山东科技大学报账系统简介

山东科技大学网上报销系统用户操作手册摘要及流程报销（借款）流程：报销单填写审批财务稽核资金中心收付款。还款流程：还款单填写财务稽核资金中心收付款。或:财务稽核新增还款单资金中心收付款。（详见下图）每个用户可以通过“GS产品工具条”“个人信息”，设置收藏夹等，方便操作。目录摘要及流程11、客户端安装步骤32、公告信息93、报销制度说明104、员工报销账户信息维护115、报销人报销单填写115.1.费用报销单125.2.设备及图书购置费报销单166、报销人单据提交176.1网上审批176.2线下审批177、报销人单据撤销提交178、报销人报销单查询179、借款人借款单填写1810、还款人还款单填写1911、单据打印2112、业务场景2212.1.对于报销单据，审批人只采用网上审批的方式，不再手工签批此单据。可提高审批效率。2212.2.对于报销单据，审批人要求手工签批此单据。不采用网上审批的方式进行审批。2212.3.如果报销人不清楚审批人要对报销单据采用网上审批还是手工签批，亦或者审批人既需要网上审批也需要手工签批。2312.4.借款单23网上报销业务咨询 :23宋慧晶老师 (青岛)23陶之灵老师 (济南)231、客户端安装步骤GS5.2采用了微软的智能客户端技术，实现了智能安装和部署（clickonce)。GS5.2系统客户端安装环境硬件：赛扬、奔腾四及以上处理器、512M及以上内存。操作系统： Window2000SP4及以上、.Net Framework 2.0、IE 6.X或IE7.0，Window Installer 3.1及以上。网络设置:本机“网上邻居”“本地连接属性”修改本机DNS，为：安装步骤如下：由于客户端的在线安装还是要通过IE浏览器来进行的，所以先要对IE 浏览器进行设置。1、打开IE浏览器2、在工具Internet选项里设置IE可信站点，选择安全可信站点，点击站点。先填写财务软件服务器地址8对该区域中的所有站点要求服务器验证（https：）前面的勾不要勾，然后点击添加。点击关闭。3、点中可信站点图标,然后点击自定义级别，把关于ActiveX的选项都选成启用，确定退出。4、使用弹出窗口阻止程序选择禁用注：关于自定义级别里的选项设置可以简单的认为除使用弹出窗口阻止程序选择禁用 其他的选项都选启用或者低5安装客户端打开IE浏览器在IE浏览器重录入以下其中一个应用服务器的网址8/cwbase出现以下界面：可选择三种安装方式，推荐在线最小化安装。 如果提示如下图所示先将弹出信息栏中的加载项安装上。点安装。使用在线完整安装。点击后自动进行安装。备注：安装以下杀毒软件的老师请注意，由于金山网镖、瑞星防火墙、SOSO工具栏、百度工具栏等IE浏览器附加的搜索工具栏具有拦截弹出窗口的功能所以，下图中的系统正在初始化弹出窗口会一闪而过，在此环境下是无法成功安装上GS5.2客户端的。 解决办法，关闭金山网镖 瑞星防火墙或卸载掉搜索工具栏进行安装。安装完成后再打开杀毒软件。此安装过程根据网络速度快慢可能用时1分钟-15分钟不等。请耐心等待。浏览器中出现如下界面时，表示已完成安装：此时可以关掉浏览器，桌面上会出现客户端的启动图标：点击【启动图标】，即可进入软件系统以后即可从桌面的GS图标进入系统2、公告信息管理员会通过此功能向大家发布公告信息，如果是重要公告会在用户登录进系统后以弹出窗口的方式直接显示公告内容。（请大家一定要关注公告信息！）对于历史公告查询也可在此处进行查看。 菜单：系统管理-系统公告-公告信息3、报销制度说明选择“财务管理”“网上报销”“系统定义”“报销制度查看”查看相关的报销制度。4、员工报销账户信息维护网上报销-系统定义-员工报销账户。