档案管理 出国（境）团组和人员工作细则 公司公文写作和无纸化办公 请假制度

档案管理出国（境）团组和人员工作细则公司公文写作和无纸化办公请假制度,档案管理,档案工作基本要求档案归档范围档案整理办法档案利用档案移交离职调动员工档案交接,各归档部门应当将档案工作纳入本部门领导工作议事日程；纳入本部门规章制度及工作流程；纳入本部门有关人员的业绩考核或岗位责任制；纳入本部门发展规划和计划。接受总经理办公室的业务指导和督促检查。,各类文件形成者应按规定向本部门专兼职档案人员移交，专兼职档案人员要在归档时间内向总经理办公室移交，任何部门和个人不应据为己有或拒绝归档。,档案工作基本要求,各部门通用归档范围：部门或专业的工作计划、总结、调查报告、汇总材料；本部门召开的专业会议的会议纪要、会议材料、简报等文件；公司领导和职工外出参加公务活动（如参加上级会议）形成的文件材料；由部门组织的重要项目执行和重大活动的音像资料；以上各类归档文件的电子文件。管理部门和各经营分公司负责归档的范围：询价、报价或投标、投标保函、交流谈判、合同、履约保函、信用证、运输交单、结算及单据、售后服务、其它等合同执行全过程所需资料的原件或复印件（根据各部门合同执行情况和特点归档相应的资料）；各项目负责人注重收集重要邮件（打印成纸质）、重要传真、信函（此3项内容的资料归档到“交流谈判”中）。其中物流分公司主要归档范围为合同执行记录(包括重大项目招投标文件记录及日常小票货物发货记录),承运商资料(包括承运商的资质文件和评审记录)。,归档范围,项目合同执行后，资料应进行分类保存，使用总经理办公室统一订制的文件夹脊背标识签和合同分页纸。文件材料收集过程中注意保存重要传真、邮件、信函。1.文书档案：以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。件内排列顺序为：公司制发的文件，正文在前，发文稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后。2.合同项目档案：属于文书档案类，以件为单位进行整理，1个合同项目为1件，并按询价、报价或投标、投标保函、交流谈判、合同、履约保函、信用证、运输交单、结算及单据、售后服务、其它排列（根据各部门经营业务实际和档案形成的特点进行排列）。文件材料较多时可按阶段组件进行整理。3.设备档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。4.会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出，由财务资产处单独保管，待了结后再归档。5.声像档案：按归档部门、时间先后顺序排列，应附文字说明。6.实物档案：按归档部门、时间先后顺序排列，应附文字说明。(四)以件或卷为单位进行整理的文件材料，有书写内容的全部页面应编写连续页号。编页号即档案形成人员在文件材料排列确定以后，用阿拉伯数字统一从“1”开始在有内容的文件材料上依次编制页号。正面编在右上角，背面编在左上角。,档案整理办法,档案利用,填写档案利用登记表档案借阅的期限：借出的档案，借期不超过1个月，且不得带出公司。外单位所借档案资料限10天内归还。如果到期仍需使用，应到总经理办公室办理续借手续,档案利用,档案移交,文件材料移交：公司员工移交文件资料时，应本着“谁产生、谁录入、谁审核”的原则，填写各类档案归档清单，移交部门档案员，再由其统一汇总移交总经理办公室；声像资料由制作者按精练、完整的要求选取，附上文字说明后，先移交党群工作处，再由党群工作处统一移交总经理办公室；各部门档案员负责审查本部门各类归档文件材料的真实性、完整性和准确性，按照档案归档时间要求进行移交。档案部门对各类文件材料核查无误后与归档部门办理交接手续。文件材料归档的基本要求：归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范。重要文件应编写文件材料简要说明。若无原件，归档复印件，但要做出说明。文件材料归档后不得更改。归档的公文体式（包括文体、标题、收文机关、正文、发文机关、成文日期、印章和签署、发文字号、附件等）正确。各种处理决定和复查结论的文件材料应有当事人签名。总经理办公室应及时督促未按归档范围、归档时间要求归档的部门、个人移交档案。对未能按时归档的，由总经理办公室下发档案催交通知单予以催交。文件材料只归一份原件；外文档案凡有中文翻译件的，都要作为附件一并存档，无译文的要译出标题后归档；作为电子文件长期保管的载体形式为只读光盘，归档份数为一式两份。