物业项目入伙交接与运作规范

物业项目入伙交接与运作规范物业项目入伙交接与运作规范提要：文件准备根据物业的实际情况及管理要达到的标准，制定各种规范、制度，文件、表格等入伙手续文件物业项目入伙交接与运作规范一、业主入伙前的准备工作当物业管理公司的验收与接管工作完成以后，即物业具备了入伙条件，物业管理公司就应按程序进入物业的业主人伙手续的办理阶段。物业管理公司应根据该物业的物业管理方案作如下入伙前的准备工作。1、筹建管理处根据物业管理方案筹建管理处。落实管理处办公地点、管理用房的装修方案，按开办计划拟定购置物料计划，采购办公设备和用品，落实入伙期间的后勤保障等。2、人员准备根据物业管理方案中拟定的管理处人员配备情况设置工作岗位，拟定岗位职责。根据岗位需要组织招聘管理处的管理人员和作业人员。3、文件准备根据物业的实际情况及管理要达到的标准，制定各种规范、制度，文件、表格等入伙手续文件，在入伙时及时交到业主手中，以便他们认真阅读和消化，利于物业管理的各主体之间的相互了解、相互支持与融洽，从而为进一步管理打好基础。入伙手续文件入伙通知书；入伙通知书回执；入伙手续书；房屋验收单；房屋质量整改通知书；住宅使用公约。（2）入伙发放文件业主手册；入伙须知；装修管理办法；委托服务项目表。入伙记录业主登记表；验房签收记录；入伙资料登记记录；领取钥匙签收记录；委托服务登记表；入伙收费记录。4、交接准备熟悉了解该物业的具体情况，拟定需要改进的意见和整改措施。加强保安与服务力量，提供足够的服务，保安人员保证入伙时发生纠纷能及时疏导。具体安排业主入伙接待人员、接待位置和入伙手续导向等。做好与发展商、供电局、自来水公司、煤气公司、环卫部门等相关单位间的联系与沟通，使业主一旦入伙后各项工作都能正常开展，避免发生矛盾。二、业主入伙的工作流程1、业主入伙流程业主向售房单位发展商办理售房手续后，签订售房合同并开出入伙通知书。凭售房合同与入伙通知书到物业管理公司办理入伙手续。物业管理公司在审核资料无误后，向业主介绍物业管理服务情况、收费情况；代发展商与业主签订使用公约。业主签收“入伙资料签收表”后，物业管理公司按入伙收费项目开具正规票据并收费。由物业管理公司业主服务人员和设备人员陪同业主验房，抄录水、电表底数并共同确认，交付钥匙，办理签收手续。若业主委托保管钥匙，应请业主填写书面“保管钥匙委托书”，管理处作出“保管钥匙承诺书”。若业主验房发现并提出质量问题，经确认，填写返修表送交发展商，管理处应协助发展商对房屋进行整改后，请业主再次验房。如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。业主入伙流程图。2、租赁住主入住流程签订租赁意向书，并交付定金。如一次看中房子的可直接签署租赁合同。签订租赁合同书。合同应附有管理公约等有关附件。由物业管理公司工作人员带业主到现场验收房屋，如发现有房屋质量问题的，由物业管理公司通知工程队整改。整改后或验收房屋没问题，业主就同物业管理公司签验收单，并从物业管理公司领取房屋钥匙。交付押金和首期租金。如需二次装修的，需到物业管理公司办理装修手续。三、入伙交接运作规范1、入伙作业标准入伙接待工作应做到耐心、细心、百问不厌。入伙各项资料齐全，记录规范完整，按主建立业主档案。入伙各项收费正确，做到日结月清、账表相符。特约服务手续齐全，收费合理，守时守约，保证质量。内部手册登记及时，即时完成注记。入伙按户汇总，次月5日前全部归档。2、入伙作业规程由房产发展商或物业管理部门向业主发出入伙通知书。业主携带购房合同书、入伙通知书、入伙手续书前往指定地点办理手续。业主到管理处签收入伙资料，付清物业管理费用。由指定的业主服务人员和维修技术人员陪同业主验房，抄录水电表底数并共同确认。业主验房后若提出质量问题，填质量返修表，管理处加签意见后，由管理处协助发展商进行工程质量问题的返修工作。如发展商或施工单位将工程质量问题委托物业管理公司返修时，双方须签字确认。业主验房确认后领取钥匙，办理签收手续。3、入伙作业检查为了保证入伙工作正常有序，管理处经理负责对入伙工作的各个环节进行检查以保证工作规范和服务质量。集中入伙时管理处经理每天巡视各个接待环节，发现问题，分析原因予以解决。每月4次抽查入伙资料、记录，发现不符合作业要求，用书面通知相关人员整改，对确属运作上的不完善处，经分析后开具纠正预防措施通知单加以落实完善。正常情况入伙阶段，管理处经理每月一次抽查人伙工作资料、收费情况、记录情况及归档情况，发现问题应以不合格项发书面通知并整改。四、业主续须带以下证件：a）关于办物业项目入伙交接与运作规范提要：文件准备根据物业的实际情况及管理要达到的标准，制定各种规范、制度，文件、表格等入伙手续文件理入伙手续的通知。b）购房合同原件和复印件各一份。c）业主家庭成员的身份证原件及复印件各一份，一寸彩照每人各两张。d）单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份。e）委托他人办理的，须带业主委托书。入住手续的办理验证：物业管理员在业主之前未办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查：a）购房合同原件。b）业主的身份证原件。c）单位购房的还须检查其单位营业执照副本。d）委托他人办理的，还须检查业主的委托书。检查无误后，物业管理员将购房合同原件，业主及家庭成员的身份证原件，单位营业执照副本返回业主，证件复印件及业主委托书存入档案。将业主提供的照片中的一张贴在业主家庭情况登记表内，另一张为业主办理业主证。