材料；安装记录、设备仪器、调试或验收过程中的技术性、凭证性文件材料；设备性能表、安装使用规程、操作维修规程、检修记录、检修总结、技术鉴定书、重大事故报告书等。d、公司有关客户资料、市场预测信息、货源情报、供应商咨信调研资料等相关的业务资料。e、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。73f、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。g、印章，重要文件档案，薪资、绩效考核、人事档案等。h、经营管理策略、方针、政策以及各种经营管理技术决窍和成果（包括引进的国际先进经营管理技术和自行积累形成的与其它公司有别且不为外界所知悉的经营管理方法）等。i、如果公开可能会损害公司利益的财务数据、财务统计、财务报表、财务凭证和财务审计资料。j、如果公开可能会损害公司利益的投资业务活动的重要材料、信息和操作手册等。k、公司未明确公开的规章规定、人事任免决定和宣传、经营活动。B、网络技术信息：涉及到公司网络系统的数据资料、数据模型、技术文档及方案、操作手册、图纸、系统密码等。C、公司依照法律规定或者有关协议的约定，对外承担保密义务的事项。3、下列事项虽可不设密级，但应作为内部事项妥善管理，不得擅自扩散。主要包括： A、重要业务工作、谈判及高级管理层会议记录或会议纪要。（但有些文件根据会议内容规定相应的密级）B、公司高层领导的电话、住址、邮件地址等信息。C、重大案例的所有文字、图像资料。D、公司各部门的业务统计数字报表（公司内部保密事项除外）。E、公司做出重大决定、进行投资、开发新产品前所做的市场调研报告。F、各部门内部规章规定、管理措施、内部文件、资料等。G、在一定时间和范围内不宜公开的有关机构设置、内部分工等方面的资料。H、群众揭发、举报、投诉材料及意见信等。（但有些机材料根据内容规定相应的密级）第九条 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。1、绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；2、机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；3、秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。第十条 密级的确定：1、绝密级文件指：公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料；、机密级文件指：公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况的文件资料；、秘密级文件指：公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息资料。、属于公司秘密的文件、资料，应当依据本规定的规定标明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。第十一条 定密程序：1、集团公司成立定密工作小组，主要成员有集团总裁、集团副总裁、人事部部长、办公室主任、安保部部长。2、上级机关下发的文件中已标明密级的文件（包括国防军工的重大科研、生产项目），按原文所定密级管理；3、对第八条中确定的保密文件或资料需要确定密级的，由人事、办公室提出定级申请，填写确定保密资料密级审批表，经定密工作小组会议决定，总裁批准生效，密级确立后均在文件右上角综括号内注明密级。具体定密程序详见附件1“保密资料定密流程”。第十二条 密级变更或解密 1、因工作需要或环境变化，需要变更密级的，由人事、办公室提出申请，填写保密资料密级变更审批表，经定密工作小组会议决定，批准后再按新的密级管理。具体程序详见附件2“保密资料密级变更或解密流程”。 2、对尚在保密期的文件，因工作需要或环境变化，需公开但不损害公司利益的由人事、办公室提出申请，填写保密资料密级解除审批表，经定密工作小组会议决定，批准后解除密级。具体程序详见附件2“保密资料密级变更或解密流程”。第四章 员工的保密义务第十三条 员工在公司工作期间，因工作需要履行职务或主要是利用公司的物质技术条件、业务信息等产生的发明工艺规程、管理成果等商业秘密、知识产权属于公司所有。员工应按照公司的要求和规章规定，提供一切必要的信息和采取一切必要的行动，包括申请、注册、登记等协助公司取得并行使有关的知识产权并加以保护。第十四条 员工在与公司签署的劳动合同或协议中应明确规定保密条款。第十五条 员工必须承担以下保密义务： 1、不得受到外部利益驱动，探听与本职工作或本身业务无关的商业秘密。 2、不得向不承担保密义务的任何第三方（包括按照公司保密规定的规定不得知悉该项秘密的公司其他员工）披露、泄露、告之、公布、发表、出版、传授（或以其它任何方式披露）公司或虽属于他人但公司承诺有义务的商业秘密。（经公司书面准许，履行职务的情况除外。） 3、如发现商业秘密披露、泄露或者自已过失泄露商业秘密，应当采取有效措施防止泄密进一步扩大，并及时向公司报告。第十六条 员工离职前，应将其掌握的知识产权和商业秘密等资料或相关信息，包括文档和无形资产资料，全部交还公司。第十七条 员工的保密义务自与公司签署劳动合同时开始，到该商业秘密公开时止。不论员工是否在公司任职、是否仍与公司保持劳动关系，全不影响保密义务的承担。第十八条 公司内技术人员、业务人员和从事保密工作的人员离开公司两年内不得自行生产同类产品，不得从事相关产品的工作，不得经营或者为他人经营与本公司同类业务或者有竞争关系的业务。