设计此功能的目的是避免网上报销使用人在手工录入借款申请单支付明细或报销单支付明细中的账户信息时录入不标准的情况出现。有了此功能，报销人员可以先将自己的报销账户信息先维护到此功能下，以后在借款或者报销业务中支付明细信息选择已维护好的账户信息即可，避免每次都是手工录入支付明细中的账户信息可能出现录入信息不标准的情况。4.1.新增员工报销账户账号：（仅限银行卡卡号）手工录入开户行：（开户行要填写详细开户行，如：农行青岛经济技术开发区支行科技大学分理处，招行青岛经济开发区支行）账户名：该银行卡的开户人名字国家：中国省份-选择 下拉菜单进行选择，此处可进行模糊搜索，例如 输入“山”选中山东省，默认下面的城市便是山东省内的城市，可继续模糊查找对于最常用的账户可直接设置为默认账户。5、报销人报销单填写1) 报销人登录后，显示界面如下图。比较详细的报销单填写流程，请参考“费用报销单”的填写，其他单据略。报销单录入时，2) 选择“功能窗口”“财务管理”“网上报销”“申请”“报销申请”。3) 在右侧“报销申请”中，选择要新增的报销单类型。5.1.费用报销单1) 在上图所示的界面中，选择“费用报销单”。显示如下图所示界面，单击“新增”。报销说明新增报销单时，如果对所报费用的费用类型不明确可以查看“报销说明”。 或者查看费用类型帮助表中的说明：如下图所示示例，填写卡片中需要填写的地方，“摘要”、“项目编号”填写完项目编号敲回车键即可显示出项目名称“联系电话”等信息（背景色为黄色的项目为必填项目）。填好之后，在“费用明细”中，单击“增加”，选择“费用类型”，填写“内容摘要”、“金额”等信息。本单据如果是报销的费用全部冲销借款或挂账，也就是无需支付给报销人报销款的情况，此时无需填写支付明细页下的信息。如果需支付，则认真填写，或者选择员工报销账户。支付方式包含五种A、现金B、支票（青岛市范围内的校外单位如利群、佳世客）C、网银支付 （报销款项将通过网上银行支付到收款人的银行卡账户中）D、校内单位转账（收款单位为科大校内的在资金中心有账号的单位，例如后勤公司、学术交流中心等）E、部门间往来（从一个账户转到另一个账户，例如打印费转账、暑期考察转账）2) 审批方式：（目前审批方式有两种：网上审批、线下审批。报销人可选择任意一种审批方式提交审批。） a、网上审批：报销单填写时审批方式默认为网上审批。单据保存后点“提交审批”，电子单据会按照定义的一级审批人审批、二级审批人审批等审批级次进行流转。全部审批流程通过后到达财务稽核。审批人在网上报销系统-工作平台-任务-待办事项中对报销人提交的单据进行审批。审批通过后单据上具有同等效力的电子签名。b、线下审批： 审批人在纸质报销单据上手工签名审批。此种方式报销人在填写报销单据时“审批 方式”字段选择“线下审批”然后保存报销单。再点“提交审批”提交。在网上报销系统中这张单据就直接提交到财务稽核。3) 选择“支付明细”此处默认显示员工报销账户中定义的那条默认账户信息。（如果没有定义报销账户，此处默认为空，需手工填写）如果此处需用别的账户，点银行账号列的帮助按钮，在弹出的帮助窗口中选择需要用到的账户信息。如下图所示。如果报销款项是支付给外部单位的。对方性质应选择 “外部单位”其他信息需手工填写。4) 如果要用此次报销的金额，冲销自己的借款，可以选择“借款核销”，选择要冲销哪个项目的借款。同时单据界面上的“冲借款”选项也要选择上。5) “审批日志”及“状态变更记录”，方便报销人提交给领导审批之后，查看状态时使用。可以在这里看到审批人及财务稽核人等信息。5.2.设备及图书购置费报销单1) 详细流程同“差旅费报销单”，选择“设备及图书购置费报销单”“新增”。2) 填写卡片上方的信息，填写“报销设备明细”“支付明细”。3) 检查无误，“保存”“提交审批”。