具有永久保存价值的电子文件，应形成一份纸质文件一并归档。文件材料与相对应的归档电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求,装订应使用不易生锈材料。 荣誉档案实行集中统一管理，凡是具有保存价值的实物，均应集中归档，以利于荣誉档案的完整安全和利用。重大项目执行周期往往跨年度，可根据情况分阶段归档,关于简化合同生效及存档流程的通知,按照公司管理制度和流程梳理的有关要求，为提高管理效率，减少重复工作，现对合同生效和存档的流程进行有关调整，具体如下：一、自2014年1月1日起，分公司业务员可选择如下方式提交经营管理处进行合同审核生效：1.将合同扫描件上传到ERP系统文控管理（路径为：项目管理-文控管理-合同文本）；2.将合同扫描件发邮件至经营管理处对口支持人员；3.出示合同文本。经营管理处不再要求业务员提供各类合同文本进行存档，以减少业务员制作合同文本或复印合同的工作量，同时通过电子文档传递提高工作效率。二、经营管理处每季度将完成发货、收汇的合同明细提交总经理办公室档案室，由档案室定期向业务部门收存合同文档，避免档案室针对同一合同与分公司和经营管理处分别交接，多次归档的重复工作。三、业务员在日常工作中，要加强对合同文本及执行文件资料的管理，在合同执行完毕后，及时将合同卷及各类文档交总经理办公室档案室存档，确保公司档案管理有序进行。,离职调动员工档案交接,公司员工调动或离职，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，填写工作资料交接单，并依此办理工作交接手续。部门的档案兼职人员作为监交人负责督查档案移交，总经理办公室签署意见后，方可办理有关手续。,出国（境）团组和人员工作细则,立项前准备工作护照及签证出国前的准备驻外人员薪酬及回国管理,为进一步做好因公出国境工作，请大家注意下列事项,提前做好各项准备工作。（一）为争取工作主动性，请各部门外事专办员对本部门海外长期项目人员、办事处常驻人员等提前通知，方便立项。 （二）对于外语不合格人员无防恐成绩或已过期人员，不予派出，如果有常驻人员防恐成绩将到期或已过期，请提前报名参加最新的防恐培训班，培训合格后派出。 （从事钻机等操作技术服务岗位的项目人员，须通过集团公司英语、俄语或英语900句考试。从事业务支持等工作的项目和辅助岗位人员，英语模拟托福考试成绩480以上或俄语水平考试成绩70分以上）。,护照及签证,（一）护照护照申办 护照由公司人力资源处出国办公室统一管理护照有效期不足半年或护照没有足够的签证页也须重新申办护照。派驻人员回国后应及时将所持护照交公司出国办公室保管。 申办护照通常需5个工作日，申办时应准备照片和身份证或户口本本人页复印件，签名、数字回执，均扫描成JPG格式。照片要求为彩色光面普通二寸标准像照片3张，背景颜色以白色和淡蓝色为佳，要求免冠正面像，露双耳、不留胡须、戴眼镜时照片不得有反光亮点等。护照照片必须清晰，不能使用翻拍及模糊不清的照片。时将所持护照交公司出国办公室保管。,护照管理,护照遗失 护照是身份证明，遗失或被窃属重大责任事件。派驻境外人员的护照一般应随身携带并注意妥善保存。如在境外发生护照遗失或被窃，持照人应立即写出书面报告（应包括护照基本信息、遗失护照的时间、地点、详细经过等）报中国驻当地使领馆、同时报公司出国办公室及国内申办护照单位（集团公司国际事业部），尽量取得当地部门的书面证明（如当地警察局的立案证明材料、旅馆的证明等）。遗失护照人员持书面报告、申办单位证明（可用传真件）、当地部门的书面证明、当事人照片等材料到中国驻当地使领馆申办旅行签证作为在境外的临时身份证件。,签证申办,由外事专员负责申办，出国办公室统一负责办理签证，申请一般商务签证需要提交以下资料： 签证申请表。邀请信。邀请信一般是申办签证的必要材料，一般为邀请单位的正式信函，载明访问目的、大约启程日期、停留时间、费用支付、被邀请人姓名、性别、单位、职务、护照号码等（详细信息根据不同国家要求而不同），应标有单位的标头、地址、电话及传真号码。申办护照、签证需要一定时间，因此，邀请信上的启程日期要预留足够的时间。如开始办理签证时，已临近或超过邀请信的启程日期，将被视为过期邀请信。 各申请国使领馆要求的其他材料。,出国前的准备,1、明确出国任务。出国人员出国前应向主管单位和相关部门明确出国的工作职责和任务。 2、接受出国安全教育。出国人员在出国前应主动接受出国人员安全教育，出国安全教育一般由人员派出单位组织，安全教育记录 3 境外机构管理手册 由出国办公室留存并报安全环保处备案。安全教育记录有效期一年，一年内去往同一国家，可不必进行重复教育。 