国外外贸客户audit验厂准备与流程.ppt

1,国外外贸客户audit验厂准备与流程,2,Audit的定义、目的与步骤,Audit即审计，即按照一定的标准对工厂进行审核或评估，通俗也叫“验厂”。通过Audit，客户对公司的品质管理体系和企业社会责任标准的了解程度加深，使公司符合客户的标准，客户对公司更加有信心，从而实现订单和销售。,Step1.Audit的前期准备Step2.Audit前一周的准备Step3.Audit进行时Step4.Audit后的Follow-up,1.定义,2.目的,3.步骤（按时间）,3,Audit的前期准备,1.尽早向客户要Audit的checklist（验厂清单）。,最好在客户来公司Audit前一个月拿到，发给品质部门，让他们完成Self-assessment（自我评价）。注意：自己必须先弄清楚客户的要求，如是否需要递交Evidence？是否必须英文版本？要求的完成日期？准确地传递给品质部门，并及时跟进。,2.尽早向客户要他们的行程安排（Agenda），制作成公司内部Agenda，发给各相关人员,需要跟各相关人员确认以下事宜：1.到时候用用谁的电脑？2.哪些人参加？2.谁主持?谁讲解公司介绍等等？3.参观工厂时哪些人必须陪同及参观路线？（参观时间尽量安排在工作时间，如需延后，提前通知行政部、生产部）4.哪些人陪客户用餐？5.去哪里吃饭？,4,Audit的前一周的准备,1.与行政部共同制定详细的接待方案,车辆接送A.从机场接客户：提供客户航班信息给行政部，制作接机牌。驾驶员联系方式，接机用车辆车牌号。B.往返酒店与公司：酒店名称与地址，驾驶员联系方式及车牌号，早上酒店大厅集合时间。C.往返饭店与公司：饭店名称与地址，驾驶员联系方式及车牌号D.送客户到机场：提供客户航班信息给行政部，安排合理的时间送客户去机场。驾驶员联系方式及车牌号安排客户食宿A.酒店住宿预订。需告知客户酒店名称、地址、电话、费用，提供预订确认单。（如果客户来访时间恰逢当地地方盛事，如各类展会会，酒店预订会很紧张，要在客户确认行程后就预订酒店。）B.午餐及晚宴，提前领导确认好，并预订。最好了解一下客户所在国家的饮食习惯其他：制作桌牌、提供滚动欢迎词给行政部、准备纪念品，准备小礼品,5,Audit的前一周的准备,2.与品质部技术部共同探讨客户可能会提到的问题,针对客户已采购、或已经送样品的产品，和技术、品质相关人员讨论有哪些需要注意的问题。如：1.目前有哪些量产，送样品，项目前期开发阶段的问题2.之前如果发生过投诉，现在是否已经改进？3.客户是否提出过特殊要求？4.客户参观工厂时，哪些是重点，哪些不需要看，哪些不能看？5.客户可能会提出哪些问题，如何应答？6.现场文件、SOP的检查。,6,Audit的前一天的准备,3.Audit前一天的准备,着装通知参加会议的人员明天正装出席，男士穿西服打领带，女士穿西服套装。招待用品通知行政部准备好明天用的茶，咖啡，水果，点心，湿巾等等。5S通知各部门彻底做好5S工作，以干净整洁的工作环境迎接客户的到来。如有必要，在客户来的当天早晨再做一次5S。场地布置1.调试投影仪,调试欢迎词。2.放置桌牌3.放置Agenda,7,Audit进行时,2.接待,向驾驶员了解客户是否已经从酒店出发，大概几点几分到公司，通知保安提前打开公司的大门，安排领导及相关人员在楼下大厅迎接客户，带领客户到会议室。,1.通知,通知各相关人员在会议室提前集合，带上名片。不能比客户后到会议室。通知行政部做好拍照准备工作。,3.交换名片,公司人员依次走到客户面前，问好，交换名片，自我介绍。,4.听公司介绍,认真听双方的公司介绍,做笔记。有问题要记录下来。,5.工厂参观前的准备,根据客户的身材，在参观前准备好参观服，帽子，口罩。,8,Audit进行时,6.工厂参观,按照之前设计好的路线，带领客户参观工厂。客户有问题要记录下来。,7.Audit,客户会根据之前发给我们的checklist,一条一条的审计。,8.就餐,临近就餐时间，结合Audit的进度，安排司机在楼下等候接客户与公司人员去饭店用餐。如果是在公司就餐，必须提前一天通知行政部准备饭菜。可以提前一天去点菜，也可以就餐前1小时提前去点菜，也可以现场点菜。点酒水前要询问客户要喝什么，用餐前，询问客户需要刀和叉。用餐时，不要光顾着吃，要多于客户交流，倒饮料酒水。随时观察用餐进度，通知司机在用餐接快近尾声时在饭店外面等候。,9,Audit进行时,9.合影留念,一般会选在吃完饭回来或者客户临走前。地点一般在楼下大厅。根据需要，提前通知相关人员在楼下大厅集合。,10.赠送纪念品、小礼品,一般会选在工厂参观完回来或者客户临走前。提前把纪念品小礼品给领导，由领导赠送给客户。,10,Audit后的Follow-up,Audit结束后，客