第十九条 本章涉及的商业秘密是指不为公众所知悉、能为公司带来现实的或潜在的经济利益或竞争优势、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息（详见第三章）第五章 公司各环节的保密要求第二十条 保密文件的拟稿 1、保密文件应指定符合保密范围要求的人员拟稿。 2、保密文件在拟稿时须确定密级和送阅范围。 3、保密文件草稿、复印件同原件一样管理，不需存档的草稿或复件应及时用碎纸机进行销毁。4、公司规定保密文件的格式为：全文右上角综括号内填写密级，密级为四号黑体字，全文右下角标注页数。第二十一条 保密文件的打印和复制 1、应指定专人打、复印保密文件，打、复印人员应确保打印内容与审批通过的保密文件草稿一致。 2、保密文件应严格按照规定份数进行打印、复制，不得多印。 3、电脑中的保密文件应及时消除，如有留存必要，应存入有保密措施的专用文件夹或磁盘，安全妥善存放。 4、在打印、复印保密文件时应注意检查打印机、复印机内是否留存文件，对多余的文件应立即放入碎纸机内销毁。第二十二条 保密文件的收发、传递。 1、公司内保密文件（原则上使用纸制版）的下发，均应由集团领导指定发放范围和接收人，在人事、办公室做好发放记录。 2、原则上不使用电子版发送、传递保密文件，特殊情况下需要发送、传递的，发送或传递人员填写书面申请，经集团领导签批后，只能在公司内部发送、传递。3、未署名具体收件部门或人员的密级文件、信件、包裹等应交人事、办公室主任或指定人员拆封，并由指定人员专办。署名具体收件部门或人员的密级文件、信件、包裹等应交由部门经理或收件人亲自拆封、办理。 4、公司对外发送保密文件和保密材料，应由人事、办公室或有关部门的指定人员亲自送达或以安全方式寄送，不得用普通邮件邮递。第二十三条 保密文件的保管和利用 1、保密文件原则上应存放在公司档案室，但需要经常使用的保密文件各部门可指定专人保管。每半年（每年1月和7月份10号之前）各部门档案保管人员应向档案室移交已保管半年的保密文件，严格按档案管理规定中移交手续办理。文件存放应注意防火、防盗、防潮、防蛀、防腐蚀。文件柜钥匙或密码由档案管理人员保管，如若遗失、损坏应立即上报备案。2、秘密级文件档案原则上只能现场调阅，调阅人书面申请，由总经办批准后填写“档案调阅登记表”，方可调阅。3、机密级文件档案原则上只能现场调阅，调阅人书面申请，经总裁批准后填写“档案调阅登记表”，方可调阅。4、绝密级文件档案原则上只能现场调阅，调阅人书面申请，由总经办会议决定并会签批准后填写“档案调阅登记表”，方可调阅。5、原则上带密级的文件是禁止外借的，但如司法机关办案需要、政府机关调用或因其它原因确有公开或出示保密资料之必要的，应由经办人填写书面申请上交人事、办公室签字，报高层经理审核、经总裁批准，方可到档案室借阅。书面申请审批原件由档案管理员存档备案，经办人留存复印件。保密资料在使用完之后尽快归还档案室。6、因工作需要需复印档案，填写书面申请，根据借阅人员不同和保密级别的不同审批手续和档案调阅相同。复印密级文件的份数不得多于批准份数，复制坏的复印件、拷贝件应在监督人员的监督下当场销毁或删除。7、移交到档案室的保密文件和资料除上述几点规定外其它规定严格按档案管理规定中调阅、借阅手续执行。第二十四条 保密文件的销毁1、每年年底档案管理员对保存期满的保密文件提出鉴定申请，经档案鉴定小组鉴定后，对仍有保存价值的保密文件确定保存年限继续保存；对无保存价值的保密文件，档案管理员填写“档案销毁登记表”交人事、办公室负责人签字，上报高层经理审核，总裁批准后进行销毁。销毁时必须有监销，监销完毕，监销人员在“档案销毁登记表”上签字。 2、各部门无权自行销毁任何保密文件，由档案管理人员统一销毁。第二十五条 其它工作环节的保密要求 1、公司人员相互联系或外界联系涉及保密内容的事项，要注意通讯工具的保密性，不得有无关人员在场的情况下通话。 2、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司 秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 3、公司或部门召开涉及国家机密和公司内部机密的会议和其它活动，出席人员、会务人员、会议地点和会议内容是否传达和传达范围由公司总裁、副总裁确定，严禁滥发会议文件，会后检查有无遗留材料、笔记本。 4、公司人员参加国家、监管部门、相关政府机构召开的涉密会议，应严格保守会议秘密，会议材料妥善保管；回公司后应立即将会议材料交档案管理人员保管，不得留存在个人手中。 5、采用电子版存取、处理、传递公司保密文件由本电脑使用人负责保密，该电脑必须有开机密码，开机密码除电脑使用人和网络知道外不能泄漏他人。6、严禁将保密文件随意放于案头或将保密信息随意显示于电脑终端。公司各部门人员在下班前应整理桌面，并将文件存放在安全位置。7、对保密内容未经许可，不得擅自摘抄、复印、摄影、转借或损坏，否则由此造成的后果由当事人承担责任。8、公司生产区、库区和罐区及其它属于保密范围的区域不准拍照、录像，违者保安有权制止。9、公司保证员工的隐私权不受侵犯，个人资料不被有意泄露。10、属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。11、对保密文的管理人员、打印人员要严把用人关，决不能安排思想不成熟，作风不踏实，好奇心强，责任心差，有听话、传话、失密、泄密等不良记录的人员担任。第六章失密、泄密处理第二十六条 在办文过程中，如若发生保密文件泄密、遗失、损毁或有人探密等事件，应立即向公司人事、办公室报告。失密、泄密事件由公司人事、办公室追查处理，相关部门及相关人员应积极配合，不得隐匿实情或知情不报。第二十七条 出现下列情况之一者，给予警告，并处10元以上500元以下罚