3、检查确认护照和签证。出国人员应注意护照的剩余有效期限、签证是否与护照信息一致以及有效期、居留期限等。 4、健康证及预防接种证书（黄皮书）。出国人员应提前落实前往国家关于健康和预防接种证书的要求。一般前往非洲、东南亚、南美等一些国家要求持健康证并对某些传染病接种疫苗，主要有防霍乱和防黄热病的接种等。 5、确认机票。出国人员机票一般由公司出国办公室负责订购。出国人员在确定行程后，可在办理签证的同时预定机票（原则上为往返票），在确定获得签证后通知出国办公室出票。取得机票后应检查乘机人信息、飞机班次、日期、途经城市、到达城市是否正确，座位是否确认（即“OK”）以及免费托运行李的重量限制（一般经济舱20公斤，公务舱30公斤）。 6、预借外汇。出国人员根据需要可持经审批的“出国人员申请表”到公司财务资产处预借适量外汇，以备途中急用和境外使用。根据目前规定，出境携带外币现钞在等值5000美元以下（含5000美元）的无须向海关申报；携带外币现钞在等值5000美元以上至10000美元（含10000美元）的，应当向银行申领携带证；原则上不得携带超过等值10000美元的外币现钞出境，如因特殊原因确实需要，应当经副总会计师、主管领导同意，并向北京外汇管理局申领携带证。 7、行李准备。出国人员应了解前往国家或地区的气候情况、风俗习惯、物价水平及商品供应等情况，并据此备置适当的服装、生活用品、常用药品以及电源转换插头等。最好使用轻便、便于搬运、 4 境外机构管理手册 不怕碰压的旅行箱。 8、适量照片和适应外派身份的名片。出国一般需带上自己的照片，以备境外办理入境登记、签证、保险、驾驶证等证件所需。 *离境前的最后检查* 派驻境外人员在前往机场离境前应再次确认以下文件携带齐全： 护照，邀请函，机票，外汇，接种疫苗证明（若需要），接机人的地址及电话等，适量照片等。证件最好放随身行李的口袋中，避免随手丢失。证件资料最好事先复印两套，一套留给家,驻外人员薪酬及回国管理,按实际工作岗位执行不同的薪酬标准，差旅补助按公司有关规定执行。不同用工方式员工管理规定不同。外派员工在派遣出国或结束工作归国等离开驻在国的，当月工资按实际出勤天数计发。,回国后，可持护照复印件、出国费用报销表、出国团组审批表、项目人员考核表到公司人力资源处办理薪酬结算出差费用。所有出国或归国的同事，请及时通知外事专办员出发或者回国时间，登记备案，外事专办员协助办理相应的通知、休假、薪酬结算手续。,公司公文写作和无纸化办公,文件的排版要求公文OA系统操作简介,由于公司部门职责调整，部分部门配备了专人进行部门综合管理，为加强日常文件和文档的管理，现将公司文件的排版要求强调如下： 一、各部门起草的上行文、平行文件、简报、呈批件、出国报告、阅办件等均需按下列要求排版； 二、排版基本要求：1、文题为方正小标宋简体2号，本行居中2、一级标题为方正小标宋简体3号，表示方法： 一、3、二级标题方正黑体简3号，表示方法：(一)4、三级标题方正楷体3号加粗，表示方法：1.(请注意是实心点儿)5、四级标题方正仿宋简体3号加粗，表示方法：一般不用序号，特殊情况下可以使用(1)6、正文其他文字：方正仿宋简体3号7、行距1.5倍，段前段后为0，“如果定义了文档网络，则对齐网络”不需勾选。-请在Word“格式-段落-缩进和间距”中调整。8、如果文件中有表格，原则上表格应在一页纸上。9、各层级标题需要空两格排版，不允许顶最左侧排版。10、如果个别文件的最后一页只有一行字，可以适当调整行距，使所有文字居于一页。11、方正字体压缩版已经随本邮件添加，请查阅，安装方式为：打开附件压缩文件-将三种字体复制至windows-Fonts文件夹下即可。,公文OA系统操作简介,公司公文OA系统已正式上线运行。为提高办公效率，经公司研究，决定取消纸质文件，实施无纸化办公。现将相关要求通知如下：1. 启动时间：2014年1月1日2. 无纸化办公文种：公司收文、公司发文（包括上报集团的请示和报告）、公司发函和部门发函、呈批件、会议纪要（包括办公室会议纪要和总经理办公室会议纪要）、简报以及经营业务系统(ERP系统)内的审批单据。3. 提交文件要求：（1）实行电子文件单轨运行，只需在系统中提交电子版，不再提交纸质文件，如有特殊文件（例如：以SINACO、BASSWOOD、CPI等子公司名义提交的文件，暂不提交系统）。（2）提交系统内的文件应严格按照集团公司公文格式的相关规定，规范公文运行。（3）需要会签的文件，待本部门领导审批后，提交会签部门并告知该部门OA文控岗人员，进行会签流程的流转。多部门会签时，会签部门文控岗人员启动会签流程请选择：并行