如下图所示：6、报销人单据提交6.1网上审批报销单保存后。然后点“提交审批”，如下图：在弹出的对话框中，单击“新增审批环节”，根据项目需要，设置审批的级数，以及每一级的审批人，可以多选。执行顺序如下：选择好审批顺序后，点确定按钮。提交审批提示成功。以后可以在查询中，查看此张单据的状态。6.2线下审批如果报销单填写时“审批方式”选择的“线下审批”单据保存后点提交审批，单据就直接提交到财务稽核。7、报销人单据撤销提交对于“审批方式”选择“网上审批”的单据，提交审批后，在第一级审批人未进行审批的情况下可以点“撤回”按钮，将网上提交的单据撤回。撤回后的单据可进行修改和删除等操作。8、报销人报销单查询1) 选择“功能窗口”“财务管理”“网上报销”“员工查询”“报销单查询”。如下图：1) 打开后，可以看到报销人所提交报销单据的状态。如下图所示2) 点“联查”功能可对“单据状态”为“制单”和“退回”的单据进行修改、打印；对其他状态的单据可进行查看和打印。9、借款人借款单填写1) 选择“财务管理”“网上报销”“申请”“业务（借款）申请”。2) 选择“借款单”。3) 单击“新增”，新建一个借款单。4) 可以单击“查看说明”，了解借款相应的制度。5) 借款人填写卡片上方需要填写的信息，如下图示例所示。6) 下方“借款支付明细”“增加”，添加“内部员工”、“外部单位”等收款方信息。7) 检查无误后，单击“保存”“提交”，以进行审批。可以查看借款说明。8) 单击“提交”后，单击“新增审批环节”，选择审批级别及相应的审批人。“确定”。10、还款人还款单填写1) 还款单可以还款人填写，也可以财务稽核人员填写。2) 选择“基础管理”“网上报销”“申请”“还款申请”。3)4) 单击“新增”，进行还款单据的录入。5) 还款人，填好“单据”内的内容，在下方“借款核销”“本次核销”中，选择核销哪笔借款，及相对应的金额。6) 检查无误后，单击“保存”“提交”。11、单据打印 填写完毕保存无误的单据点打印菜单可进行单据打印预览、打印功能。可预览后在预览界面上点左上角的打印功能进行打印也可以直接点打印功能进行打印。12、业务场景12.1.对于报销单据，审批人只采用网上审批的方式，不再手工签批此单据。可提高审批效率。报销人将单据填写完成保存后先在系统中提交审批人审批。待审批人都审批通过后再将报销单据打印出来（功能菜单：网上报销-员工查询-借款查询或报销查询，联查具体的单据然后点打印）此时打印的报销单上具有审批人的电子签名。然后附上发票单据送至财务中心稽核。12.2.对于报销单据，审批人要求手工签批此单据。不采用网上审批的方式进行审批。报销人将单据填写完成保存后即可打印出纸质单据，然后将系统中的报销单选择“线下审批”，然后将打印出的纸质单据附上发票单据找相关审批人手签审批。待各级审批人都审批通过后。将单据送至财务处会计中心稽核。如果审批人手工签批时要求修改单据上的内容的话，则需告知财务人员将您提交的网上报销单退回，然后修改网上报销单。并重新打印、提交。所以为避免麻烦，也可等审批人都手工签批完了之后再将网上报销系统中的单据提交给财务稽核。12.3.如果报销人不清楚审批人要对报销单据采用网上审批还是手工签批，亦或者审批人既需要网上审批也需要手工签批。报销人先将单据在网上报销系统中填报好，然后在系统中提交审批。由审批人在网上报销系统中看到这张待审批的单据后做决定是网上审批还是手工签批。如果是网上审批，那就是业务场景1。如果审批人要手工签批。可电话通知报销人带着打印出来的纸质单据来进行手工批。或者将报销人网上提交的报销单据退回，退回意见中填写需手工签批。此时报销人员在系统中看到审批人的审批意见后将报销单据先打印出来，再次点提交审批，然后带着纸质单据找审批人签批。或者采用业务场景2。12.4.借款