汽车公司内部沟通控制程序

东莞培训网 汽车公司内部沟通控制程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定2A/0/更多免费资料下载请进：好好学习社区批准：审核：编制：汽车公司内部沟通控制程序1 目的 营造良好的工作环境，做到上传下达，提高工作效率，确保公司质量管理体系的正常运行并得到持续改进，使公司各部门关系协调、融洽，促进企业整体功能的最佳发挥。2 适用范围适用于公司各部门（含车间、班组）、各层次人员之间的工作沟通，以及与公司质量、管理有关的信息接收、反馈、处理等管理工作。3 职责3.1 总经理负责营造良好的内部沟通环境；3.2 副总经理负责理顺分管工作范围内的部门与部门之间和不同部门的人员之间的沟通关系。3.3 各部门负责人负责理顺本部门人员之间的沟通关系；3.4 为避免无效劳动，对工作中遇到的任何问题，每一个员工都有责任找准一个或几个需要沟通的对象，在不违反管理权限的前提下，进行直接沟通使问题得到最快解决。在遇到职权所限或直接沟通受阻的情况下，应逐级向上汇报求得沟通和问题的解决。4 内部沟通的内容和方式4.1 内部沟通的内容和方式流程见DF1007-A；4.2内部沟通的主要内容；4.2.1公司领导层的决议；4.2.2上级各种会议精神的传达；4.2.3本公司重要事项的报告； 重要事项主要指:1) 上级组织来公司检查工作；2) 重大招、投标事项和合同评审；3) 重大合同项目的技术交底；4) 公司新产品开发进程、试验、确认情况；5) 重大产品质量事故；6) 重大人身伤亡和设备损坏事故；7) 公司的重要投资决策；8) 重大生产或管理项目的整改结果。4.2.4顾客信息:1)顾客的要求；2)顾客的投诉；3)顾客对产品和服务质量的满足程度；4.2.5供方信息:1） 供方的年度业绩；2） 供方的考察评定结果；3） 急需物品的供货、到货情况；4） 物品的重要质量问题；4.2.6本公司生产和管理工作中发现的寻常信息。1） 生产过程中受阻；2） 生产缺物料；3） 供应的物料发生问题；4） 图纸资料有差错；5） 生产设备出故障；6） 外出工作未达预定目标；7） 要求前面的工序返工；8） 工序检验不合格；9） 出厂检验不合格；10）员工工作情绪明显低落等。4.3内部沟通的主要方式：a)口头（含电话）方式沟通适用于立即沟通或不需要留有证据的沟通事项；b)书面（含网上）方式沟通包括：电话记录、会议纪要、书面报告、公告栏以及各程序文件中规定的用于相互传递的记录或联系单；c)其他方式沟通如领导找员工谈话、员工的合理化建议等。5.内部沟通的实施要点:511例会流程见DF1007-B512公司例会规定如下：例会一览表例会名称会议主题会议时间报告人主持人参加人员记录、纪要管理评审会总结和分析质量管理体系运行情况、长期经营计划划每年一次管代总经理各部门长管代办总经理办公会公司重大决策讨论、评审决定。如人事任免调动、投资、短期经营计划评审随时总经理总经理副总、总经理秘书、各部门长总经理秘书合同评审会充分理解并能保证满足顾客的要求对顾客的承诺提出前市场研发生产品质人员市场和研发副总有关副总经理、及其他相关部门研发或市场部文员营销会议分析商约销售业绩，预测并部署下月销售任务每月一次市场部长市场部副总或总经理各相关部门人员市场部文员质量生产例会讨论一星期中的生产情况：分析上周产品质量情况，明确下周质量工作重点每周一次生产部长品质部长生产副总或总经理各相关部门、车间及品质有关人员品质部财务分析会分析上季度资金回笼及支出情况，布置下季工作、质量成本分析每季一次财务部长财务总监或总经理财务部、市场部、仓管、采购部、品质部财务部 会后一周内，由相关记录部门负责将会议简况、主要内容和精神实质与本公司相关的问题整理或书面汇总材料，向公司分管领导直至总经理汇报，然后根据领导的意见将会议精神传达至相关人员，最后应将会议上带回的正式资料及书面汇报材料一并归档。52 临时性会议 5.2.1临时性会议流程如果临时性会议内容十分重要，也可以采取与5.1.1条例会相同的方式汇报和传达。53 公司重要事项的沟通5.3.1公司重要事项的沟通流程见DF1007-C公司重要事项应及时通过书面文件、公告、会议等形式沟通。