交纳入住费用物业客户服务应指引业主到物业财务部交纳入住费用，财务部根据收款项目开具收款收据，一般情况下，入伙费用包括以下项目：a）煤气开户费：属代收代缴费用，小区无此配套项目的不予收费。b）有线电视初装费，属代收代缴费用，小区无此配套项目的不予收费。c）装修垃圾清理费。d）管理费：预收三个月或六个月物业费等等。验房收档a）物业客户服务在业主交完入住费用后交于工程组，由物业工程组带业主验收房屋，并请业主将房屋存在的问题填入业主入伙验房表中。b）房屋经验收合格的，管理员应请业主在业主入伙验房表中签字确认。c）验收中发现问题，应立即协商整改。d）整改完毕，再通知业主二次验收，二次验收不合格的，由客服中心跟踪改进，至合格为止。发放钥匙a）业主收楼无问题，根据业主要求，由物业将钥匙全部交给业主。b）业主收楼有问题，物业将钥匙交给业主的同时，应征得办理入伙及装修流程一、入伙流程（一）提交验证资料业主公约回执书一份开发商开具的入住交接单售楼合同复印件企业营业执照副本、法人代表身份证或护照（留复印件）授权委托书（委托人并加盖公章）委托人身份证（留存复印件）（二）领取入伙手续相关资料物业入伙手续办理流程单（一份）业主登记表（一份）物业管理服务协议（一式两份）房屋装饰装修申请表（一式两份）大厦指南（一份）业主房屋验收单（一式三份）交纳费用清单（一份）（三）填写并提交入伙手续相关资料业主登记表（一份）物业管理服务协议（一式两份）（四）缴纳入伙相关费用物业保证金（五）业主验楼业主房屋验收单（一式三份）领取相关物品二、办理装修流程（一）提交验证资料消防局审批意见填写并提交二次装修申请表（一式两份）装修图纸（一式两份）房屋装修合同（留存复印件）装修公司营业执照、资质证书（留复印件并加盖公章）装修公司现场施工负责人身份证（留存复印件）施工人员特种施工操作证原件（留存复印件）装修工人身份证复印件一张/人，一寸照片两张/人（二）缴纳装修相关费用装修保证金装修管理费装修垃圾清运费施工人员临时出入证押金、工本费物业公司楼宇入伙流程物业管理处经理负责组织安排入住工作。物业管理处经理负责装修申请的审批。入住的准备工作入住资料的准备a）根据小区的实际情况编写和印制住户手册、消防安全责任书、入住通知书。b）入住通知书的内容要求参照管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细、并附简明扼要的入住流程等。c）印刷以下各类入住表格：（业主）领用登记表装修申请表住宅使用说明住宅质量保证书钥匙领用登记表入住验房表入住登记表入住时的环境布置。a）区内环境入口处挂欢迎横幅，插彩旗，营造热烈的气氛。插指路牌，由入口处到管理处，指路牌表明“物业管理处”字样。入口处表明管理处的办公地址和办公时间。b）管理处办公环境摆放花盆、盆景给人以隆重喜庆的感受。张贴醒目的“办理入伙手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”。办理入伙手续流程图业主备齐入伙资料物业客户服务办理入住登记、验证手续到物业财务部交纳入住费用验房发放钥匙签署业主公约及消防责任安全书发放资料开通水电业主收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到销售中心、物业管理处办理入伙手续，如果在规定期限到来的前3天内，业主尚未办理入住手续的，销售中心应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续，并做好相应记录。业主办理入住手续须带以下证件：a）关于办理入伙手续的通知。b）购房合同原件和复印件各一份。c）业主家庭成员的身份证原件及复印件各一份，一寸彩照每人各两张。d）单位购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份。e）委托他人办理的，须带业主委托书。入住手续的办理验证：物业管理员在业主之前未办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查：a）购房合同原件。b）业主的身份证原件。c）单位购房的还须检查其单位营业执照副本。d）委托他人办理的，还须检查业主的委托书。检查无误后，物业管理员将购房合同原件，业主及家庭成员的身份证原件，单位营业执照副本返回业主，证件复印件及业主委托书存入档案。将业主提供的照片中的一张贴在业主家庭情况登记表内，另一张为业主办理业主证。交纳入住费用物业客户服务应指引业主到物业财务部交纳入住费用，财务部根据收款项目开具收款收据，一般情况下，入伙费用包括以下项目：a）煤气开户费：属代收代缴费用，小区无此配套项目的不予收费。b）有线电视初装费，属代收代缴费用，小区无此配套项目的不予收费。c）装修垃圾清理费。d）管理费：预收三个月或六个月物业费等等。验房收档a）物业客户服务在业主交完入住费用后交于工程组，由物业工程组带业主验收房屋，并请业主将房屋存在的问题填入业主入伙验房表中。b）房屋经验收合格的，管理员应请业主在业主入伙验房表中签字确认。c）验收中发现问题，应立即协商整改。d）整改完毕，再通知业主二次验收，二次验收不合格的，由物业项目入伙交接与运作规范提要：文件准备根据物业的实际情况及管理要达到的标准，制定各种规范、制度，文件、表格等入伙手续文件客服中心跟踪改进，至合格为止。发放钥匙a）业主收楼无问题，根据业主要求，由物业将钥匙全部交给业主。b）业主收楼有问题，物业将钥匙交给业主的同时，应征得业主同意后留一把进户门钥匙，以供整改时使用。c）业主领取钥匙时，应在钥匙领用表中签字。签署业主公约和消防安全责任书。a）管理员将业主公约、消防安全责任书（一式两份）交给业主并请业