重要事项的报告程序及要求重要事项提出报告部门提出报告时间报告上至人报告下至人报告方式上级部门检查管代检查前13天总经理相关人员公告重大合同市场部得到可靠信息的1小时内总经理合同评审的相关人员通知重大项目技术交底研发部交底前半天有关副总经理相关科室事前通知，事后纪要新产品开发情况研发部、工艺科会前一天总经理及有关副总经理相关科室、车间会前通知，会后纪要重大质量事故品质部、生产部调查后的三天内总经理及有关副总相关车间及部门的有关人员调查报告人身伤亡事故责任部门发口头报告调查后三天内总经理、副总相关人员调查报告重大设备事故生产部调查后三天内总经理及有副总相关人员调查报告重大投资决策董事会决策后一周内总经理、副总相关人员纪要重大生产、管理项目整改主管部门整改完毕后一个月内主管领导相关人员总结54异常信息的沟通5.4.1异常信息的沟通流程见DF1007-D5.4.2异常信息的沟通程序及要求异常信息报告人主送部门抄送部门报告方式生产受阻车间主任生产部 主管副总相关科室厂内协作通知单、信息反馈单生产缺物料车间主任生产部、主管副总供应部厂内协作通知单、信息反馈单供应的物料有问题发现人生产部、主管副总供应部厂内协作通知单、信息反馈单图纸资料差错发现人研发部车间主任厂内协作通知单、信息反馈单外出工作未达预定目标责任人总经理、主管副总部门主管厂内协作通知单、信息反馈单5.5在沟通过程中必须贯彻下级服从上级和下一级对上一级负责的原则，实事求是地汇报问题，处理问题，解决问题。5.6有问题请求解决的报告人或部门（车间、班组），经两次口头汇报未得到回复时，不能放弃问题不管，第三次必须用书面形式进行请示联系，以便有据可查和促进问题的解决。5.7本岗位解决不了的问题必须及时逐级向上请示。要杜绝因请示汇报不及时,而给公司造成损失的情况发生。5.8要求每位领导做到有布置必有检查,每位员工在工作过程中,有请示必有汇报,并及时进行跟踪管理,这样才能保证每件事情和每个过程都会得到有效循环。5.9合理化建议 合理化建议是指任何员工个人或集体针对公司生产、经营或管理的任何环节所提出的、超出其职责范围以外的、具有可操作的改进方法和措施。5.9.1建立公司合理化建议提出、采纳和奖励制度，贯彻“全员参与”的基本原则，以确保公司的持续改进。适用于公司任何员工个人或集体对公司建设和发展所提出的建议。公司办负责合理化建议的收集整理工作，并组织相关部门及人员对合理化建议进行评审和采纳。同时公司办负责提出对合理化建议的奖励办法，以保障员工对参与公司管理的热情。其余部门负责参与合理化建议评审和实施。5.9.2提出公司设立“合理化建议信箱”，员工可随时投递。公司办负责收集、汇报。员工填写合理化建议时应注意：明确问题、诉说原因、提出可行性方法.评审人员应对合理化建议的可性行、经济性、安全性和时效性等方面进行综合评价，作出采纳与否的结论。5.9.3采纳对于可行性、经济性和安全性效果明显的建议，由公司办制定实施计划包括实施时间、进度、方法和责任人，经批准后转交责任人进行实施。公司办负责对合理化建议实施情况的监督和效果跟踪。5.9.4不论合理化建议采纳与否，公司办负责在评审工作完成后，将合理化建议的采纳情况回复建议者.5.10奖励5.10.1提出奖 一经确认建议符合合理化建议定义，由公司办负责对每个建议颁发提出奖50元，该奖励由公司办每月统计，报总经理批准后，由财务部在员工每月工资内发放。5.10.2采纳奖对于不可明确计算经济效益的建议一经采纳实施，由总经理负责一次性颁发奖励50-100元，重大改进可奖励200-1000元。对于经济效益可预测的合理化建议，其一次性奖励金额按以下方式计算，但最低不少于50元，最高不大于20,000元：年度效益10,000元部分奖励15%；年度效益10，00050，000元部分奖励7%,最低不低于1500元；年度效益50，000150，000部分奖励4%，最低不低于3500元；年度效益150，000元部分奖励1%，最低不低于6000元。内部沟通的内容和方式流程DF1007-A；分管部门流程阶段责任部门相关部门主管岗位执行岗位相关文件表单P沟通信息确认 信息分类处理- 进行沟通协商跟踪沟通有效性 处理结果反馈部门负责人部门负责人部门担当部门担当 厂内协作通知单 D部门负责人部门担当C公司办部门担当A部门负责人部门担当例会流程见DF1007-B分管部门流程阶段责任部门相关部门主管岗位执行岗位P确定例会名称主题 确定会议召开频次和时间 确定会议主持人和参加人员 形成会议记录必要时下发会议记录-定期召开会议-跟踪会议决议实施情况 实施结果反馈部门负责人部门负责人部门负责人部门负责人部门负责人部门负责人部门负责人部门负责人部门担当部门担当部门担当部门担当部门担当部门担当部门担当部门担当DCA公司重要事项的沟通流程见DF1007-C分管部门流程阶段总经办责任部门相关部门主管岗位执行岗位相关文件表单P - 明确重要事项报告责任确定重要事项内容- -重要事项报告 -明确重要事项报告时机接收重要事项信息-处理情况跟踪检查处理结果反馈部门负责人公司办部门负责人部门负